文/周曉芹

概述

根據(jù)《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）規(guī)定，文書(shū)檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。黨校文書(shū)檔案是指黨校黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。其由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文書(shū)檔案的前身是文件，檔案是其最終歸宿。黨校文書(shū)檔案是黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的歷史記錄和重要產(chǎn)物，也直接體現(xiàn)了黨校黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的質(zhì)量和水平。文書(shū)工作與檔案工作有著各自不同內(nèi)容和特點(diǎn)，其中，文件處理是黨校在黨務(wù)和行政管理過(guò)程中，圍繞公文撰寫(xiě)、印制、辦理、立卷及歸檔等一系列環(huán)節(jié)所進(jìn)行的具體的行文工作，反映各個(gè)處理環(huán)節(jié)間的緊密銜接關(guān)系。從文件轉(zhuǎn)化為檔案是以“歸檔”這一工作程序?yàn)榻缦蓿皻w檔”前屬文件處理范疇；“歸檔”后屬檔案范疇。從文件的全生命周期理論分析，從文件生成到消亡經(jīng)歷四個(gè)階段：文件制作—文件現(xiàn)實(shí)使用—文件暫時(shí)保存—文件永久保存四個(gè)階段。其中，前兩個(gè)階段屬文件處理范疇，后兩個(gè)階段屬檔案工作范疇，可見(jiàn)，影響文書(shū)檔案的質(zhì)量因素既有文件起草環(huán)節(jié)因素，也有文書(shū)檔案收集環(huán)節(jié)因素，還有文書(shū)立卷歸檔等環(huán)節(jié)因素。

1 黨校文書(shū)檔案特征分析

黨校文書(shū)檔案涉及黨務(wù)、行政管理等領(lǐng)域，種類(lèi)眾多、綜合性強(qiáng)，較為全面地反映黨校各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況。與其他專(zhuān)業(yè)檔案相比，有其自身特點(diǎn)：

1.1 綜合性

黨校文書(shū)檔案主要是通過(guò)黨校辦公室或教務(wù)室等內(nèi)設(shè)行政管理機(jī)構(gòu)，即黨校的綜合檔案室進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理。從黨校文書(shū)檔案的類(lèi)型來(lái)看，主要包括了人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、教務(wù)、黨務(wù)等不同材料。從文書(shū)檔案的來(lái)源來(lái)看，既有上級(jí)印發(fā)或本校制定的規(guī)范性、政策性、指導(dǎo)性文件，還包括黨校內(nèi)部各部門(mén)之間的往來(lái)文件或修志編史的文件資料。

1.2 行業(yè)性

黨校文書(shū)檔案是在日常教育教學(xué)、行政管理過(guò)程中產(chǎn)生和形成的文書(shū)檔案，突出反映了黨校這一“主體”。如黨校的年度工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)、重要工作報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、參學(xué)人員名冊(cè)等，這些檔案從內(nèi)容方面突出體現(xiàn)其“黨校”的行業(yè)性特征。

1.3 保密性

黨校文書(shū)檔案中有的涉及校黨組、行政各類(lèi)會(huì)議，有的涉及人事、財(cái)務(wù)商議等涉密的會(huì)議資料，以及上級(jí)來(lái)文中的涉密文件，還包括黨員違紀(jì)處分材料，與有關(guān)單位協(xié)商簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等，具有保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，黨校文書(shū)檔案的開(kāi)放程度不高，主要是滿足黨校自身發(fā)展及本校管理使用。

1.4 階段性

從文件產(chǎn)生到消亡所經(jīng)歷的四個(gè)階段來(lái)看，黨校文書(shū)檔案管理具有其階段性特點(diǎn)。且黨校行政管理部門(mén)較多，文件資料來(lái)源具有顯著的分散性特征，文書(shū)檔案的收集、整理常以年為一個(gè)周期。但一些階段性工作所產(chǎn)生的文書(shū)檔案則需要即時(shí)收集、歸檔。如黨校開(kāi)展的相關(guān)主題教育活動(dòng)，通常在活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)做好收集、歸檔工作。

2 黨校文件處理與檔案管理關(guān)系

從文件處理與檔案工作的概念、程序及文件的全生命周期論角度分析，黨校文件處理與檔案管理二者存在著緊密的內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系。文件處理直接影響著檔案質(zhì)量和黨校檔案事業(yè)發(fā)展。首先，黨校文書(shū)檔案直接來(lái)源于文書(shū)工作，文書(shū)工作的主體是文件，將黨校黨務(wù)及行政管理過(guò)程中形成、使用的文件完成文件處理相關(guān)程序后立卷歸檔。這時(shí)，就從文件運(yùn)行專(zhuān)斷至檔案管理環(huán)節(jié)?？梢?jiàn)，黨校文件是文書(shū)檔案的基礎(chǔ)和來(lái)源，文書(shū)檔案則是黨校文件的最終歸宿。因此，文件處理工作質(zhì)量既影響著黨校文件質(zhì)量，也直接關(guān)乎著黨校文書(shū)檔案質(zhì)量?？梢?jiàn)，文書(shū)檔案質(zhì)量基礎(chǔ)是文件處理工作，受文件處理質(zhì)量的直接影響。其次，文書(shū)檔案作為黨校最真實(shí)、可靠、權(quán)威的憑證，從根本上展現(xiàn)出黨務(wù)及行政管理信息的可靠性和確定性。文書(shū)信息的這種可靠性和確定性是信息存在價(jià)值的根基。在黨校日常教育、教學(xué)、人才管理過(guò)程中對(duì)文書(shū)檔案信息產(chǎn)生巨大需求，對(duì)文書(shū)檔案所承載著的信息質(zhì)量也提出更高的要求。因此，作為黨校文書(shū)檔案管理部門(mén)，既要重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，更要重視文書(shū)檔案資源的質(zhì)量管理，確保其承載著的檔案信息優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確、完整。再次，文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性來(lái)自形成其檔案的文件資料的初始質(zhì)量?？梢?jiàn)，提高黨校文書(shū)檔案質(zhì)量的要求應(yīng)貫穿于文書(shū)檔案信息產(chǎn)生、留轉(zhuǎn)、歸檔、保管的全過(guò)程。這就要求把好文件質(zhì)量關(guān)，科學(xué)規(guī)范地做好文件處理工作。

3 黨校文書(shū)檔案主要質(zhì)量問(wèn)題

從文件處理的視角來(lái)看，因文件處理環(huán)節(jié)的不規(guī)范而影響文書(shū)檔案質(zhì)量較為普遍。根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）的相關(guān)規(guī)定，文件處理有嚴(yán)格的流程和要求。由于文件處理而影響后期文書(shū)檔案質(zhì)量不規(guī)范的現(xiàn)象主要表現(xiàn)在以下三個(gè)環(huán)節(jié)：

3.1 文件形成階段

文件形成階段是公文處理的首要環(huán)節(jié)，也是影響黨校文書(shū)檔案工作質(zhì)量的重要階段。這一環(huán)節(jié)，主要存在：1）公文文種選擇不準(zhǔn)確，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆，“報(bào)告”中夾雜“請(qǐng)示”事項(xiàng)，導(dǎo)致行文文種不規(guī)范。2）公文格式不規(guī)范，通常，公文標(biāo)題由單位—內(nèi)容—文種構(gòu)成，但公文標(biāo)題中有時(shí)僅有“文種”。如，出臺(tái)相關(guān)“通知”文件時(shí)，僅有“通知”，未見(jiàn)行文單位和內(nèi)容。載入發(fā)文字號(hào)不規(guī)范，按照《辦法》規(guī)定，發(fā)文字號(hào)應(yīng)由“機(jī)關(guān)代號(hào)—年份—序號(hào)”組成，但在實(shí)際操作過(guò)程中，不規(guī)范、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。3）文件的載體/字跡不規(guī)范。例如，沒(méi)有規(guī)范地按照國(guó)家規(guī)定的A4或16開(kāi)紙張，未留裝訂線；書(shū)寫(xiě)時(shí)，選用圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料。

3.2 文件流轉(zhuǎn)階段

文件起草完成后，進(jìn)入了運(yùn)行流轉(zhuǎn)過(guò)程，該過(guò)程的不規(guī)范同樣會(huì)對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范管理構(gòu)成不利影響。例如，收文登記手續(xù)不規(guī)范，未實(shí)行專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)收發(fā)文，導(dǎo)致文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中遺失。此外，還缺少相關(guān)流轉(zhuǎn)手續(xù)。例如，文件處理中缺少簽發(fā)人意見(jiàn)。根據(jù)文件處理的相關(guān)規(guī)定，正式行文需要有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)，只有經(jīng)核準(zhǔn)簽發(fā)，據(jù)此打印的文件正本才具有法律或行政意義上的有效性、嚴(yán)肅性。

3.3 文件保存階段

納入歸檔范疇的文件資料應(yīng)及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)按照文書(shū)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行收集、整理、編目。但從實(shí)踐中，文件保存移交不及時(shí)，散亂放置于文件起草者或者部門(mén)，文書(shū)檔案漏歸、忘歸、歸檔不完整的問(wèn)題依然存在，導(dǎo)致后期文書(shū)檔案整理不齊等不規(guī)范，影響了文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

4 黨校文書(shū)檔案質(zhì)量影響因素分析

黨校文書(shū)檔案質(zhì)量出現(xiàn)上述各種問(wèn)題，既有文件處理階段的不規(guī)范問(wèn)題，也有后期進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)存在的不規(guī)范問(wèn)題。究其原因，主要有：

4.1 思想認(rèn)識(shí)差異

黨校文件處理與檔案工作二者存在著既相互聯(lián)系又相互制約的關(guān)系。但由于從事文件處理與檔案工作并非同一人或同一部門(mén)，這就使得具體從事這兩項(xiàng)工作的人員，對(duì)于文件處理與檔案工作在思想認(rèn)識(shí)方面存在差異，導(dǎo)致實(shí)踐中存在不規(guī)范現(xiàn)象。例如，文件處理人員缺乏相應(yīng)的檔案意識(shí)，不能從文件處理的規(guī)范化的角度，按照檔案質(zhì)量要求來(lái)處理文件的起草、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、暫存等。這種認(rèn)識(shí)上的差異，導(dǎo)致文件處理環(huán)節(jié)達(dá)不到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，影響文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

4.2 工作體制限制

文件運(yùn)行與檔案管理是兩套不相同的運(yùn)行體制。其中，以公文為例，文件運(yùn)行包括擬稿、審核、審批、會(huì)簽、用印、報(bào)送/發(fā)布；而文書(shū)檔案管理流程則包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編研等。每一類(lèi)的運(yùn)行體制又有著明顯的區(qū)別，例如，公文擬稿的規(guī)范要求是遣詞用字要規(guī)范，人名、地名、數(shù)字、代號(hào)等要準(zhǔn)確，情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確等等；而文書(shū)檔案則包括若干明確的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求，例如電子文件應(yīng)嚴(yán)格遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，歸檔則要執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》，案卷格式則要落實(shí)《文書(shū)檔案案卷格式》，以及《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》，等等。由于文書(shū)檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量要求成為辦文部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的無(wú)標(biāo)準(zhǔn)交接，運(yùn)行體制的脫節(jié)，最終使規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)脫節(jié)。

4.3 工作制度不足

黨校文件處理工作滲透于黨校各個(gè)部門(mén)之間的日常職能活動(dòng)中，如教務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、教學(xué)部門(mén)等等，既有橫向的內(nèi)部聯(lián)系，也有縱向關(guān)系；既有體現(xiàn)黨校文件處理與檔案管理工作的群體素質(zhì)，也體現(xiàn)到具體執(zhí)行過(guò)程中的若干個(gè)體差異。文件處理以及檔案工作是由具體人員落實(shí)，由于個(gè)體人員的業(yè)務(wù)能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)的差異，以及相應(yīng)的規(guī)章制度的不健全，導(dǎo)致了文件處理達(dá)不到檔案管理規(guī)范化要求，影響檔案管理的質(zhì)量。

5 黨校文書(shū)檔案質(zhì)量管理對(duì)策

文書(shū)檔案質(zhì)量直接體現(xiàn)了黨校的科學(xué)化管理水平，且文書(shū)檔案多由部門(mén)文件組卷，經(jīng)歷起草、修改、簽發(fā)、繕印、歸檔、立卷等若干環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量都會(huì)影響到后期的文書(shū)檔案管理質(zhì)量和水平。黨校黨建、行政管理工作中的文件處理與文書(shū)檔案工作密切相關(guān)，其中文件處理是文書(shū)檔案工作的前提和基礎(chǔ)，文書(shū)檔案是文書(shū)的最終歸宿，或者說(shuō)是文件處理的延展，二者密切相關(guān)、相輔相成。因此，應(yīng)遵循文書(shū)檔案管理規(guī)律和特點(diǎn)，堅(jiān)持全生命周期理念、一體化管理模式，檔案管理部門(mén)要牢牢守住質(zhì)量底線，強(qiáng)化部門(mén)間的協(xié)作、聯(lián)動(dòng)，共同提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量和水平。

5.1 樹(shù)立全周期、一體化管理意識(shí)

從黨校領(lǐng)導(dǎo)，到黨建、行政管理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)，以及部門(mén)負(fù)責(zé)人，尤其是檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要牢固樹(shù)立全周期、一體化意識(shí)。從文件起草、核稿到簽發(fā)、繕印等每個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，把握好文件處理的每個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量。改善文件處理，以及文書(shū)檔案管理環(huán)境，從人、財(cái)、物等方面加大支持力度。加強(qiáng)從事文書(shū)檔案管理人力資員配置，加大資金撥付力度，為黨校行政管理，尤其是信息化、自動(dòng)化管理提供軟硬件保障。其次是提高具體從業(yè)人員的全生命周期和一體化意識(shí)。尤其是行文者，要從文件起草、登記、流轉(zhuǎn)、制發(fā)、繕印、蓋章等各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)從源頭把質(zhì)量放在首位。例如，注重公文制發(fā)、檢查和復(fù)核，尤其是要做好文件的內(nèi)容、文種、格式、發(fā)文字號(hào)等進(jìn)行復(fù)核，以及文件載體的選用，如紙張大小、紙張厚度和尺寸等，均應(yīng)符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。文稿字跡要清楚、規(guī)范，切實(shí)提高文件全周期質(zhì)量。再次是加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。文件起草者與文書(shū)檔案管理者之間要經(jīng)常性的加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)尤其是作為文書(shū)檔案管理者要關(guān)口遷移，將文書(shū)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求向文件起草者宣傳講解，從源頭把控質(zhì)量。

5.2 建立全周期、一體化管理流程

黨校文件處理與檔案管理分屬不同部門(mén)處理，實(shí)行文書(shū)檔案的全周期、一體化管理，需要將部門(mén)及人員從事文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一分工，實(shí)行流程再造。應(yīng)將文件處理與檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進(jìn)行統(tǒng)一把握，實(shí)行統(tǒng)一指揮，分工負(fù)責(zé)，密切配合，使文件處理與文書(shū)檔案管理無(wú)縫對(duì)接，流程更加科學(xué)、合理和規(guī)范。首先，要求文件起草部門(mén)按照文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將公文進(jìn)行規(guī)范登記、收集、錄入、掃描，并及時(shí)將處理過(guò)的文件資料完整保存，做好隨時(shí)移交至檔案管理部門(mén)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。其次，要求要將辦結(jié)的公文整理、排列和裝訂，整理時(shí)，既要留存原件，更要留存批辦件、辦理結(jié)果等，涉及公文全周期的文件資料都應(yīng)納入歸檔范疇。排列和裝訂時(shí)要按照文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)和要求，如結(jié)果在前原則進(jìn)行；裝訂則按照文書(shū)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。再次，做好交接溝通。即文件起草部門(mén)與文書(shū)檔案管理部門(mén)之間進(jìn)行必要的溝通和交接，確保歸檔前的各項(xiàng)流程與歸檔后的管理流程銜接順暢。

5.3 制定全周期、一體化管理制度

為了有效推進(jìn)文件處理與文書(shū)檔案一體化落到實(shí)處，需要建立融合二者長(zhǎng)效發(fā)展的制度體系。首先，應(yīng)將黨校行政管理、檔案管理、教務(wù)處、辦公室、人事科等相關(guān)部門(mén)，在文件處理與文書(shū)檔案管理過(guò)程中的分工，以及各自的工作職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的制度化、科學(xué)化，切實(shí)將文件處理與文書(shū)檔案責(zé)任細(xì)化到文件處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，細(xì)化到部門(mén)的具體人員。其次，建立全周期、一體化文書(shū)檔案工作流程，建立規(guī)范、明確的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)文件處理和文書(shū)檔案管理的全過(guò)程規(guī)范、科學(xué)、高效。再次，加強(qiáng)出臺(tái)的規(guī)章制度的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。組織文件起草人員、檔案管理人員進(jìn)行同堂培訓(xùn)，大力宣傳文書(shū)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，提升文件處理的質(zhì)量，將質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求提前至行文之初。

5.4 培養(yǎng)全周期、一體化管理隊(duì)伍

無(wú)論是文件處理還是文書(shū)檔案管理過(guò)程中存在的不規(guī)范問(wèn)題，歸根結(jié)底與從業(yè)人員的思想認(rèn)識(shí)、工作態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)密不可分。為此，黨校行政管理部門(mén)以及檔案管理部門(mén)都應(yīng)高度重視文書(shū)檔案管理質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)全周期、一體化文書(shū)檔案流程、制度及業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高文書(shū)檔案處理水平。可通過(guò)定期舉辦文書(shū)處理、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座，開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)探討，切實(shí)提高文書(shū)從業(yè)人員以及文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，把握文件處理與文書(shū)檔案管理的特征和規(guī)律，以及二者之間的密切聯(lián)系，適應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案高質(zhì)量管理的新要求。