賀增太

關(guān)鍵詞：信息化;文書(shū)檔案;管理

【中圖分類號(hào)】 ?G472.4【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2022）16--01

科技進(jìn)步為文書(shū)檔案管理提供了重要幫助，信息化環(huán)境下利用電子系統(tǒng)，聯(lián)合檔案工作集中辦理，辦理記錄都有序的顯示。推動(dòng)了文件與檔案的整體化，信息檢索更為方便，有助于遠(yuǎn)程辦公的順利開(kāi)展。利用數(shù)據(jù)化的系統(tǒng)，歸納整理檔案方便快捷。數(shù)字化資料備份后，不易丟失，儲(chǔ)存時(shí)間久，可以設(shè)置多重密碼，增加保密性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以在線查閱資料，實(shí)現(xiàn)資源共享，信息傳遞范圍大。本文主要研究了信息化環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化思考，具體如下：

1 信息化文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

在信息化時(shí)代，文書(shū)檔案管理量巨大，如今已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使用時(shí)間較短，相應(yīng)的管理流程并不完善，管理中有許多漏洞，文書(shū)管理檔案的工作效率并不高。專業(yè)人員的技術(shù)水平有待提高，專業(yè)素養(yǎng)不夠，業(yè)務(wù)操作還未完全熟悉掌握，先進(jìn)的功能不會(huì)使用，檔案工作效率不高。團(tuán)隊(duì)人員素質(zhì)水平參差不齊，難以統(tǒng)一化管理。信息化檔案可以在線查看，安全管理技術(shù)還未完善，存在極大的考驗(yàn)。在查閱過(guò)程會(huì)出現(xiàn)資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)[1]。

2 文書(shū)檔案管理流程的優(yōu)化思考

2.1 普及信息化管理技術(shù)

信息化環(huán)境下文書(shū)檔案涉及到龐大的數(shù)據(jù)，借助電子系統(tǒng)可以將紙質(zhì)版檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理，數(shù)字化可以存儲(chǔ)更多的資料，電腦程序的執(zhí)行可以減少人工錄入資料時(shí)發(fā)生偶然性錯(cuò)誤。工作人員對(duì)電子系統(tǒng)的操作還并不熟練，許多快捷的操作方式?jīng)]有掌握，部門需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技術(shù)培養(yǎng)。在工作之余，按期準(zhǔn)備相關(guān)文書(shū)檔案信息化系統(tǒng)的操作知識(shí)培養(yǎng)講座，鼓勵(lì)技術(shù)人員不斷的學(xué)習(xí)新的信息化技術(shù)，在實(shí)踐中優(yōu)化自身的文書(shū)檔案操作技術(shù)，管理工作需要做到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高工作人員的效率。合理安排工作人員的職位，細(xì)分工作崗位，對(duì)應(yīng)的崗位負(fù)責(zé)獨(dú)立的文書(shū)檔案管理工作。所有人員都需要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，了解從檔案收錄、歸納、登記、歸檔、索引等具體的操作，在日常工作中，嚴(yán)格謹(jǐn)慎的實(shí)行技術(shù)操作，避免出現(xiàn)失誤。整個(gè)系統(tǒng)需要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)合作。管理人員要利用信息技術(shù)對(duì)檔案的目錄及時(shí)更新，作廢的檔案標(biāo)記出來(lái)，部門商議之后統(tǒng)一將作廢檔案刪除，有效的檔案需要及時(shí)備份，防止丟失。文書(shū)檔案電子管理系統(tǒng)需要正式規(guī)整在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文書(shū)檔案管理部門的工作人員都需要參與到自動(dòng)化的電子系統(tǒng)中來(lái)，跟系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)人員相互溝通，掌握基礎(chǔ)技術(shù)，來(lái)達(dá)到文件管理的高效、穩(wěn)定、安全。在林靜[2]的研究中，對(duì)文書(shū)檔案部門采用了普及檔案管理信息化技術(shù)，其結(jié)果顯示能夠有效提高工作效率。

2.2 安全保密工作

信息化環(huán)境下文件在線查閱很容易泄露重要文件，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客的存在給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)巨大考驗(yàn)。檔案保密部門、管理部門與其他部門應(yīng)該嚴(yán)格遵守文件查閱的相關(guān)秩序，共同協(xié)力組建檔案安全保密體系。文書(shū)檔案必須具備原始性的特點(diǎn)，在管理收錄的過(guò)程中，不能隨意修改。在信息化管理時(shí)，管理人員對(duì)于重要文件設(shè)置密碼密碼權(quán)限，工作人員想查閱重要文件，需要向上級(jí)提交申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)授權(quán)后，才能對(duì)相關(guān)的文書(shū)檔案進(jìn)行查閱。對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防護(hù)系統(tǒng)，建立防火墻、采用電腦病毒防御技術(shù)來(lái)確保文書(shū)檔案的安全。在日常的工作中，注重對(duì)安全信息的檢查，工作人員需要對(duì)自身的工作負(fù)責(zé)，加強(qiáng)防范意識(shí)。管理人員需要加強(qiáng)安全意識(shí)，采取多途徑多種方式來(lái)保障文書(shū)檔案的安全。在李福裿[3]的研究中，對(duì)文書(shū)檔案采取了建立防火墻，查看文件需上級(jí)授權(quán)等操作，其結(jié)果顯示能夠有效的保證檔案保密安全的問(wèn)題。

2.3 提高人員素質(zhì)水平

文書(shū)檔案的管理工作離不開(kāi)一支團(tuán)結(jié)合作、高素質(zhì)的隊(duì)伍。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作人員進(jìn)行適宜的引導(dǎo)，讓其能夠充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，并且主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。整個(gè)部門建立有獎(jiǎng)有罰的考核制度，明確獎(jiǎng)懲內(nèi)容，激發(fā)工作人員的積極性，對(duì)待工作主動(dòng)并且認(rèn)真。各個(gè)部門之間定期交流工作心得，豐富員工的工作經(jīng)驗(yàn)，分享一些快捷、穩(wěn)定的操作技巧，拓寬員工的視野，促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高。在文書(shū)檔案收納管理過(guò)程中，堅(jiān)決杜絕工作人員蓄意修改檔案信息，管理人員無(wú)道德底線、業(yè)務(wù)能力不過(guò)關(guān)、沒(méi)有責(zé)任意識(shí)，對(duì)眼前的利益誘惑無(wú)法拒絕、拋棄原則、消極怠工，只要出現(xiàn)這類情況，領(lǐng)導(dǎo)小組需要嚴(yán)肅處理，執(zhí)行嚴(yán)格的懲罰或者按規(guī)定辭退工作人員。保證管理部門的工作規(guī)范、無(wú)黑幕操作，將隊(duì)伍進(jìn)行整改。責(zé)任心較強(qiáng)的員工，辦事認(rèn)真，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度部門給予適宜的獎(jiǎng)勵(lì)，比如帶薪休假等，并且將綜合素質(zhì)高的工作人員著重培養(yǎng)為管理團(tuán)隊(duì)的中堅(jiān)力量。部門可以面向社會(huì)招納人才，為文書(shū)檔案團(tuán)隊(duì)招賢納士。整個(gè)管理部門的工作人員，都需要積極參與道德培訓(xùn)與學(xué)習(xí)教育活動(dòng)。提升自己的業(yè)務(wù)能力，在閆懷康[4]的研究中，對(duì)檔案管理部門實(shí)施了人員素質(zhì)培養(yǎng)活動(dòng)，包括專業(yè)知識(shí)，道德理論等，其結(jié)果顯示能夠有效提高團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，有利于團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)合作。

3 結(jié)論

綜上所述，信息化環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作需要提高工作人員的專業(yè)技術(shù)，提高工作效率，注重檔案保密且安全工作，防止重要文件的泄露引起不必要的麻煩，查閱重要文件都需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批與授權(quán)。管理部門員工的素質(zhì)應(yīng)該注重培養(yǎng)，素質(zhì)低下道德敗壞的員工應(yīng)該嚴(yán)懲，防止其影響整個(gè)部門的工作效率。在實(shí)踐中不斷優(yōu)化文書(shū)檔案管理流程，提高檔案管理的效率，保證安全穩(wěn)定性。

參考文獻(xiàn)：

[1]田麗萍.文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀與管理創(chuàng)新路徑分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（05）：37-39.

[2]林靜.改變傳統(tǒng)檔案管理模式 普及信息化管理技術(shù)[J].黑龍江人力資源和社會(huì)保障，2022（10）：79-81.

[3]李福裿.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案安全保密管理研究[J].黑龍江檔案，2021（03）：186-187.

[4]閆懷康.淺談如何提升基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)[J].黑龍江檔案，2021（06）：100-101.