趙江華

摘?要：公文處理和檔案管理都是企業(yè)行政工作的重要內(nèi)容，兩者之間相互聯(lián)系。公文是企業(yè)對(duì)外溝通的媒介，公文處理是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，公文質(zhì)量的好壞影響檔案的質(zhì)量，檔案是公文處理的結(jié)果，是信息資源的主要載體，做好檔案管理有助于信息資源開發(fā)和行政工作的順利開展。本文對(duì)石油石化企業(yè)公文處理與檔案管理問題做出探究，并提出解決措施。

關(guān)鍵詞：公文處理;檔案管理;問題探索;措施

文書與檔案是同一事物的不同發(fā)展階段，檔案是昨天的文書，而文書又是明天的檔案，兩者相互影響，相互制約。正確處理好文書與檔案之間的關(guān)系，是有效促進(jìn)企業(yè)科學(xué)工作，提高企業(yè)工作效率的保障。石油石化企業(yè)對(duì)公文處理與檔案管理重視度不高，在兩者銜接中存在較多問題。本文結(jié)合石油石化企業(yè)文書處理與檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)所存在的銜接問題進(jìn)行分析，并針對(duì)出現(xiàn)的問題做出探索，以此來強(qiáng)化石油企業(yè)公文處理與檔案管理工作，加強(qiáng)管理。

1公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

1.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔管理不重視

許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)薄弱，對(duì)行政部門的工作重視度不夠，專業(yè)性不強(qiáng)，無法為企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益，一些企業(yè)更是直接忽略行政工作。石油石化企業(yè)是我國(guó)產(chǎn)業(yè)重點(diǎn)，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文處理和檔案管理的重視度不高，且人力以及財(cái)力投入不高，兼職人員較多，無法將行政工作重視度提高，影響企業(yè)公文與檔案的銜接，導(dǎo)致行政工作效率低下。

1.2企業(yè)文檔管理工作機(jī)制不健全

（1）管理制度不完善。公文處理與檔案管理銜接不明顯，雖然有合理的行政規(guī)章制度，但是兩者銜接機(jī)制不完善，導(dǎo)致公文處理工作人員與檔案管理人員之間交流不暢通，無法進(jìn)行有效配合，影響行政工作處理效率。外加公文部門管理機(jī)制不完善，部門不確定，發(fā)文缺少規(guī)范性，工作要求不嚴(yán)謹(jǐn)，無法及時(shí)將公文與檔案移交，導(dǎo)致公文，檔案記錄不完整。（2）公文處理不規(guī)范。公文處理流程不完善，各部門之間公文辦理手續(xù)不完整，公文處理較為隨意，檔案資料歸類不嚴(yán)格。文種使用不恰當(dāng)，公文文種選擇是公文處理的首要步驟，也是公文整理的關(guān)鍵所在。在公文工作中，簡(jiǎn)化了工作過程，為公文文件分類造成困難。

1.3企業(yè)文檔管理人員素質(zhì)待提高

公文處理與檔案管理人員多為兼職工作人員，工作素質(zhì)不高，公文處理是從擬寫公文，傳輸，歸檔等方面進(jìn)行系統(tǒng)化，有序化的工作，需要不同工作崗位工作人員一起協(xié)作完成。但公文工作中兼職人員較多，工作素養(yǎng)不高，對(duì)公文處理的重要性認(rèn)知嚴(yán)重不足;工作流程不了解，導(dǎo)致公文在與檔案銜接過程中出現(xiàn)遺失分類混亂等問題，制約了公文工作與檔案管理規(guī)范化。

1.4企業(yè)文檔一體化系統(tǒng)不完善

石油石化企業(yè)作為我國(guó)的重工業(yè)，正處于穩(wěn)步發(fā)展階段，公文處理與檔案管理工作沒有進(jìn)行系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔，缺少辦公軟件，主要以人力資源為依靠，影響行政工作的效率和質(zhì)量。雖然有公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，但兩者銜接不明確，沒有進(jìn)一步互相聯(lián)系，不能在第一時(shí)間對(duì)公文進(jìn)行分類和歸檔，公文處理系統(tǒng)的不完整，導(dǎo)致檔案工作進(jìn)展緩慢。

2解決企業(yè)公文處理與檔案管理銜接問題的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，加大工作投入

想要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政工作的重視度，需要加強(qiáng)行政工作進(jìn)行的宣傳力度，通過對(duì)公文處理與檔案歸檔進(jìn)行分類處理，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)行政工作關(guān)注度，為企業(yè)發(fā)展提供較為完善的行政工作處理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的行政工作處理意識(shí)，加大行政處理資源投入，增加工作崗位設(shè)置，積極引進(jìn)信息技術(shù)，并在行政工作處理中合理應(yīng)用，加強(qiáng)企業(yè)行政處理的信息化建設(shè)。

2.2 健全管理工作機(jī)制

完善文檔管理機(jī)制，將企業(yè)文檔系統(tǒng)一體化加強(qiáng)，建立文檔處理人力資源隊(duì)伍。制定合理有效的工作程序，為工作人員普及文檔處理與檔案管理銜接的重要事宜與注意事項(xiàng)，強(qiáng)化管理過程，進(jìn)行精細(xì)化管理，組織工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化公文處理與檔案管理能力，將工作事宜規(guī)范化，系統(tǒng)化。通過培訓(xùn)讓工作人員明白工作任務(wù)，堅(jiān)守工作崗位，進(jìn)一步提高公文處理的效率與質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)公文處理與檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)行政工作監(jiān)督力度，完善管理機(jī)制，提高工作人員的工作積極性。

2.3加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

強(qiáng)化工作人員公文處理與檔案管理銜接管理，要求工作人員要有良好的工作素質(zhì)和工作責(zé)任心，將文書與檔案工作嚴(yán)謹(jǐn)化，保證行政工作質(zhì)量，簡(jiǎn)化歸檔手續(xù)，便于檔案分類。提高工作人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化對(duì)管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步學(xué)習(xí)相關(guān)工作內(nèi)容，將工作任務(wù)系統(tǒng)化，程序化，提高工作自覺性，保證公文處理的質(zhì)量與效率，進(jìn)一步密切公文處理與檔案管理銜接關(guān)系，提高檔案分類歸放意識(shí)，不斷完善企業(yè)行政管理系統(tǒng)，提高工作處理能力，推動(dòng)石油石化企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

2.4加強(qiáng)文檔一體化，完善信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來，電子信息科技廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，傳統(tǒng)的辦公手段已無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，，企業(yè)需要進(jìn)一步完善公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，引入先進(jìn)的信息處理手段，整合辦公資料，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，降低資源損耗，提高企業(yè)工作效率。合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將辦公文件和軟件數(shù)字化，信息化，加快信息化建設(shè)，加大數(shù)字能源利用力度，簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率，完善企業(yè)信息化建設(shè)。

3 總結(jié)

總之，公文處理與檔案管理相輔相成，加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)，規(guī)范行政工作程序，是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的重要保障，也是緊隨時(shí)代腳步的必然趨勢(shì)。我們需要提升公文處理與檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，健全企業(yè)管理機(jī)制，加大工作投入，提高企業(yè)工作效率。

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