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        基于VBA 技術(shù)的學(xué)生考勤系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

        2022-06-02 15:14:36黃思棉
        科技創(chuàng)新與應(yīng)用 2022年14期
        關(guān)鍵詞:學(xué)部考勤學(xué)風(fēng)

        黃思棉

        (廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué),廣西 南寧 530005)

        1 學(xué)生考勤系統(tǒng)研發(fā)背景

        學(xué)風(fēng)建設(shè)是高校永恒的主題,是衡量一所高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)[1]。高校充分利用信息化手段提高學(xué)生管理的實(shí)效性,對(duì)促進(jìn)學(xué)風(fēng)建設(shè)具有重要的意義。但是,我國(guó)多數(shù)高校的學(xué)生管理信息化尚未得到管理者的足夠重視,局限于傳統(tǒng)的管理模式和流程,使得信息化管理的便捷性和高效性難以體現(xiàn)[2]。

        廣西大學(xué)行健文理學(xué)院現(xiàn)有3 個(gè)專業(yè)教學(xué)部,其中理工學(xué)部下設(shè)4 個(gè)系,82 個(gè)班級(jí),學(xué)生約4 000 人。各學(xué)部的學(xué)生考勤管理模式基本相似。為加強(qiáng)學(xué)生考勤管理,推動(dòng)學(xué)風(fēng)建設(shè),理工學(xué)部率先重塑考勤管理流程,通過(guò)采用VBA 技術(shù)進(jìn)行考勤系統(tǒng)的研發(fā),管理效能得到了顯著的提升。

        2 傳統(tǒng)考勤管理模式及其弊端

        為促進(jìn)學(xué)生管理精細(xì)化,多年前理工學(xué)部就已建立專門的考勤監(jiān)督體系,通過(guò)對(duì)每節(jié)課堂進(jìn)行考勤,及時(shí)了解學(xué)風(fēng)動(dòng)態(tài),做好學(xué)業(yè)困難學(xué)生的預(yù)警和幫扶。在具體實(shí)施過(guò)程中,由于考勤數(shù)據(jù)采集不規(guī)范,匯總統(tǒng)計(jì)工作量巨大,造成數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高,時(shí)效性不強(qiáng),應(yīng)用面不廣。如何有效獲取、挖掘、利用考勤數(shù)據(jù),提高考勤管理效率,是學(xué)部管理者亟待解決的一個(gè)難題。

        2.1 組織構(gòu)架與實(shí)施方式

        理工學(xué)部在學(xué)生管理上遵循分系部、分年級(jí)管理原則,下設(shè)應(yīng)用工程系、電氣工程系、設(shè)計(jì)工程系和計(jì)算機(jī)信息工程系4 個(gè)系部,共82 個(gè)班級(jí)??记诮y(tǒng)計(jì)工作的組織和實(shí)施方式是由班干部配合科任老師進(jìn)行課堂考勤登記,然后采用Excel 電子表格文件通過(guò)QQ 或其他方式逐級(jí)匯總上報(bào)。

        2.2 考勤數(shù)據(jù)獲取與上報(bào)流程

        考勤數(shù)據(jù)的填報(bào)需經(jīng)班干部、系部年級(jí)負(fù)責(zé)人、系部總負(fù)責(zé)人、學(xué)部分管學(xué)風(fēng)的負(fù)責(zé)人總共四個(gè)環(huán)節(jié)才能匯總完畢。主要涉及的表格有課堂考勤表、學(xué)部動(dòng)態(tài)匯總表等,需要填報(bào)的內(nèi)容繁多,指標(biāo)交叉重疊,表格復(fù)雜龐大,例如系部動(dòng)態(tài)匯總表竟有多達(dá)97 列的指標(biāo)。

        2.3 存在的不足與弊端

        從上述流程模式不難發(fā)現(xiàn),各個(gè)環(huán)節(jié)存在大量的校對(duì)、排名工作,效率低下,數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證,具體存在以下弊端:

        (1)各班級(jí)需填報(bào)的內(nèi)容繁多復(fù)雜,給班干部帶來(lái)繁重的工作量,易出現(xiàn)倦怠心理。

        (2)年級(jí)、系和學(xué)部負(fù)責(zé)人深陷于考勤數(shù)據(jù)的書面檢查和核對(duì)上,而無(wú)暇對(duì)最重要的數(shù)據(jù)真實(shí)性進(jìn)行核查。

        (3)數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范,部分指標(biāo)之間存在交叉重疊,給班干部填報(bào)數(shù)據(jù)造成困擾,也為進(jìn)一步挖掘利用數(shù)據(jù)造成嚴(yán)重障礙。

        (4)缺乏有效的檢查、復(fù)核機(jī)制和方法,錯(cuò)誤率和失真率高且難以發(fā)現(xiàn);若某個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)存在問(wèn)題(如漏報(bào)某個(gè)班級(jí)數(shù)據(jù)),后續(xù)各環(huán)節(jié)的排名數(shù)據(jù)就需要重新計(jì)算。

        (5)統(tǒng)計(jì)周期長(zhǎng),數(shù)據(jù)時(shí)效差,成果利用形式單一,無(wú)法體現(xiàn)具體班級(jí)出勤率低的原因和曠課學(xué)生的違紀(jì)明細(xì)清單,不便于有針對(duì)性地對(duì)開展督查及約談曠課學(xué)生工作。

        3 學(xué)生考勤管理信息系統(tǒng)研發(fā)過(guò)程

        為進(jìn)一步提高班級(jí)考勤工作效率,解決管理中的痛點(diǎn)和難點(diǎn),增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性,實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理,理工學(xué)部通過(guò)學(xué)院的課題立項(xiàng),以重塑管理流程、規(guī)范數(shù)據(jù)錄入為基礎(chǔ),研發(fā)了“一表化”考勤管理系統(tǒng),較好地解決了當(dāng)前存在問(wèn)題。該系統(tǒng)所強(qiáng)調(diào)的“一表”指所有的原始數(shù)據(jù)都來(lái)源于班級(jí)填報(bào)的班級(jí)每周出勤異常表,其他后續(xù)所有的統(tǒng)計(jì)匯總都是源于該表的記錄,完全由電腦自動(dòng)進(jìn)行各種分析、匯總并輸出。

        3.1 指導(dǎo)思想

        針對(duì)現(xiàn)有管理模式存在的弊端,課題組認(rèn)真梳理了問(wèn)題存在的根源,結(jié)合信息化建設(shè)的特點(diǎn),提出了如下系統(tǒng)研發(fā)的指導(dǎo)思想:

        (1)以大數(shù)據(jù)的思維模式,重塑管理模式,簡(jiǎn)化工作流程。原有的多級(jí)匯總統(tǒng)計(jì)模式,環(huán)節(jié)太多,效率低下,必須進(jìn)行扁平化處理,盡可能減少環(huán)節(jié)。

        (2)盡量減少相關(guān)人員的工作量,提高工作效率,促進(jìn)系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。必須盡量避免重復(fù)錄入和校核數(shù)據(jù),力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入,全周期可用,同時(shí)避免由于數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而造成返工。

        (3)系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前大學(xué)生普遍掌握的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能,做到開發(fā)技術(shù)難度不大,易于安裝部署及推廣使用。

        (4)系統(tǒng)研發(fā)應(yīng)該充分聽取各環(huán)節(jié)人員的意見(jiàn)和建議,做好需求調(diào)研,吸引和帶動(dòng)學(xué)生參與系統(tǒng)的調(diào)研與開發(fā),在不斷應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)功能完善和迭代優(yōu)化。

        3.2 開發(fā)平臺(tái)的選擇

        為了能快捷地開發(fā)出系統(tǒng)原型并不斷迭代優(yōu)化完善,本課題以在大學(xué)師生中廣泛普及的Microsoft Office 辦公軟件為平臺(tái),利用VBA 進(jìn)行二次開發(fā),增加有關(guān)的定制功能,實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)錄入與各系各班考勤的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出。基本的技術(shù)思路是,通過(guò)Excel 電子表格收集原始考勤數(shù)據(jù),再導(dǎo)入到Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行統(tǒng)一管理和綜合分析。

        3.3 主要數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)

        考勤系統(tǒng)主要有班級(jí)情況表、違紀(jì)明細(xì)表、考勤統(tǒng)計(jì)表、數(shù)據(jù)字典表四個(gè)數(shù)據(jù)表,它們的結(jié)構(gòu)與關(guān)系如圖1 所示(圖中1-∞表示一對(duì)多的關(guān)系)。

        圖1 主要數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)關(guān)系圖

        其中:違紀(jì)明細(xì)表是通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入每周出勤異常表得到記錄數(shù)據(jù)。考勤統(tǒng)計(jì)表的部分?jǐn)?shù)據(jù)是通過(guò)每周出勤異常表文件名提取出來(lái)的信息,部分是由違紀(jì)明細(xì)表按班級(jí)、周次分組統(tǒng)計(jì)出來(lái)的信息。

        3.4 數(shù)據(jù)視角的系統(tǒng)構(gòu)成

        從數(shù)據(jù)產(chǎn)生、流運(yùn)及應(yīng)用的角度看,系統(tǒng)可分四個(gè)主要構(gòu)成部分:

        (1)在數(shù)據(jù)獲取方面,編制了每周出勤異常表的Excel 表格模板,如圖2 所示,對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行了嚴(yán)格約束,并盡可能采用下拉列表框選擇數(shù)據(jù)。此外,對(duì)電子表格文件命名進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范,采用“班級(jí)-周次-課時(shí)-人數(shù)-出勤異常表.xls”的命名規(guī)則,以便通過(guò)文件名提取班級(jí)的基本信息。

        圖2 每周考勤異常表樣例

        系統(tǒng)雖對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范,但其要求簡(jiǎn)單、明晰,杜絕了重復(fù)、交叉錄入,也不需班級(jí)進(jìn)行出勤率的計(jì)算,總體上減少了班干部的工作量,應(yīng)用推廣十分順利。

        (2)在數(shù)據(jù)提交方面,專門建立QQ 群提交考勤數(shù)據(jù),各班按規(guī)定時(shí)間提交每周出勤異常表給負(fù)責(zé)人員。該方式將原有的數(shù)據(jù)填報(bào)環(huán)節(jié)從四層壓縮成兩層,實(shí)現(xiàn)了扁平化,極大地減少了所需人手,提高了工作效率,如圖3 所示。

        圖3 “一表化”考勤管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程示意圖

        (3)在數(shù)據(jù)導(dǎo)入和管理方面,系統(tǒng)采用了Access MDB 數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理數(shù)據(jù),能將電子表格數(shù)據(jù)成批自動(dòng)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在導(dǎo)入過(guò)程中,系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢核,自動(dòng)檢查出數(shù)據(jù)填報(bào)中存在的問(wèn)題,并同步得到錯(cuò)誤反饋清單以供改正。此外,系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)核查工具,以便班干部在提交數(shù)據(jù)前自行進(jìn)行檢查和整改。以往由于粗心大意造成的低級(jí)錄入錯(cuò)誤普遍存在,數(shù)據(jù)“污染”嚴(yán)重。前置檢查后,基本杜絕了這類錯(cuò)誤,確保了數(shù)據(jù)質(zhì)量。考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具的界面截圖如圖4 所示。

        圖4 考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具界面截圖

        (4)在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與利用方面,“一表化”考勤系統(tǒng)可根據(jù)需要各種時(shí)間段和各種班級(jí)、年級(jí)分組的出勤率統(tǒng)計(jì)報(bào)表,也可以按違紀(jì)事由或違紀(jì)次數(shù),缺勤總課時(shí)等指標(biāo),篩選出符合條件的學(xué)生名單及其違紀(jì)清單,甚至可以調(diào)取、輸出選定學(xué)生的全部違紀(jì)清單,供輔導(dǎo)員或班主任進(jìn)行精準(zhǔn)幫扶、重點(diǎn)督導(dǎo)??记谙到y(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總工具界面如圖5 所示。

        圖5 考勤系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)匯總工具界面截圖

        4 學(xué)生考勤系統(tǒng)取得的成效

        “一表化”考勤管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)不到一個(gè)月的集中研發(fā)就投入了使用,此后經(jīng)過(guò)了不斷調(diào)整和完善,功能越來(lái)越完備和實(shí)用,取得了良好的應(yīng)用效果,具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:

        (1)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)填報(bào)扁平化、快捷化,極大地減少工作量,提高了工作效率。例如,在收到各班每周考勤數(shù)據(jù)后,學(xué)部對(duì)各班出勤率的統(tǒng)計(jì)排名,原來(lái)所需時(shí)間至少7 d,現(xiàn)從數(shù)據(jù)導(dǎo)入到輸出各類報(bào)表僅需不到10 min。

        (2)填報(bào)表格內(nèi)容簡(jiǎn)潔、易懂,指標(biāo)內(nèi)容沒(méi)有重復(fù)或交叉,大大降低班干部考勤登記的工作量,也避免了對(duì)填報(bào)內(nèi)容理解上的偏差。

        (3)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)檢查數(shù)據(jù),極大地節(jié)省了核查數(shù)據(jù)的時(shí)間和人力,提高了統(tǒng)計(jì)效率,使得班主任和輔導(dǎo)員有更多時(shí)間和精力去走訪班級(jí)核實(shí)情況。

        (4)所有考勤數(shù)據(jù)集中保存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),可進(jìn)行深度挖掘和綜合利用。例如,可以精準(zhǔn)獲取到具體學(xué)生的違紀(jì)明細(xì),快速上傳至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和班主任,以便及時(shí)對(duì)違紀(jì)學(xué)生開展批評(píng)、教育。

        5 今后系統(tǒng)改進(jìn)和深化方向

        雖然系統(tǒng)取得了良好的效果,但依然具有很大的提升空間和數(shù)據(jù)擴(kuò)展應(yīng)用前景,今后可以進(jìn)行如下改進(jìn):

        (1)平臺(tái)載體升級(jí)??蓪⑾到y(tǒng)的硬件載體平臺(tái)從電腦轉(zhuǎn)向智能手機(jī),通過(guò)采用基于微信公眾號(hào)或移動(dòng)應(yīng)用APP 開發(fā)的方式,實(shí)現(xiàn)學(xué)生考勤的移動(dòng)終端填報(bào)與在線校核。這避免了數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)中間環(huán)節(jié),進(jìn)一步提升了數(shù)據(jù)填報(bào)的效率和便捷性,同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一經(jīng)錄入即可各方查詢應(yīng)用,大大縮短數(shù)據(jù)錄入到查詢的周期。

        (2)數(shù)據(jù)獲取多元化。從大數(shù)據(jù)思維角度看,若能將分散在學(xué)校各部門管理的各類信息制作成綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)并共享使用,將極大促進(jìn)各類系統(tǒng)的綜合應(yīng)用和數(shù)據(jù)挖掘,有可能更加科學(xué),更加精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)蘊(yùn)藏于數(shù)據(jù)中的深層次規(guī)律。

        (3)應(yīng)用領(lǐng)域擴(kuò)展。學(xué)風(fēng)建設(shè)是復(fù)雜的系統(tǒng)工程,解決問(wèn)題的對(duì)策需要多管齊下,綜合治理,使社會(huì)、學(xué)校、教師、學(xué)生等各方面的因素相互作用,促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的轉(zhuǎn)變[3]。今后在數(shù)據(jù)應(yīng)用上可以結(jié)合微信公眾號(hào)或移動(dòng)APP 的開發(fā),提供給學(xué)生和家長(zhǎng)便捷查詢接口,以充分滿足家長(zhǎng)監(jiān)督孩子,學(xué)生自我管理的需要。

        6 結(jié)束語(yǔ)

        學(xué)風(fēng)是學(xué)校辦學(xué)和管理水平的綜合反映。高校通過(guò)提高對(duì)信息化的重視程度,堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì),統(tǒng)籌規(guī)劃,充分借力信息化手段和大數(shù)據(jù)信息挖掘,勢(shì)必大大提高考勤管理的針對(duì)性和有效性,在考勤管理中實(shí)現(xiàn)標(biāo)本兼治,真正提高考勤管理和學(xué)風(fēng)建設(shè)的實(shí)效。

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