摘要：嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，抓好檔案歸檔整理，是做好社保檔案規(guī)范化管理、保障社保制度高效運(yùn)行的重要舉措。本文從檔案資源、基礎(chǔ)條件、管理隊(duì)伍、利用效果等四個方面詳細(xì)闡述了菏澤市社保檔案管理現(xiàn)狀和取得的成績，并總結(jié)了全市社保檔案規(guī)范化管理的成功做法，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：社保檔案;規(guī)范化;檔案管理

概述

社保檔案是指社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社保業(yè)務(wù)過程中形成的原始記錄，是確定參保對象享受社保待遇的重要依據(jù)，也是社保事業(yè)發(fā)展的重要憑證和寶貴資料，屬于重要的民生檔案。菏澤市人社局社保部門積極落實(shí)人社部、國家檔案局的要求，認(rèn)真貫徹《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（下稱“《規(guī)定》”）、《關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，抓好檔案歸檔整理，切實(shí)做好社保檔案規(guī)范化管理，有力保障社保制度高效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)為參保人“記錄一生、管理一生、保障一生、服務(wù)一生”的目標(biāo)。針對全市社保業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，人社部門社保機(jī)構(gòu)強(qiáng)力推進(jìn)社保檔案規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了社保檔案從粗放管理到精細(xì)管理的轉(zhuǎn)變，為社保業(yè)務(wù)開展和社保資金安全提供了有力支撐，連續(xù)多年被評為全市檔案工作先進(jìn)單位。

1社保檔案管理現(xiàn)狀

在山東省社保部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，經(jīng)過多年來的發(fā)展，菏澤市社保檔案管理基本實(shí)現(xiàn)制度完善、場地完備、人員專業(yè)的預(yù)期目標(biāo)。2016年1月11日，全市社保“核心三版”信息系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。新系統(tǒng)擴(kuò)充了養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)、工傷保險業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)發(fā)卡數(shù)據(jù)生成、發(fā)卡管理、應(yīng)用等功能，致力于為參保人員提供“一條龍”辦理、“一站式”服務(wù)。社保檔案管理也從無序到規(guī)范、從粗放到精細(xì)華麗轉(zhuǎn)變。

1.1檔案資源進(jìn)一步豐富

菏澤市人社部門高度重視社保檔案資源基礎(chǔ)建設(shè)。一是完善規(guī)章制度。統(tǒng)一社保檔案管理類、征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、醫(yī)保待遇類、失業(yè)保險待遇類、工傷保險待遇類、生育保險待遇類、社保業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類、社保稽核監(jiān)管類等業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍、保管期限[1]。在《規(guī)定》基礎(chǔ)上，相繼建立和完善社保檔案收集、整理、借閱、利用、保密、鑒定銷毀等多項(xiàng)規(guī)章制度。二是集中規(guī)范整理。菏澤市社保試點(diǎn)工作啟動以來，結(jié)合實(shí)際，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案整理。2016年-2018年，參保檔案按個人裝袋，合計98700件;2019年至今，參保檔案采用分類組卷裝盒，合計676盒3504卷111000件。其中，2020年裝訂全民參保、社保扶貧檔案362盒1650卷52500件。三是檔案門類齊全。菏澤市社保檔案包括了社保業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和電子檔案等，逐步構(gòu)建起門類齊全、內(nèi)容豐富的社保檔案資源體系。四是采取部門立卷。菏澤社保檔案按照“誰經(jīng)辦、誰整理”的原則，規(guī)定由社保業(yè)務(wù)部門具體負(fù)責(zé)收集、整理和立卷等工作，機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、集中保管、查詢利用，社保檔案整理編目、編號規(guī)范準(zhǔn)確。

1.2基礎(chǔ)條件進(jìn)一步改善

菏澤市人社部門根據(jù)社保檔案管理需要，積極協(xié)調(diào)財政部門，持續(xù)改善機(jī)關(guān)社保檔案管理基礎(chǔ)條件。截至目前，全市社保檔案管理專用庫房52間，庫房面積3600平方米，安裝了防火、防盜、防潮、防磁等設(shè)施。先后配備了800組密集架、400組雙節(jié)內(nèi)抽，以及恒溫機(jī)、除濕機(jī)和空調(diào)機(jī)等，檔案庫房的用具、設(shè)備設(shè)施樣式及格式均符合國家檔案部門相關(guān)規(guī)定。所用社保檔案盒、檔案卷均使用無酸卷盒，質(zhì)量滿足要求。檔案管理部門還專門配備了210臺電腦、55臺打復(fù)印機(jī)一體機(jī)等，滿足了現(xiàn)代化辦公需要。

1.3管理隊(duì)伍進(jìn)一步壯大

菏澤市人社部門社保機(jī)構(gòu)設(shè)立了檔案管理部門，專門負(fù)責(zé)全市的社保檔案管理，以及社保檔案查詢、利用等，并具體協(xié)調(diào)其他社保業(yè)務(wù)科室的檔案收集、整理、移交和歸檔工作，做好館藏社保檔案的借閱、統(tǒng)計、編研、管理等工作。隨著社保檔案數(shù)量和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，目前人員配備方面，共有專職、兼職從事社保檔案管理工作人員206人。從業(yè)人員均具有較強(qiáng)的社保檔案業(yè)務(wù)素能，具有大學(xué)以上學(xué)歷，熟悉社保檔案業(yè)務(wù)工作。

1.4利用效果進(jìn)一步彰顯

菏澤市人社部門十分重視社保檔案資源的開發(fā)與高效利用工作，并將社保檔案管理與社保業(yè)務(wù)流程優(yōu)化有機(jī)結(jié)合起來，凡是不符合規(guī)程的社保檔案資料一概不予接受，待重新補(bǔ)正完善滿足要求后監(jiān)交入庫。充分注重社保檔案風(fēng)險管控，利用社保業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)分析，強(qiáng)化社保業(yè)務(wù)工作內(nèi)部審計，進(jìn)一步規(guī)范社保業(yè)務(wù)辦理的合規(guī)性、適應(yīng)性，查找社保業(yè)務(wù)辦理的風(fēng)險點(diǎn)，并建立完善了社保業(yè)務(wù)檔案的借閱、歸還等規(guī)章制度，為社保檔案的查詢、借閱提供有力制度保障[2]。2020年以來，累計接待檔案查閱25800人次，查閱案卷28700余卷，累計復(fù)印材料28000份。通過社保檔案的規(guī)范整理，滿足服務(wù)需求，在社保基金專項(xiàng)審計、社保歷史問題解決和信訪矛盾化解等方面，發(fā)揮了積極重要的作用。

2社保檔案規(guī)范化管理措施

近年來，菏澤市人社局認(rèn)真貫徹新修訂的《檔案法》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》《規(guī)定》，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范實(shí)施，健全社保檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新社保檔案管理方法，拓寬社保檔案服務(wù)民生能力，社保檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范，呈現(xiàn)出良好發(fā)展態(tài)勢[3]。

2.1健全機(jī)構(gòu)，明細(xì)職責(zé)，優(yōu)化社保檔案規(guī)范化環(huán)境一是健全機(jī)構(gòu)。菏澤市人社局成立專門的檔案管理部

門，專司各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作，負(fù)責(zé)包含社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對下轄的2個區(qū)、7個縣的社保檔案管理擔(dān)負(fù)監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)。檔案管理部門擁有專門的檔案管理人員，全部具有大學(xué)及以上學(xué)歷，努力打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的社保檔案管理人才隊(duì)伍。二是明確責(zé)任。社保檔案工作難度大，涉及多個部門，需要各部門之間協(xié)調(diào)溝通，統(tǒng)籌開展。為此，菏澤市人社局建立了局黨組負(fù)總責(zé)、社保部門承擔(dān)主管責(zé)任，以及檔案部門承擔(dān)直接責(zé)任及監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任的職責(zé)運(yùn)行體系，努力在全市范圍內(nèi)創(chuàng)建社保檔案齊抓共管的協(xié)調(diào)機(jī)制。機(jī)關(guān)黨組加強(qiáng)對社保等業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)各部門之間社保檔案業(yè)務(wù)，以及人財物的支持和保障工作，為全市社保檔案規(guī)范化管理營造良好外部環(huán)境[4]。社保部門承擔(dān)檔案管理主管責(zé)任，成立了具體的社保檔案管理機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)。社保檔案管理部門負(fù)直接責(zé)任和監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任。即，菏澤市社保檔案管理部門負(fù)責(zé)市一級社保業(yè)務(wù)資料的收集、整理和歸檔、利用。并對市轄2區(qū)7縣的社保檔案開展監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，推動基層社保部門檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收和滿足規(guī)范化要求。同時，也積極跟進(jìn)監(jiān)督，督促指導(dǎo)其嚴(yán)格按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好社保檔案管理工作[5]。三是完善制度。菏澤市社保檔案規(guī)范化管理始終秉持依法治檔、依規(guī)管檔的理念和要求。成立了社保檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)。在《規(guī)定》的基礎(chǔ)上，相繼制定和完善了《社保檔案人員崗位職責(zé)》《立卷歸檔制度》《文書檔案管理規(guī)定》《會計檔案管理規(guī)定》《電子檔案管理規(guī)定》等，以及社保檔案收集、整理、移交、保密、借閱、鑒定、銷毀等一系列規(guī)范的規(guī)章制度，初步建立起較為全面健全和完整的制度體系，使社保檔案管理更加制度化、規(guī)范化。

2.2明確目標(biāo)，持續(xù)推進(jìn)，提高社保檔案規(guī)范化水平

一是抓檔案規(guī)范化管理。2015年《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》頒布實(shí)施后，菏澤市人社局進(jìn)一步明確爭創(chuàng)規(guī)范檔案管理目標(biāo)。實(shí)行主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓、部門領(lǐng)導(dǎo)具體抓，并對檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了認(rèn)真梳理，制定詳細(xì)的工作規(guī)劃和要求，并使得市級社保檔案管理順利通過復(fù)查認(rèn)定[6]。二是抓全市達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作。全省社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作部署動員會結(jié)束后，市局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)了本次動員會精神，并對省人社廳有關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理及達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求做了專題部署。在全市下發(fā)了關(guān)于做好社保檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的通知要求。同年，成立了全市社保檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將社保業(yè)務(wù)檔案與社保業(yè)務(wù)工作置于同等重要位置，做到同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核。其間，召開多次全市社保檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作動員會、調(diào)度會、推進(jìn)會，全力推進(jìn)2區(qū)7縣社保檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。三是持續(xù)加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著社保改革的深入，以及社保體系建設(shè)的逐漸完備，社保覆蓋面越來越廣，社保檔案的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)大幅增長態(tài)勢。為此，菏澤市人社局持續(xù)加大社保檔案管理基礎(chǔ)工作，優(yōu)化社保檔案工作環(huán)境，加強(qiáng)社保檔案庫房的軟硬件建設(shè)，添置了密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、恒溫機(jī)、監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)，以及計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，配備了檔案管理必須的軟件系統(tǒng)，使社保檔案管理滿足了“十防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求。經(jīng)過這么多年來的持續(xù)投入，菏澤市人社檔案管理基本呈現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施齊全、庫房布局合理、功能配套完善的發(fā)展格局，也有效滿足了全市社保檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)需，使社保檔案管理的環(huán)境持續(xù)得到優(yōu)化、提升。

2.3高點(diǎn)謀劃，創(chuàng)新實(shí)踐，推進(jìn)社保檔案規(guī)范化建設(shè)

社會保險業(yè)務(wù)辦理需要?dú)v經(jīng)參保人員身份信息登記、參保費(fèi)用征繳、保險待遇享受等若干環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的社保業(yè)務(wù)檔案管理模式，存在資料收集歸檔不及時、資料信息整合度不高等問題。為此，菏澤市社保檔案管理部門積極謀劃、大膽探索，著力構(gòu)建結(jié)構(gòu)完整、服務(wù)高效、信息互通的社保電子檔案管理平臺。開通了菏澤市社會保險個人網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)、社會保險單位網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)，并納入了“山東政務(wù)服務(wù)網(wǎng)”進(jìn)行統(tǒng)一管理。通過注冊并經(jīng)實(shí)名認(rèn)證后，即可登錄該平臺。享受零距離、全方位、快捷化信息服務(wù)。一是高點(diǎn)謀劃。菏澤市社保檔案管理部門成立檔案信息一體化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，按照省人社廳“三化”（標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、一體化）要求，積極開通建設(shè)全市社保檔案管理服務(wù)平臺。2016年12月菏澤市社會保險個人網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，該平臺集個人社保信息查詢和業(yè)務(wù)辦理為一體，可查詢11類80余項(xiàng)社保相關(guān)信息。二是持續(xù)推進(jìn)。菏澤市人社部門組織社保部門、檔案部門等相關(guān)部門共同研究制定社保電子檔案管理方案，明確社保檔案歸檔范圍和保管期限，并將社保業(yè)務(wù)管理過程中的相關(guān)表單進(jìn)行歸類，錄入平臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)資料受理、初審、復(fù)核、審批、內(nèi)控各環(huán)節(jié)自動化運(yùn)行，徹底改變了傳統(tǒng)社保檔案管理模式[7]。三是持續(xù)優(yōu)化。菏澤市人社部門在該平臺基礎(chǔ)上，結(jié)合社保檔案管理的現(xiàn)狀，持續(xù)優(yōu)化平臺功能，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)參保單位網(wǎng)上社保參保、停保及保費(fèi)繳納辦理等業(yè)務(wù)，在此過程中，將社保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與社?；鹭攧?wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，增強(qiáng)核算效率，提高社?；鸸芾戆踩玔8]。

2.4關(guān)注民生，注重服務(wù)，深化社保檔案規(guī)范化利用

社保檔案是民生檔案，社保檔案工作也是一項(xiàng)重要的民生工作。為此，菏澤市人社局將社保檔案作為重要民生項(xiàng)目，以社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)為著力點(diǎn)，注重社保檔案資源的開發(fā)利用，推動全市社保檔案從傳統(tǒng)的“管理型”邁向“服務(wù)型”，有力保障了參保人員和參保單位的信息查詢、核對等。一是注重檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)館藏社保檔案資源信息，編制了社保檔案管理指南、全宗介紹、案卷目錄等檢索工具。將各類電子社保檔案信息錄入檔案目錄數(shù)據(jù)庫，推動社保檔案數(shù)字化建設(shè)。二是注重人性化體驗(yàn)。菏澤市社保檔案管理部門始終站在參保人、參保單位的角度思考問題、解決問題，優(yōu)化社保檔案查詢渠道，完善社保檔案自助查詢功能，牢固樹立服務(wù)意識，注重業(yè)務(wù)素能提升，努力為社保檔案查詢?nèi)藛T或單位提供最優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)體驗(yàn)[9]。三是注重檔案編研工作。菏澤市人社局十分重視社保等業(yè)務(wù)檔案編研工作，陸續(xù)匯編了大事記、檔案管理制度匯編、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格、全市勞動和社會保障分析等等。

3基層社保檔案規(guī)范化管理體會

通過菏澤市社保檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐來看，全市社保檔案規(guī)范化取得顯著成就。究其原因，主要把握住了：一是以制度建設(shè)為抓手。制度建設(shè)是一切檔案工作的基礎(chǔ)和保障，也是加強(qiáng)新形勢下社保檔案規(guī)范化管理的迫切需求。社保檔案部門緊密結(jié)合自身實(shí)際，在《檔案法》等基礎(chǔ)上，制定符合本地本行業(yè)實(shí)際需要的檔案管理制度，切實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范社保檔案管理行為，做到社保檔案管理工作有章可循、有法可依。二是以組織管理為依托。社保檔案管理依托于社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦，同樣也服務(wù)于社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦。涉及的部門、領(lǐng)域眾多，只有建立健全完善的社保檔案組織機(jī)構(gòu)，理順組織職責(zé)權(quán)限，并將社保檔案納入組織管理考核重要目標(biāo)體系，使社保檔案規(guī)范化管理擁有了強(qiáng)有力的組織保障[10]。三是以隊(duì)伍建設(shè)為基礎(chǔ)。一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是做好新時代社保檔案規(guī)范化管理的前提和基礎(chǔ)。從菏澤市社保檔案管理的現(xiàn)實(shí)來看，配備了一批業(yè)務(wù)素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)、服務(wù)意識濃的檔案管理隊(duì)伍，確保了全市社保檔案規(guī)范化管理有序有力推進(jìn)。四是以信息化管理為目標(biāo)。加強(qiáng)社保檔案電子化建設(shè)是社保工作發(fā)展的必然結(jié)果。社保部門積極探索電子檔案管理新路子、新方法，將業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)資料直接轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件，并錄入到專門管理系統(tǒng)，規(guī)范了管理，也方便查詢和利用，進(jìn)一步提升了社保檔案社會利用價值。

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作者簡介：安慧娟（1973.4—），大學(xué)學(xué)歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員，主要從事檔案管理研究。