[ 作者簡介 ]

郝兵，男，山東臨清人，臨清市人力資源和社會保障局，科員，本科，研究方向：企業(yè)職工檔案管理。

[ 摘要 ]

做好企業(yè)職工檔案管理工作，是滿足企業(yè)職工切身利益的的必然要求，是實現(xiàn)全面建設小康社會奮斗目標的必然要求。檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。職工檔案作為職工工作的歷史記錄，在維護職工合法權益方面發(fā)揮著重要作用。它們是可以從法律角度確定的法律文件。職工檔案是企業(yè)各部門根據(jù)工作實際情況形成的客觀資料。它們是最原始的記錄，反映了職工的工作狀況和工作成績。檔案中的一些材料是由職工本人提供和簽署的，并已得到有關組織和檔案管理部門的確認，具體可信度很高。

[ 關鍵詞 ]

職工檔案;存在問題;應對措施

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.014

近年來部分企業(yè)員工的檔案保存管理工作問題凸顯，影響了企業(yè)員工退休的客觀公正性，損害了企業(yè)員工一切權益。因此本文主要從嚴格要求企業(yè)歸檔保存的標準、全面嚴格建立存檔管理工作制度、企業(yè)存檔移交程序健全完善、嚴肅處理企業(yè)違紀違法行為、從切實加強企業(yè)員工檔案的規(guī)范化管理工作等五個方面進行闡述，進一步完善企業(yè)員工檔案保存管理工作。做好企業(yè)員工檔案保存管理工作是維護企業(yè)員工根本利益的必然性需要。我們要義無反顧地肩負歷史任務，清醒地承擔好肩上擔負的責任，既要科學、規(guī)范、安全地管理好員工檔案，又要為公司和員工創(chuàng)造及時有效的公共服務條件。[1]

1 ? ?企業(yè)職工檔案管理工作中存在的問題

1.1 ?檔案管理人員工作能力不強，制度建設投入不足

現(xiàn)階段檔案管理人員還存在工作能力弱、素質(zhì)低的問題，不能很好地滿足大數(shù)據(jù)發(fā)展下企業(yè)職工檔案管理的需求。因此，數(shù)據(jù)化發(fā)展對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。同時，為了應對大數(shù)據(jù)的發(fā)展給企業(yè)職工檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理系統(tǒng)不可避免地需要升級和發(fā)展。如何合理地建設和投入系統(tǒng)是一個重大問題，是當前發(fā)展階段需要解決的方向。

1.2 ?一些小企業(yè)沒有專門的檔案管理部門

一些小企業(yè)不太重視在經(jīng)營過程中形成文件的保存，甚至認為文件是可有可無的。一方面，這是管理者管理思想薄弱、管理觀念松懈所致。另一方面，這些小企業(yè)信息化程度低、規(guī)模小、資金有限、設備不完善。小企業(yè)管理投入有限，無法進行現(xiàn)代化管理，只能通過“手寫+電腦”進行管理。但是，在信息技術高度發(fā)達的今天，僅靠人工來進行文件資源管理是非常困難的。小企業(yè)專業(yè)管理部門少，難以滿足檔案保存和整理的要求。

1.3 ?檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足行業(yè)需求

在新形勢下的企業(yè)，由于檔案管理工作中沒有能系統(tǒng)地掌握企業(yè)職工檔案管理技術的復合型人員，使一些較先進的管理技術已無法在企業(yè)職工檔案保存中發(fā)揮重要作用。文件管理創(chuàng)新要求檔案管理人員掌握專業(yè)知識。但現(xiàn)代管理信息技術的廣泛運用以及電子檔案的問世，檔案管理的形式更加多樣化，如紙質(zhì)文件，電子表格等新的文件載體格式。隨著檔案與人們之間的關系越來越緊密，檔案的公共服務制度越來越受到人們的關注。這對檔案管理員提出了更高的要求。[2]

2 ? ?對于企業(yè)職工檔案管理的思考

2.1 ?依法治檔，加強對企業(yè)職工檔案的監(jiān)督管理力度

各地的檔案行政主管部門都要突出抓好對企業(yè)職工依法治檔工作的嚴肅性和規(guī)范性，力求企業(yè)在檔案行政法制建設上有新的發(fā)展。各地檔案主管部門必須要行使行政執(zhí)法能力，提前參與企業(yè)職工檔案的標準化管理工作進程，健全企業(yè)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督制度，進一步推進政府執(zhí)法檢查治檔工作水平。要加強對企業(yè)檔案政策法規(guī)的宣傳教育，著力增強全社會尤其是各類企業(yè)領導層的檔案法律意識。在企業(yè)職工建檔問題上，各地歸檔主管部門必須要根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，嚴格執(zhí)行技術標準，從嚴執(zhí)行，從嚴監(jiān)管。

2.2 ?建設與社會主義市場經(jīng)濟蓬勃發(fā)展相適應的現(xiàn)代職工管理制度

科學的管理工作方法應滿足中小企業(yè)發(fā)展和勞動力市場發(fā)展要求，企業(yè)職工檔案從現(xiàn)在的多級分流管理工作要逐漸轉變?yōu)橐惑w化管理工作。[3]企業(yè)將嚴格按照《檔案法》的各項規(guī)定，完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，認真負責的幫助職工記錄、整理、保存好歸檔材料，并定期監(jiān)督檢查、復查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整頓，以確保職工檔案資料的全面、完備與真實性。要強化對企業(yè)職工檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)培訓，當?shù)貦n案主管部門要定期組織舉辦學習培訓，認真做好企業(yè)職工檔案工作人員職業(yè)道德教育和愛崗敬業(yè)培訓，使企業(yè)職工檔案工作人員在落實政策、規(guī)范運作上更加符合社會實際要求，從而全面提高企業(yè)職工檔案管理技術水平。

2.3 ?切實提高企業(yè)職工檔案管理水平

目前，相關專業(yè)人才嚴重短缺，尤其是檔案管理部門。要切實加強檔案政策宣傳力度，逐漸增強企業(yè)領導層對職工檔案管理工作的重視。要充分運用報刊、網(wǎng)絡等媒介形式，加大有關檔案保管工作實踐方面的法律法規(guī)條文的傳播實施力度，加強企業(yè)領導層忽視職工檔案保管工作的思維方式。通過針對依法實施的職工檔案保管工作先進執(zhí)行個案的推廣，逐漸促使企業(yè)管理人員認識實施企業(yè)職工檔案保管工作的重大價值，逐漸提高企業(yè)職工檔案保管工作的領導水平。通過對不同的輿論環(huán)境和教育方式的綜合應用，切實推動企業(yè)職工更加真實而科學的了解開展企業(yè)職工檔案保管工作的重要性、任務和意義，為企業(yè)職工檔案保管事業(yè)的健康有序開展，提供良好的管理實務條件和環(huán)境。面對當前的大數(shù)據(jù)時代，加強檔案工作者的安全意識，提升其管理基礎顯得尤為必要。強化安全管理技術，要進一步提高檔案管理團隊的素質(zhì)。

2.4 ?切實規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作的實施體系

在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部檔案管理改革的實踐過程中，要根據(jù)目前企業(yè)職工檔案管理工作實施的情況，對規(guī)章制度進行有針對性調(diào)整，從而切實規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作的實施體系，真正使現(xiàn)代企業(yè)職工內(nèi)部檔案保存管理工作具備較為完善的制度標準化、合規(guī)性和科學化等特征。企業(yè)職工檔案管理工作必須切實確保其及時性和準確性，同時在針對企業(yè)原始檔案信息進行整合操作的業(yè)務流程中必須確?？茖W化和嚴謹性，并嚴格對檔案信息的借閱與調(diào)取進行詳細記錄，以切實確保企業(yè)檔案所負載信息內(nèi)容的保密性吧，推動企業(yè)職工檔案管理工作實踐效能有效提高。

2.5 ?實現(xiàn)企業(yè)職工檔案的網(wǎng)上查詢

要實現(xiàn)職工歸檔制度信息化，必須建設職工檔案信息庫，逐步構建以身份證號碼、年齡段、職務等為重要字段的個人信息數(shù)據(jù)庫檢索體系，與中國傳統(tǒng)企業(yè)職工檔案信息化制度相配套，逐步形成職工的個人檔案管理和就業(yè)、社會保障等信息銜接的系統(tǒng)化管理制度。要利用現(xiàn)代管理設備和先進管理手段，使企業(yè)職工檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)上查詢。發(fā)揮人力資源社會保障局部門的公共服務職能，進一步提高工作效率，使檔案管理更加科學規(guī)范化，為企業(yè)職工本職工作或再就業(yè)提供合理依據(jù)，以促進社會和諧和經(jīng)濟穩(wěn)定。[4]

2.6 ?強化監(jiān)督，協(xié)助做好企業(yè)職工檔案管理

各級檔案行政管理機關負責對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的歸檔工作監(jiān)督、管理與指導，也要受理已破產(chǎn)關閉企業(yè)整理歸類后的歸檔。各級人力資源社會保障行政部門也要做好有關企業(yè)職工檔案管理工作，并著重做好勞動關系、社會保障等各項工作的管理指導。各企業(yè)的主管部門應當認真按照相關規(guī)定，做好對所管轄企業(yè)職工檔案管理工作的指導并主動協(xié)調(diào)，認真搞好企業(yè)歸檔保管的各項管理工作。目前，我國有關檔案信息安全的法律法規(guī)還不完善，利用檔案侵權的法律空間更大，這大大增加了企業(yè)或其他單位檔案管理的難度，非常不利于檔案管理的整體發(fā)展。由于檔案管理是信息化的，在建立檔案信息安全體系時，應更傾向于計算機和網(wǎng)絡檔案管理。建立健全強制性法律法規(guī)和權威的檔案信息安全體系，對意圖竊取或刪除他人記錄的行為，起到有效的震懾作用。貫徹落實《檔案法》，加強檔案管理法治化工作，可以增強檔案工作的安全性。具體來說，我們從以下幾個方面繼續(xù)完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度。首先，從現(xiàn)有的法律法規(guī)來看，需要進一步完善檔案信息保護制度。只有在法律層面加強檔案信息管理，才能真正實現(xiàn)檔案管理的過程。其次，要不斷完善檔案信息安全技術標準和業(yè)務指南，指導工作人員解決信息化工作過程中遇到的問題，進一步提高檔案管理人員的工作效率。

企業(yè)職工檔案管理者也應當認真學習國家檔案管理規(guī)章制度，并積極主動參與到國家檔案行政管理機關的培訓，以努力提高企業(yè)職工檔案管理工作質(zhì)量。

2.7 ?進一步提高中小企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學研究、現(xiàn)代化程度

各中小企業(yè)要充分運用當前的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，盡快建設好中小企業(yè)職工檔案現(xiàn)代化管理體系，并逐步與社會保險、人才管理信息等服務平臺實現(xiàn)有效銜接，采用先進科學的管理模式，為員工提供便捷的信息服務，切實維護好員工的合法權益，更好發(fā)揮人力資源社會保障行政部門檔案行政管理機關的服務作用，進而提升中小企業(yè)工作效率。今后，相關部門還應專門出臺企業(yè)職工檔案的歸檔范圍、保管時限要求和歸檔整理工作標準，為建立全國企業(yè)職工檔案信息庫提供操作規(guī)范。

2.8 ?重視對檔案的運用，以充分發(fā)揮檔案的實際效用

發(fā)揮職工檔案的服務社會功能，是體現(xiàn)以人為本教育宗旨、推動人的全方位健康發(fā)展的主要內(nèi)涵。在社會主義市場經(jīng)濟體制下，人員的流轉也越來越頻繁，勞務市場也已逐步形成，原工作崗位與人員檔案之間的相互依附聯(lián)系也越來越減弱，原人員檔案所起到的只是必要的參照依據(jù)的憑證功能，而開始著重于社區(qū)生活服務功能。做好對職工檔案的管理工作，做到對檔案的管理標準化，最后目的就是為最好地利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，為職工提供最優(yōu)質(zhì)服務。

2.9 ?切實加強破產(chǎn)企業(yè)職工檔案規(guī)范化管理工作

各公司、企業(yè)破產(chǎn)清算組和勞動保障代理組織要為企業(yè)管理檔案工作提供必要的物質(zhì)條件和經(jīng)費保證;要選擇思想品德好、工作責任感強、具有相應業(yè)務素質(zhì)的工作人員，負責企業(yè)檔案保管工作，要逐步健全檔案管理工作的保密制度。企業(yè)職工檔案要按時立卷歸檔，整理規(guī)范，集中管理。破產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資料，可以按縣（市）、區(qū)政府或公司主管部門為單位集中存放，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全、真實。嚴格檔案數(shù)據(jù)的借閱管理制度，企業(yè)失業(yè)員工在辦理離退休手續(xù)時必須提交原始資料，原單位或公司破產(chǎn)清算組工作不能拖延，也必須按時提交;對由于檔案資料不齊全、填寫不標準、涂改了檔案信息等因素，導致失業(yè)員工無法辦好提前退休手續(xù)的，以原公司領導及破產(chǎn)清算組主要責任人為第一責任人，主動進行人民群眾來信來訪維穩(wěn)和善后工作。

3 ? ?結語

規(guī)范企業(yè)職工檔案是一個很漫長的過程，在某個短期或許并不會看到明顯的成效，不過從整個企業(yè)的長期發(fā)展趨勢考慮，它對整個企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃管理工作及其未來發(fā)展趨勢都將產(chǎn)生很重要的影響。所以不管對外力量或是對內(nèi)整理資源，規(guī)范職工檔案管理工作都需要有一種雙向的制約效果，即既要制約企業(yè)領導層，也要制約基層的普通職工，上下一致才能堅持規(guī)范管理嚴肅性，體現(xiàn)企業(yè)規(guī)章制度的嚴肅性，從而減少了無謂的問題生成。同時，管理方式也不要太過于死板，有變化有規(guī)范，通過企業(yè)整體的反饋情況對按照預先規(guī)定實施的管理方式做出了有效的調(diào)整，順應企業(yè)自身的企業(yè)文化，而不能生搬硬套。這樣，一個規(guī)范化的員工檔案管理體系的形成，可以有利于公司內(nèi)部人員管理工作，有利于企業(yè)創(chuàng)造出更加優(yōu)異的發(fā)展業(yè)績。

參考文獻

[1] 劉仁江.檔案管理的安全保密及信息化管理措施分析[J].青年時代，2016（23）：252.

[2] 李金玲.加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[J].城建檔案，2017（11）：66-67.

[3]喻袁崛，袁玥.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代建筑裝飾藝術數(shù)字化檔案資源的網(wǎng)絡安全問題[J].中國包裝，2018，38（1）：31-33.

[4]項連平.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代綜合檔案管理的未來發(fā)展方向探究[J].城建檔案，2018，38（3）：57-58.