秦貞鳳

引 言

公路事業(yè)對于我國的基礎(chǔ)建設(shè)事業(yè)有著至關(guān)重要的影響，為此實踐中針對公路事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步的探討、研究熱度越來越高，形成了許多有利于服務(wù)公路事業(yè)高效發(fā)展的成果。電子檔案管理屬于當(dāng)前公路事業(yè)檔案管理的一種常見形式，針對電子檔案管理體系進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化，屬于公路事業(yè)高效發(fā)展必須要做的。公路系統(tǒng)檔案管理水平影響著社會的方方面面，需要重視電子檔案管理水平與時代發(fā)展水平之間的適應(yīng)性，以便于有效提高公路事業(yè)發(fā)展的整體效率，使得公路系統(tǒng)可以創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)價值。

公路系統(tǒng)電子檔案管理存在的問題

電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平較低

公路事業(yè)的發(fā)展對檔案管理系統(tǒng)具有一定的依賴性，不過目前公路系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平較低，一些單位的檔案管理甚至尚未=采用電子形式，對具體工作造成了消極的影響。很多已經(jīng)應(yīng)用了電子檔案管理系統(tǒng)的單位，則由于不及時升級管理系統(tǒng)或者管理軟件，電子檔案管理的整體效率也比較低。最常見的情況是，雖開始應(yīng)用電子檔案管理但僅僅依靠電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，無法有效地整合電子檔案內(nèi)容。掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等屬于大部分公路系統(tǒng)單位十分缺乏的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，這些硬軟件設(shè)備如果長期缺乏，增加了電子檔案管理人員的工作難度，限制了電子檔案管理工作的開展。

檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低

進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代之后，很多公路系統(tǒng)的單位都開始應(yīng)用電子檔案管理軟件系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員的綜合素養(yǎng)不夠，導(dǎo)致電子檔案管理工作水平并未達(dá)到預(yù)期。很多單位的檔案管理人員不僅專業(yè)知識沒有跟上時代發(fā)展的步伐，其計算機(jī)水平以及軟件應(yīng)用水平也沒有提升，無法完成電子檔案管理工作。目前很多單位的檔案管理人員都屬于年紀(jì)偏大，且并未接受組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與方法的員工，對于電子檔案管理工作的重視程度也不高，增加了公路系統(tǒng)單位的用人負(fù)擔(dān)。此外從公路系統(tǒng)的基本情況來，很多單位針對檔案管理人員的招聘頻率較低，使得檔案管理人員缺乏競爭意識，對于電子檔案管理的相關(guān)技術(shù)與知識的學(xué)習(xí)積極性較差。

電子檔案管理存在安全隱患

電子檔案管理盡管與傳統(tǒng)的檔案管理手段相比具有高效性，也能夠節(jié)約物理空間，安全水平也明顯提高，但是不得不承認(rèn)的是電子檔案管理同樣面臨著一系列的安全隱患。一些單位對于電子檔案管理的軟件、系統(tǒng)升級不及時，以至于存在大量的安全漏洞，檔案信息容易被泄露、盜取，并被不法分子利用的情況。此外電子檔案的信息容易被有意或無意的更改，丟失數(shù)據(jù)的幾率仍然比較大。再加上電子檔案的存儲介質(zhì)可能被破壞，所以電子檔案管理工作的難度不比傳統(tǒng)檔案管理手段小。很多檔案管理人員的技術(shù)不嫻熟，專業(yè)知識不扎實，在管理電子檔案的時候容易操作失誤，增加了檔案的安全風(fēng)險。

電子檔案管理軟件水平較低

電子檔案管理水平的高低與電子檔案管理軟件之間存在著緊密聯(lián)系，如果電子檔案管理軟件的開發(fā)水平?jīng)]有達(dá)到電子檔案管理的需求，則會導(dǎo)致電子檔案管理工作低效開展，會限制公路事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。很多公路系統(tǒng)單位的電子檔案管理軟件都是0A辦公系統(tǒng)，這種系統(tǒng)存在很多的滯后性，辦公軟件無法適應(yīng)檔案管理的基本需求，甚至無法與檔案管理系統(tǒng)之間建立起鏈接，文件共享無法完成，則不利于電子檔案的高效利用，同樣會影響到公路事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。此外很多單位對于檔案管理系統(tǒng)的重視程度不夠，長期沿用低效的管理系統(tǒng)，不注重軟件系統(tǒng)的升級，無法完成遠(yuǎn)程登錄等任務(wù)，在大數(shù)據(jù)時代下這種電子檔案管理系統(tǒng)顯然會加重公路事業(yè)的管理負(fù)擔(dān)。

電子檔案管理制度缺乏科學(xué)性

公路事業(yè)的高效發(fā)展需要建立在很多的基礎(chǔ)條件之上，目前公路事業(yè)尚未達(dá)到高效發(fā)展的目標(biāo)，與公路系統(tǒng)內(nèi)部很多單位的電子檔案管理制度缺乏科學(xué)性有關(guān)。電子檔案管理還處于不斷地發(fā)展和進(jìn)步的狀態(tài)中，相應(yīng)的管理制度確實存在大量的不足，以至于很多檔案管理工作缺少依據(jù)，一旦出現(xiàn)了問題無法落實到責(zé)任人，檔案管理工作的整體操作性較差，整個單位內(nèi)部的科學(xué)管理氛圍沒有形成，檔案管理工作的不足之處越來越明顯。電子檔案管理制度缺乏科學(xué)性表現(xiàn)在多個方面，比如針對電子檔案管理人員的管理缺乏科學(xué)性，針對電子檔案管理軟件的升級與優(yōu)化缺乏明確性，這些都一定程度上限制了公路事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展壯大。

創(chuàng)新電子檔案管理服務(wù)公路事業(yè)高效發(fā)展的策略

完善電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

公路事業(yè)的高效發(fā)展需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施加以支撐，電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施作為重要的基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)當(dāng)盡快加以完善?？梢詮膶嶋H情況出發(fā)，明確電子檔案管理工作開展缺乏的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，從而逐一地加以完善、優(yōu)化。應(yīng)當(dāng)重視電子檔案的儲存管理，選擇最適合單位管理需求的儲存設(shè)備，確保電子檔案的硬軟件設(shè)備都能夠滿足電子檔案管理工作的基本需求。電子檔案管理的存儲設(shè)備除了要具備容量大的特點之外，還應(yīng)當(dāng)具備過硬的質(zhì)量，能夠在運行過程中保持順暢，故障發(fā)生的幾率較低，不會給電子檔案管理人員造成工作方面的麻煩。為了更進(jìn)一步地提高電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平，還需要配備與存儲硬件相匹配的備份硬件。

增強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

創(chuàng)新電子檔案管理對人才的要求非常高，單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，可以積極地組織檔案管理人員參加學(xué)習(xí)、培訓(xùn)活動，使得他們能夠不斷地提高檔案管理專業(yè)知識和技術(shù)，并且在單位內(nèi)形成良性的競爭氛圍。除此之外，在檔案管理人員的招聘方面也需要下功夫，選擇具有檔案管理專業(yè)背景的人才，并且要在正式到崗之前針對這些管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便于他們可以適應(yīng)單位的檔案管理需求。結(jié)合現(xiàn)有的情況來看，檔案管理人員的工作積極性較低，單位應(yīng)當(dāng)制定符合檔案管理工作現(xiàn)狀的激勵制度、獎懲制度等，使得工作人員可以看到自身面臨的職業(yè)困境，從而形成自我提升的意識，不斷地增強檔案管理水平。

解決電子檔案管理安全隱患

電子檔案管理的安全隱患必須要得到解決，而且要提前做好預(yù)防工作，最大程度地避免安全隱患。從實際情況出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展電子檔案管理工作的安全隱患排查工作，做好員工的安全培訓(xùn)，使得檔案管理人員科學(xué)應(yīng)用電子檔案管理軟件與系統(tǒng)，并及時地升級軟件和系統(tǒng)，通過科學(xué)的方案避免安全隱患。電子檔案應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的殺毒軟件、防火墻軟件等，做好電子檔案系統(tǒng)的安全隱患排查工作。

加快電子檔案管理軟件升級

電子檔案管理軟件的升級要從軟件的開發(fā)著手，投入足夠的人力、財力以及物理，使得軟件的綜合水平達(dá)到基本的預(yù)期。電子檔案檢索查詢系統(tǒng)要盡快構(gòu)建，從而達(dá)到電子檔案數(shù)據(jù)層次化處理的效果。針對系統(tǒng)軟件進(jìn)行權(quán)限等級設(shè)置，構(gòu)建安全防御環(huán)境，在有效識別了查詢者身份和權(quán)限的情況下方可以使用電子檔案。

構(gòu)建完善的電子檔案管理制度

電子檔案管理制度的完善需要從提高檔案信息搜集、整理、提取的一體化水平著手。在此基礎(chǔ)之上制定相應(yīng)的全過程監(jiān)控記錄制度，使得各個環(huán)節(jié)的工作都能夠被監(jiān)督，從而預(yù)防檔案被篡改、盜取。電子檔案管理制度的完善可以吸收檔案管理人員的意見，從而更好地優(yōu)化管理細(xì)節(jié)，降低管理過程中的各種違規(guī)行為。通過現(xiàn)有的電子檔案管理經(jīng)驗來構(gòu)建電子檔案管理制度，可以及時地規(guī)范電子檔案管理人員的行為。在電子檔案管理制度中融入具體的考核制度，以增強檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度。

結(jié)束語

綜上所述，創(chuàng)新電子檔案管理的目的是服務(wù)公路事業(yè)的高效發(fā)展目標(biāo)，為此需要從公路系統(tǒng)現(xiàn)有的檔案管理體系現(xiàn)狀出發(fā)，整理出需要創(chuàng)新發(fā)展的重點、難點，從而吸收先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)以及專業(yè)化的電子檔案管理人才，在完善的電子檔案管理制度的支撐下不斷地增強電子檔案管理的整體水平，使得電子檔案管理工作可以順利開展，有效避免各個環(huán)節(jié)的安全隱患，最大程度地降低電子檔案管理的安全風(fēng)險，使得公路事業(yè)的發(fā)展擁有更有利的條件。

（昌樂縣公路事業(yè)發(fā)展中心）

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