張翠萍

摘 要：當(dāng)雙創(chuàng)和雙向選擇已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的常態(tài)和根本方向，流動(dòng)人員人事檔案管理開始形成數(shù)量不斷增加、類型逐漸復(fù)雜的基本趨勢。做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作不僅是維護(hù)流動(dòng)人員合法權(quán)益的前提條件，也有助于優(yōu)化資源配置，挖掘人力資源潛在價(jià)值。但是實(shí)踐過程中個(gè)別地區(qū)仍然存在對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理重視不足的情況，以及存在局部和片面的問題，這些都會(huì)制約檔案管理工作的品質(zhì)和效率。因此，新時(shí)期優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理不僅需要強(qiáng)化制度供給，完善頂層設(shè)計(jì)，也需要加快構(gòu)建信息化管理體系，提高自動(dòng)化、智能化水平，還需要加強(qiáng)宣傳教育，構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化監(jiān)督反饋。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案;管理;問題;優(yōu)化措施

隨著“雙創(chuàng)”成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主基調(diào)，越來越多新興產(chǎn)業(yè)、行業(yè)開始加入愈發(fā)激烈的市場競爭。這些競爭行為不僅體現(xiàn)在對(duì)于生產(chǎn)資料、資金、資源的爭奪，也表現(xiàn)在各種傳統(tǒng)領(lǐng)域中人員分流與細(xì)化。應(yīng)當(dāng)說，隨著“雙創(chuàng)”的全面推進(jìn)，雙向選擇已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本趨勢。用腳投票的勞動(dòng)者不僅可以最大程度爭取到人才市場的主動(dòng)權(quán)，也造就了越來越多流動(dòng)人員大軍，成為活躍市場、繁榮經(jīng)濟(jì)的主力軍之一。不過，流動(dòng)人員大量出現(xiàn)也造成了一定程度的管理困難。例如流動(dòng)人員人事檔案管理不斷遭遇前所未有的新挑戰(zhàn)、新困難，迫切需要通過優(yōu)化創(chuàng)新突破各種管理瓶頸，以滿足日益緊迫的管理需求。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理基本趨勢

1.數(shù)量不斷增加

受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展區(qū)域差異化明顯因素影響，國內(nèi)許多地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案管理都出現(xiàn)數(shù)量不斷增加的基本發(fā)展趨勢。對(duì)經(jīng)濟(jì)相對(duì)發(fā)達(dá)的沿海及東部、南部地區(qū)來說，各種產(chǎn)業(yè)與行業(yè)的發(fā)展壯大都需要足夠數(shù)量的勞動(dòng)者才能滿足客觀要求。因此，這些地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案管理主要針對(duì)的是流入人口的各種檔案資料與數(shù)據(jù)。相反，對(duì)經(jīng)濟(jì)相對(duì)欠發(fā)達(dá)或不發(fā)達(dá)地區(qū)而言，勞動(dòng)力流出是基本趨勢，這些地方的流動(dòng)人員人事檔案管理則主要處理流出人口的檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)分析。

因此，盡管存在流入和流出的顯著差別，但各地流動(dòng)人員人事檔案管理總體上都存在數(shù)量不斷增加的根本趨勢。這也是雙創(chuàng)社會(huì)背景下雙向選擇的用工模式必然出現(xiàn)的特征與規(guī)律。

2.類型逐漸復(fù)雜

不僅是數(shù)量上發(fā)生著顯著變化，從檔案類型方面看，隨著流動(dòng)人員數(shù)量增加，人事檔案管理也出現(xiàn)類型逐漸復(fù)雜的基本趨勢。

一方面，經(jīng)濟(jì)發(fā)展地區(qū)間不均衡及各種新興產(chǎn)業(yè)和行業(yè)的蓬勃興起開始吸引越來越多年齡段、學(xué)歷層的多元化人員。除了相對(duì)初級(jí)的產(chǎn)業(yè)工人或企業(yè)員工，中級(jí)技術(shù)人員、中層管理人員、高級(jí)工程師、高層管理人員等也逐漸加入流動(dòng)人員隊(duì)伍中。不僅如此，傳統(tǒng)模式下單次、單向流動(dòng)也開始向多次、多向流動(dòng)轉(zhuǎn)變。這些都進(jìn)一步增加了流動(dòng)人員人事檔案管理類型的復(fù)雜性。

另一方面，隨著越來越多不同層次人才成為流動(dòng)人員的組成部分，這些流動(dòng)人員人事檔案中除了各種基礎(chǔ)信息、基本數(shù)據(jù)，還包括各種表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等逐漸成為人事檔案記錄的重要內(nèi)容和重點(diǎn)信息。加之這些復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)通常并不集中在同一時(shí)間段，而是分散發(fā)生在不同時(shí)期、不同年代，這些都會(huì)給流動(dòng)人員人事檔案管理提出越來越多新要求。這也是新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的諸多新問題之一。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理重要意義

1.維護(hù)流動(dòng)人員合法權(quán)益的前提條件

做好人事檔案管理工作最直接、最突出的意義當(dāng)屬提供真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息保障，從而為切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益提供扎實(shí)的檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同理，流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要意義也在于其是維護(hù)流動(dòng)人員合法權(quán)益的前提條件。

比如最基本的社會(huì)保險(xiǎn)。包括購買社保與發(fā)放社保在內(nèi)的各種社會(huì)保險(xiǎn)與保障工作都需要基于檔案信息的基本數(shù)據(jù)。勞動(dòng)者不同階段工作的起止時(shí)間是繳納社保的直接依據(jù);社會(huì)保障中心也需要通過檔案記載的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)驗(yàn)證等。

又如，流動(dòng)人員可以依據(jù)人事檔案記錄的各種表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)向用人單位爭取更好的福利待遇與薪酬績效等。如果是剛剛進(jìn)入社會(huì)的大學(xué)畢業(yè)生則可以通過檔案中記載的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷爭取更好的社會(huì)職位、開拓更加光明的職業(yè)前景等?？梢?，真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息不僅是對(duì)流動(dòng)人員工作、勞動(dòng)的簡單記載，更可能決定著勞動(dòng)者的前途命運(yùn)，或者是用人單位選賢任能的重要參考。提高流動(dòng)人員人事檔案管理工作的品質(zhì)和效率不僅是對(duì)個(gè)人合法權(quán)益的維護(hù)，也會(huì)在整體層面影響社會(huì)經(jīng)濟(jì)大局的健康發(fā)展。

2.優(yōu)化資源配置，挖掘人力資源潛在價(jià)值

中國古人有“千里馬易得而伯樂不常有”的感嘆，意指發(fā)現(xiàn)和挖掘人才的智者難得。現(xiàn)代社會(huì)更加不能指望奇人異士的識(shí)才慧眼，而是要通過客觀理性的分析判斷營造人盡其才的良好環(huán)境。這其中，檔案就成為優(yōu)化資源配置，挖掘人力資源潛在價(jià)值的重要一環(huán)。

尤其是對(duì)大量流動(dòng)人員來說，卓有成效的人事檔案管理工作往往是讓金子發(fā)光的先手棋。系統(tǒng)且規(guī)范的人事檔案管理不僅有助于搜尋到用人單位迫切需要的潛在目標(biāo)，而且有利于優(yōu)秀人才及時(shí)、迅速得到使用，幫助更多流動(dòng)人員激發(fā)潛能，在更加理想的工作崗位上發(fā)揮出乎意料的巨大價(jià)值和作用。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

1.重視程度有所不足

盡管雙創(chuàng)背景和雙向選擇構(gòu)成了新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境，然而并非所有領(lǐng)域、所有人都已深刻意識(shí)到流動(dòng)人員對(duì)于社會(huì)生產(chǎn)、生活產(chǎn)生的決定性影響力。這種思想層面的局限性體現(xiàn)在人事檔案管理環(huán)節(jié)，就是至今仍有個(gè)別機(jī)構(gòu)、成員對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理存在重視程度不足的問題。

一方面是直接負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)、部門等組織仍然習(xí)慣于常規(guī)用工模式下的人事檔案管理，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案的變化、調(diào)整缺乏積極性、主動(dòng)性，管理工作存在程度不同的滯后性、隨意性。這些缺乏關(guān)注度的管理實(shí)踐必然存在人為疏忽造成的各種缺失、錯(cuò)漏乃至遺失等現(xiàn)象。而人事檔案管理不到位產(chǎn)生的不良后果通常直接關(guān)系到流動(dòng)人員和用人單位雙方，很大程度上制約了流動(dòng)人員與用人單位之間的密切交流，導(dǎo)致信息流通不暢、招聘求職遇阻等問題。

另一方面則是流動(dòng)人員自身對(duì)于人事檔案重視不足。這個(gè)問題在不少大學(xué)畢業(yè)生中表現(xiàn)得尤其明顯。這些大學(xué)生對(duì)于人事檔案管理缺乏基本常識(shí)，在校期間基本不會(huì)主動(dòng)查詢?nèi)耸聶n案提檔或調(diào)檔的步驟流程。即使畢業(yè)進(jìn)入社會(huì)工作崗位也很難意識(shí)到檔案提調(diào)的重要性。除非涉及報(bào)考公職等特殊事項(xiàng)，這些大學(xué)生對(duì)于人事檔案相關(guān)事宜往往得過且過、大而化之。加之部分大學(xué)生畢業(yè)后頻繁更換工作，在不停求職跳槽過程中也漸漸遺忘人事檔案的去留問題。因此，不少地區(qū)人才中心經(jīng)常遭遇棄檔現(xiàn)象。這也給地區(qū)人才中心做好流動(dòng)人員人事檔案管理造成了大量人為障礙，成為制約檔案管理工作品質(zhì)的重要原因之一。

更加不利的是，即使在流動(dòng)人員已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的組成部分的當(dāng)下，社會(huì)各界也依然未能形成高度重視流動(dòng)人員人事檔案管理的整體氛圍。許多基層群眾對(duì)于人事檔案的認(rèn)知和理解依然停留在事不關(guān)己的原始狀態(tài)，認(rèn)為人事檔案管理就是檔案部門的事，與大多數(shù)普通人關(guān)系不大。更有不少企業(yè)員工自始至終不曾關(guān)心和關(guān)注到人事檔案管理工作，更不會(huì)主動(dòng)提供協(xié)助或合作。面對(duì)社會(huì)上越來越多流動(dòng)人員人事檔案管理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范化的情況，一些基層人員漠不關(guān)心。顯然，當(dāng)社會(huì)上大多數(shù)成員對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理尚未形成整體重視的良好氛圍前，流動(dòng)人員人事檔案管理很難從根本上形成系統(tǒng)性和規(guī)范化的原動(dòng)力。而這恰恰是當(dāng)今社會(huì)流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)各種弊端與缺陷的深層原因所在。

2.局部化、片面化較突出

正是由于在思想觀念上缺乏應(yīng)有的關(guān)注與重視，部分地區(qū)針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理就出現(xiàn)較為突出的局部性和片面化問題。比如部分地區(qū)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的記載極其簡單，通常只有最基礎(chǔ)的情況記錄，而流動(dòng)人員在數(shù)次流動(dòng)過程中接受的再教育、表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容則殘缺不全或完全沒有。而另有一些地區(qū)的情況則正好相反。這些地方對(duì)于流動(dòng)人員的人事檔案管理只側(cè)重在表彰、獎(jiǎng)勵(lì)或少數(shù)突出貢獻(xiàn)、重大事件等，而相對(duì)基礎(chǔ)的履歷信息則有所缺失。又如，部分地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案管理的更新存在較為嚴(yán)重的滯后性，往往是流動(dòng)人員已經(jīng)變動(dòng)了數(shù)次工作后，人事檔案才僅僅記載了第一次人員流動(dòng)的數(shù)據(jù)與信息。過于滯后的更新調(diào)整不僅是檔案信息層面的數(shù)據(jù)陳舊、失真失實(shí)，而且會(huì)直接影響到流動(dòng)人員求職就業(yè)的現(xiàn)實(shí)前景。尤其對(duì)于一些中高端人才而言，人事檔案上顯示的信息或會(huì)決定用人單位首次篩選入圍的可能性。倘若各種資料更新速度過于緩慢，這些中高端人才極有可能與求才若渴的用人單位失之交臂。

四、流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化措施

1.強(qiáng)化制度供給，完善頂層設(shè)計(jì)

作為實(shí)現(xiàn)民族振興、贏得國際競爭主動(dòng)的戰(zhàn)略資源，人才的發(fā)現(xiàn)、挖掘及使用不僅需要識(shí)才慧眼和愛才誠意，更不能缺少聚才良方。而要提高人才政策的有效性，其中一項(xiàng)主要措施就是提高人事檔案管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范化。但確保管理工作系統(tǒng)和規(guī)范則是管理規(guī)程與制度。因此，流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化首先需要的就是強(qiáng)化制度供給，完善頂層設(shè)計(jì)。

比如針對(duì)管理局部性與片面化問題，要制定全面細(xì)分、精細(xì)且標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。即，涉及流動(dòng)人員人事檔案的規(guī)章制度需要分門別類，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際劃分為直觀、準(zhǔn)確、全覆蓋的管理系統(tǒng)。同時(shí)，要結(jié)合流動(dòng)人員所在行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的形式、類別、內(nèi)容等要素出臺(tái)規(guī)范統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求，確保檔案生成的源頭不留空白或盲區(qū)。又如，針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案更新速度慢、滯后問題突出的情況，要在管理規(guī)則中強(qiáng)化時(shí)限性、動(dòng)態(tài)性。即，要規(guī)定更新信息的最終時(shí)限，通過制度的剛性約束從根本上解決人事檔案更新落后于流動(dòng)人員現(xiàn)實(shí)流動(dòng)速度的問題。強(qiáng)化制度供給，完善頂層設(shè)計(jì)不僅是從管理規(guī)則的高度完善流動(dòng)人員人事檔案管理的框架結(jié)構(gòu)，也是為了在整體性、全局性層面營造更加健全、良好的管理業(yè)態(tài)。

同時(shí)，規(guī)章制度的強(qiáng)制性、嚴(yán)肅性也有助于改變長期以來存在于部分人思想上的偏見或誤解，通過管理制度層面的精耕細(xì)作教育引導(dǎo)更多普通人意識(shí)到流動(dòng)人員人事檔案管理的重大價(jià)值與意義。

2.加快構(gòu)建信息化管理體系，提高自動(dòng)化、智能化水平

從客觀角度看，部分地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)各種問題也有技術(shù)落后的限制因素。很長時(shí)間以來，人事檔案管理沿襲的往往是完全人工管理的傳統(tǒng)模式。在檔案數(shù)量相對(duì)有限的狀態(tài)下，完全人工狀態(tài)或可勉強(qiáng)完成既定工作內(nèi)容。然而，隨著流動(dòng)人員數(shù)量快速增加、檔案類型愈發(fā)復(fù)雜多樣，原有的人工管理顯然無法繼續(xù)勝任這種日益繁重的工作。于是，僅有的檔案管理人員不得不耗費(fèi)大量時(shí)間精力用于最基本、基礎(chǔ)的管理工作，而很難繼續(xù)提升或改進(jìn)。這就造成越來越多流動(dòng)人員人事檔案管理停留在相對(duì)單一、落后的管理層面。

因此，信息時(shí)代背景下，加快構(gòu)建信息化管理體系，提高自動(dòng)化、智能化水平，基于技術(shù)支持將在更大程度上突破完全人工管理的各種瓶頸與掣肘。比如，通過構(gòu)建人事檔案管理信息化平臺(tái)，流動(dòng)人員人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)收集、整理、分類、更新。特別是在疊加諸如掃描成像等電子技術(shù)后，流動(dòng)人員在流動(dòng)過程中接受再教育、獲得獎(jiǎng)勵(lì)、表彰等信息將實(shí)時(shí)上傳到管理中心。由于采用掃描成像避免了人為涂改或矯飾，這種最客觀的數(shù)據(jù)來源將在最大程度上保障人事檔案管理的真實(shí)性與可靠性。

又如，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)有助于檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄流動(dòng)人員每次流動(dòng)、變更的時(shí)間，以時(shí)間軸的形式不斷完善人事檔案數(shù)據(jù)信息。這將能在更大程度上避免流動(dòng)人員人事檔案空檔問題的出現(xiàn)。這種覆蓋流動(dòng)人員流動(dòng)全程的人事檔案更加有助于用人單位全面考察、衡量目標(biāo)人才的真實(shí)背景和發(fā)展路徑，也能在更大程度上突出人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。

3.加強(qiáng)宣傳教育，構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化監(jiān)督反饋

考慮到多年來全社會(huì)對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足的問題，夯實(shí)社會(huì)基礎(chǔ)、提高認(rèn)識(shí)水平、統(tǒng)一思想觀念對(duì)于優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理甚為重要。因此，加強(qiáng)宣傳教育，構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化監(jiān)督反饋不容忽視。比如在用人單位、人才中心、街道社區(qū)等各類機(jī)構(gòu)組織與公眾聚集地區(qū)中開展常態(tài)化的宣傳活動(dòng)，利用包括黑板報(bào)、展板、宣傳欄在內(nèi)的線下形式與手機(jī)報(bào)、微信群等線上方式廣泛宣傳人事檔案管理的重要性與緊迫性。同時(shí)，要與黨政工團(tuán)群在內(nèi)的各級(jí)各類組織、機(jī)構(gòu)、單位等緊密合作，利用各種可用的渠道直接或間接開展檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)普及活動(dòng)。再如，各地檔案管理中心要主動(dòng)承擔(dān)起監(jiān)督職責(zé)，自覺牽頭組織開展定期考核與審查。尤其需要專門針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)行分類監(jiān)督、專項(xiàng)檢查等。

結(jié)束語

相較于企業(yè)正式員工更加系統(tǒng)和規(guī)范的檔案管理，流動(dòng)人員人事檔案管理顯然存在更多不確定性和不穩(wěn)定性。這也是流動(dòng)人員人事檔案管理歷來屬于管理難點(diǎn)和堵點(diǎn)的重要原因。特別是在各種新興產(chǎn)業(yè)快速崛起的大環(huán)境下，雙向選擇的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)決定了流動(dòng)人員數(shù)量必然經(jīng)歷由少到多的顯著變化。這也給新時(shí)期人事檔案管理提出了更多新要求。針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理逐漸出現(xiàn)片面和局部的問題，優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理不僅需要考慮技術(shù)層面的改良，更要全面轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理思想。一方面，檔案管理單位需要充分認(rèn)識(shí)到流動(dòng)人員數(shù)量增加和類型復(fù)雜將是未來很長時(shí)期內(nèi)的基本發(fā)展態(tài)勢，因此針對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理必須盡快形成長效機(jī)制，使長期管理具有高度的系統(tǒng)性和規(guī)范化。另一方面，要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)減輕人工管理的沉重負(fù)擔(dān)，基于技術(shù)的先進(jìn)性提高管理的可靠性。即，要盡快完善信息化管理平臺(tái)建設(shè)，并充分利用包括大數(shù)據(jù)和云計(jì)算在內(nèi)的各種前沿技術(shù)大幅度提高流動(dòng)人員人事檔案管理的自動(dòng)化與智能化水平。這不僅是新時(shí)期解決流動(dòng)人員人事檔案管理歷史弊端的重要舉措，也是新形勢下基于技術(shù)支持深化流動(dòng)人員人事檔案管理價(jià)值挖掘、實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)質(zhì)高效的必由之路。

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（作者單位：臨縣創(chuàng)業(yè)就業(yè)服務(wù)中心）