張曉燕

摘 要：在我國(guó)各領(lǐng)域中，檔案已經(jīng)成為人事管理的主要路徑，人事檔案已經(jīng)成為我國(guó)現(xiàn)階段單位對(duì)人才進(jìn)行初步檢測(cè)的最佳手段。而對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，只有更加清晰明確人事檔案，才能夠作為工作人員個(gè)人信息來(lái)源和載體提高更加詳細(xì)的保障。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人才成為現(xiàn)階段的主要資源，隨后人事檔案管理工作也將成為事業(yè)單位最關(guān)鍵的基礎(chǔ)工作之一。對(duì)事業(yè)單位人事資源檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，能夠使社會(huì)中人才資源充分發(fā)揮出自身作用和價(jià)值。然而我國(guó)現(xiàn)階段，事業(yè)單位在人事檔案管理過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，例如，事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)人事檔案管理工作引起足夠重視、沒(méi)有建立相應(yīng)人事檔案管理工作制度以及人事檔案管理工作人員自身素質(zhì)和專業(yè)水平不足。本文通過(guò)對(duì)新時(shí)期背景下事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)闡述，重點(diǎn)分析和研究新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，并提出更加科學(xué)有效的人事資源檔案管理對(duì)策，為相關(guān)工作人員進(jìn)行人事檔案管理提供一定參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;人事檔案管理;重要性

人事檔案主要指在單位進(jìn)行人力資源管理過(guò)程中慢慢形成，用于記錄和表現(xiàn)工作人員個(gè)人工作經(jīng)歷以及自身工作表現(xiàn)、并通過(guò)不同用人單位進(jìn)行相應(yīng)組合的文件資料。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的人事檔案主要應(yīng)用于勞資、組織以及人事選拔等各方面，以及對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的各項(xiàng)工作活動(dòng)，并且，人事檔案一般會(huì)詳細(xì)記錄工作人員的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、工作情況、業(yè)務(wù)能力以及獎(jiǎng)懲情況等。我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作主要是將工作人員的人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管以及利用，并通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計(jì)為相應(yīng)的人事單位提供相關(guān)活動(dòng)證明。

一、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

1.現(xiàn)實(shí)性

因?yàn)槿耸聶n案記錄著工作人員的個(gè)人基本信息這一性質(zhì)，從根本上決定了人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特征。在我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位中，由于工作人員數(shù)量較多，各項(xiàng)工作職能比較煩瑣復(fù)雜，事業(yè)單位管理人員只有對(duì)工作人員的個(gè)人信息、優(yōu)勢(shì)專長(zhǎng)、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷以及在職獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行充分了解和認(rèn)識(shí)，才能夠?qū)ぷ魅藛T與崗位匹配程度和發(fā)展前景有更好判斷。所以，將人事檔案作為參考依據(jù)，才能使事業(yè)單位管理人員對(duì)工作人員的任用做出正確選擇。并且，事業(yè)單位在進(jìn)行人才選聘過(guò)程中，都希望選取理論成績(jī)和專業(yè)技能更加優(yōu)秀的人才，并希望其能夠?qū)κ聵I(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和發(fā)展發(fā)揮出自身作用和價(jià)值，因此，現(xiàn)實(shí)性成為事業(yè)單位人事檔案管理的最重要特點(diǎn)之一。

2.真實(shí)性

事業(yè)單位在進(jìn)行人才選聘過(guò)程中持有非常嚴(yán)格和謹(jǐn)慎的態(tài)度，這就要求事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中更加嚴(yán)謹(jǐn)。并且，在事業(yè)單位中設(shè)立人事檔案機(jī)構(gòu)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供更加正確的人事信息，使事業(yè)單位管理人員能夠在人力資源管理上做出更加科學(xué)合理的安排。所以，事業(yè)單位人事部門的人事檔案資料應(yīng)該是更加準(zhǔn)確和真實(shí)的，且必須是經(jīng)過(guò)工作人員本人進(jìn)行核對(duì)的信息。與此同時(shí)，工作人員在本單位中獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰、對(duì)本單位作出的貢獻(xiàn)以及工作人員在本單位中的經(jīng)歷和價(jià)值，都能夠在人事檔案中同步更新，使工作人員的檔案更具真實(shí)性與說(shuō)服力。人事檔案中主要記錄的是工作人員的各項(xiàng)基本信息，使事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員能夠更加直觀清晰地看到工作人員的個(gè)人價(jià)值，從而對(duì)工作人員的任命和選擇進(jìn)行充分考慮。需要注意的是，事業(yè)單位的人事檔案應(yīng)該對(duì)工作人員的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、表現(xiàn)和能力以及工作人員自身性格特點(diǎn)等進(jìn)行客觀表述。

3.動(dòng)態(tài)性

隨著人們年齡增長(zhǎng)，學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷也在不斷增長(zhǎng)，所以人事檔案就成為事業(yè)單位查看工作人員基本信息的有效渠道，這一信息系統(tǒng)應(yīng)該隨著工作人員的個(gè)人發(fā)展以及工作表現(xiàn)不斷增加。所以為了能夠更加客觀地展現(xiàn)工作人員自身的優(yōu)勢(shì)和能力，就必須保證單位人事檔案的真實(shí)性和動(dòng)態(tài)性。對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案來(lái)說(shuō)，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)能夠充分滿足事業(yè)單位在人才篩選的客觀條件下，準(zhǔn)確記錄工作人員的成長(zhǎng)變化。人們只有在學(xué)習(xí)和工作中不斷磨煉自己，才能夠使自身更加優(yōu)秀、有更強(qiáng)的能力以及豐富經(jīng)歷，這一種變化能隨著事業(yè)單位人事檔案的不斷更新而增加，使工作人員的成長(zhǎng)過(guò)程更加清晰，對(duì)工作人員自身能夠形成一種較強(qiáng)激勵(lì)，使工作人員能夠看到自身努力奮斗的結(jié)果。

二、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.推動(dòng)工作人員的進(jìn)步和成長(zhǎng)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)人事檔案進(jìn)行高效管理能夠不斷更新和完善工作人員的基礎(chǔ)信息，對(duì)工作人員的工作能力和專業(yè)水平的評(píng)價(jià)有非常重要的參考價(jià)值，同時(shí)也會(huì)影響工作人員的薪酬福利以及社會(huì)保障。在新時(shí)期背景下，只有不斷完善人事檔案的考核機(jī)制，并對(duì)工作人員的基本情況進(jìn)行全面系統(tǒng)考核，才能促進(jìn)事業(yè)單位人力資源的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位留住人才和任用人才起到積極作用。對(duì)事業(yè)單位工作人員來(lái)說(shuō)，人事檔案不僅要記錄工作人員的日常表現(xiàn)，還能夠?yàn)楣ぷ魅藛T未來(lái)規(guī)劃和發(fā)展提供一定參考依據(jù)。并且，事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作還能夠充分體現(xiàn)出人事檔案的工作價(jià)值以及社會(huì)價(jià)值。

2.是事業(yè)單位進(jìn)行人事管理的重要參考依據(jù)

對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位而言，在進(jìn)行人才選聘或者人事任免過(guò)程中，會(huì)受到應(yīng)聘者工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況的直接影響，所以人事檔案為應(yīng)聘者的面試過(guò)程提供更加客觀的參考依據(jù)。并且，隨著我國(guó)現(xiàn)階段社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，只有豐富人事檔案才能為工作人員提供更加有利的面試條件，但這些都是在保證工作人員學(xué)習(xí)經(jīng)歷和個(gè)人經(jīng)歷真實(shí)客觀條件下所擁有的。但是，如果應(yīng)聘者憑借自身豐富的經(jīng)歷進(jìn)入事業(yè)單位，但并沒(méi)有進(jìn)行努力學(xué)習(xí)，就會(huì)隨時(shí)被現(xiàn)實(shí)所淘汰。只有在工作中不斷學(xué)習(xí)、完善自身綜合實(shí)力，才能在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中不斷豐富經(jīng)歷，并在競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地。工作人員自身能力和工作簡(jiǎn)歷都十分重要，只有豐富的經(jīng)歷而沒(méi)有能力就會(huì)被取代，因此，我們要在日常學(xué)習(xí)和工作過(guò)程中不斷努力，使自己能夠有底氣面對(duì)工作中遇到的困難。

3.能夠提升事業(yè)單位人力資源管理的社會(huì)價(jià)值

在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位人事檔案管理具有一定特殊性，所以在人事檔案管理實(shí)際工作中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)，切實(shí)履行自身社會(huì)職能。事業(yè)單位人事檔案管理工作需要處理好事業(yè)單位所有在編工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、個(gè)人資質(zhì)、工作表現(xiàn)以及基本身份信息等各項(xiàng)內(nèi)容，使這些能夠?yàn)槿肆Y源管理工作中的績(jī)效考核和薪酬福利提供一定參考依據(jù)。

4.事業(yè)單位進(jìn)行個(gè)人評(píng)價(jià)、人事考核和任免的基礎(chǔ)

在事業(yè)單位人力資源管理工作逐漸完善過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)工作人員的專業(yè)技能和工作素養(yǎng)進(jìn)行綜合考量，并且，人事檔案管理的動(dòng)態(tài)化能夠?yàn)槿肆Y源檔案管理工作提供更加全面系統(tǒng)的參考依據(jù)。雖然人的生平并不能被人事檔案來(lái)簡(jiǎn)單定義，但人事檔案在一定程度上也能夠說(shuō)明個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷。事業(yè)單位人力資源管理部門會(huì)在對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行考察的前期，根據(jù)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行初步篩選。因?yàn)槭聵I(yè)單位的應(yīng)聘人員數(shù)量比較多，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員就會(huì)對(duì)簡(jiǎn)歷豐富的工作人員優(yōu)先考慮，并對(duì)這部分人員進(jìn)行更進(jìn)一步的人事考察。但需要事業(yè)單位人力資源管理部門工作人員注意的是，簡(jiǎn)歷并不代表一切，一個(gè)人的專業(yè)能力并不應(yīng)該只被簡(jiǎn)歷決定，因此，事業(yè)單位應(yīng)該以人事檔案為參考依據(jù)，選擇真正有能力、有優(yōu)勢(shì)、能夠推動(dòng)事業(yè)單位更好發(fā)展的人才，而不是僅僅依靠人事檔案就決定工作人員的任命。

5.有利于事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化和改革

我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位在人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題，如果事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員并沒(méi)有對(duì)人事檔案改革和管理工作引起足夠重視，就會(huì)直接影響事業(yè)單位人力資源管理工作的科學(xué)性和有效性，使人力資源管理積極性降低，出現(xiàn)缺乏現(xiàn)代化人事檔案管理理念以及現(xiàn)代化人事檔案管理技術(shù)應(yīng)用不科學(xué)的問(wèn)題。因此，我國(guó)現(xiàn)階段應(yīng)該對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行全面分析和研究，使問(wèn)題本質(zhì)暴露出來(lái)，并采取科學(xué)有效的人事檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化措施，以提高事業(yè)單位人事檔案的管理效率和質(zhì)量。

6.上級(jí)對(duì)工作人員進(jìn)行考察的重要?dú)v史資料

在上級(jí)組織對(duì)事業(yè)單位的工作進(jìn)行視察時(shí)，如何對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行明確，人事檔案占有非常大比重。因?yàn)槿耸聶n案會(huì)隨著工作人員經(jīng)歷的增長(zhǎng)而不斷更新，就會(huì)更加真實(shí)客觀的保留工作人員各工作階段數(shù)據(jù)信息。所以，只有上級(jí)組織對(duì)事業(yè)單位工作人員自身能力和個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行明確，才能夠在工作任務(wù)安排過(guò)程中更具針對(duì)性，提高工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量，使工作人員能夠在合適崗位最大程度地發(fā)揮自身作用，并激發(fā)工作動(dòng)力，從而獲得一定成就感和自豪感，在事業(yè)單位工作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值，并進(jìn)一步提升自身專業(yè)能力，使自己能夠更快成長(zhǎng)，并為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值。

三、新時(shí)期背景下事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容

在事業(yè)單位建設(shè)規(guī)劃過(guò)程中，科學(xué)完善的認(rèn)識(shí)檔案管理結(jié)構(gòu)體系是保障認(rèn)識(shí)檔案管理規(guī)范性的重要內(nèi)容，具體來(lái)說(shuō)，人事檔案管理的內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：

1.材料歸檔

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)形成的人事檔案材料和人事文件進(jìn)行分類處理，人事檔案歸檔流程主要分為以下四個(gè)方面的內(nèi)容：

第一，事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該根據(jù)人事檔案材料的種類，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效劃分，詳細(xì)觀察檔案信息是否符合人事檔案歸屬的實(shí)際要求。

第二，人事檔案材料的歸檔應(yīng)該根據(jù)工作人員以及工作崗位檔案材料的基礎(chǔ)屬性，以及人事檔案材料的應(yīng)用方向，對(duì)人事檔案材料歸檔內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析和研究，從而確定人事檔案的具體位置。

第三，事業(yè)單位人事檔案在進(jìn)行歸檔制度操作的過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理目錄的相關(guān)材料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)錄，最終確保人事檔案材料歸檔的科學(xué)性、真實(shí)性以及合理性。

第四，人事檔案管理人員還應(yīng)該在實(shí)際工作中及時(shí)將全新的人事檔案材料歸納到人事檔案內(nèi)容中。

2.檢查檔案核對(duì)制度

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案制度核對(duì)的過(guò)程中，應(yīng)該確保人事檔案的完整性、真實(shí)性以及系統(tǒng)性，使人事檔案核對(duì)制度能夠真正成為確保人事檔案完整性的重要方式。并且，人事檔案檢查內(nèi)容非常復(fù)雜，不僅包括對(duì)人事檔案自身內(nèi)容的檢查，還包括對(duì)人事檔案自身錯(cuò)誤信息的檢查。在這種情況下，事業(yè)單位才能詳細(xì)檢查人事檔案的儲(chǔ)存環(huán)境，例如：人事檔案儲(chǔ)存室的門窗是否完好、儲(chǔ)存環(huán)境是否安全等。

四、新時(shí)期背景下加強(qiáng)事業(yè)單位人力資源檔案管理的具體措施

1.加強(qiáng)重視和提高資金投入

在我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案建設(shè)過(guò)程中，因?yàn)槿耸虏块T工作人員大多數(shù)由其他部門進(jìn)行組織監(jiān)督和管理，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理有著較大隨意性。因此，人事檔案管理人員應(yīng)該取得領(lǐng)導(dǎo)和管理人員支持，并在人事檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)財(cái)政資金投入，從而達(dá)到改善事業(yè)單位人事檔案管理設(shè)備和條件目的。

例如，設(shè)立防潮防火人事檔案專用信息庫(kù)、為人事檔案管理部門配置鐵質(zhì)檔案柜、不斷完善相應(yīng)滅火以及祛濕設(shè)備，并建立辦公室、閱覽室以及專用的檔案庫(kù)房等。

2.把控人事檔案質(zhì)量，提高人事檔案公信力

對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位人力資源管理工作而言，人事檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格遵循“社會(huì)公信力”以及“以人為本”原則。因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案管理工作本身就是一個(gè)非常全面系統(tǒng)的工程，所以要想在這一工程中體現(xiàn)出“社會(huì)公信力”和“以人為本原則”，就需要在檔案信息收集過(guò)程中更加全面和完整，使檔案信息收集渠道更加規(guī)范和準(zhǔn)確，并在檔案信息應(yīng)用過(guò)程中最大程度地做到安全和有序。只有對(duì)事業(yè)單位工作人員人事檔案中的基本信息進(jìn)行充分利用，才能夠在提供人事檔案服務(wù)同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行全方位利用。

3.對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新

事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行一定優(yōu)化和整合，并對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行集中保管和利用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案統(tǒng)一管理。事業(yè)單位通過(guò)這種方式，能夠在保證人事檔案管理工作高效進(jìn)行的同時(shí)，還能夠充分適應(yīng)政府工作職能的轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，還應(yīng)該強(qiáng)化人事檔案管理和創(chuàng)新工作，積極探索新型事業(yè)單位人事檔案管理模式，充分提升人事檔案管理工作的信息化以及科學(xué)化，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利有效進(jìn)行。

4.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位人事檔案管理作為一項(xiàng)煩瑣且政策性較強(qiáng)的工作，應(yīng)該在新時(shí)期背景下，提高對(duì)人事檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)強(qiáng)度，并通過(guò)建立高學(xué)歷高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才隊(duì)伍，培養(yǎng)更多高質(zhì)量的專業(yè)性檔案管理人才。這就要求事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高自身的人事檔案管理水平以及社會(huì)公關(guān)能力，從而不斷提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位為了能夠更高效地進(jìn)行人事檔案管理工作，首先就要對(duì)人事檔案管理的重要性有更全面深刻的認(rèn)識(shí)和了解。只有事業(yè)單位本身對(duì)人事檔案管理工作引起足夠重視，才能夠促進(jìn)人事檔案管理更加順利進(jìn)行和發(fā)展。與此同時(shí)，隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該充分引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理。除此之外，還應(yīng)該設(shè)立專門的事業(yè)單位人事檔案管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，采用更科學(xué)的培訓(xùn)體系提升人事檔案管理人員的專業(yè)水平，促使事業(yè)單位人事檔案管理健康穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：菏澤市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）