佘鵬

摘 要：檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案是各級(jí)人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價(jià)值的訴訟文書材料。它具有透明化訴訟過程、實(shí)質(zhì)化法律規(guī)范、體現(xiàn)訴訟程序等特點(diǎn)，并在證據(jù)證明、案件復(fù)查和普法教育方面具有重要價(jià)值。本文針對(duì)沒有明顯的檔案意識(shí)、缺乏足夠數(shù)量的專業(yè)人員、開發(fā)利用不合理等問題，有針對(duì)性地提出加強(qiáng)專業(yè)人員配置，做好專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)、構(gòu)建完善的制度體系、保障檔案管理的合理性等解決對(duì)策，對(duì)做好新時(shí)期檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理工作具有積極的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：基層檢察機(jī)關(guān);訴訟檔案;管理

引言

根據(jù)《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，檢察院訴訟檔案簡(jiǎn)單來說是各級(jí)人民檢察院，通過依照法律進(jìn)行辦事時(shí)可以進(jìn)行保存的各種資料。這些資料大多數(shù)是在案件調(diào)查中所形成，是一種文件證明材料，也是與案件直接相關(guān)的材料，更是記錄整個(gè)案件活動(dòng)的關(guān)鍵性資料，在某種程度上來看還是檢察機(jī)關(guān)順利落實(shí)國(guó)家政策方針、實(shí)施法律監(jiān)督的保障。

一、基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案信息化管理建設(shè)的必要性

一直以來基層檢察機(jī)關(guān)在檔案管理方面都采用傳統(tǒng)的工作模式，需要投入大量人力、物力與財(cái)力資源成本，難以有效提升檔案維護(hù)管理工作的質(zhì)量與效率。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理工作模式也逐漸發(fā)生變化，檔案管理信息化建設(shè)工作逐漸被人們關(guān)注，在信息技術(shù)支持下能夠?qū)n案信息進(jìn)行分類與整理，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)檔案信息的整合與共享?；鶎訖z察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作不但可以有效節(jié)約各種資源成本，對(duì)基層檢察機(jī)關(guān)檔案資料信息化、規(guī)范化管理有重要的影響與意義。

具體分析：其一，在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)模式下能夠有效節(jié)約空間資源?；鶎訖z察機(jī)關(guān)辦公用房資源緊張，應(yīng)用信息化模式進(jìn)行檔案管理工作，可以有效緩解辦公用房資源緊張問題，并且在信息技術(shù)支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)快速傳遞與分享。其二，在信息化管理模式下搜索查詢信息，能夠有效提升檔案查詢的時(shí)效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)量較大，檔案信息種類繁多復(fù)雜，在檔案查詢過程中準(zhǔn)確性不高。然而，在信息技術(shù)支持下，通過關(guān)鍵字便可查詢需要的檔案數(shù)據(jù)。其三，管理方式更加科學(xué)，解放人力勞動(dòng)。信息化檔案管理模式下，使得檔案資料不受時(shí)間、地點(diǎn)等條件限制，檔案管理人員便可根據(jù)使用需求通過簡(jiǎn)單的操作獲取相關(guān)信息，整個(gè)查詢過程耗時(shí)短、無須投入大量人力勞動(dòng)。

二、檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的特點(diǎn)

1.透明化訴訟過程

檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案專業(yè)性較強(qiáng)，具有一定的保密性，是國(guó)家檔案不可缺少的一部分，包括檢察機(jī)關(guān)所辦理的刑事訴訟案件、民事訴訟案件、行政訴訟案件等，案件類型的分類是嚴(yán)格按照訴訟相關(guān)法律執(zhí)行的，相關(guān)工作人員會(huì)按照規(guī)定流程做好對(duì)應(yīng)的歸納整理工作，整個(gè)案件從接手到結(jié)案都必須嚴(yán)格整理，目的是不令其失去檔案功能。還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理的卷宗形式非常單一，只按照時(shí)間要求進(jìn)行記錄便可以，非常利于記憶。

2.實(shí)質(zhì)化法律規(guī)范

一定程度上來講，檔案是憑證的一種，所以檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案具有法律訴訟效益，也同樣具有強(qiáng)制性的約束力度。案件訴訟當(dāng)事人能夠結(jié)合其維護(hù)自身合法權(quán)利，并且這樣的法律效果更強(qiáng)，不受約束，包括該檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案相關(guān)的庭審筆錄、閱卷筆錄、檢委會(huì)決定等都可以作為法律憑證。

三、檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的意義

1.是一種證明證據(jù)

檢察機(jī)關(guān)通過查閱訴訟檔案，可以為追訴漏罪、累犯時(shí)及時(shí)提供證據(jù)。舉例來說，偵查機(jī)關(guān)移送案件至檢察機(jī)關(guān)，行批捕、起訴工作時(shí)，在這個(gè)過程可能會(huì)發(fā)現(xiàn)在案件調(diào)查過程中，犯罪嫌疑人構(gòu)成累犯，又或是在此之前有漏罪的，但偵查機(jī)關(guān)移送案卷材料少了這一部分的證明材料。此時(shí)，查閱檢察機(jī)關(guān)之前所辦理的歸檔訴訟檔案，將材料調(diào)取，分析其是否存在遺漏追訴的罪行，又是否存在累犯的情況。訴訟檔案可以更好地維護(hù)法律，可以更好地打擊犯罪，讓司法更加公平公正。

2.幫助案件二次調(diào)查

檢察機(jī)關(guān)的訴訟檔案能夠?yàn)榘讣俅握{(diào)查提供輔助作用，幫助案件更具有合理性。比如，檢察機(jī)關(guān)在進(jìn)行抗訴法律監(jiān)督相關(guān)工作時(shí)，為提高人民群眾抗訴和維護(hù)合法權(quán)益的效果，需對(duì)整個(gè)案件相關(guān)信息進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)，這種情況下，如果能夠通過閱讀案件訴訟材料便能夠準(zhǔn)確掌握情況、知曉申訴人合法權(quán)益需要在哪些方面做出調(diào)整。

3.具有法律教育作用

現(xiàn)實(shí)生活中，檢察機(jī)關(guān)也同樣擔(dān)任著法律知識(shí)的普及與教育責(zé)任，檢察機(jī)關(guān)辦理案件的過程，也是梳理案件整個(gè)情形的全過程，可以將案件作為例子為大眾提供講解，并且對(duì)于當(dāng)事人來說也具有現(xiàn)實(shí)性的教育意義。社會(huì)每年都會(huì)在特定時(shí)間組織相關(guān)的法制學(xué)習(xí)，這時(shí)，檢察機(jī)關(guān)便可以將案例作為實(shí)質(zhì)性教材，進(jìn)而對(duì)大眾進(jìn)行警示教育。

四、現(xiàn)實(shí)中檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理方面的問題

1.沒有檔案意識(shí)

檢察機(jī)關(guān)辦理訴訟案件在時(shí)間上都要求明確，并且，基層案多人少的現(xiàn)狀較多，存在著很多矛盾，因?yàn)闄z察機(jī)關(guān)的檔案工作人員以及辦案的工作人員，他們的檔案意識(shí)不足，所以導(dǎo)致輸送檔案在收集過程中，出現(xiàn)缺失或者是不及時(shí)的問題。再加上案件辦理需要一定時(shí)間，所以訴訟材料不被明確安放的情況也會(huì)出現(xiàn)。

2.缺乏足夠數(shù)量的專業(yè)人員

結(jié)合基層檢察機(jī)關(guān)工作情況進(jìn)行分析，擔(dān)任相應(yīng)工作的很多是非專業(yè)人員。訴訟檔案管理人員大多是從其他辦公室或者其他部門調(diào)過來，也就是說從事檔案管理工作的人員所具備的專業(yè)知識(shí)以及背景不充分，這種情況也在一定程度上造成基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案無法規(guī)范化進(jìn)行下去。

3.不合理的開發(fā)及運(yùn)用

檔案的真正價(jià)值是被開發(fā)和利用，檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案案件應(yīng)該符合“為辦案服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)”等原則，但是受制于專業(yè)人員的缺乏以及能力不足。檔案信息管理技術(shù)條件不允許等因素影響，導(dǎo)致訴訟檔案的利用率以及開發(fā)率較低，檔案無法實(shí)現(xiàn)正確利用的問題也很明顯。

4.側(cè)重紙質(zhì)方式

隨著法治社會(huì)建設(shè)的不斷深入，民眾法律意識(shí)不斷提升，基層檢察機(jī)關(guān)案件受理量也隨之增加，檔案數(shù)量呈逐年上升趨勢(shì)，基層檢察機(jī)關(guān)人少案件多的問題也隨之加劇，部分基層檢察機(jī)關(guān)的工作人員年齡相對(duì)較大，在日常工作過程中，依舊側(cè)重紙質(zhì)檔案管理方式，在電子檔案管理方面認(rèn)識(shí)不到位，雖然能夠?qū)讣?nèi)容及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，但忽視了備份工作的重要性，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生網(wǎng)絡(luò)故障，容易造成檔案丟失或損毀的現(xiàn)象。

5.基層檢察機(jī)關(guān)在信息化管理方面存在問題

目前在相關(guān)的檔案管理中，已經(jīng)逐漸將計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透其中，并在檔案存儲(chǔ)與檢索方面發(fā)揮顯著優(yōu)勢(shì)。但從當(dāng)前一些基層檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作情況來看，其中存在一些問題有待進(jìn)一步改進(jìn)。首先，在具體實(shí)踐過程中，更側(cè)重對(duì)信息資源管理，檔案管理信息化建設(shè)要應(yīng)用到整個(gè)訴訟過程中，但在實(shí)際管理過程中對(duì)這方面的重視工作有所欠缺，難以有效發(fā)揮出信息化檔案管理的功能作用。其次，檔案人員素質(zhì)有待提升，大多數(shù)檔案管理人員并不具備靈活熟練操作現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的能力。在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛普及的時(shí)代背景下，基層檢察機(jī)關(guān)在檔案管理過程中只掌握檔案檢索操作方式，并沒有將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的其他功能有效發(fā)揮出來，如：檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)等，還有些檔案管理人員對(duì)電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等業(yè)務(wù)操作不夠熟練。最后，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃與技術(shù)支持。部分專業(yè)應(yīng)用軟件開發(fā)工作與綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏統(tǒng)一性，信息化建設(shè)尚未形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一、統(tǒng)籌兼顧的管理系統(tǒng)。此外，檔案信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)期目標(biāo)，數(shù)據(jù)格式并沒有建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在這樣的情況背景下，基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化工作無法適應(yīng)現(xiàn)有的時(shí)代需求，受傳統(tǒng)管理理念影響，導(dǎo)致一些工作人員沒有對(duì)現(xiàn)代化的工作形成全方位的認(rèn)知，造成信息化工作效率過低，出現(xiàn)各級(jí)檔案管理工作發(fā)展不一致的現(xiàn)象。

五、檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理應(yīng)對(duì)策略

1.加強(qiáng)專業(yè)人員配置，做好專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

由于司法機(jī)制完善、辦案數(shù)量增加等因素，所以相應(yīng)部門需要重視訴訟檔案管理工作，加強(qiáng)管理方面的領(lǐng)導(dǎo)，如可以成立專業(yè)小組、建構(gòu)專門檔案管理工作部門對(duì)訴訟檔案進(jìn)行管理。并且結(jié)合檢察機(jī)關(guān)實(shí)際情況，分配對(duì)應(yīng)的檔案管理工作人員。同時(shí)，還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，要求其具備專業(yè)知識(shí)、相關(guān)法律業(yè)務(wù)知識(shí)、現(xiàn)代化信息技術(shù)操作能力等，確保工作人員具有良好技能以及綜合素養(yǎng)。

2.完善制度體系，確保檔案管理的科學(xué)合理

因?yàn)樗痉n案方面規(guī)范比較嚴(yán)格，檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理需要遵守一定規(guī)范。按照法律方面的嚴(yán)格要求以及相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案進(jìn)行整理、完善。并且，還應(yīng)該完善訴訟檔案交接管理制度。檔案管理工作人員在準(zhǔn)備接受該項(xiàng)工作之前，應(yīng)該跟隨相關(guān)辦理部門做好必要的訴訟資料收集整理工作，一致化的進(jìn)行編制目錄處理，接著再將訴訟檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫歸檔處理，按照順序進(jìn)行訴訟檔案上架，確保訴訟檔案管理高效合理化的進(jìn)行。

3.加強(qiáng)管理力度，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

由于現(xiàn)代辦公大多采用信息化技術(shù)應(yīng)用，能夠簡(jiǎn)化工作流程，檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作也應(yīng)該納入現(xiàn)代化信息技術(shù)，在這方面加大投資，使訴訟檔案管理信息化，達(dá)到現(xiàn)代化管理層次。檔案管理工作也應(yīng)該勢(shì)必做好數(shù)字化檔案室建設(shè)，并且建設(shè)專門的數(shù)字化檔案管理場(chǎng)所，提供數(shù)字化檔案教室不可缺少的計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)器、裝訂機(jī)器等，運(yùn)用對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)線路，對(duì)案卷進(jìn)行歸檔整理，做好相應(yīng)的資料歸納。運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)書上檔案管理的網(wǎng)格化以及現(xiàn)代化。另外，通過物理隔離、密鑰保護(hù)、配備溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)系統(tǒng)，進(jìn)一步加強(qiáng)訴訟檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。

4.注重調(diào)節(jié)，靈活進(jìn)行檔案資料的開發(fā)與利用

在當(dāng)前模式下，由于大眾對(duì)于司法程序以及權(quán)利方面關(guān)注度增加，對(duì)自身合法權(quán)利的保護(hù)，需要不斷提升要求。所以各檢察機(jī)關(guān)要重視訴訟檔案資源的利用以及開發(fā)工作，加強(qiáng)普法宣傳教育，做好訴訟檔案編研將檔案資源信息實(shí)現(xiàn)最有效的呈現(xiàn)，提高服務(wù)能力以及技能水平。如果遇到一些較為典型的案例，還可以將其加工細(xì)化印在宣傳手冊(cè)上，進(jìn)行大規(guī)模的普法宣傳，再對(duì)外進(jìn)行宣講，這樣一來能夠?qū)θ罕娬_認(rèn)識(shí)犯罪、了解犯罪計(jì)謀、如何正確利用法律武器保護(hù)自己等起到促進(jìn)作用。不僅如此，正確利用新媒體技術(shù)，比如通過微信、微博、短視頻等線上傳播方式，采用大規(guī)模訴訟檔案的普及及宣傳工作，最大限度地確保檔案資源的利用以及開發(fā)價(jià)值。

5.加強(qiáng)硬件管理，紙質(zhì)與電子并行

基層檢察機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)有限，在落實(shí)檔案信息化建設(shè)硬件設(shè)施后，在檔案信息化要求不斷提升的背景下，需要及時(shí)解決加強(qiáng)硬件系統(tǒng)建設(shè)工作。將信息化檔案管理系統(tǒng)硬件升級(jí)工作納入單位年度預(yù)算，及時(shí)更新相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，并對(duì)老舊的檔案柜、保密柜等進(jìn)行定期維修與更換，確保基層檢察機(jī)關(guān)檔案設(shè)施健全的功能與作用滿足實(shí)時(shí)要求。積極主動(dòng)嘗試統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)，將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入檔案管理軟件中，提升檔案管理質(zhì)量與效率。

6.提升訴訟檔案建設(shè)總體質(zhì)量

在案件偵辦過程中，各種各樣的文書資料與檔案資料的產(chǎn)生與整理，是推動(dòng)訴訟檔案建設(shè)工作有序進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，需提升基層檢察機(jī)關(guān)檔案訴訟建設(shè)工作總體質(zhì)量與成效。首先，案件相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)文書材料的形成過程與整理分類工作進(jìn)行全過程監(jiān)督與監(jiān)控，保證所有材料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，有序開展各項(xiàng)檢查工作，及時(shí)整改不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、不夠全面的工作，有序做好檔案排列工作，一般情況下，會(huì)根據(jù)檔案材料的名稱、類型、時(shí)間等開展排序工作，并且要保證所有材料齊全。案件的封面與目錄要與內(nèi)部資料相一致，在填寫各種材料名稱與檔案編號(hào)時(shí)，要應(yīng)用字跡持久的墨水，做到字跡真實(shí)、清晰、精準(zhǔn)。最后，在對(duì)各項(xiàng)材料進(jìn)行歸檔的過程中，需要的根據(jù)相關(guān)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，明確具體的保管期限，以此提高訴訟檔案建設(shè)總體質(zhì)量。

結(jié)束語

綜合以上內(nèi)容，檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案是長(zhǎng)期基礎(chǔ)的系統(tǒng)性工程。需要具有高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)需要完善相應(yīng)的規(guī)章制度，加大信息化建設(shè)的投入，完善檔案知識(shí)的普及和宣傳。這樣才能充分發(fā)揮檔案的作用以及凸顯其價(jià)值，更好地為檢察事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：山東省平邑縣人民檢察院）