何南洋
摘 要:本文結(jié)合六西格瑪管理法的研究和實踐探索,開展DMADV管理工具應(yīng)用于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和實施的全過程分析,從精益改進角度,通過六西格瑪DMADV管理工具開展過程分析設(shè)計和管理績效改善,旨在建成符合研發(fā)制造型企業(yè)以項目檔案管理為核心需求的檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新變革。
關(guān)鍵詞:六西格瑪;DMADV;檔案管理系統(tǒng);案例實踐
一、六西格瑪管理工具概述
六西格瑪管理法是一項以顧客為中心、以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),以追求幾乎完美無瑕為目標(biāo)的管理理念。其核心是通過一套以統(tǒng)計科學(xué)為依據(jù)的數(shù)據(jù)分析、測量問題、分析原因、改進優(yōu)化和控制效果,使企業(yè)在運作能力方面達到最佳境界。
DMADV管理工具是六西格瑪管理法的重要實現(xiàn)模式,應(yīng)用于流程設(shè)計,其主要過程包括:
1.Define界定
界定項目范圍和定義,制定項目的組織變革計劃和管理計劃。
2.Measure測量
測量顧客需求,多維度收集顧客之聲(VOC)數(shù)據(jù),并將其轉(zhuǎn)化為質(zhì)量關(guān)鍵因素(CTQs)。
3.Analyze分析
通過對各CTQs的分析,評估并且選擇最關(guān)鍵的質(zhì)量因素。
4.Design設(shè)計
根據(jù)分析結(jié)果開展產(chǎn)品的過程概要和詳細設(shè)計,并測試設(shè)計構(gòu)成,準(zhǔn)備試點和全面的展開實施。
5.Verify驗證
通過試點和重點測試后,充分驗證產(chǎn)品和過程的性能。
二、六西格瑪管理工具的應(yīng)用途徑
六西格瑪管理工具廣泛應(yīng)用于世界500強企業(yè)的管理變革過程,且伴隨著這些國際企業(yè)如通用電氣(GE)等公司的業(yè)務(wù)在中國不斷發(fā)展,六西格瑪管理也在中國受到廣泛重視,越來越多中國企業(yè)逐步開始借助六西格瑪管理工具開展企業(yè)流程再造和管理創(chuàng)新變革。
為確保六西格瑪管理的有效進行,結(jié)合實踐經(jīng)驗,業(yè)界普遍把六西格瑪管理看成是幫助企業(yè)走向更優(yōu)更好的未來之路,這條道路的三個基本途徑包括:解決問題、戰(zhàn)略改進和業(yè)務(wù)變革。結(jié)合企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的實施,可以通過系統(tǒng)來幫助企業(yè)檔案管理實現(xiàn)變革,解決檔案業(yè)務(wù)面臨的痛點堵點問題、以信息化工具代替人工操作實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略改進、再造檔案業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)管理性變革和創(chuàng)新。
1.解決問題
相對力度最小,系統(tǒng)的實現(xiàn)解決企業(yè)檔案管理現(xiàn)階段面臨的痛點和堵點問題,能解決傳統(tǒng)檔案管理在信息化背景下的管理桎梏。但不能解決檔案管理存在的潛在問題和本質(zhì)問題,不能獲得全局性、整體性的改變和優(yōu)化。
2.戰(zhàn)略改進
可以幫助實施團隊把重點放在高度優(yōu)先的問題上,例如基于目前業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)電子文件在線歸檔,實現(xiàn)電子文件歸檔的四性檢查等。戰(zhàn)略改進屬于階段性的變革和成功,在企業(yè)內(nèi)部表現(xiàn)為檔案管理部門的業(yè)務(wù)改進和優(yōu)化。但是對于企業(yè)整體而言,尚未把“在做檔案管理的部門”與“不做檔案管理的部門”統(tǒng)一起來。
3.業(yè)務(wù)變革
有望在幾個月之內(nèi)看到迅速變化和一些重大改進,通過業(yè)務(wù)流程再造和分階段嵌入形式,以點帶面帶動企業(yè)檔案管理的整體性變革。但是變革通常會帶來明顯混亂的場面,對變革控制,包括時間和人員都是個很大挑戰(zhàn)。
無論以上哪種途徑都可以采取六西格瑪設(shè)計過程管理工具,應(yīng)用其設(shè)計的過程模式來實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量和經(jīng)濟性最佳融合,通過提高系統(tǒng)滿意度和忠誠度,以及降低缺陷和劣質(zhì)成本來實現(xiàn)系統(tǒng)實施的目標(biāo),突出六西格瑪管理用戶與組織的雙贏,實現(xiàn)檔案用戶與檔案管理者的雙贏。
三、六西格瑪管理工具應(yīng)用的主要做法
1.開展問題定義(Define),界定項目內(nèi)容
檔案管理系統(tǒng)是一個建設(shè)目標(biāo)相對明確的系統(tǒng)實施項目,按照六西格瑪流程設(shè)計和再造的理念,在系統(tǒng)實施前開展項目初始定義工作,主要包括:明確項目背景、開展問題陳述、界定項目范圍、傾聽客戶聲音、確定項目目標(biāo)、組建項目團隊、制定項目計劃、識別項目風(fēng)險共8個步驟,如圖1。
通過以上步驟,完成項目內(nèi)容定義,明確項目目標(biāo)是建成滿足公司檔案分級管理需求、支持公司項目檔案有效性管控、能有效提高檔案用戶滿意度的可持續(xù)發(fā)展的數(shù)字檔案館系統(tǒng),同時明確項目一年建設(shè)周期,并識別出可能存在的人員、技術(shù)和管理方面存在的各類風(fēng)險。
2.開展需求測量(Measure),明確質(zhì)量關(guān)鍵因素
通過定義階段的客戶聲音,結(jié)合公司系統(tǒng)建設(shè)項目的實施目標(biāo),制定詳細的系統(tǒng)功能需求清單,包括歸檔計劃、檔案收集、檔案保管、檔案利用、檔案處置、協(xié)同管理、資料點管理、系統(tǒng)管理及基礎(chǔ)業(yè)務(wù)定制共9大模塊。同時,根據(jù)卡諾模型,對以上功能需求開展質(zhì)量關(guān)鍵因素(CTQs)篩選和分析,確定了基本需求(優(yōu)先改進部分)、一元需求(其次改進部分),以及魅力需求(最后改進部分),如圖2。
經(jīng)卡諾模型分析后,完成質(zhì)量關(guān)鍵因素篩選,明確影響公司檔案管理系統(tǒng)實施項目的關(guān)鍵因素包括電子文件歸檔、檔案整理、檔案基礎(chǔ)架構(gòu)等方面的功能模塊,以及歸檔管控、檔案利用、檔案館務(wù)管理功能模塊,將檔案資源的開發(fā)利用、檔案知識管理作為本階段檔案管理系統(tǒng)實施的延伸擴展需求。同時,從需求角度對以上因素開展影響排序,進一步定義影響檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量關(guān)鍵因素(如圖3),為后續(xù)的系統(tǒng)分析和實施提供基礎(chǔ)和依據(jù)。
3.開展過程分析(Analyze),明確項目支撐要素
在分析過程明確系統(tǒng)設(shè)計概念,為系統(tǒng)高層設(shè)計提供所需要素,明確人員、技術(shù)、工具、流程等方面的要求,對重要的詳細設(shè)計資源進行分類,對供應(yīng)商開發(fā)設(shè)計能力進行評估,選擇最優(yōu)設(shè)計并完成設(shè)計需求。在此階段通過魚骨圖模型,將影響系統(tǒng)設(shè)計和實施的各方面因素進行分析,如圖4。
經(jīng)分析,系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)綜合考慮人員、技術(shù)、流程、供應(yīng)商等方面要素,在人員方面,項目管理人員的時間投入、項目測試人員的過程跟進、項目利益相關(guān)方的參與以及系統(tǒng)主要用戶的使用習(xí)慣是主要影響方面;技術(shù)方面,云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用情況、三維數(shù)模文件歸檔和保存利用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件推送等是技術(shù)實現(xiàn)的重要方面;流程方面,系統(tǒng)的功能實現(xiàn)和現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的契合及融合程度,相互促進提升效果是系統(tǒng)影響力的重要體現(xiàn);供應(yīng)商方面,供應(yīng)商系統(tǒng)開發(fā)人員的開發(fā)能力、開發(fā)人員對檔案管理的理解以及開發(fā)實施人員的資源投入是系統(tǒng)設(shè)計的主要影響因素。
4.開展系統(tǒng)設(shè)計(Design),實現(xiàn)需求功能
開發(fā)設(shè)計是需求轉(zhuǎn)換的重要手段,是項目進入實施階段的重要標(biāo)志。針對一個系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā),是技術(shù)、需求的交互融合過程,通過對前期各階段形成的關(guān)鍵因素及分析要素進行計劃,形成項目詳細的設(shè)計內(nèi)容,如有必要,在設(shè)計過程中可能還會重復(fù)并迭代定義-測量-分析-設(shè)計過程,以達到最完美的設(shè)計體現(xiàn)。
系統(tǒng)的設(shè)計要精益求精,設(shè)計過程是回答需求的過程。例如:歸檔計劃管理模塊,需求的目的和初衷是否完成功能化、系統(tǒng)化,模塊的設(shè)計是對檔案管理效能的提升還是妥協(xié),是否綜合考慮到人員、技術(shù)、流程等各相關(guān)方面。通過此設(shè)計過程,完成系統(tǒng)的開發(fā)和功能實現(xiàn),實現(xiàn)結(jié)果如圖5。
5.開展用戶驗證(Verify),進行效果評估
用戶驗證是系統(tǒng)功能實現(xiàn)的重要方面,通過對系統(tǒng)進行測試、反饋、完善、試運行、試運行評估及正式運行,開展全方位的效果評估和系統(tǒng)驗證。系統(tǒng)驗證有多種方式,包含多個維度,主要有:驗證過程按模塊開展,分為歸檔計劃模塊、檔案收集模塊、檔案整理模塊、檔案保管模塊、檔案利用模塊、檔案處置模塊;驗證過程按角色開展,分為檔案管理員角色、檔案瀏覽員角色、利用管理員角色、專題管理員、系統(tǒng)管理員角色、審計管理員角色、安全管理員角色;驗證過程按階段開展:文件階段、整編階段、檔案階段、銷毀階段。在具體的驗證過程中,應(yīng)綜合使用以上各種方式,開展對系統(tǒng)全方位、全周期的測試評估,以期達到最初的使用需求。
四、六西格瑪應(yīng)用的效果分析
通過六西格瑪管理工具,對檔案管理系統(tǒng)項目開展流程再造和轉(zhuǎn)型升級,使整個項目過程階段明確、分工合理、流程完整,對檔案工作的管理效率和管理效能進行顯著提升。
1.滿足企業(yè)檔案分級管理需求
檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級后,有效解決檔案數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)混亂、存儲邏輯不清晰的問題,在檔案分類體系的指導(dǎo)下,將業(yè)務(wù)規(guī)則進一步落實到系統(tǒng)工具中,厘清了檔案的整體分類要求。同時,分級管理明確檔案數(shù)據(jù)庫權(quán)屬關(guān)系,在系統(tǒng)架構(gòu)的支持下,落實管理職責(zé)的劃分,明確系統(tǒng)權(quán)屬要求,增強檔案數(shù)據(jù)的管理權(quán)責(zé),有效規(guī)避檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改和刪減風(fēng)險。
2.滿足企業(yè)型號研制項目和固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目檔案管控
滿足項目檔案管理要求是檔案系統(tǒng)升級優(yōu)化的核心目標(biāo)。經(jīng)六西格瑪管理工具設(shè)計后的檔案管理系統(tǒng)增加檔案計劃管控功能,以項目歸檔計劃形式加強對項目文件歸檔的管控和跟蹤。通過系統(tǒng)進行填報、發(fā)布、反饋和考核,做到計劃跟蹤無遺漏、文件歸檔無缺失,進一步提高項目文件檔案的完整性、系統(tǒng)性。
3.支持企業(yè)數(shù)字檔案館的持續(xù)性建設(shè)
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化的重要方面,也是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分。根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》要求,通過檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級,優(yōu)化電子文件歸檔四性檢測、支持多樣性的檔案館務(wù)管理、優(yōu)化多媒體和專題庫功能、完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能、提高檢索效率,為公司數(shù)字檔案館的持續(xù)建設(shè)和發(fā)展提供支持。
4.提升企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理效率
系統(tǒng)再造對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件推送歸檔和管理具有顯著成效,開發(fā)配置的歸檔接口支持電子文件四性檢測,提升了電子文件歸檔接口的可擴展性和開放性,統(tǒng)一企業(yè)電子文件推送標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)歸檔的電子文件自動分類和初始整理,進一步減輕了檔案管理員重復(fù)勞動和手工干預(yù)的情況,提高檔案管理效率,增加檔案管理效能。
結(jié)束語
以上通過六西格瑪DMADV設(shè)計管理工具,界定檔案管理系統(tǒng)的范圍和內(nèi)容、收集測量各利益相關(guān)方需求、分析定義質(zhì)量關(guān)鍵因素,并以此為依據(jù)開展系統(tǒng)的設(shè)計分析,再對其進行必要的驗證和評估,最終設(shè)計出滿足企業(yè)實際和需求的檔案管理系統(tǒng),支撐企業(yè)檔案管理的變革和創(chuàng)新。
參考文獻:
[1]唐曉芬,鄧 績,王金德.六西格瑪管理叢書[M].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社,2002
[2]王金德.《6SIGMA管理的計劃和實施》[J].上海質(zhì)量,2001
(作者單位:中國航發(fā)商用航空發(fā)動機有限責(zé)任公司)