穆翠娥

摘 要：數(shù)字化檔案管理及電子管理，它是指通過計算機內(nèi)存、磁盤以及光盤等材料作為檔案的文字載體，并將紙質(zhì)的檔案保存成為電子文書、信件以及報表或圖紙等方式。傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案之后就可以通過在不同存儲介質(zhì)上復(fù)制的方式來極大地提高檔案的調(diào)用效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理;電子檔案管理

一、電子檔案管理

無論是政府單位還是學(xué)校、企業(yè)等單位，檔案管理工作一直以來都是一項嚴(yán)謹(jǐn)、重要的工作。信息時代以來人們的生活方式相比從前有著翻天覆地的變化，而檔案管理工作也是如此。檔案管理人員?？鄲烙趥鹘y(tǒng)管理方式的低效、煩瑣以及實物檔案帶來的巨大工作量。隨著科技的進步與發(fā)展，檔案管理模式也悄然發(fā)生著改變。檔案管理將逐漸擺脫“圖書館模式”。十年來，檔案的收集、管理、存儲、利用等方式都有著顛覆性的改變。我們所說的無紙化檔案管理，真正體現(xiàn)在檔案工作中，利用最多的工具就是檔案管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的掃描上傳、電子圖片處理、錄入、查詢、利用、調(diào)閱等一體的無紙化檔案管理與利用，真正實現(xiàn)檔案資源無紙化、數(shù)字化、信息化。通過一系列技術(shù)手段的加工處理，查看檔案無須再去檔案庫，也不需要一架、一層、一盒的尋找，只需要搜索關(guān)鍵詞，你想要的檔案就會立刻出現(xiàn)在你面前。所有的檔案被分類管理存儲在系統(tǒng)之中，一切操作只是一瞬間，這就是檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案通過檔案處理的各種儀器將紙質(zhì)檔案掃描成各種格式的電子文件，然后將其按照檔案歸類的方式存入系統(tǒng)中。由于電子文件具有幾乎無限的保存期限，只要數(shù)據(jù)不丟失，一塊硬盤能存下相當(dāng)于數(shù)十個檔案庫的檔案。且在搭配專業(yè)的檔案管理軟件后，其查閱、管理、利用等方面的效率相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案均有極大提升。管理人員無須再在復(fù)雜、龐大的紙質(zhì)檔案中穿梭，只需要打開系統(tǒng)，所有檔案都在系統(tǒng)中隨時進行處理。由于紙質(zhì)檔案都被掃描成電子文件存在系統(tǒng)中，管理員也無須再去尋找檔案原件。只需要如同百度搜索一般即可精確地找到自己想要的檔案資料。單位之間的檔案移交也變得無比輕松。當(dāng)前檔案數(shù)字化的趨勢日益明顯，可以看到很多政府單位以及企業(yè)、學(xué)校陸續(xù)進行檔案數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)的檔案處理技術(shù)正逐漸成熟。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式正在被時代逐漸淘汰，對于檔案管理行業(yè)的專業(yè)人員來說，我們正處于一個由傳統(tǒng)檔案管理向檔案數(shù)字化時代轉(zhuǎn)變的過渡節(jié)點，檔案管理工作的形式會向著數(shù)字化、體系化、工程化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變。這個轉(zhuǎn)變不僅僅是工作管理方式，更多的將是人們思維模式的轉(zhuǎn)變。無紙化對檔案工作有什么影響呢？

1.對具體工作：提升檔案查找效率和檔案安全性

所有檔案工作包括但不限于檔案的登記、查詢、統(tǒng)計、調(diào)閱等操作，全部通過無紙化檔案管理系統(tǒng)進行，脫離了紙質(zhì)檔案煩瑣復(fù)雜的程序，也避免了人為接觸紙質(zhì)檔案而對檔案造成破壞的可能性。想象一下：你是愿意在檔案室里費時費力地查找年份、找項目、找細(xì)節(jié)，還是愿意通過無紙化檔案管理系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞一鍵查詢獲得所需檔案，答案顯而易見。

2.對管理人員：改變思考方式，提升工作質(zhì)量

在紙質(zhì)檔案時代管理人員有著固有的思考方式，在無紙化檔案時代將對人們的思考方式產(chǎn)生影響。例如以前需要檔案xx信息的統(tǒng)計，可能會親自去檔案室登記統(tǒng)計，而現(xiàn)在統(tǒng)計則可以直接線上通過檔案管理系統(tǒng)由系統(tǒng)自動統(tǒng)計，所以無紙化檔案必然會漸漸地改變?nèi)藗兊墓ぷ鞣绞?，提升工作質(zhì)量。

二、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊分析

傳統(tǒng)檔案管理方式中存在著不可替代的優(yōu)點。優(yōu)點包括安全性：長期保存，基本不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失;真實性：對入檔的檔案審核特別嚴(yán)格，一定程度上可以保證檔案的真實性和原始性。在傳統(tǒng)的檔案工作中也有很多問題，比如：想尋找一份檔案，但是卻不知道檔案是否存在;有時候要借閱瀏覽一份檔案需要多方簽字授權(quán)，借閱者需要多處奔波;私密檔案傳遞安全得不到保障;各單位部門檔案資料整理復(fù)雜、存放混亂，且都是“檔案孤島”，無法實現(xiàn)共享以便多方利用。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)代社會中，檔案管理工作如果不能進行高效的數(shù)字化改革將無法跟上當(dāng)今社會的發(fā)展步伐，更不能為社會發(fā)展和人們生活水平的提高提供有力保障和服務(wù)，在檔案管理工作中合理利用兩種管理方式，從而實現(xiàn)對檔案的高效管理。

數(shù)字化檔案管理及電子管理，它是指通過計算機內(nèi)存、磁盤以及光盤等材料作為檔案的文字載體，并將紙質(zhì)的檔案保存成為電子文書、信件以及報表或圖紙等方式。傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案之后就可以通過在不同存儲介質(zhì)上復(fù)制的方式來極大地提高檔案的調(diào)用效率，可以使檔案使用者隨時隨地對需要的檔案信息進行快速查閱。優(yōu)勢：第一，數(shù)字化檔案的查閱不依賴于紙質(zhì)介質(zhì)。用戶可借助辦公設(shè)備輕松便捷地對檔案資料進行閱讀和利用;第二，資源的傳遞速度和共享性極大提高。數(shù)字化檔案可以通過計算機、硬盤等存儲介質(zhì)進行資料傳遞和共享，較紙質(zhì)檔案而言更加快捷方便;第三，檔案的數(shù)字化管理可以有效地避免時間和距離對資源共享的限制;第四，檔案保管要求少同時風(fēng)險低;第五，更方便未來對檔案的修改，不需要再重新另做檔案，可以借助軟件應(yīng)用來對當(dāng)前檔案進行修改，為用戶提供巨大便利。

電子檔案管理的迅速發(fā)展有幾方面原因。首先是行政驅(qū)動。從十幾年前國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室成立以來，檔案數(shù)字化就進入了一個發(fā)展比較快的階段。由于國家政策上推動檔案信息化建設(shè)，在一些體制內(nèi)單位，檔案數(shù)字化程度成為檔案工作的評價指標(biāo)，而且曾經(jīng)有明確要求檔案數(shù)字化率達(dá)到多少的要求。所以在體制內(nèi)的檔案數(shù)字化具有行政驅(qū)動力。政府購買檔案數(shù)字化的服務(wù)非常多，目前在檔案管理工作發(fā)展比較好的企業(yè)沒有一個不把檔案數(shù)字化作為主要業(yè)務(wù)的。其次是技術(shù)發(fā)展趨勢不可逆。在商業(yè)部門這類自由度比較高的機構(gòu)內(nèi)，檔案數(shù)字化也有很好的市場。尤其是提供2C服務(wù)的一些行業(yè)，比如銀行、房地產(chǎn)公司等等，由于業(yè)務(wù)量大，在大數(shù)據(jù)興起的時候，這些機構(gòu)就早早把客戶業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化了。所以在檔案數(shù)字化市場中，也有很大一部分是服務(wù)這類需求的。這一點可以說完全是信息行業(yè)效率需求驅(qū)動的。完成客戶檔案數(shù)字化之后，大數(shù)據(jù)應(yīng)用也就隨之而來了。最后是雙套制一天不滅，檔案數(shù)字化就會一直存在。所謂雙套制是文件歸檔一定要紙質(zhì)和電子雙套歸檔。過去的檔案數(shù)字化大多是針對存量檔案的，因為在檔案形成中，大部分原生檔案還是紙質(zhì)的，為了適應(yīng)信息化過渡期的需要，會每年把紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，兼顧歸檔要求和利用效率。而現(xiàn)在國家政策雖然已經(jīng)很積極在探索電子檔案單套制管理，但是由于檔案管理是千秋萬代的事情，對于永久保存的檔案還是沒有放開完全單套。所以雙套制一天不滅，檔案就會有紙質(zhì)和電子兩種形式。但隨著信息化程度越來越高，大家應(yīng)對雙套制的辦法也慢慢從掃描變成打印，也就是原生電子的檔案打印出來歸檔。所以，可以說現(xiàn)在這種形態(tài)的檔案數(shù)字化行業(yè)市場在未來應(yīng)該是會萎縮的。

三、檔案管理工作注意事項

隨著社會進步和科技的發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類不斷增加，質(zhì)量要求不斷提高。目前檔案管理工作仍存在三個方面的突出問題，制約了檔案管理工作的開展。一是思想認(rèn)識不足，人員素質(zhì)較差。做好檔案管理工作能促進工作更加有效地開展，提高效率。但因其作用是隱性的、潛在的，很多單位并不重視檔案管理工作，各項具體工作措施很難落實到位。同時未及時對檔案管理人員進行相關(guān)培訓(xùn)和引導(dǎo)，待遇欠佳，缺乏激勵機制，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)較差，缺乏努力工作的動力，對本職工作不重視，無責(zé)任心，導(dǎo)致檔案管理工作滯后。二是基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，信息化水平較低。在當(dāng)今的信息化社會，檔案信息量快速增長，檔案載體發(fā)生深刻變化，逐漸由以前的紙質(zhì)載體朝電子、紙質(zhì)共存的局面轉(zhuǎn)變，這對檔案管理所需要的設(shè)備設(shè)施提出了更高要求，而現(xiàn)有檔案管理設(shè)備設(shè)施老化、落后，已不能適應(yīng)檔案管理工作的開展需求?；A(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)跟不上檔案信息的快速發(fā)展，兩者形成強烈反差，導(dǎo)致檔案利用率低下，嚴(yán)重阻礙檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。三是檔案管理機制不夠健全，制度不完善。檔案管理是一項復(fù)雜的工作，很多單位在檔案管理工作方面缺乏相應(yīng)的工作機制和規(guī)章制度，造成檔案管理工作缺乏效率和不夠規(guī)范，導(dǎo)致工作乏力。

如何提升檔案管理工作質(zhì)效是擺在我們面前亟待解決的課題，下面就如何創(chuàng)新思路，突破檔案管理工作的開展瓶頸談?wù)剛€人見解。我認(rèn)為，要提升檔案管理工作質(zhì)量，必須從四個方面入手。一要及時完善規(guī)章制度。科學(xué)的規(guī)章制度是提升工作效率最有效的保障，只有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，才能解決管理工作中混亂的局面。單位要結(jié)合實際，及時建立、健全各項規(guī)章制度，并落到實處。二要強化思想認(rèn)識。充分認(rèn)識檔案管理工作的長遠(yuǎn)意義，高度重視檔案管理工作，并對檔案管理人員適時開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立激勵機制，落實獎懲制度，促進檔案管理人員掌握嫻熟的檔案操作技能與知識，樹立科學(xué)的信息管理意識，有效提升自身素質(zhì)、責(zé)任感和工作積極性。三要主動適應(yīng)時代需求。信息化是時代對檔案管理工作提出的要求，先進的設(shè)備設(shè)施、科學(xué)的管理理念、優(yōu)秀的管理人員是檔案管理信息化不可或缺的要素，要著力提升檔案管理的信息化水平，促進檔案信息資源的科學(xué)、合理、有效利用。四要善于創(chuàng)新。要增強創(chuàng)新意識，提升創(chuàng)新動力，突出能力創(chuàng)新。

對于紙質(zhì)檔案管理工作，要建立在平常的認(rèn)真、仔細(xì)、及時的基礎(chǔ)上。在日常工作中，做到隨時整理、分類、歸檔，做到規(guī)范化。建立完善的借閱制度，做好借閱記錄及歸還記錄，做好檔案柜及檔案盒目錄索引并保存電子版，借閱時可以先從電子索引找到該文件所在的檔案盒檔案柜，這樣就可以快速方便地找到文件。除此之外，檔案的存放環(huán)境也是比較重要的。檔案庫房“八防”措施：1.防高低溫，檔案庫房配備溫濕度計，合理監(jiān)控好溫度，控制在14—24℃為宜。2.防干燥防潮濕，檔案庫房配備溫濕度計，經(jīng)常檢查記錄，合理監(jiān)控好濕度，控制在45—60%RH為宜。3.防水：經(jīng)常檢查檔案庫房頂部，發(fā)現(xiàn)漏水及時處理。4.防火：檔案庫房附近嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品，嚴(yán)禁吸煙，配備滅火器。5.防盜：檔案庫房門窗加固，有條件可安裝紅外雙鑒探測器。6.防塵：保持檔案庫房環(huán)境保持干凈整潔。7.防光：檔案庫房窗戶應(yīng)掛遮光窗簾，檔案柜不直接被陽光直射。8.防腐：檢測檔案庫房內(nèi)二氧化碳、二氧化硫等有害氣體的含量，應(yīng)適時通風(fēng)，降低有害氣體的含量。

隨著檔案數(shù)字化、信息化的逐漸融合和發(fā)展，越來越多的機構(gòu)使用計算機系統(tǒng)管理和利用檔案，最多的形式表現(xiàn)為無紙化檔案管理：

1.已有的紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化方式（掃描上傳），將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案管理利用。

2.工作中新增加的檔案，盡可能地最大化以電子檔案的形式管理利用。

3.掌握檔案資源主動權(quán)

（1）做好管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，如OA對接，減少檔案信息二道手。

（2）做好檔案著錄自動化工作，利用智能技術(shù)根據(jù)檔案的內(nèi)容和信息，自動完成檔案著錄，讓檔案工作者從煩瑣的管理工作中解脫出來。

（3）做好檔案質(zhì)量檢測工作，利用智能技術(shù)對人工著錄信息進行檢測比對，保證信息準(zhǔn)確性。

4.安全保存檔案資源

（1）系統(tǒng)定期自動備份數(shù)據(jù)，并對存儲狀態(tài)實時監(jiān)控，避免存儲空間不足等問題造成電子檔案缺失。

（2）對接RFID庫房管理系統(tǒng)，簡化實物檔案利用流程，提高檔案利用效率。

5.檔案管理手段多樣化

（1）面對多種格式的檔案，支持多種格式的轉(zhuǎn)換和保存。

（2）業(yè)務(wù)管理流程多樣化，根據(jù)實際情況自定義業(yè)務(wù)流程，滿足多樣化業(yè)務(wù)場景需要。

6.檔案資源藏用兼重

（1）查找是一切利用的基礎(chǔ)，充分利用智能技術(shù)在查找搜索上節(jié)省更多時間。

（2）編研工作智能化，實現(xiàn)命名實體識別和關(guān)系抽取，并自動形成關(guān)系圖譜，減少工作量的同時保證完整性。

（3）按需自定義生成檔案數(shù)據(jù)報表，使數(shù)據(jù)可視化。

四、結(jié)語

隨著數(shù)字化、信息化、智能化在檔案工作中的不斷發(fā)展，以及大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)在檔案系統(tǒng)及檔案館建設(shè)中的不斷融合與進步，將會產(chǎn)生越來越多的有利于檔案工作發(fā)展的新方法、新理念，從而助力我們國家的數(shù)字中國戰(zhàn)略。

參考文獻：

[1]陳文惠，王文強.企業(yè)電子檔案管理的問題及改進措施[J].機電兵船檔案，2021

[2]楊 會.新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2021

[3]張瀚文.淺談新形勢下事業(yè)單位會計檔案電子化存在的問題及解決措施[J].納稅，2021

[4]任國珍.電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的實踐運用[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2021

[5]曲 暢.電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價值分析[J].品位·經(jīng)典，2021

[6]傅榮校，章燕華.電子文件管理機制研究[J].檔案學(xué)通訊，2011

[7]屈一平.中國規(guī)劃電子文件管理[J].瞭望，2011

[8]劉越男.融合之路：中國電子文件管理的體制和機制[J].檔案學(xué)通訊，2009

[9]徐 晶.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].科學(xué)與財富，2014

[10]岳 銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011

[11]王莉娜.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作的區(qū)別[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013

[12]王翠玲.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的比較分析[J].赤子，2012

[13]方 芳，李書錦，姚路明，等.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011

（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學(xué)）