劉紅云

摘 要：檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)所，特別是對(duì)于醫(yī)院保存檔案而言，如果檔案庫(kù)房出現(xiàn)異常情況，將直接影響各類檔案材料的保存。特別是當(dāng)檔案庫(kù)房中的溫度、濕度出現(xiàn)異常時(shí)，很可能影響檔案材料的保存。面對(duì)這種情況加強(qiáng)檔案庫(kù)房溫濕度的控制非常重要，本文也將重點(diǎn)圍繞醫(yī)院檔案庫(kù)房的溫濕度控制為核心展開研究，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案庫(kù)房管理工作提供一定參考，確保醫(yī)院的檔案能夠做到長(zhǎng)期保存，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案庫(kù)房;溫濕度;控制系統(tǒng);環(huán)境控制

一、相關(guān)背景

有檔案的產(chǎn)生就必然有檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房作為存放和保護(hù)檔案的場(chǎng)所，從庫(kù)房的選址到外部設(shè)計(jì)、內(nèi)部裝潢、日常管理維護(hù)等都關(guān)系到檔案的使用壽命以及保管安全。特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步使得傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有檔案管理需求，電子文件和電子檔案數(shù)量激增，要求現(xiàn)有的檔案庫(kù)房不僅能夠滿足多種載體的保管要求，更要考慮此次檔案的特殊保管需求。

其中檔案庫(kù)房的溫濕度調(diào)節(jié)與控制是檔案管理工作中非常重要的部分，不合適的檔案庫(kù)房溫濕度反而會(huì)加速對(duì)檔案的破壞。

特別是處于高溫高濕狀態(tài)下。明確檔案庫(kù)房溫濕度控制的重要性，并且找到目前檔案庫(kù)房溫濕度控制中存在的問題，采取針對(duì)性措施，對(duì)更好地做好檔案保護(hù)工作有重要意義。

二、加強(qiáng)檔案庫(kù)房溫濕度控制的意義

1.保證各類檔案的長(zhǎng)期保存

檔案庫(kù)房的構(gòu)建是檔案管理中非常重要的部分，通過利用各種手段與方法，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有各類資源的有效管理，從而保證歷史記憶連續(xù)性，延長(zhǎng)檔案使用壽命、保證檔案安全和妥善保存是檔案庫(kù)房的基本職能。隨著部分紙質(zhì)檔案保存時(shí)間過于長(zhǎng)久，對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)房的環(huán)境建設(shè)有著更高的質(zhì)量要求。加上其他檔案以及多種儲(chǔ)存方式的電子檔案，面對(duì)這種情況加強(qiáng)檔案庫(kù)房的溫濕度控制，有利于各種類型檔案的安全、永久保管和方便利用。

2.降低檔案管理成本

建立先進(jìn)的管理技術(shù)和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)房的集成化管理。大部分檔案庫(kù)房管理工作將由系統(tǒng)完成，不僅極大程度地降低了人工成本，進(jìn)一步細(xì)化對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度的控制，還能夠提高管理效率，降低管理機(jī)構(gòu)的成本。特別是對(duì)于各類紙質(zhì)檔案，檔案管理工作人員能夠?qū)⒏嗑Ψ旁谠摲矫妫ＷC紙質(zhì)檔案管理的有效性。但是現(xiàn)實(shí)情況是，由于各種因素影響，導(dǎo)致檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度不適宜檔案的長(zhǎng)久保存，特別是異常的溫度濕度將直接影響檔案質(zhì)量。

三、不同溫濕度條件對(duì)檔案材料的影響

1.高溫高濕狀態(tài)

當(dāng)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)處于高溫高濕狀態(tài)，如果紙質(zhì)檔案本身是采用耐熱性較差的材料，很可能會(huì)加速紙張中殘留的有害化學(xué)物質(zhì)發(fā)揮，影響紙張的強(qiáng)韌度。實(shí)際上不僅是紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案、照片檔案、膠片檔案、實(shí)物檔案等對(duì)環(huán)境的溫度濕度都有著嚴(yán)格要求。高溫高濕狀態(tài)將直接影響其質(zhì)量，特別需要注意的是，高溫狀態(tài)也會(huì)促進(jìn)各種有害生物的生長(zhǎng)與繁殖。部分昆蟲本身以紙張等為食，高溫狀態(tài)促進(jìn)其啃食紙張并導(dǎo)致檔案遭到破壞。

特別是霉菌的存在會(huì)讓纖維素發(fā)生水解，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)變質(zhì)，嚴(yán)重的甚至?xí)辰Y(jié)成“磚塊”，而霉菌分泌的色素會(huì)在檔案上形成不同顏色的斑點(diǎn)，不僅影響紙張強(qiáng)度，還會(huì)加速紙張老化，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)大小不一的孔洞，對(duì)于被嚴(yán)重腐蝕的紙質(zhì)檔案可能根本無法修復(fù)，而霉菌這種有害生物產(chǎn)生的分泌物，也會(huì)影響紙質(zhì)檔案保存的質(zhì)量。

當(dāng)檔案處于溫濕度均較高的狀態(tài)下，還會(huì)導(dǎo)致空氣中的有害氣體、灰塵等影響檔案材料。特別是在使用各類檔案過程中，不可避免地需要與空氣接觸，而空氣中的灰塵又十分容易黏附在檔案上，加上環(huán)境污染本身就比較嚴(yán)重，所以空氣中的有害氣體、灰塵中的顆粒都會(huì)加速紙張老化，最終導(dǎo)致紙張變脆。

2.低濕狀態(tài)

如果檔案庫(kù)房濕度過低，則會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案水分過度蒸發(fā)，影響檔案纖維內(nèi)部的結(jié)構(gòu)，紙張的硬、脆度都會(huì)受到影響。

3.溫濕度波動(dòng)幅度過大或過快

當(dāng)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度濕度波動(dòng)幅度過大或者過快，也將影響檔案的保存。在這種變化的異常環(huán)境下，材料會(huì)出現(xiàn)熱脹冷縮，受脹縮不均勻情況影響，其強(qiáng)度還會(huì)產(chǎn)生變化。

可以發(fā)現(xiàn)，不管是哪一種檔案，只要處于不合適的溫度與濕度環(huán)境中，就會(huì)對(duì)其材料造成影響。且檔案庫(kù)房中存放不止一種類型的檔案，而不同的檔案類型，對(duì)環(huán)境溫度和濕度的要求也不同，這種情況下建立起一個(gè)智能化的恒溫恒濕系統(tǒng)非常重要。

四、加強(qiáng)檔案庫(kù)房的環(huán)境管理

為盡可能地避免各類檔案受到不良環(huán)境、溫濕度的影響，在加強(qiáng)檔案庫(kù)房環(huán)境管理過程中需要結(jié)合當(dāng)?shù)氐臍夂驐l件，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行靈活調(diào)控，只有確保檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，才能進(jìn)一步細(xì)化管理工作。

1.密閉管理

保證整個(gè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的密閉環(huán)境，能夠在一定程度上降低溫濕度對(duì)檔案的影響。其中密閉管理的重點(diǎn)是加強(qiáng)庫(kù)房門窗的管理，要求在關(guān)閉時(shí)有著良好的密閉條件，在需要通風(fēng)的狀態(tài)下又能夠開啟。另外還需要安裝防光窗簾，盡可能避免強(qiáng)光。密閉管理僅僅是管理的其中一部分，由于密閉管理并不能靈活調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度濕度因此還需要采取其他手段。

檔案庫(kù)房的密閉環(huán)境管理，則需要從檔案的保密級(jí)別，對(duì)管理方式進(jìn)行調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房環(huán)境管理水平的提升。在優(yōu)化檔案庫(kù)房環(huán)境的過程中，對(duì)密閉環(huán)境的溫濕度、有害氣體等進(jìn)行綜合控制，從而實(shí)現(xiàn)密閉環(huán)境管理水平的進(jìn)一步提升。檔案庫(kù)房的密閉處理要根據(jù)門窗結(jié)構(gòu)，在門窗邊沿粘牢膠粘劑，并安裝遮光遮塵的布簾。如果窗戶過多過大，可保留部分窗口為通風(fēng)用，其他窗口則可以完全密封，提高庫(kù)房的密閉效果。

2.通風(fēng)管理

通過有效通風(fēng)，從而加速檔案庫(kù)房?jī)?nèi)空氣的交換流通，這對(duì)調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度濕度有著非常重要的作用，且這種方法簡(jiǎn)便易行，經(jīng)濟(jì)成本低，還能夠獲得較為滿意的降溫、防潮、升溫等效果。

但是，檔案庫(kù)房在通風(fēng)管理過程中，并非是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作?？紤]到醫(yī)院檔案庫(kù)房的實(shí)際情況，需要有技巧地進(jìn)行通風(fēng)管理。當(dāng)檔案庫(kù)房外的溫度與濕度都低于檔案庫(kù)房?jī)?nèi)時(shí)，可以進(jìn)行通風(fēng)。如果檔案庫(kù)房外的溫度與相對(duì)濕度高于檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，則不能采取通風(fēng)的方法。檔案庫(kù)房外的溫度要低于庫(kù)房?jī)?nèi)，但是檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外的相對(duì)濕度接近或者相同時(shí)可以通風(fēng)，反之則不能通風(fēng)。為保證能夠發(fā)揮出通風(fēng)效果，進(jìn)行通風(fēng)之前需要監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外的溫濕度，并且通風(fēng)期間還需要密切注意其變化，完成通風(fēng)之后，還需要將檔案庫(kù)房立即密閉，確保檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度處于穩(wěn)定狀態(tài)。

檔案庫(kù)房通風(fēng)管理工作的開展，可通過自然通風(fēng)與機(jī)械通風(fēng)的方式進(jìn)行處理，自然通風(fēng)是利用庫(kù)內(nèi)外空氣的溫度差所產(chǎn)生的壓力，達(dá)到通風(fēng)的目的。但是，在實(shí)際應(yīng)用中要考慮天氣情況、建筑結(jié)構(gòu)等因素的影響。機(jī)械通風(fēng)則要設(shè)置排風(fēng)口與進(jìn)風(fēng)口，從而達(dá)到空氣交換的目的。

五、檔案庫(kù)房的恒溫恒濕系統(tǒng)搭建

為保證能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房中各類材料檔案的高質(zhì)量保管，通過搭建恒溫恒濕系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的監(jiān)測(cè)與調(diào)控，從而營(yíng)造出一個(gè)恒溫恒濕的檔案庫(kù)房環(huán)境。在這方面，可以利用各種先進(jìn)設(shè)備，借助直接數(shù)字控制器為基礎(chǔ)的集散型控制處理設(shè)備，現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的分散控制。通過采用圖形化的監(jiān)控中心，確保整個(gè)系統(tǒng)的可操作性能得到提升，有效保證實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)房的高效管理。

其中在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的不同地方設(shè)置溫濕度傳感器來采集數(shù)據(jù)，并且將采集到的數(shù)據(jù)直接傳輸至數(shù)字控制器，直接控制各類機(jī)電設(shè)備采取相應(yīng)的動(dòng)作。為了保證整個(gè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度始終處于合適范圍，在進(jìn)行搭建過程時(shí)，確保數(shù)字控制器在服務(wù)器出現(xiàn)故障的情況下，仍然能夠做到獨(dú)立運(yùn)行，從而保證整個(gè)恒溫恒濕系統(tǒng)的正常工作。

在這個(gè)過程中，通過利用數(shù)字控制器對(duì)恒溫恒濕系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)、風(fēng)量、送/回風(fēng)溫濕度、庫(kù)房溫濕度、故障報(bào)警進(jìn)行24小時(shí)不間斷的監(jiān)測(cè)與控制。工作人員可以按照程序預(yù)先的設(shè)定，自動(dòng)調(diào)整檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的空調(diào)機(jī)組、除濕機(jī)執(zhí)行相關(guān)的指令與聯(lián)動(dòng)，可以自由切換手動(dòng)和自動(dòng)兩種模式。在手動(dòng)模式下，相關(guān)工作人員能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)整個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境情況，還能夠直接通過手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)的方式，調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度濕度。

通過在檔案庫(kù)房不同區(qū)域安裝溫濕度傳感器并接受直接數(shù)字控制器的控制，如果發(fā)現(xiàn)傳感器接收到的溫濕度數(shù)值與預(yù)先設(shè)定的數(shù)值存在差異，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出相應(yīng)的指令，啟動(dòng)空調(diào)機(jī)組及除濕設(shè)備運(yùn)行，通過利用這種方式最大限度地保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度穩(wěn)定的保持在設(shè)定范圍內(nèi)。

檔案庫(kù)房的溫濕度控制，可利用信息技術(shù)，通過溫室傳感器對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度變化數(shù)值進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，通過溫濕度管理與控制，可進(jìn)一步提高檔案庫(kù)房的整體環(huán)境調(diào)節(jié)控制水平，提高檔案庫(kù)存管理效果。

六、檔案庫(kù)房的環(huán)境建設(shè)

檔案庫(kù)房?jī)?nèi)搭載恒溫恒濕系統(tǒng)僅僅是其中一方面。加強(qiáng)檔案庫(kù)房的保存環(huán)境建設(shè)也非常重要。對(duì)紙質(zhì)檔案而言，其溫度需要控制在14℃至24℃范圍內(nèi)，冬季溫度要≥14℃，夏季溫度要≤24℃，相對(duì)濕度需要控制在45%～60%，冬季濕度要≥45%，夏季濕度要≤60%。其他檔案類型的溫濕度要求見表1。在明確不同的檔案有著相對(duì)應(yīng)的溫濕度要求之后，確保每天溫濕度的波動(dòng)幅度不能超過±2度，相對(duì)濕度不能超過±5度。通過利用在檔案庫(kù)房中多個(gè)數(shù)字化溫濕度傳感器，能夠?qū)⒉杉降臄?shù)據(jù)自動(dòng)傳輸進(jìn)恒溫恒濕系統(tǒng)中。管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程控制。系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)采集和分析溫濕度記錄，將生成的數(shù)據(jù)反饋給管理員，能夠直接查詢和控制空調(diào)機(jī)組除濕設(shè)備的狀態(tài)。

七、不同檔案的溫濕度控制調(diào)節(jié)分析

文中提到根據(jù)載體類型的不同檔案可以分為多種，其中主要可以分為紙質(zhì)檔案和聲像檔案兩種。紙質(zhì)檔案的載體為紙張，一般存放在普通檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。聲像檔案一般存放在母片檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，由于存放的檔案內(nèi)容不同。對(duì)溫濕度的要求也存在差異。相同的是，不管是普通檔案庫(kù)還是母片檔案庫(kù)，都需要嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，不僅需要保證有合適的凈空高度，還需要保證檔案庫(kù)房有著良好的密閉性，同時(shí)墻面保溫也需要選擇能夠符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的材料，此舉對(duì)保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的恒溫恒濕環(huán)境有著非常重要的意義。

1.針對(duì)普通檔案庫(kù)房的溫濕度控制與調(diào)節(jié)

對(duì)于普通檔案庫(kù)房溫度要求控制在24℃以內(nèi)，濕度要小于60%。為保證良好的溫濕度，可以考慮新風(fēng)機(jī)與除濕機(jī)配套使用。在不同季節(jié)，普通檔案庫(kù)房的溫濕度控制工作也存在差異，夏季主要是利用新風(fēng)系統(tǒng)進(jìn)行除濕，通過傳感器檢測(cè)到新風(fēng)機(jī)組溫度濕度等參數(shù)，并且按照預(yù)先設(shè)定的參數(shù)進(jìn)行設(shè)備的控制與調(diào)整。而進(jìn)入冬季，新風(fēng)機(jī)組的干負(fù)荷更大，新風(fēng)機(jī)組通過電極加濕器對(duì)新風(fēng)進(jìn)行加濕，對(duì)保證整個(gè)房間的恒溫有著很重要的保障作用。

2.針對(duì)母片檔案庫(kù)房的溫濕度控制與調(diào)節(jié)

與普通檔案庫(kù)房的溫濕度控制與調(diào)節(jié)相比，母片檔案庫(kù)房的溫濕度控制要求更高。不僅要求一年四季都做到恒溫恒濕，且其波動(dòng)范圍更小。實(shí)際上可以考慮采用文中提到的搭配恒溫恒濕系統(tǒng)，通過利用搭配恒溫恒濕系統(tǒng)，最大限度地減小整個(gè)母片檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度波動(dòng)。

八、結(jié)語

在傳統(tǒng)檔案保管模式下，檔案庫(kù)房的建設(shè)經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展過程。其中保護(hù)好各類檔案，避免各類檔案受到不良因素影響，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的溫濕度控制是管理工作中非常重要的一方面。由于檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被設(shè)定，但是所處區(qū)域環(huán)境不同，加上技術(shù)的進(jìn)步，如何更加高效地開展檔案庫(kù)房溫濕度工作成了需要面臨與解決的主要問題。在這種情況下，深刻理解國(guó)家檔案局對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度的具體規(guī)定，將不同類型的檔案結(jié)合實(shí)際環(huán)境，開展更加靈活的溫濕度調(diào)控，對(duì)保護(hù)各類檔案，讓檔案更好地服務(wù)社會(huì)有著非常重要的意義。隨著信息時(shí)代的到來，國(guó)家對(duì)信息化的投入加大，我們面臨著對(duì)海量電子文件和電子檔案的管理問題，檔案庫(kù)房的構(gòu)建將顛覆傳統(tǒng)思維模式，從真實(shí)向虛擬化轉(zhuǎn)變，從實(shí)體空間的建造轉(zhuǎn)移到數(shù)字空間的構(gòu)建是今后檔案管理的發(fā)展方向。

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（作者單位：重慶大學(xué)附屬涪陵醫(yī)院）