摘 要：信息化時代，檔案管理也出現(xiàn)了很多新特點、新變化，相關單位要想做好新時代檔案管理工作就必須要與時俱進，以先進有效的手段和策略來強化檔案管理工作，構建行之有效的管理體系，以確保檔案管理的信息化、規(guī)范化、安全化發(fā)展。因此，結合信息時代特點、檔案管理需求等內容來創(chuàng)新優(yōu)化管理工作已成為單位發(fā)展的必然之舉，也為發(fā)揮檔案的實際應用價值、提高檔案管理工作的實際效益奠定可靠基礎。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

檔案作為重要的信息資源，在信息時代的利用價值越來越高，也越來越受到各單位的重視。單位利用信息技術不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理模式，更新檔案管理層次，以大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術來有效規(guī)劃檔案管理，構建新時代新檔案，為單位實現(xiàn)發(fā)展升級提供重要推動力。不過，檔案管理的創(chuàng)新并不簡單，單位要正確認識檔案管理信息化創(chuàng)新的價值，以有效管理來提升管理效率，促進檔案管理事業(yè)良性發(fā)展。

一、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.確保檔案管理的有序化發(fā)展，實現(xiàn)單位檔案服務的升級

信息時代，檔案管理從紙質化向電子化、數(shù)字化發(fā)展，內容更加精準、數(shù)量也更加龐大，在這種情況下，單位以信息技術來有效規(guī)劃檔案管理，創(chuàng)新管理模式，不僅能實現(xiàn)對檔案的有序、科學化管理，還能消除傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷和不便之處，提高管理效益。在傳統(tǒng)管理模式中，管理人員很難在短時間內找到想要的檔案，需要耗費大量時間、人力進行查找，對單位運營發(fā)展不利。檔案管理信息化不僅能在第一時間為單位提供檔案支持，還能夠對檔案管理內容進一步細化，極大提高了檔案的查詢速度和效率。同時，利用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術，很多單位都構建了檔案管理專用數(shù)據(jù)庫，既為其有序化創(chuàng)新發(fā)展提供助力，也為提升單位檔案管理服務質量提供保障。

2.有利于單位檔案資源共享，適應網(wǎng)絡時代發(fā)展需求

檔案是單位發(fā)展中極為重要的信息資源，既包含了單位內部資料，也為單位開展外部活動提供參考，是單位發(fā)展必不可少的資源。以信息化、數(shù)字化、自動化來創(chuàng)新檔案管理是單位順應網(wǎng)絡時代發(fā)展需求的表現(xiàn)，對實現(xiàn)檔案管理的最大化價值有積極推動作用。同時，利用信息技術創(chuàng)新檔案管理還能實現(xiàn)檔案信息與原始載體的有效分離，確保工作人員能隨時隨地獲取共享資源，提高對檔案信息的利用率。不僅如此，進入新時代，隨著大數(shù)據(jù)等信息技術的進一步應用，單位對檔案管理的要求也越來越高，相關工作人員必須要及時應對信息時代下的檔案管理趨勢，更新管理理念，以發(fā)展的眼光看待檔案管理創(chuàng)新，與時俱進，促進其可持續(xù)發(fā)展。

3.有利于發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢，推動單位良性發(fā)展

信息時代，檔案管理出現(xiàn)很多新的發(fā)展特點，不僅更加高效、全面，對信息的管控也更加及時。單位在全面優(yōu)化檔案管理、創(chuàng)新工作之時，會對現(xiàn)有信息資源進行整合重組，讓所有檔案資源在確保安全的情況下得到有效管控，提高其運用率和服務效率。同時，隨著信息大爆炸時代的到來，單位獲取的信息數(shù)量越來越多，為更好地提取信息資源，充分利用其價值，單位只有不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理工作才能體驗更多的數(shù)據(jù)應用價值，才能避免數(shù)據(jù)資源因殘缺而導致領導人在決策上出現(xiàn)問題，才能及時獲取信息資源，有效處理歸檔，最終形成可供查閱、分析、參考的檔案資源。

二、信息時代檔案管理創(chuàng)新中存在的問題

1.缺乏有效參考標準，對創(chuàng)新認知度不高

規(guī)范化、標準化管理能讓單位在創(chuàng)新檔案管理過程中有一定的目標性和方向性，確保檔案管理創(chuàng)新的實效性。但當前，部分單位在創(chuàng)新過程中面臨沒有有效參考標準的尷尬境地，大部分都是摸石頭過河，自己探索創(chuàng)新路徑、積累經(jīng)驗。這樣很容易導致工作人員在進行信息化管理時難以在第一時間發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，不得不返工或采取其他方法進行彌補，不僅浪費時間、人力，同時也極容易打擊工作人員的信心，使其對創(chuàng)新檔案管理工作產(chǎn)生消極情緒，最終導致檔案管理創(chuàng)新難以在短時間內完成，影響單位使用和發(fā)展。同時，部分單位對創(chuàng)新檔案管理的重要性也存在認知不足的現(xiàn)象，特別是一些資歷較老的工作人員，因已形成思維定式，不愿創(chuàng)新管理模式。再加上部分單位并未設置專門的檔案管理部門，在創(chuàng)新管理過程中也是單位內部員工按照以往經(jīng)驗來進行管理操作，導致工作信息化低、內容混亂，難以充分發(fā)揮其價值，最終導致員工對其產(chǎn)生誤解，影響創(chuàng)新進度。

2.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足，難為創(chuàng)新提供有效助力

信息時代在對檔案管理工作提出新要求的同時，也對管理人員提出了新要求，工作人員必須要掌握相應的技術素養(yǎng)和知識儲備才能有效進行檔案管理創(chuàng)新，才能更好地提高檔案管理服務質量。但就當前情況來看，一些單位的檔案管理人員并非專業(yè)人士，不僅知識結構、儲備落后，專業(yè)素養(yǎng)也遠達不到信息化管理的水平，因此無法推動該領域的有效創(chuàng)新。除此之外，單位對管理人員的簡單培訓也是其專業(yè)素養(yǎng)不足的原因之一。因無法深層次掌握信息技術，對檔案的管理和應用不熟練，難以有效融合信息技術與檔案管理，因此在創(chuàng)新檔案管理之時無法對其進行有價值的挖掘和深入開發(fā)，自然就很難滿足檔案管理信息化創(chuàng)新的需求。

3.信息化設備不完善，技術受限，經(jīng)費不足

信息化時代，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展面臨許多挑戰(zhàn)，特別是信息安全問題更是成為制約檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展的重要因素。單位檔案管理的信息安全問題一般體現(xiàn)在三個方面：一是信息安全，即檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理雖然提取不易，但想要盜取也存在很大難度，而信息化檔案不同，它主要以數(shù)字化、信息化存在，提取十分簡單。檔案信息一旦泄露將會對單位造成不可估量的損害，影響極大;二是檔案管理軟件方面的問題。一般來講，單位在選取檔案管理軟件時都會選擇正規(guī)公司，但即使是正規(guī)軟件公司在信息技術領域也存在不同技術水平，再加上使用過程中無標準化操作流程，統(tǒng)一管理難度極大;三是自我防護安全能力不足。網(wǎng)絡黑客是威脅檔案信息化管理創(chuàng)新的重要因素之一，部分單位因對信息安全軟件了解不多，所選用的殺毒和防護軟件無法攔截所有病毒，留下安全隱患。同時，也有部分單位貪圖便宜會選擇價格便宜的殺毒軟件，給黑客留下可乘之機，影響檔案管理信息化的安全性。另外，檔案管理信息化創(chuàng)新前期需要投入較多資金和人力予以支持，而部分單位在檔案管理部門的經(jīng)費預算并不多，導致檔案管理人員在實際操作中受到掣肘，影響創(chuàng)新進度。

三、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的有效策略

1.科學規(guī)劃檔案管理部門，提高員工對檔案管理創(chuàng)新的重視

單位想要進一步推進檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，先要確定檔案管理信息化工作的地位，要讓所有員工充分意識到檔案管理創(chuàng)新的必要性和重要性，為其構建合理、科學的規(guī)劃，為檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供方向?？茖W、合理的檔案管理部門規(guī)劃還能進一步調動工作人員的積極性，使其從根本上加強對創(chuàng)新工作的重視。同時，單位在制定檔案管理部門規(guī)劃之時要做好調研，因地制宜、有針對性地提出解決策略，確保檔案管理創(chuàng)新的有效發(fā)展。例如，在建立檔案管理信息化過程中會涉及數(shù)字化、硬件購置、軟件、管理流程標準化等問題，單位負責人要明確規(guī)劃目標，以調研實況為依據(jù)充分考慮單位內外環(huán)境發(fā)展現(xiàn)狀，確定所規(guī)劃的可行性和科學性。同時，檔案管理負責人也要明確檔案管理創(chuàng)新工作非一朝一夕就能完成，需要在總目標的基礎上進行細化、分解，以各個階段小目標來促進員工腳踏實地地完成相關任務，穩(wěn)步推進創(chuàng)新工作。在制定部門規(guī)劃時，單位還可以借鑒其他單位的信息化、數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新經(jīng)驗，強化對該部門的資源建設，總結和改進前期成果，制定符合信息時代檔案管理創(chuàng)新的管理流程，推進工作高效發(fā)展。

2.更新觀念，強化創(chuàng)新意識，為創(chuàng)新奠定意識基礎

檔案管理創(chuàng)新意識對推進檔案管理創(chuàng)新有積極促進作用，并對工作的進度會產(chǎn)生決定性影響。單位在探索信息時代檔案管理創(chuàng)新路徑之時，必須要加強對檔案管理創(chuàng)新的宣傳，要讓員工改變舊觀念，樹立全新的檔案管理理念，為創(chuàng)新工作的順利展開奠定意識基礎。期間，單位要注意對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力的有效把握，要在充分調研的基礎上盡可能地做到人盡其才，讓管理人員從意識上認識到檔案管理創(chuàng)新并不是簡單地整理文檔資料，而是利用信息技術對現(xiàn)有信息資源進行有效整合與優(yōu)化，以信息化、數(shù)字化形式提高該部門創(chuàng)新發(fā)展。同時，單位也要緊扣時代發(fā)展趨勢和大眾需求，以多渠道模式來培養(yǎng)和提升管理人員的意識和觀念，如在培養(yǎng)員工創(chuàng)新意識期間，單位可以利用微信、公司官網(wǎng)、微博等平臺來加大宣傳力度，提高員工對先進信息技術與檔案管理融合的優(yōu)勢認知，使其具備現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化知識基礎，為實現(xiàn)信息資源利用最大化、檔案資源共享最優(yōu)化奠定基礎。

3.提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，為該部門注入新鮮血液

信息時代創(chuàng)新檔案管理必須要由高素質人才來完成，這樣才能確保創(chuàng)新實效性，才能讓眾人真正看到檔案管理信息化的價值。單位在積極探索創(chuàng)新之路時要明確對管理人員的素質要求，確保其具備一定的檔案管理基礎技能和信息技術運用技能，要滿足數(shù)字化檔案管理操作需求，確保操作流程專業(yè)化、標準化。對此，相關單位在人才培養(yǎng)方面要注重內外兼修的原則，以內部自主培養(yǎng)，外部積極引入的策略來激活本部門活力，為部門注入更多新鮮血液，以推動該部門有效創(chuàng)新發(fā)展。一方面，單位可以組織基礎知識培訓，提高員工對檔案管理基礎概念和工作意義的認知，提升其對法律法規(guī)的了解，為其全方位學習和領悟檔案管理創(chuàng)新工作奠定基礎。另一方面，可以組織該部門員工到其他單位學習專業(yè)知識和技能，培養(yǎng)其終身學習的理念和危機意識，激發(fā)其自主學習意識，使其能緊跟時代步伐，與時俱進，砥礪前行。此外，單位也要加大對外來優(yōu)秀人才招聘的資金投入，要吸引更多高、精、專人才來單位工作，激活檔案管理創(chuàng)新思路，推動其有效創(chuàng)新發(fā)展。不過，在此過程中，單位還要注意檔案部門的“去老齡化”，以往很多人都將檔案管理部門當作是養(yǎng)老部門，認為只有年老或者是能力不行的人才會到該部門工作。這種舊現(xiàn)象、舊思想對信息時代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展大為不利，單位要根據(jù)當前工作需要，有機平衡該部門人員年齡結構，以逐步年輕化的方式來完善檔案管理隊伍，增強檔案管理事業(yè)年輕化和活力，推動其積極發(fā)展。

4.加快單位信息化建設，創(chuàng)造信息化創(chuàng)新大環(huán)境

信息時代，單位要綜合市場發(fā)展實況，以信息技術為助力推進信息化建設進程，為檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造一個良好環(huán)境。首先，相關單位要適當增加對檔案管理部門的基礎設施投入，以充足的硬件設施和軟件系統(tǒng)來構建數(shù)字化檔案管理體系，確保管理人員在創(chuàng)新工作中能有足夠的設備進行實踐操作。其次，單位還要結合自身發(fā)展需求，以單位戰(zhàn)略發(fā)展目標為參考構建符合本單位發(fā)展需求的檔案管理信息化系統(tǒng)。檔案管理部門人員利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢，將實物檔案轉化為電子化檔案，以互通互聯(lián)、電子定位的方式來組建檔案智能服務體系，提高對檔案資源的有效提取和利用，增強對檔案的信息化創(chuàng)新發(fā)展。最后，單位可以構建一個統(tǒng)一化檔案管理系統(tǒng)，以系統(tǒng)化、綜合化規(guī)劃來統(tǒng)籌管理和應用，同時還可以構建一個獨立于檔案管理總系統(tǒng)之外的分系統(tǒng)，利用權限設置等方式進行有條件的信息資源共享，方便員工查詢、提交資料，為構建信息化檔案管理創(chuàng)造有利條件。

5.制定完善的檔案管理制度，拓展其廣度和深度

信息化時代，單位對信息資料的處理量也大幅度增加，管理難度也越來越高。檔案管理部門負責人要積極創(chuàng)新管理體系和制度，以有效提升管理質量和效率，確保創(chuàng)新實效性。首先，檔案管理部門要制定行之有效的管理制度，要以相關法律法規(guī)為范本，以責任制來確保檔案管理的安全。同時，檔案管理領導人員要合理規(guī)劃創(chuàng)新目標和任務，要知人善用、人盡其才，盡可能讓每一個員工在崗位上都發(fā)光發(fā)熱，承擔相應的責任，提高創(chuàng)新管理效果。其次，單位要重視對檔案管理創(chuàng)新工作進度的管理，要切實加強對信息存儲和保管安全性的重視，以云計算、大數(shù)據(jù)等技術實現(xiàn)對檔案管理信息化的相關操作，降低員工工作量，提高其工作效率和質量。部門負責人要制定合理的獎懲制度，避免“大鍋飯”現(xiàn)象，確保檔案無遺漏、精準紀實，避免因工作人員人為失誤導致檔案信息資源失去參考價值。同時，單位要制定合理考核指標，優(yōu)化考核形式，完善職業(yè)晉升機制，讓員工能看到本部門職業(yè)成長的希望。此外，單位還要加大對該部門的管理監(jiān)督力度，要以嚴格的監(jiān)督機制來約束員工行為，做到有功就賞、有過則罰，賞罰分明，營造出能激發(fā)員工創(chuàng)新內動力的氛圍，提高其工作積極性。檔案管理部門人員也要時刻牢記自己的使命，不忘初心，投入檔案管理創(chuàng)新工作中，以踏實求真的態(tài)度完成工作，推動本部門創(chuàng)新發(fā)展。在制定管理制度過程中，單位還可以聘請專業(yè)人士或與其他單位進行溝通交流，明確檔案管理創(chuàng)新思路，形成大數(shù)據(jù)、信息化管理思維，為做好檔案管理創(chuàng)新奠定可靠基礎。

四、結語

信息時代，檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展對單位的發(fā)展有不可取代的作用，其不僅能有效提升單位的競爭力，還能強化其檔案管理規(guī)范性，實現(xiàn)信息資源價值利用最大化。單位要從多個角度積極探索創(chuàng)新檔案管理信息化建設的策略，強化其安全性，提高其信息化管理水平，為單位運用決策的準確性、科學性提供有效參考。

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（作者單位：菏澤市廣播電視臺）

作者簡介：丁冬（1980—），女，漢族，山東曹縣人，文學學士，中級，館員，研究方向：檔案管理。