付曉

會(huì)議組織策劃者認(rèn)識(shí)到戶外活動(dòng)對(duì)健康的益處，會(huì)議中心正與會(huì)議策劃者密切地尋求合作，希望將有新鮮空氣的戶外場(chǎng)地空間納入到活動(dòng)策劃議程的安排當(dāng)中。

早在新冠疫情（covid-19）大流行之前，人們就知道戶外舉辦大型會(huì)議能恢復(fù)會(huì)議活動(dòng)的活力。但現(xiàn)在，許多觀察人士表示，隨著會(huì)議行業(yè)適應(yīng)了疫情的“新常態(tài)”，對(duì)會(huì)議中心露天活動(dòng)的需求仍有所增長(zhǎng)。

安德里亞·亨寧斯（Andrea Hennings）是位于加州普萊森特山（Pleasant Hill）的Down to the Details公司的首席執(zhí)行官和創(chuàng)始人，他說(shuō)：“現(xiàn)在，戶外空間比以往任何時(shí)候都對(duì)一次成功的會(huì)議活動(dòng)都至關(guān)重要。因此，團(tuán)體正在尋找獨(dú)特的方式來(lái)利用戶外空間，并將其納入到他們的議程。新冠疫情（covid-19）限制和要求現(xiàn)在是放在舉辦戶外活動(dòng)地重中之重。在戶外擁有自然光的好處是讓我們意識(shí)到擁有戶外空間的價(jià)值，不僅僅是在戶外吃吃自助餐這么簡(jiǎn)單?！?/p>

這種戶外活動(dòng)的吸引力在北極星會(huì)議集團(tuán)（Northstar Meetings Group）的2021年P(guān)ULSE調(diào)查（PULSE Survey）得到了驗(yàn)證，該調(diào)查顯示，91%的受訪者計(jì)劃在他們的下一個(gè)項(xiàng)目中包括戶外活動(dòng)，88%的人打算舉辦戶外用餐活動(dòng)。

因此，許多會(huì)議中心正在重新考慮使用他們的戶外空間，并發(fā)現(xiàn)了新的用途，也就不足為奇了?！霸缭谛鹿谝咔榇罅餍兄?，我們就決定充分利用海濱位置和事宜天氣，在大勞德代爾堡/布勞沃德縣會(huì)議中心重新設(shè)計(jì)中增強(qiáng)戶外空間的利用率，”Visit Lauderdale總裁兼首席執(zhí)行官斯泰西·里特（Stacy Ritter）說(shuō)，“我們正在將會(huì)議中心和沿海內(nèi)水道之間的區(qū)域改造成一個(gè)五英畝的城市公園，有一個(gè)圓形劇場(chǎng)、三家餐廳和一個(gè)開(kāi)放的、類似公園環(huán)境，可以直接用于聚餐、團(tuán)隊(duì)建設(shè)會(huì)議、餐飲和娛樂(lè)。”

以下有五種方法可以充分利用你的戶外露天會(huì)議空間

一、研究如何靈活地利用室內(nèi)外兩用的活動(dòng)空間

亨寧斯指出，無(wú)論天氣如何，舉辦露天活動(dòng)的能力至關(guān)重要。她說(shuō)：“室外空間能提供某種形式的保護(hù)，而且不需要額外的成本，這對(duì)舉辦會(huì)議來(lái)說(shuō)一項(xiàng)巨大的獎(jiǎng)勵(lì)。沒(méi)有什么比計(jì)劃一個(gè)戶外活動(dòng)，卻發(fā)現(xiàn)搭建帳篷需要花費(fèi)數(shù)千美元更糟糕的了，而且這筆錢(qián)還不在預(yù)算當(dāng)中。所以，提前詢問(wèn)使用戶外空間所需的相關(guān)費(fèi)用非常重要?！?/p>

位于猶他州帕克城（Park City）的Precision Planners公司的聯(lián)合創(chuàng)始人克里斯蒂弗羅里希（Christy Froehlich）也在尋找特定的設(shè)施。她解釋說(shuō)：“擁有一些基本設(shè)置組件的戶外場(chǎng)地比比賽更有優(yōu)勢(shì)。戶外家具組合、cafe燈光和背景音樂(lè)的音頻系統(tǒng)都非常吸引會(huì)議策劃者。”

娜塔莉·佩里（Natalie Pery）是加州薩克拉門(mén)托美國(guó)蚊子控制協(xié)會(huì)（American Mosquito Control Association）的活動(dòng)經(jīng)理，她的目標(biāo)是找到適合各種活動(dòng)的空間。她說(shuō)：“無(wú)論什么時(shí)候（與會(huì)者）可以在戶外聚會(huì)，我們都盡量安排在室外?！彼赋?，戶外會(huì)議中心特別適合舉行招待會(huì)和雞尾酒會(huì)?！癆MCA還喜歡舉辦一個(gè)小型的實(shí)地考察日，當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)可以在這里展示他們的設(shè)備，比如卡車和直升機(jī)，所以擁有一個(gè)廣闊的空間可以提供多種用途?！?/p>

二、與目的地專家合作

亨寧斯認(rèn)為，與任何類型的活動(dòng)策劃一樣，富有成效的伙伴關(guān)系是有幫助的。她表示：“我通常會(huì)依賴目標(biāo)領(lǐng)域目的地專家，并將他們作為一種資源來(lái)利用。他們是所在城市的專家，所以他們知道其他可能適合戶外需求的潛在場(chǎng)館?！?/p>

邁阿密VIBE機(jī)構(gòu)的瓦萊麗 比赫特（Valerie Bihet）也在很大程度上依賴當(dāng)?shù)貙＜摇Ｋf(shuō)：“當(dāng)我們要帶1000多人去任何一個(gè)城市時(shí)，我們會(huì)直接看城市會(huì)議中心，或者打電話給當(dāng)?shù)氐哪康牡貙＜铱磿?huì)場(chǎng)照片。在任何一個(gè)城市，你都至少有一個(gè)，有時(shí)是兩個(gè)或三個(gè)會(huì)議中心可供選擇?！?/p>

三、計(jì)算額外成本，包括音視頻費(fèi)用和電費(fèi)

亨寧斯一邊查看戶外場(chǎng)地，一邊詢問(wèn)詳細(xì)信息。她建議：“弄清楚你想在活動(dòng)策劃中使用的所有空間——室內(nèi)和室外——需要列出清晰圖表?！薄叭绻銦o(wú)法進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)參觀，確保他們可以為你提供一個(gè)虛擬之旅，這樣你就能看到所有的功能。詢問(wèn)其他使用戶外空間的活動(dòng)，并拍下他們所做的事情?！薄白钪匾氖?，了解并詢問(wèn)與戶外空間相關(guān)的所有額外成本，”亨寧斯（Hennings）補(bǔ)充道，“另一件需要詢問(wèn)的重要事情是關(guān)于音視頻和電費(fèi)的要求。一定要與會(huì)議中心坦誠(chéng)交流，了解他們?nèi)绾翁幚磉@兩個(gè)區(qū)域的設(shè)置。不要害怕向你的音視頻合作伙伴尋求創(chuàng)意，他們通常對(duì)戶外會(huì)議的最佳方案有著獨(dú)到的見(jiàn)解?！?/p>

四、溝通外出的好處

展示戶外活動(dòng)的優(yōu)勢(shì)是讓利益相關(guān)者滿意和讓參與者興奮的關(guān)鍵。佩里說(shuō)：“任何時(shí)候我們都可以把與會(huì)者帶到戶外，這是有益的?！薄半m然會(huì)議室能減少人們?cè)谘葜v時(shí)的分心，但呼吸新鮮空氣和接觸自然光線有助于讓與會(huì)者的感官重新活躍起來(lái)?！焙鄬幩拐f(shuō)，在會(huì)議中心使用露天場(chǎng)地的好處可以使它很容易銷售?！翱蛻艉团c會(huì)者都很喜歡，”她說(shuō)?！八麄兺ǔ](méi)有意識(shí)到你可以利用戶外空間做多少事情，并欣賞跳出固有思維，尋找更多的靈感?！芭c會(huì)者在戶外時(shí)感覺(jué)更加精力充沛、機(jī)警;這使得更好的參與和更成功的會(huì)議活動(dòng)。最重要的是不要固守傳統(tǒng)，要勇于接受新的想法和策略。要靈活，了解活動(dòng)策劃的局限性，并努力找到獨(dú)特的解決方案?！?/p>

五、積極而長(zhǎng)遠(yuǎn)地思考

弗勒利克（Froelich）說(shuō)，雖然當(dāng)前的趨勢(shì)是受到由于新冠疫情帶來(lái)?yè)?dān)憂的影響，但擁有戶外空間的會(huì)議中心，其吸引力可能會(huì)持續(xù)下去。她說(shuō)：“一般來(lái)說(shuō)，我們發(fā)現(xiàn)客戶和活動(dòng)參會(huì)者都非常歡迎戶外空間的使用。有機(jī)會(huì)到戶外走走，呼吸一下新鮮空氣，欣賞一下風(fēng)景（如果適用的話），這些都是戶外活動(dòng)能給人帶來(lái)耳目一新的好處。”

一旦疫情過(guò)去，我相信戶外空間將繼續(xù)受到歡迎，因?yàn)閷?chuàng)意空間納入任何會(huì)議策劃議程都是為與會(huì)者提供多樣性和利用當(dāng)?shù)胤諊暮梅椒??！?/p>