趙會(huì)敏
摘 要:隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)深入推進(jìn),數(shù)字檔案的儲(chǔ)存和利用面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),未來(lái)發(fā)展具有較強(qiáng)的不確定性??v觀全球,數(shù)字檔案的保存方式主要有集中保存和分布保存兩種。本文介紹了我國(guó)數(shù)字檔案保存的現(xiàn)狀和現(xiàn)存問(wèn)題,提出了相應(yīng)的完善措施,強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)自上而下的制度構(gòu)建,加強(qiáng)集中管理,完善數(shù)字檔案保管人才培養(yǎng)等多種措施。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案;保管
為了更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存和利用,我國(guó)確立了以檔案主管部門的集中保管為主的檔案管理模式。在信息化的大背景下,檔案的保管模式發(fā)生了巨大的變化,數(shù)字檔案開始大量出現(xiàn)。數(shù)字檔案有著可分散、技術(shù)要求高等特點(diǎn),這種新情況和新特點(diǎn)為我國(guó)檔案工作的開展提出了新的挑戰(zhàn)。應(yīng)該采取多主體保管還是統(tǒng)一主體保管?多個(gè)保管主體之間如何實(shí)現(xiàn)通力合作?這些問(wèn)題都是我們必須予以回答的。因此,本文將介紹我國(guó)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題,并提出相應(yīng)的完善方案。
一、我國(guó)數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀和現(xiàn)存問(wèn)題
從我國(guó)的檔案管理體制上看,我國(guó)采取的是自上而下的統(tǒng)一分層保管制度。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,中央和地方各級(jí)檔案館負(fù)責(zé)接收、整理和提供利用各自分管范圍中的檔案。從不同級(jí)別主管單位的關(guān)系上來(lái)看,國(guó)家檔案局和地方檔案部門之間存在著垂直形式的指導(dǎo)關(guān)系,同時(shí)各個(gè)部門在應(yīng)付具體工作的時(shí)候也有著較強(qiáng)的自主性。
從我國(guó)的數(shù)字檔案保管實(shí)踐來(lái)看,我國(guó)的檔案保管工作又具有較強(qiáng)的自主性。雖然管理體制上仍然是傳統(tǒng)的集中管理和垂直管理模式,但是面對(duì)檔案的數(shù)字化浪潮,檔案主管部門也結(jié)合不同地區(qū)和自身的特點(diǎn),進(jìn)行了一系列積極的探索。例如,在垂直管理體制之下,一些單位對(duì)自身的核心檔案資源進(jìn)行了數(shù)據(jù)化掃描,搭建了電子檔案歸納平臺(tái),探索了新的數(shù)字檔案管理模式。
當(dāng)然,目前我國(guó)的檔案數(shù)字化管理也面臨一些問(wèn)題。隨著檔案規(guī)模的爆發(fā)式增長(zhǎng),檔案主管部門面臨的儲(chǔ)存壓力也與日俱增,與此同時(shí),還要滿足檔案的安全性要求,這就造成了檔案保管部門的有限接受能力和日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量之間的矛盾,阻礙了我國(guó)檔案工作的更好開展。雖然學(xué)術(shù)界一定對(duì)數(shù)字檔案的保管和利用進(jìn)行了一定的理論上的探索,但國(guó)家層面尚且缺乏統(tǒng)一的整體規(guī)劃和自上而下的政策搭建,這種統(tǒng)一制度的確實(shí)給數(shù)字檔案的保管造成了一定的困難。
二、我國(guó)數(shù)字檔案管理的完善策略
(一)建立完善的管理制度,加強(qiáng)集中引導(dǎo)
現(xiàn)階段,我國(guó)不同的單位,面對(duì)數(shù)字檔案的保管這一問(wèn)題,采取了自主探索的特征,缺少在國(guó)家層面上的統(tǒng)一規(guī)劃,這體現(xiàn)出了我國(guó)對(duì)數(shù)字檔案保管有著較高的需求,但制度建設(shè)卻落后于實(shí)際需求的問(wèn)題,這一問(wèn)題不利于推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化和制度化,容易導(dǎo)致檔案管理工作的無(wú)序和混亂,因此,建立完善的管理制度,加強(qiáng)集中引導(dǎo)就變得很有必要。
(二)發(fā)揮多個(gè)檔案保管主體的重要作用
各個(gè)主管單位要實(shí)現(xiàn)通力合作,由信息掃描部分負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的制作,由數(shù)字檔案保管部門負(fù)責(zé)相應(yīng)的儲(chǔ)存,由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供檔案的利用和檢索服務(wù)。確保通過(guò)多個(gè)主體的通力合作,完善高效專業(yè)的數(shù)字檔案管理體制。同時(shí)還需要監(jiān)督部門的大力配合,由監(jiān)督部門制定檔案管理的工作規(guī)范和流程。
三、結(jié)語(yǔ)
數(shù)字檔案的保管工作是一個(gè)較為復(fù)雜的問(wèn)題,不僅需要完善相應(yīng)的工作流程,還需要加強(qiáng)資源配置,建設(shè)保存數(shù)字檔案所必須的技術(shù)環(huán)境。面對(duì)未來(lái)的技術(shù)挑戰(zhàn),我國(guó)的數(shù)字檔案保管工作應(yīng)當(dāng)保持定力,進(jìn)一步探索和完善新的管理機(jī)制。
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