[ 作者簡介 ]

吳瓊，女，北京人，中國長城工業(yè)集團有限公司下屬北京大觀園酒店有限責任公司，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

5G信息化時代悄然而至，大數(shù)據(jù)技術在不斷更新迭代，新型技術不斷應用在生活的各個方面，企業(yè)檔案管理正是海量數(shù)據(jù)的集中地，因此將大數(shù)據(jù)技術應用在企業(yè)檔案管理中是企業(yè)發(fā)展的趨勢，也是時代發(fā)展使然。通過將大數(shù)據(jù)技術應用到企業(yè)管理中可以大幅度提高工作效率，同時利用大數(shù)據(jù)分析工具也可以在海量信息中快速檢索信息，降低企業(yè)檔案管理員的工作成本，降低企業(yè)檔案管理人員的工作量，提高企業(yè)發(fā)展效率。因此，企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理發(fā)展的必然之路。本文在對企業(yè)檔案信息化管理的意義進行分析的基礎上，對當前企業(yè)檔案信息化管理存在的問題進行分析，最后提出企業(yè)檔案信息化管理的對策和措施。

[ 關鍵詞 ]

企業(yè)檔案;信息化;檔案管理;大數(shù)據(jù)

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.016

從信息化建設的規(guī)律來看，時代的發(fā)展使企業(yè)在檔案管理中不得不使用大數(shù)據(jù)技術，信息化、數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為當今企業(yè)檔案管理的必由之路，隨著我國對大數(shù)據(jù)技術的不斷研發(fā)，大數(shù)據(jù)技術日趨完善，將大數(shù)據(jù)技術應用在企業(yè)管理的各個方面是時代的要求。大數(shù)據(jù)技術相比傳統(tǒng)檔案管理具有信息存儲空間巨大、企業(yè)人員管理方便、數(shù)據(jù)調(diào)取簡單、資料收集便捷、數(shù)據(jù)整合快速、數(shù)據(jù)分析權威合理等等優(yōu)點，因此利用大數(shù)據(jù)進行企業(yè)檔案管理是企業(yè)快速發(fā)展的前提，也是時代對現(xiàn)在企業(yè)信息化發(fā)展的要求。

1 相關概念及理論基礎

1.1 大數(shù)據(jù)時代概述

數(shù)據(jù)是當今時代重要的生產(chǎn)發(fā)展要素，已經(jīng)滲透到社會生活的各行各業(yè)，滲透在我們生活的各個角落，如何將數(shù)據(jù)這個生產(chǎn)要素充分挖掘、分析、整合是大數(shù)據(jù)時代永不過時的話題。隨著我國科技強國戰(zhàn)略的不斷發(fā)展，我國對于科學技術的研發(fā)始終保持著長盛不衰的動力，大數(shù)據(jù)時代的到來正是我們科學技術發(fā)展的產(chǎn)物，如今大數(shù)據(jù)技術不僅僅應用到高端產(chǎn)業(yè)，比如軍工、物理、生態(tài)、環(huán)境科學等等，更是應用到百姓生活的方方面面，比如通訊、智能家居、企業(yè)管理等等。同時，隨著全民科學知識的普及，大數(shù)據(jù)也被百姓所關注、接受。

1.2 檔案管理概述

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要基石，企業(yè)的檔案如同企業(yè)的身份信息，企業(yè)的檔案管理看似簡單，實際上不僅僅要對檔案進行收集和保存，更要對企業(yè)檔案進行分析，并為企業(yè)發(fā)展提供重要的基礎信息。

檔案管理主要包括企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，一連串的檔案管理流程看似簡單，但實際過程中卻存在很多細節(jié)問題，其中環(huán)環(huán)相扣，信息的錄入、信息的發(fā)出、信息的檢索、信息的編撰等等，任何一個環(huán)節(jié)都存在海量的信息，任何一個環(huán)節(jié)都需要大量的人工進行管理。另外，隨著現(xiàn)在企業(yè)的高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理不僅僅要完成收集、保管、統(tǒng)計，更要在此基礎上通過收集檔案資料進行分析調(diào)研，最終實現(xiàn)為社會實踐服務，也就是說在企業(yè)檔案管理過程中還需要專業(yè)人才對數(shù)據(jù)進行整合以及分析，才能達到企業(yè)進行檔案管理的最終目的。

企業(yè)檔案管理工作屬于管理范圍，具有服務性質(zhì)，在企業(yè)中成立檔案管理部門，該部門和企業(yè)各個部分密不可分，環(huán)環(huán)相扣，收集企業(yè)資料的同時也為企業(yè)的各個部分進行服務反饋。通過查看我國企業(yè)發(fā)展的歷程，不難發(fā)現(xiàn)我國企業(yè)具有一定的階級性，尤其是一些國有企業(yè)，階級性更加明顯，因此在檔案管理過程中也體現(xiàn)了其階級性和階級利益，檔案內(nèi)容存在很多階級利益和經(jīng)濟利益沖突，在檔案管理過程中還需要工作人員時刻注意不同檔案的管理方法以及保密和階級要求，這在一定程度上對檔案管理人員提出了很高的政治素養(yǎng)要求和專業(yè)要求。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化管理的意義

2.1 提升企業(yè)檔案管理工作的效率

提高企業(yè)信息化時代的發(fā)展效率要解決的根源問題就是企業(yè)在檔案管理過程中的信息化手段的使用，一般情況下，企業(yè)進行信息化檔案管理主要是通過數(shù)據(jù)化原理、計算機技術等手段將企業(yè)的海量信息進行處理、存儲，對檔案信息的資源進行整合，對企業(yè)資源進行合理配置。企業(yè)檔案信息管理不僅僅是企業(yè)發(fā)展的要求，也是海量信息管理的必然要求，隨著企業(yè)發(fā)展的進步，企業(yè)檔案資料如同海浪潮水般涌來，企業(yè)檔案信息化管理不僅解決了企業(yè)浪費大量人工資本解決檔案管理的問題，還更加方便快捷地解決了后期資料的調(diào)取、分析工作。將大量的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子信息，不僅極大地減少了浪費，更對數(shù)據(jù)實現(xiàn)了永久的保存，數(shù)據(jù)的及時更新同步極大地提高了企業(yè)檔案管理工作的效率。

2.2 實現(xiàn)檔案資源的共享

企業(yè)檔案信息化管理核心使企業(yè)能夠隨時實現(xiàn)企業(yè)信息技術的資源共享，企業(yè)檔案管理的目標是服務于公司的發(fā)展，因此企業(yè)檔案信息的及時共享是企業(yè)檔案信息化的重要標志。企業(yè)檔案管理信息化將使企業(yè)部門能夠及時從企業(yè)檔案庫調(diào)取所需要的信息，提升企業(yè)信息檔案的利用率，促進企業(yè)檔案使用范圍的拓展，更加方便企業(yè)科研人員的開發(fā)和利用，提升企業(yè)檔案信息的資源利用空間。

2.3 推動管理模式的改革

企業(yè)管理是企業(yè)發(fā)展的核心，企業(yè)的管理要順應時代的要求，結合時代發(fā)展的趨勢。在企業(yè)檔案管理上進行企業(yè)信息化建設可以說是企業(yè)進入大數(shù)據(jù)時代的初步探索，通過將企業(yè)最基礎的部門工作進行數(shù)據(jù)化建設，從而帶動整個企業(yè)的整體進入信息化時代建設。 企業(yè)要想長久發(fā)展就需要有壯士斷腕的魄力和敢于突破創(chuàng)新的勇氣，企業(yè)需要改頭換面，勇于改革，只有敢于突破，敢于對企業(yè)管理進行改革，才能逐步實現(xiàn)企業(yè)的時代跨步。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理制度體系不完善

企業(yè)檔案通過記錄企業(yè)發(fā)展的過程，對于企業(yè)、行業(yè)的發(fā)展都具有重要的保存價值和歷史意義，同時也成為企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃決策的重要依據(jù)，企業(yè)檔案管理的制度對于企業(yè)的發(fā)展是重要基石，企業(yè)必須高度重視企業(yè)檔案管理，高度重視企業(yè)檔案保管和利用，充分發(fā)揮好企業(yè)檔案這一企業(yè)的寶貴財富。

企業(yè)檔案管理對于企業(yè)十分重要，但是通過對目前企業(yè)檔案管理進行調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在檔案管理過程中存在很多問題，比如檔案管理人員以公司需求為導向，違規(guī)操作，為獲得某些數(shù)據(jù)違背公司管理制度，私自操作。另外，還存在一些公司檔案管理人員缺乏社會責任，為獲得某些資源篡改數(shù)據(jù)，盲目迎合企業(yè)不正當?shù)睦嫘枨?。在這種情況下自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執(zhí)行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

3.2 企業(yè)檔案信息化管理的資金投入不足

要想企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)信息化建設，檔案管理的軟件和硬件設備就要不斷更新，否則，沒有基礎，任何建設都是空談，沒有任何意義。根據(jù)目前企業(yè)檔案管理不難發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)對于檔案管理還停留在資料復印收集上，信息化時代的掃描儀、多功能復印機、可讀寫設備，以及管理信息系統(tǒng)、應用軟件等等均無法滿足現(xiàn)代企業(yè)信息化檔案管理的要求，這些硬件以及軟件設備的添置均需要企業(yè)的大力支持，投入大量資金。但實際上，通過數(shù)據(jù)調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)的檔案信息化建設的經(jīng)費基本上來源于企業(yè)的行政事業(yè)撥款，而這部分費用在除企業(yè)自身行政管理支出外，剩下能進行檔案管理的寥寥無幾，因此，企業(yè)需要重新規(guī)劃檔案信息化管理的經(jīng)費來源，保證經(jīng)費充足，才能更好地保障企業(yè)檔案管理信息化的進程。

3.3 檔案信息化管理缺乏專業(yè)化人才

大數(shù)據(jù)時代需要大數(shù)據(jù)人才，檔案信息化管理也需要企業(yè)專門引進高素質(zhì)、具備大數(shù)據(jù)信息化管理能力的專門人才，作為企業(yè)管理領導人員需要充分認識到檔案管理不僅僅是簡單的人力勞動，而是需要根據(jù)工作實際引進高素質(zhì)人才，只有在最基本的人力資本上進行大量投入，才能為企業(yè)檔案信息化建設留住人才，只有用人才才能帶領企業(yè)對原來陳舊的檔案管理進行整改，從而適應時代的要求，促進企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

4 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的對策

4.1 建設完善的檔案管理制度體系

企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)中屬于牽頭部門，將企業(yè)各個部門的檔案信息連接起來，為企業(yè)的運行發(fā)展提供了信息交換的平臺。對于一個正規(guī)企業(yè)來說，首先要做的就是健全數(shù)字化檔案信息資源平臺，從而促進企業(yè)的信息化發(fā)展。

檔案管理制度是企業(yè)檔案管理的重要依據(jù)。無規(guī)矩不成方圓，制定企業(yè)檔案信息化管理制度是企業(yè)檔案管理信息化建設的首要任務，因此企業(yè)在檔案管理信息化進程中要完善檔案管理制度。第一，對于檔案的歸檔要編制規(guī)范模版，對于歸檔后的文件建立檢索目錄，編制檢索工具，甚至對于有條件的企業(yè)，要連同企業(yè)研發(fā)部門開發(fā)本公司的檔案信息庫。第二，企業(yè)在接收文檔過程中，檔案管理人員也需要進行信息化錄入，對于檔案信息要進行全面審核，對于有問題的信息錄入要及時退回，并提出反饋意見，只有在信息錄入前期保證信息的完整、規(guī)范，才能夠在后期檢索以及使用時更加便捷快速地提取使用。第三，對于企業(yè)目前的檔案信息管理設備要及時進行更新，淘汰老舊設備，及時添置符合企業(yè)檔案管理信息化建設的軟硬件設備，提高企業(yè)檔案信息化管理的效率。第三，在企業(yè)完善制度的過程中要結合企業(yè)實際情況，深入調(diào)研，同其他企業(yè)進行溝通交流，借鑒經(jīng)驗，從而更加方便快捷地建立符合企業(yè)自身特質(zhì)的信息資源管理平臺。

4.2 推進企業(yè)檔案信息庫數(shù)字化建設

企業(yè)檔案信息化建設對于企業(yè)是勢在必行并且需要長期堅持的一項事業(yè)，企業(yè)要想做好檔案信息庫數(shù)字化建設，就要在信息化進程中做好檔案的信息資源管理，要對已經(jīng)錄入的檔案信息資源進行整合挖掘，發(fā)掘其中有價值的信息。

做好企業(yè)的檔案信息庫數(shù)字化建設。首先，對于檔案信息資源要進行事無巨細的收集，要在收集好紙質(zhì)資料的同時嘗試采用其他信息化手段，比如電子數(shù)據(jù)、音像等方式進行收集，逐漸改變收集方式，建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。其次，在收集資料時要對收集的資料進行分類收集，集中管控，分散存儲，統(tǒng)一管理，做到應收盡收。最后，企業(yè)在檔案信息收集的過程中要綜合運用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等大數(shù)據(jù)時代的現(xiàn)代信息技術，同時企業(yè)也要拓寬視野，兼容并進，不斷汲取信息化時代的檔案管理最前沿的信息，通過和不同企業(yè)進行溝通交流，借鑒經(jīng)驗，從而針對企業(yè)自身的檔案信息管理技術提供強有利的知識更新。

4.3 加強檔案人員培訓學習，提高綜合素質(zhì)

做好大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理，需要專業(yè)的大數(shù)據(jù)人才，信息檔案管理是一個專業(yè)且系統(tǒng)的工作，對于從事該行業(yè)的工作人員來說，不僅僅需要具備管理技能，還需要計算機專業(yè)背景。因此企業(yè)在招聘檔案管理人員的時候需要多方考核，保證檔案管理人員隊伍素質(zhì)，培養(yǎng)出專業(yè)素質(zhì)過硬、理論知識較強的隊伍。在人才培養(yǎng)方面也要下功夫，要主動培養(yǎng)檔案管理人才，主動作為，加強培訓，不斷提高檔案管理人員的服務質(zhì)量。

為培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，首先需要企業(yè)營造尊重人才的氛圍。企業(yè)領導要重新認識檔案信息化管理崗位職責，要充分認識到檔案管理信息化的重要性，才能招得來人才，留得住人才，才能更好地促進企業(yè)的檔案管理信息化的發(fā)展。

5 結語

目前全球正值信息化時代，企業(yè)要順應時代的發(fā)展，從企業(yè)的檔案信息建設入手，規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，加強企業(yè)對于信息化建設的重視程度，讓企業(yè)盡快享受大數(shù)據(jù)時代的紅利。企業(yè)要盡快實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，從而促進我國企業(yè)的快速發(fā)展，提高企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，也讓大數(shù)據(jù)技術能夠更好地服務于企業(yè)，服務于社會。

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