文/馬志怡

工程項目檔案是指從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成并應歸檔保存的設計文件。工程項目檔案是建設工程項目的原始記錄和信息資源，具有專業(yè)多、關系密、數量大、標準化強、保密嚴等特點。從這些特點中不難看出，工程項目檔案所涉及的專業(yè)部門廣泛，檔案管理體系龐雜，要保證工程項目檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性，絕非易事。在信息化發(fā)展的今天，如何高質量管控工程項目檔案是工程項目執(zhí)行中需要研究的重要課題。

1 信息技術的發(fā)展給工程項目檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

在信息化、數字化、網絡化撲面而來的今天，信息的共享與交流消除了時間和空間的限制。大數據、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術的迅猛發(fā)展，加速了傳播媒介從紙器時代向無紙化時代過渡的進程。在這場信息化浪潮中，檔案管理工作者們迎接的是眾多的機遇和挑戰(zhàn)。對工程項目檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然被具有新時代要求的檔案管理理念和方式取代。無論從文件載體形式、管理理念到業(yè)務流程，正全面向信息化、數字化方向轉變。

1.1 工程項目檔案載體的轉變

傳統(tǒng)的工程項目檔案為紙質成品文件，包含目錄文表部分和CAD打印的硫酸圖部分。20世紀90年代末，信息技術落地速度越來越快，工程項目紙質文件進入了掃描加工、數字化處理階段，形成了數字化檔案。從這一步開始，檔案管理的對象逐漸從紙質檔案向電子檔案過渡。2005年4月，《電子簽名法》正式實施。電子文件的有效性具有了法律依據。2012年8月，《電子檔案移交與接收辦法》審議通過，標志著具有保存價值的電子文件被正式納入檔案管理領域。多年來，工程項目電子文件歸檔移交也愈加合法化、規(guī)范化、標準化。電子文件的“單套制”歸檔需求已逐漸成為“剛性需求”。曾經設計人員抱著一堆圖紙到檔案部門存檔的情景早已一去不復返。

1.2 工程項目檔案管理理念的轉變

傳統(tǒng)的工程項目檔案管理重在紙質成品文件的驗收和保管。保證檔案的準確性和完整性是檔案工作的第一要務。通常在項目末期，設計人員把大批量圖紙送到檔案管理部門。檔案管理員按照公司標準規(guī)范進行圖紙驗收，經數字化處理，對工程項目檔案進行“雙套制”永久保管。這些圖紙大都靜靜地躺在檔案柜中，難以重見天日；而檔案數據存到電子檔案庫中也少有人問津。這些現象出現的主要原因有：檔案工作者缺乏對檔案管理的長遠規(guī)劃；設計人員對文件歸檔的積極性不高；因為是“清水衙門”，領導重視不夠；檔案信息化平臺構建薄弱；數字化處理文件質量參差不齊；文件檢索方式有限。要想擺脫傳統(tǒng)的檔案管理理念給檔案管理帶來的阻礙，作為檔案管理者，從思想上提升檔案服務是關鍵，數字轉型是助力檔案事業(yè)高質量發(fā)展的必經之路。一方面，從深化數字檔案信息化平臺建設、深挖工程項目檔案深層價值著手，注重數字賦能，有效推進數字資源整合和信息化平臺搭建，逐漸打通數字檔案應用環(huán)節(jié)，使工程項目檔案在流程管控和質量管控上得到有效提升。另一方面，從提煉檔案數據化資源，探索檔案信息規(guī)律性入手，將工程項目檔案工作逐漸向利用轉移，以“用”促“存”，最大限度地實現數字檔案資源價值的充分利用。

1.3 工程項目檔案管理工作模式的轉變

傳統(tǒng)的工程項目檔案管理工作模式包括紙質文件驗收、數字化處理、紙質檔案與數字化檔案整理保管以及發(fā)圖利用。對于設計人員而言，文件歸檔首先要跑腿。如移交清單諸多領導審批需要跑腿、紙質文件搬運需要跑腿、圖紙修改更是頻繁跑腿。在他們看來，歸檔像是在跑一個“馬拉松”。對于檔案管理工作者而言，紙質文件驗收需要重復性查閱圖紙多次，以保證圖紙的質量。圖紙掃描和文件整理由于工程圖圖紙量龐大、設計專業(yè)龐雜，檔案管理工作者需要花大量的時間完成。看似簡單的工程項目檔案管理工作變得繁冗復雜，給設計人員和檔案管理工作者帶來很大的阻力。這些老大難的問題要想實現“彎道超車”，就必須緊緊抓住信息技術帶來的發(fā)展機遇，全面實現在線歸檔和無紙化移動辦公模式，優(yōu)化工作流程，圍繞電子文件全過程控制思想，站在檔案發(fā)展要求和用戶體驗的角度上，聯合打造專屬于檔案的服務平臺，實現智能化交互服務、知識共享創(chuàng)新服務和個性化自助服務，實現1+1＞2的工程項目檔案管理新模式。

2 工程項目檔案全過程管理的應用與實踐

工程項目的始末包括：前期、設計、采購、施工、開車服務、監(jiān)理等階段。隨著項目各個階段的推進，逐漸形成各類檔案，能夠真實記錄項目面貌，是建設項目審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護改造的重要依據，具有階段性和延續(xù)性。面對各階段海量文件的產生，如果只考慮在存檔階段對文件進行整理、驗收，想必是為時已晚。無論是從文件的質量上、完整性上、可用性上都會大打折扣。有時因一個檔號的錯用，就會造成整個項目的文件需要重新生成。無論從時間、人力還是物力上都會有不可估量的損失。因此，引入工程項目檔案管理的前端控制思想、通過信息技術平臺對工程項目檔案全過程管理不再是可能而是必須。

2.1 工程項目檔案管理中前端控制思想的引入

前端控制是指從檔案管理的要求出發(fā)，對電子文件的控制與管理提前到電子文件的設計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理，并貫穿于文件生成部門與檔案部門對電子文件管理的整個過程。這樣做的優(yōu)點在于，文件從設計、創(chuàng)建之時就對文件的生命周期全過程進行通盤規(guī)劃。如檔號、圖幅、目錄層級、項目名稱等信息進行嚴格管控。從源頭上避免電子文件失真、失控、漏洞百出的現象。此外，前端控制思想的引入也能讓設計人員提高檔案質量、明確檔案價值，對歸檔文件負責，讓工程項目檔案為公司高質量發(fā)展賦能。

2.2 工程項目檔案管理全過程管控

基于以上思想的引入，中國石化工程建設有限公司（以下簡稱SEI）結合該公司高質量發(fā)展的目標和廣大工程項目業(yè)主的需求，在工程項目檔案管理理念上，總結經驗，積極探索，將工程項目檔案管理由中、末端移至前端，從文件形成和積累同步控制和干預，從源頭保證檔案的完整性和準確性，讓每一張圖都呈現“優(yōu)秀基因”表達。下文的論述以此為例。

2.2.1 工程項目起始階段的檔案管理控制。文件是檔案的前身，檔案是文件的最終歸宿。實現工程項目電子文檔全生命周期管理就要從工程立項開始，將“檔案管控”思想根植于整個項目的始終。SEI工程項目在立項后，設計經理根據項目執(zhí)行部立項情況，通過“項目文件歸檔管理系統(tǒng)”向檔案部門提交檔號申請。系統(tǒng)中會根據項目名稱、業(yè)主名稱、地區(qū)編碼、設計階段自動生成檔號。檔號確定后，設計經理根據項目內容和合同要求編制裝置單元表和主項表。然后由檔案管理部門進行確認，排除重號、項目名稱、裝置單元名稱信息不明確等錯誤，最后由設計經理將這些信息導入到“項目文件歸檔管理系統(tǒng)”平臺。這樣做的目的在于，當設計人員進行歸檔時，這些信息自動生成，方便設計人員直接進行填選。

2.2.2 工程項目檔案管理的前端標準化服務。SEI歷史悠久，執(zhí)行的項目數以萬計，這離不開公司過硬的標準化管理體系建設。設計人員根據項目設計文件標準規(guī)范、簽署規(guī)定、文件格式規(guī)定以及公司標準化圖紙模板結合業(yè)主要求進行繪制圖紙。作為工程項目檔案的“把關人”，檔案管理工作者事先結合工程項目合同、開工報告要求、標準模板的應用、項目設計文件編號要求進行審核確認，然后編寫項目歸檔具體要求和實施辦法，保證設計人員在歸檔時做到標準化模板統(tǒng)一、項目信息統(tǒng)一、歸檔的項目文件格式及檔案號統(tǒng)一。

2.2.3 對工程項目預歸檔設計文件的抽樣檢查服務。

工程項目設計文件歸檔前，為了保證歸檔質量，應設計人員的要求一般會在成品文件電子簽章前，對設計文件目錄、文表的檔案號、項目名稱、裝置名稱、主項名稱、文件名稱以及與檔案驗收要求有關的圖紙信息一一核對。對已發(fā)現的文表和圖紙中不合規(guī)的錯誤信息，設計人員能夠及時改正，避免了電子簽章后煩冗的修改工序。對設計人員來說，這樣既節(jié)省了歸檔時間又保證了歸檔文件的質量。對檔案管理工作者來說，這樣做起到了對檔案質量時時監(jiān)督的作用。

這樣事前干預與事中管理服務的結合保證了工程項目設計文件的完整性、及時性、可靠性、可用性。當然，隨著檔案信息化建設，減少工程項目設計文件歸檔常見錯誤，SEI檔案管理部門積極牽頭開發(fā)CAD設計文件智能輔助檢查工具，實現設計文件智能標準檢查、“一鍵”圖紙目錄編制、“一鍵”CAD拆分合并、生成PDF并重命名等功能。通過源頭創(chuàng)新，解決設計文件歸檔問題，有效提升工程項目設計成品文件的質量和工作效率，大幅降低各環(huán)節(jié)人工消耗。

2.2.4 工程項目檔案的歸檔申請與檔案管理。傳統(tǒng)的工程項目歸檔，一張歸檔移交單就要涉及跨部門、不同層級人員簽字，等待歸檔。如今，在檔案信息化建設高速發(fā)展階段，SEI在OA系統(tǒng)中開發(fā)了“在建歸檔管理系統(tǒng)”平臺。設計人員通過該平臺提交線上歸檔申請，經辦人通過手機或電腦在該系統(tǒng)待辦區(qū)域，及時流轉審批信息，檔案管理部門能夠快速收到歸檔申請，進而進行處理。與此同時，該系統(tǒng)不僅設有歸檔過程時時追蹤功能，方便設計人員及時查閱信息流轉去處，提高了歸檔工作效能；而且還有歸檔情況數據統(tǒng)計功能，助力項目經理、專業(yè)部室了解工程項目歸檔進度和設計人員工作量的統(tǒng)計工作。

檔案驗收與管理是工程項目檔案最基礎、最重要的環(huán)節(jié)。這不僅關系到工程項目檔案的質量，也在考察檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平。通常情況下，檔案管理工作者根據設計人員提供的文件路徑到工程項目指定的數據庫中提取歸檔的成品文件以及原格式文件。然后根據公司《項目設計文件歸檔管理規(guī)定》的要求，驗證電子簽名的有效性、電子文件簽署的完整性、工程項目信息的準確性、電子文件內容與目錄的一致性、電子文件的完整性、圖紙尺寸的合規(guī)性等共計15項內容，對工程項目電子文件檢查驗收。驗收合格后，檔案管理工作者對工程項目電子檔案加蓋電子歸檔章，按工程項目裝置單元和專業(yè)類別進行整理，存放到檔案電子數據庫中。隨著SEI信息工程云的全覆蓋，即便是在新冠疫情居家辦公期間，檔案管理工作依舊沒有按下“暫停鍵”，通過工程云及檔案數字化資源平臺的應用，從工程項目立項、項目設計文件歸檔申請及審批流轉到檔案管理工作者的驗收、整理、入庫，每一個環(huán)節(jié)都可以在工程云檔案數字化資源平臺中完成，為工程項目檔案利用提供了精準服務。

2.2.5 數字檔案（館）室建設提升工程項目檔案利用服務。企業(yè)數字檔案館（室）建設試點由國家檔案局統(tǒng)一組織開展，旨在落實《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》“開展企業(yè)示范數字檔案館（室）建設”的要求，加強企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，實現企業(yè)檔案工作提質增效和數字化轉型升級。國家檔案局制定了詳細的管理要求和7個方面驗收評價標準，于2017年12月組織申報和專家評審，2018年5月正式確定了35家試點單位，SEI是中國石化唯一一家試點單位。

SEI于2019年啟動試點建設任務，按照國家檔案局《數字檔案館（室）建設指南》，充分結合公司實際，站在檔案要求和用戶體驗的角度上，建設了一套滿足電子檔案管理要求的數字檔案管理系統(tǒng)和數字化環(huán)境下的檔案管理制度。目前，數字檔案（館）室能夠有效地滿足設計人員在線查閱、借閱工程項目圖紙等需求。在工程項目檔案利用發(fā)圖時，為項目組提供了工程標準圖自助申請利用服務，減少了發(fā)圖利用的煩瑣流程。與此同時，適應數字化工廠建設發(fā)展需要，對三維模型存檔文件格式、歸檔范圍等一些關鍵難點問題進行了探索研究，構建了可以完整保存三維模型等數字化工廠設計成果的檔案管理模塊，不僅實現了數字化工廠交付與內部歸檔保存同步進行，而且將“四性”檢測功能嵌入到前端業(yè)務系統(tǒng)和數字檔案管理系統(tǒng)，實現全過程檢測，探索出一套數字化工廠交付項目檔案管理新模式，填補了石化行業(yè)數字化工廠歸檔的空白。數字檔案館（室）建設是一項長期持久的工作，需要致力于以用戶為中心，不斷調整、完善、提升，持續(xù)做到信息化管理各領域、各流程全覆蓋，始終體現高效、精準、快捷的檔案利用服務模式。

3 總結

在當今信息技術高速發(fā)展的時代，“互聯”“共享”“系統(tǒng)”“關聯”的大數據思維已成為大眾共識。工程項目檔案管理的全過程管控，是打造高質量數據資源庫的基礎。深化數字資源開發(fā)，優(yōu)化平臺體系建設，是實現數據系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)互通互聯的關鍵步驟。作為檔案管理者，要做好“人、檔案、檔案館”之間的智慧互聯，全面打造具有時代感、高度智能化，兼具歷史厚重感的“檔案數字記憶”空間。