孫海燕

摘? 要：本文從巴基斯坦核電項目文檔資料的產(chǎn)生特點出發(fā)，對交巴文檔管理工作難點進(jìn)行分析，通過不斷積極實踐和總結(jié)，提出解決措施，旨在為公司海外核電文檔的規(guī)范化管理提供寶貴的實踐經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：巴項核電;項目文件;文檔管理

Abstract： Starting from the characteristics of Pakistan nuclear power project documentation， this paper analyzes the difficulties of document management in Pakistan， and proposes solutions through continuous active practice and summary， aiming to provide valuable practical experience for the standardized management of overseas nuclear power documents of the company.

Keywords： Pakistan nuclear power project; Project documents; Document management

隨著中國“一帶一路”倡議的提出，我國海外核電事業(yè)呈蓬勃發(fā)展的趨勢。目前中核集團(tuán)出口巴基斯坦的核電站已達(dá)6座，已經(jīng)積累了豐富的海外核電建設(shè)經(jīng)驗。筆者有幸參與了恰?，?、4號機(jī)組和卡拉奇2、3號機(jī)組的工程建設(shè)，在工程建設(shè)中我們深刻體會到，與巴方保持良好的文件接口方式和溝通渠道，是保證工程順利進(jìn)行的有效保障，其文件管理模式和管理理念，也將對其他海外核電項目的文檔管理提供良好的借鑒作用。

1 巴基斯坦核電項目交巴文件資料特點

1.1 項目管理文件產(chǎn)生地點的分散性。巴基斯坦核電建設(shè)項目（以下簡稱為巴項）涉及北京、上海、現(xiàn)場三地跨國家、跨區(qū)域聯(lián)合辦公，文件的“產(chǎn)出口”比較多。項目建設(shè)期間高層之間的往來函件多數(shù)存于北京，設(shè)備采購及招投標(biāo)文件多數(shù)產(chǎn)生于上海，工程建設(shè)文件又多數(shù)產(chǎn)生于巴基斯坦現(xiàn)場。整個工程項目文件產(chǎn)生和存放的地點比較分散，其多國家、多地域文件資料的整合與國內(nèi)核電文檔管理相比，難度是有過之而無不及的，如果沒有統(tǒng)一規(guī)范的文件管理體系，是無法保證項目工程文件完整性的。

1.2 文件傳遞方式的局限性。巴基斯坦由于國內(nèi)政局等各方面的影響，其基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，信息化程度、網(wǎng)絡(luò)普及率及穩(wěn)定性與國內(nèi)項目是無法相比的?，F(xiàn)場文檔與現(xiàn)場巴方的文件接口依然采用當(dāng)面遞交紙質(zhì)版的文件傳遞方式，與伊斯蘭堡總部之間的文件傳遞多數(shù)采用傳真，接收傳遞文件的方式比較落后。

1.3 涉外工程文件的保密性。國內(nèi)的核電項目基本不涉密，但國外的核電項目卻有對巴方知悉范圍的限定。在C1～C4項目的交巴文件中，涉及核島堆芯部分的設(shè)計文件、一些重要大型設(shè)備的規(guī)格書及其計算方法、某些權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的含檢測方法的檢測報告等文件，由于保密等原因都未曾提供給巴方業(yè)主。

1.4 驗收標(biāo)準(zhǔn)的針對性。目前巴基斯坦核電項目還是以移交巴方業(yè)主為主要戰(zhàn)略目標(biāo)，項目驗收文件的交付還是以合同約定的內(nèi)容為準(zhǔn)，沒有接受過國家檔案局、集團(tuán)等國家部委的檔案驗收，項目文檔的管理基本還停留在文件管理環(huán)節(jié)，整個工程項目資料之間缺乏系統(tǒng)性的整理和關(guān)聯(lián)。

2 巴基斯坦核電項目管理中交巴文件的管理難點

2.1 巴方永遠(yuǎn)的tomorrow、OK、not receive對中方管理工作的困擾。由于中巴雙方生活習(xí)慣、工作理念、思維方式、信仰等文化背景的差異，在與巴方的接口協(xié)調(diào)中，經(jīng)常會聽到這些詞匯。他們習(xí)慣把事情往后拖，如遇節(jié)假日這種拖沓懶散的工作作風(fēng)更為嚴(yán)重。每當(dāng)中方人員將工程圖紙資料送抵巴方，提請巴方當(dāng)面清點簽收時，巴方文檔人員總是說“tomorrow……”，之后雖經(jīng)中方多次提醒催促，巴方人員也總是回答：“tomorrow……OK……”，而一旦出現(xiàn)因簽收時間過長文件丟失，他們又會說“not receive……”。在K2/K3工程建設(shè)初期，由于文件遞送和簽收時間差，雙方對文件提交數(shù)量存在統(tǒng)計差異，曾差點造成合同款支付障礙。

2.2 巴方文件多渠道“進(jìn)出口”對中方的影響。在巴項核電建設(shè)中，中巴雙方接口部門比較多，內(nèi)容涉及信函、工程文件、質(zhì)保、安保等方方面面。由于巴方?jīng)]有明確文件資料的接口部門，致使中方多部門收到巴方“出口”文件。在卡拉奇K2/K3項目建設(shè)初期，現(xiàn)場文檔部就曾收到巴方文函部發(fā)出的一份函件，幾天后又收到巴方安保部發(fā)來的相同函件，兩份函件內(nèi)容相同，附件相同。經(jīng)與巴方相關(guān)部門溝通確認(rèn)，此為重復(fù)發(fā)函。此類事情之后還發(fā)生過幾次，使中方工程技術(shù)人員對同一事情進(jìn)行多次處理，造成中方人員時間和精力上不必要的牽扯和浪費。巴方各類文件“出口”部門不僅多，其文件傳遞過程中使用的通信編碼重號率也非常高，不僅造成文件查找的不便，還會使中方回函不能做到指向唯一。

2.3 巴方本地承包商交工文件的整理提交缺乏規(guī)范性。根據(jù)中巴合同約定，會有巴方承包商參與到部分土建項目和巴制設(shè)備的制造和建設(shè)中。也許是語言理解和溝通上的障礙，也許是他們本身的懶散隨意性，他們對交工資料的整理標(biāo)準(zhǔn)總是不能完全領(lǐng)會理解。在恰?，擟1/C2項目建設(shè)中，巴方承包商普遍對此部分交工文件提交時間滯后，內(nèi)容缺失，文件的完整性、系統(tǒng)性都較差。

2.4 遠(yuǎn)距離傳送文件的完整性有待提高。在C項目建設(shè)中傳真是中巴雙方信函往來的重要傳遞方式，巴方發(fā)給中方的信函及中方發(fā)送伊斯蘭堡總部的文件基本都是采用傳真方式。隨著時代的發(fā)展，僅通過傳真遠(yuǎn)距離傳輸文件的弊端就逐漸凸顯出來，如遇幾十頁甚至上百頁的文件，傳真是根本無法實現(xiàn)有效遞送的。如何確保接收和發(fā)出文件的完整性和有效性，也就成為中方人員無法回避的問題。

3 解決措施

3.1 敦促巴方確定文函接口部門，規(guī)范文件傳遞編碼。在卡拉奇K2/K3核電項目的管理中，我們通過參加現(xiàn)場總經(jīng)理例會等方式，不斷與業(yè)主積極溝通，通過典型案例的舉證，最終使巴方業(yè)主在經(jīng)理例會的紀(jì)要中明確：PAEC（Pakistan Atomic Energy Commission）的K項目現(xiàn)場文函部為K項目巴方現(xiàn)場一般信函發(fā)出和接收的唯一接口部門，巴方現(xiàn)場文件都通過該部門進(jìn)行統(tǒng)一編碼和傳遞，至此困擾中方許久的多接口、編碼重復(fù)問題從根本上得到了解決。

3.2 改變工程技術(shù)文件遞送方式，由被動變主動。針對之前文件遞送方式的弊端，我們在卡拉奇K2/K3核電項目的管理中采用了新的巴方認(rèn)可的工程文件遞送方式，其具體做法是：工程技術(shù)文件抵達(dá)現(xiàn)場，中方文檔人員清點整理后，會向巴方文檔室發(fā)出《工程文件到場通知單》，此通知單一式兩份，巴方人員簽字后返還中方一份。通知單上會寫明此批待簽收文件的數(shù)量、遞送單編號，并附上詳細(xì)的文件清單。巴方文檔人員會在通知單簽收之日起3個工作日內(nèi)前往中方現(xiàn)場文檔部門當(dāng)面清點文件資料，中方將為巴方提供專門的文件核查場所，并提供一臺巴方專用計算機(jī)（未連接網(wǎng)絡(luò)），用于巴方人員對電子版文件的核查。核查無誤后，巴方人員會在文件清單上簽字確認(rèn)，之后中方會負(fù)責(zé)將此批文件運送至PAEC文檔部門。通過這種當(dāng)面清點核對的方式，把被動的文件清點工作轉(zhuǎn)為主動，大大提高了工程文件的簽收率，避免了職責(zé)不清的扯皮現(xiàn)象。

3.3 建立質(zhì)保文件專用通道，規(guī)范文件接收遞送工作。在項目建設(shè)現(xiàn)場，涉及巴方必須批準(zhǔn)和參與的質(zhì)保類信函文件，如現(xiàn)場見證點和見證時間的確定，檢查和試驗計劃的報審及確認(rèn)等文件，要求巴方反饋的及時性都較強(qiáng)，其文件的處理進(jìn)度有時還會直接影響到工程的建設(shè)進(jìn)度。針對這類質(zhì)保文件，我們在符合工作程序的基礎(chǔ)上，結(jié)合巴方實際現(xiàn)狀，與中方質(zhì)保部團(tuán)結(jié)協(xié)作，建立了質(zhì)保文件專用通道。我們首先通過正式函件告知巴方業(yè)主，信息文檔部為現(xiàn)場工程文件的唯一接口部門，并附上接口人員名單（內(nèi)含質(zhì)保部相關(guān)人員），在函件中明確指出只有名單中的人員才有簽收和遞送文件的權(quán)限。其次明確中方質(zhì)保部門與巴方質(zhì)保部門為直接接口部門。最后雙方直接對口收發(fā)的文件由中方質(zhì)保人員統(tǒng)一移交信資部流轉(zhuǎn)存檔。通過這種點對點的文件遞送方式，大大提高了文件的處理效率，有效保障了工程建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.4 建立函件定期核對制度，以保證雙方往來函件的完整性。為避免文件接收遺漏，恰?，擟3/C4核電項目還與巴方總部建立了函件定期核對制度。每月初巴方伊斯蘭堡總部會給北京文檔部提供一份伊斯蘭堡總部上月收到和發(fā)出的函件清單，里面會標(biāo)注出函件頁數(shù)和主送人，北京文檔部會聯(lián)合上海和現(xiàn)場的文檔部門對此清單進(jìn)行核對，各自核查對巴文件的收發(fā)情況。若清單中有遺漏文件，則統(tǒng)一由北京信息文檔部匯總，通過正式函件反饋并補(bǔ)發(fā)巴方或提請巴方再次提供，以此來保證雙方往來函件的完整性。

3.5 全程參與巴制設(shè)備文件管理，確保交工文件完整規(guī)范。隨著巴項建設(shè)承包商本土化的介入，如何保證他們的交工文件符合中方的接收標(biāo)準(zhǔn)，是擺在中方文檔管理人員面前的又一項難題。我們根據(jù)恰?，擟1、C2項目建設(shè)中巴制設(shè)備交工資料出現(xiàn)的普遍問題，在C3/C4的項目管理中進(jìn)行了改進(jìn)，采用全程跟蹤指導(dǎo)的方式方法，聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，督促其配合完成資料整理收集任務(wù)。在工程早期我們就向巴方承包商說明交工資料應(yīng)包含的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對交工資料的模板、編碼提出統(tǒng)一規(guī)范的要求;在工程中期通過現(xiàn)場采購部相關(guān)負(fù)責(zé)人密切關(guān)注巴制設(shè)備進(jìn)展情況、資料產(chǎn)生收集情況，必要時提供技術(shù)指導(dǎo);在工程后期聯(lián)合質(zhì)保部、質(zhì)監(jiān)部和工程部對交工資料進(jìn)行聯(lián)合審查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

在巴制設(shè)備的管理中，我們還找出合格交工資料供巴方參考學(xué)習(xí)，通過實物講解、手把手地培訓(xùn)和全程跟蹤，巴方交工文件的完整性和規(guī)范性得到很大程度的提高。

3.6 不斷完善交工資料審查流程，把好交工資料驗收關(guān)。隨著巴基斯坦核電建設(shè)項目的不斷深入，巴方業(yè)主的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和驗收標(biāo)準(zhǔn)也在逐漸提高。為了能使交工資料達(dá)到巴方驗收標(biāo)準(zhǔn)順利移交給巴方業(yè)主，我們對之前項目交工資料中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，有針對性地對交工資料審查流程進(jìn)行了優(yōu)化，逐步建立了合理規(guī)范的土建安裝交工資料聯(lián)合審查流程。承包商的交工資料在正式移交前會先提交一份電子版，文檔部會聯(lián)合工程部、質(zhì)保部、質(zhì)監(jiān)部對交工資料進(jìn)行聯(lián)合審查。審查沒有通過的交工資料文檔部會退回承包商，并在《交工資料審核意見單》中進(jìn)行審核意見匯總，標(biāo)出整改項和整改內(nèi)容;審查通過的交工資料文檔部在審核意見會簽后，發(fā)出《同意組卷通知單》，此時承包商才能對紙質(zhì)版交工文件進(jìn)行打號裝訂。通過這種聯(lián)合審查，減少了交工資料中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，節(jié)省了文件審查時間，提高了審查效率，有效地保證了案卷質(zhì)量。

（作者單位：中國中原對外工程有限公司 來稿日期：2021-12-22）