倪棟田

（莒縣店子集街道衛(wèi)生院，山東 日照 276522）

檔案科是醫(yī)院重要組成部分，主要負(fù)責(zé)病歷檔案、人事檔案、實物檔案、文書檔案、聲像檔案等管理和保存工作[1]。因醫(yī)院就診患者較多，檔案數(shù)量龐大，大大增加管理人員的工作難度，一旦管理不到位，極易出現(xiàn)檔案損壞、檔案丟失情況，不利于日后查詢?nèi)∽C，故需要采取合適的管理方式管理檔案，保障檔案完整性[2-3]。傳統(tǒng)方式管理雖通過按照規(guī)章制度收集和保管檔案，起到管理效果，但多種問題可影響管理效果。精細(xì)化管理是一種效果較好的管理方式，能夠有效改善傳統(tǒng)方式管理的不足，且已經(jīng)得到工作人員的廣泛認(rèn)可?；诖?，本次研究選取2020年01月至2020年12月和2021年01月至2021年12月兩個時間段內(nèi)我院檔案科工作人員各10名，對精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值進(jìn)行分析探討，現(xiàn)報道如下。

一、資料與方法

1.一般資料

從時間2020年1月至2020年12月之間我院檔案科工作人員中隨機抽取10名納入?yún)⒈冉M，此階段我院應(yīng)用傳統(tǒng)方式管理。從時間2021年1月至2021年12月之間我院檔案科工作人員中隨機抽取10名納入試驗組，此階段我院應(yīng)用精細(xì)化管理。參比組工作人員中男性有1名，女性有9名，年齡值域下至25歲，年齡值域上至51歲，年齡值域均值為（38.67±3.37）歲；工作年限下至1年，工作年限上限17年，工作年限均值為（9.22±2.19）年；學(xué)歷信息：大專水平有5名，本科水平有5名。試驗組工作人員中男性有2名，女性有8名，年齡值域下至26歲，年齡值域上至52歲，年齡值域均值為（39.05±3.24）歲；工作年限下至2年，工作年限上限18年，工作年限均值為（10.04±2.85）年；學(xué)歷信息：大專水平有6名，本科水平有4名。不同組別檔案科工作人員的性別、年齡、工作年限、學(xué)歷信息等一般資料之間進(jìn)行對比后無明顯差異性（P＞0.05），可進(jìn)行對比。

從兩個時間段內(nèi)我院檔案科內(nèi)的患者檔案各1000份進(jìn)行分析，分別由兩組工作人員進(jìn)行管理服務(wù)。參比組管理的1000份檔案對應(yīng)患者中男性有523例，女性有477例，年齡值域下至20歲，年齡值域上至78歲，年齡值域均值為（49.02±1.07）歲；病程值域下至1年，病程值域上至9年，病程值域均值為（5.01±1.02）年；體重值域下至47kg，體重值域上至83kg，體重值域均值為（65.07±1.22）kg。試驗組管理的1000份檔案對應(yīng)患者中男性有520例，女性有480例，年齡值域下至21歲，年齡值域上至77歲，年齡值域均值為（48.96±1.09）歲；病程值域下至1年，病程值域上至9年，病程值域均值為（4.99±1.05）年；體重值域下至48kg，體重值域上至82kg，體重值域均值為（64.93±1.25）kg。不同組別檔案對應(yīng)患者的性別、年齡、病程、體重等臨床資料之間進(jìn)行對比后無明顯差異性（P＞0.05），可進(jìn)行對比。

2.管理方法

參比組工作人員應(yīng)用傳統(tǒng)方式管理，主要是指按照規(guī)章制度將檔案進(jìn)行收集、存放，并做好記錄工作，為日后使用時提供便利。

試驗組工作人員應(yīng)用精細(xì)化管理，詳細(xì)管理方法如下。首先，成立管理小組。由我院檔案科專業(yè)素養(yǎng)較高、工作經(jīng)驗豐富的工作人員組成，均需要學(xué)習(xí)檔案科相關(guān)知識，展開管理技巧培訓(xùn)，經(jīng)過專業(yè)測評合格后方可進(jìn)行檔案管理服務(wù)，保障檔案管理質(zhì)量。其次，分析現(xiàn)在檔案管理存在的問題。組員需要對現(xiàn)有檔案管理情況進(jìn)行分析，找出現(xiàn)存問題，共包括以下幾種。第一，檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高。受傳統(tǒng)觀念影響，醫(yī)院將工作中心放在經(jīng)營醫(yī)院和提高醫(yī)療水平上，對檔案管理不夠重視，相關(guān)信息無法得到有效利用，導(dǎo)致檔案管理工作不佳；目前檔案管理的部分工作人員未進(jìn)行過系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，無法掌握專業(yè)檔案管理知識和技能，使檔案管理工作與現(xiàn)實脫軌；因醫(yī)院檔案數(shù)量較多，工作人員的工作難度較大，極易出現(xiàn)檔案丟失或泄密現(xiàn)象，降低管理服務(wù)質(zhì)量。第二，檔案管理的規(guī)章制度有所欠缺。工作人員在進(jìn)行檔案管理時參考依據(jù)較少，無法按照規(guī)章制度收集檔案，如在患者會診前需要調(diào)取患者檔案，但因制度的落后，檔案管理工作人員無法快速獲取患者病歷，延長會診時間，耽誤患者治療時機，易引起醫(yī)患糾紛情況；在檔案保管方面，因缺乏合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，工作人員無法分類保管檔案，當(dāng)使用調(diào)取時無法快速找到檔案存放處，還會出現(xiàn)檔案管理雜亂、檔案蟲蛀、檔案酸化等情況，降低醫(yī)院管理工作水平。第三，檔案管理的硬件投入不足。因醫(yī)院檔案數(shù)量較多，需要較大的場所進(jìn)行保管，但目前一些醫(yī)院對檔案管理不重視，為其準(zhǔn)備的管理空間較小，無法順利完成檔案保管工作，極易出現(xiàn)檔案損壞情況。最后，制定相應(yīng)的改進(jìn)管理方案。第一，引入專業(yè)檔案管理人員。醫(yī)院需要選擇經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，培養(yǎng)其責(zé)任意識，鍛煉現(xiàn)代化信息技術(shù)技能，便于更好地進(jìn)行檔案管理工作，保障檔案管理質(zhì)量。第二，完善檔案管理規(guī)章制度。醫(yī)院需要摒棄傳統(tǒng)的管理模式，建立責(zé)任制，明確工作人員負(fù)責(zé)的工作任務(wù)，增強其自身管理能力；實施獎懲制度，對出現(xiàn)的檔案管理不良事件進(jìn)行溯源，找到相關(guān)責(zé)任人，予以通報批評并扣除當(dāng)月績效10%作為處罰，以此提高工作人員重視程度，提高其責(zé)任感，同時，對管理較好者適當(dāng)獎勵，有助于調(diào)動工作積極性，提高工作效率，保障醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。第三，準(zhǔn)備專門的檔案管理室。醫(yī)院需要為檔案管理提供充足的空間，選擇溫度、濕度、亮度適宜的場所設(shè)為檔案室，讓工作人員可以按照檔案的類型進(jìn)行分類保存，如病歷檔案、人事檔案、實物檔案、文書檔案、聲像檔案等。在分類后做好標(biāo)識工作，寫好編號和關(guān)鍵詞，便于查找時準(zhǔn)確定位，提高檔案管理水平。此外，工作人員需要定期檢查并清理，降低蟲蛀、酸化情況，保障檔案完整性。第四，增加檔案管理室的硬件設(shè)備。醫(yī)院需要在檔案室增加計算機，讓工作人員利用信息技術(shù)記錄檔案信息，形成完善的信息管理數(shù)據(jù)庫，減少檔案丟失情況，同時也便于上級部門進(jìn)行審查，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

檔案管理人員是醫(yī)院開展檔案管理的載體，醫(yī)院管理人員應(yīng)當(dāng)做好檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)工作以及素質(zhì)教育，更要引進(jìn)信息化檔案管理的人才，采取“老帶新” 等方式幫助剛?cè)肼毜臋n案管理人員盡快的熟悉醫(yī)院檔案管理工作和流程，鼓勵職工利用工作之余參加繼續(xù)教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理方式方法，運用信息化管理技術(shù)，不斷提升檔案管理人員的素養(yǎng)和修養(yǎng)，保障其有效落實各項檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化與規(guī)范化。

3.觀察指標(biāo)

對兩個時間段內(nèi)檔案科工作人員管理后的測評成績、工作能力、檔案管理不良事件發(fā)生率進(jìn)行統(tǒng)計。

第一，測評成績。包括檔案科理論知識測評成績、檔案科操作能力測評成績等，評估工具為本次研究自擬評分標(biāo)準(zhǔn)，值域下至0分，值域上至100分，分值越高表示管理后工作人員的測評成績越好、專業(yè)水平越高。

第二，工作能力。包括應(yīng)急處理能力、分類保管能力等，評估工具為本次研究自擬評分標(biāo)準(zhǔn)，值域下至0分，值域上至50分，分值越高表示管理后工作人員的工作能力越強。

第三，檔案管理不良事件發(fā)生率。包括檔案蟲蛀、檔案酸化、檔案丟失等，檔案管理不良事件發(fā)生率（%）=檔案蟲蛀（%）+檔案酸化（%）+檔案丟失（%）。

4.統(tǒng)計學(xué)分析

對兩個時間段內(nèi)檔案科工作人員管理后的測評成績、工作能力、檔案管理不良事件發(fā)生率采用統(tǒng)計學(xué)軟件SPSS23.0進(jìn)行檢測，其中測評成績等符合正態(tài)分布，均采用（均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差）表示，作t檢驗；檔案管理不良事件發(fā)生率采用（n%）表示，作X2檢驗。兩組研究數(shù)據(jù)進(jìn)行比對后，當(dāng)出現(xiàn)P＜0.05時，說明組間對比差異性顯著。

二、結(jié)果

1.對比兩個時間段內(nèi)檔案科工作人員管理后的測評成績

試驗組工作人員管理后的測評成績高于參比組（P＜0.05），組間對比差異性顯著（見表1）。

表1 兩組工作人員管理后的測評成績對比（±s）

表1 兩組工作人員管理后的測評成績對比（±s）

?

2.對比兩個時間段內(nèi)檔案科工作人員管理后的工作能力

試驗組工作人員管理后的工作能力高于參比組（P＜0.05），組間對比差異性顯著（見表2）。

表2 兩組工作人員管理后的工作能力對比（±s）

表2 兩組工作人員管理后的工作能力對比（±s）

?

3.對比兩個時間段內(nèi)檔案科工作人員管理后的檔案管理不良事件發(fā)生率

試驗組工作人員管理后的檔案管理不良事件發(fā)生率低于參比組（P＜0.05），（見表3）。

表3 兩組工作人員管理后的檔案管理不良事件發(fā)生率對比（n%）

三、討論

隨著人們生活水平的不斷提高，人們對自身身體健康的關(guān)注度明顯提升，致使院內(nèi)就診人員不斷擴增，檔案數(shù)量也不斷增加。檔案室管理質(zhì)量的好壞與醫(yī)患關(guān)系息息相關(guān)。傳統(tǒng)方式管理雖能起到一定管理效果，但不是十分理想，易出現(xiàn)檔案管理不良事件。隨著醫(yī)療水平不斷提升，傳統(tǒng)方式管理已經(jīng)不足以滿足院內(nèi)檔案管理需求，需要尋找新的管理方式，提升管理工作質(zhì)量。精細(xì)化管理是一種理想的管理方式，通過成立管理小組，學(xué)習(xí)檔案科相關(guān)知識，展開管理技巧培訓(xùn)，提升組員專業(yè)水平，保障檔案管理質(zhì)量。通過分析現(xiàn)在檔案管理存在的問題，包括檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高、檔案管理的規(guī)章制度有所欠缺、檔案管理的硬件投入不足等問題，為之后制定改進(jìn)方案做參考。通過制定相應(yīng)改進(jìn)管理方案，引入專業(yè)檔案管理人員，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，保障檔案管理質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度，建立責(zé)任制，明確工作任務(wù)，實施獎懲制度，提高工作人員重視程度和責(zé)任感，調(diào)動工作積極性，保障醫(yī)院檔案管理質(zhì)量；準(zhǔn)備專門檔案管理室，進(jìn)行分類擺放，維持適宜檔案存放環(huán)境，降低檔案損壞風(fēng)險；增加檔案管理室的硬件設(shè)備，利用信息技術(shù)記錄檔案信息，形成龐大的信息管理數(shù)據(jù)庫，便于審查和管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量[4-5]。經(jīng)過上述一系列管理，有效提升工作人員專業(yè)水平，增強檔案管理能力，管理價值較高。

本研究結(jié)果表明，試驗組工作人員管理后的檔案科理論知識測評成績?yōu)椋?6.79±3.11）分、檔案科操作能力測評成績?yōu)椋?6.82±3.14）分均高于參比組（P＜0.05），組間對比差異性顯著，說明與傳統(tǒng)方式管理相比，應(yīng)用精細(xì)化管理能夠豐富工作人員檔案科理論知識，提高工作人員操作能力，為日后工作打下堅實的基礎(chǔ)[6-7]。試驗組工作人員管理后的應(yīng)急處理能力為（47.95±2.01）分、分類保管能力為（47.96±2.03）分均高于參比組（P＜0.05），組間對比差異性顯著，說明與傳統(tǒng)方式管理相比，應(yīng)用精細(xì)化管理能夠鍛煉工作人員的應(yīng)急處理能力，增強工作人員的分類保管能力，便于更好地管理檔案，提高管理工作質(zhì)量[8]。試驗組工作人員負(fù)責(zé)檔案管理后的管理不良事件發(fā)生率為0.40%，低于參比組的1.50%（P＜0.05），組間對比差異性顯著，說明與傳統(tǒng)方式管理相比，應(yīng)用精細(xì)化管理能夠減少管理不良事件發(fā)生風(fēng)險，保障檔案管理質(zhì)量，管理意義較好[9]。

綜上所述，對醫(yī)院檔案科工作人員應(yīng)用精細(xì)化管理的效果較好，能夠增強工作人員認(rèn)知水平，提高其工作能力，降低檔案管理不良事件發(fā)生率，值得應(yīng)用。