張 燕

（山東省單縣人力資源和社會保障局，山東 單縣 274300）

數(shù)據(jù)化作為檔案現(xiàn)代發(fā)展的主流方向，其能實現(xiàn)檔案管理跨時代深化發(fā)展，并為檔案未來發(fā)展指明方向[1]。尤其在結(jié)合機(jī)關(guān)單位自身需求基礎(chǔ)上，還為提供個性等特異性檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。事實上，梳理目前機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)化管理方式、流程等內(nèi)容可以看出，其還存在觀念意識、制度、人員、安全等缺陷問題，影響檔案數(shù)據(jù)化效能輸出。據(jù)此，有必要探究機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化不足及應(yīng)對措施。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化管理概念及價值

檔案數(shù)據(jù)化主要是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將紙質(zhì)、圖片等檔案資源數(shù)據(jù)化。簡而言之，結(jié)合數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機(jī)邏輯功能等打造數(shù)字化系統(tǒng)，然后將傳統(tǒng)檔案資源以掃描等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形態(tài)。同時，在利用計算機(jī)橫向、縱向流通屬性，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化的資源共享，具體如圖1所示。

同時，匯總分析檔案數(shù)據(jù)化表現(xiàn)形式、運行模式等要素，發(fā)現(xiàn)其相較于傳統(tǒng)檔案管理模式具有實現(xiàn)顯著的價值。

1.提升檔案效能輸出

首先，由于機(jī)關(guān)單位檔案內(nèi)容一直處于動態(tài)變化狀態(tài)，傳統(tǒng)檔案管理處理方式為“集中、定時”處理，這樣便會直接影響檔案管理效率，直接影響檔案效益[2]。而將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，則能利用計算機(jī)系統(tǒng)的邏輯程序?qū)崿F(xiàn)檔案的動態(tài)維護(hù)、更新、補錄等，這樣不僅降低檔案管理時間和空間成本的支出，還能提升檔案工作的便捷性。其次，在現(xiàn)代多元信息媒體下，產(chǎn)生了諸如電子表格、文件、音頻以及圖片等檔案資源，利用檔案數(shù)據(jù)化模式，可讓擴(kuò)容檔案信息資源收集的多樣性，繼而從根源上提升檔案資源的效能輸出。

2.降低檔案管理成本

傳統(tǒng)檔案管理模式需要較大的空間，需要較多的人進(jìn)行登記、整理，需要較多的紙張資源。而將檔案數(shù)據(jù)化則能降低不必要的資源支出，如檔案防火、防潮維護(hù)、多人檔案整理（歸檔）以及安全管理等。究其原因，檔案數(shù)據(jù)化后，檔案可被上傳至云端儲備，大大增加了訪問的便捷性和安全性，而這便會降低空間成本和日常維修的成本支出。

3.提升檔案管理安全性

傳統(tǒng)檔案管理安全性受到多種因素影響，如檔案信息丟失、檔案信息作假、檔案信息篡改等。而檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)結(jié)合區(qū)塊鏈、殺毒技術(shù)以及關(guān)聯(lián)度高的管理制度，便能有效避免這些情況，如利用區(qū)塊鏈安全技術(shù)，可避免檔案信息泄露、盜用等情況，或結(jié)合檔案數(shù)據(jù)化安全管理制度，可避免檔案數(shù)據(jù)被盜取、售賣等。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理缺陷

1.缺乏上層領(lǐng)導(dǎo)意識

上層領(lǐng)導(dǎo)意識關(guān)系單位檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)效果，關(guān)系下層執(zhí)行人員管理效果，或平臺管理質(zhì)量[3]。事實上，盡管目前大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層開始意識到檔案數(shù)據(jù)化的價值和意義，但深入剖析可以發(fā)現(xiàn)，還存在以下問題。第一，認(rèn)知和理解偏離既定方向，如未依據(jù)自身實際需求，隨意采購相關(guān)平臺、設(shè)備、引進(jìn)人才，導(dǎo)致部分資源閑置。第二，存在認(rèn)知錯誤。部分領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)化工作重要性較低，需給單位其他經(jīng)營管理“讓路”，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)化閑置。

2.缺乏完善安全體系

盡管數(shù)據(jù)化給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來了較大的便利性，但受到信息技術(shù)特性要素影響，檔案數(shù)據(jù)化仍存在一定安全隱患。而部分單位未重視這些隱患的處理工作，一是檔案易受到外界不法人員的竊取，不利于部分檔案的秘密保護(hù)。二是部分操作人員職業(yè)素養(yǎng)較低，如保密意識、安全操作意識等，加大了檔案信息泄露、丟失風(fēng)險。三是部分單位未編制或建設(shè)相應(yīng)應(yīng)急體系，如斷電保護(hù)、門禁、秘密登錄等，不利于檔案安全性建設(shè)。

3.缺乏必要人才體系

受到意識觀念等因素影響，目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理上并未重視其人才建設(shè)。一是未優(yōu)化原隊伍構(gòu)架，仍由原班人馬管理檔案要素，固然滿足檔案 管理基本需求，但由于其中大多數(shù)為年齡較大，其接受新理論、新技能的水平較低。二是為依據(jù)安全管理要素，動態(tài)提升管理、操作人員職業(yè)技能和素養(yǎng)，導(dǎo)致其技能不適應(yīng)性，素養(yǎng)較低，不利于檔案數(shù)據(jù)化安全體系的建設(shè)。

4.缺乏規(guī)范制度體系

制度作為約束檔案管理、操作人員的內(nèi)容，可規(guī)范自日常行為，提升其執(zhí)行力，強(qiáng)化其工作質(zhì)量。事實上，部分單位的制度體系缺陷。一是檔案不合理，如照搬其他單位的有效經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理體系不匹配自身檔案管理需求、人員約束辦法等。二是檔案系統(tǒng)不完善，如缺乏責(zé)任監(jiān)督人、缺乏對應(yīng)獎勵或處理內(nèi)容等，導(dǎo)致制度執(zhí)行效果較差。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化思路分析

要想提升檔案數(shù)據(jù)化效果，保障其持續(xù)發(fā)展、穩(wěn)定發(fā)展、有序發(fā)展，應(yīng)重視其建設(shè)思路和維系思路。一方面，要關(guān)注其建設(shè)過程中內(nèi)容，并編制有效的建設(shè)計劃。一是要有長期發(fā)展，檔案效能輸出的觀念，即要在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)化軟件環(huán)境時，要有系統(tǒng)發(fā)展觀念、前后銜接意識，具體如圖2所示。二是要有綠色發(fā)展觀念，要在開源節(jié)流基礎(chǔ)上，以綠色建設(shè)位置中心，以檔案數(shù)據(jù)化效能輸出為依據(jù)，剔除不必要的檔案設(shè)備，如功能單一的掃描儀，故障率高的主機(jī)等。三是要有便捷應(yīng)用意識，檔案數(shù)據(jù)化本身是為了提升檔案管理便捷性，因此在建設(shè)平臺時，應(yīng)注意各個模塊的方便屬性，如檢索功能、自動整理功能、自動分類功能等。另一方面，有清晰的日常維護(hù)觀念，以提升檔案設(shè)備應(yīng)用壽命。也就是說要有關(guān)鍵設(shè)備維護(hù)意識，要有系統(tǒng)日常整理、維護(hù)行為，并將其編制為可執(zhí)行的操作手冊，這樣便能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理的常態(tài)化發(fā)展。

四、事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化不足應(yīng)對措施分析

1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層管理意識

在更加復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)化管理、應(yīng)用環(huán)境下，領(lǐng)導(dǎo)層管理意識可提升檔案管數(shù)據(jù)化質(zhì)量和效果，讓該項工作得到預(yù)期的落實[4]。由此，要改進(jìn)、糾正目前部分領(lǐng)導(dǎo)層錯誤的觀念意識。第一，相關(guān)單位應(yīng)讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)上級文件精神、上級單位關(guān)于檔案管理的深化發(fā)展目標(biāo)等內(nèi)容，以在加深其對檔案數(shù)據(jù)化理解和認(rèn)知的同時，如該項工作對單位發(fā)展的意義、對服務(wù)群眾的價值等，讓其擺正自身心態(tài)，轉(zhuǎn)變思維方式。第二，要成立黨員先鋒隊，一方面，先鋒隊通過指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層檔案工作方式，進(jìn)一步加深其對檔案數(shù)據(jù)化的理解；另一方面，通過先鋒隊的監(jiān)督作用，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層制定適應(yīng)性強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)化策略。第三，要加大其他渠道的宣傳力度，如制度上墻、會前優(yōu)秀案例的分享、單位工作群、單位培訓(xùn)活動等，這樣便能營造良好的檔案數(shù)據(jù)化管理環(huán)境。需注意，在糾正領(lǐng)導(dǎo)層管理方式、意識時，還應(yīng)重視底層管理、操作人員的工作觀念優(yōu)化，如可進(jìn)行層層融入，讓其學(xué)習(xí)管理內(nèi)容，嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，這樣便能搭建上下一體意識體系，為檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)、優(yōu)化奠定良好的基礎(chǔ)。

2.完善數(shù)據(jù)化檔案管理的安全體系

由于數(shù)據(jù)化檔案技術(shù)主要是結(jié)合現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、掃描技術(shù)等，其會在一定程度上受到常見的計算機(jī)病毒影響，或不法人員的破壞，如檔案信息偽造、檔案數(shù)據(jù)刪除等。據(jù)此，針對上述問題，需在原檔案安全管理技術(shù)上，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)安全管理體系。第一，要充分利用云存儲技術(shù)，此技術(shù)除了能為檔案數(shù)據(jù)資源提供更多的空間，還可保障其安全管理質(zhì)量，如降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險等。需注意，因為本技術(shù)綜合素養(yǎng)要求較高，如專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)等，因此，需要對準(zhǔn)高標(biāo)準(zhǔn)和要求，提升從操作人員能力水平。第二，強(qiáng)化虛擬技術(shù)的應(yīng)用。其主要是指通過虛擬化技術(shù)，建設(shè)虛擬系統(tǒng)運行環(huán)境。此系統(tǒng)能夠在保障檔案信息安全運行的同時，將需求信息存入到原物理設(shè)備中。第三，建立數(shù)據(jù)身份識別系統(tǒng)。事業(yè)單位因圍繞自身檔案管理體系，以操作人員級別、職能為基點，要求第三方機(jī)構(gòu)設(shè)計不同的訪問身份權(quán)限，這樣便能提供檔案數(shù)據(jù)安全管理的可靠性。需注意，應(yīng)嚴(yán)格要求擁有訪問身份人員將密碼復(fù)雜化，并配以專用盾，以在降低身份泄露的同時，提升系統(tǒng)管理的安全性。第四，強(qiáng)化加密技術(shù)的應(yīng)用。對于不同密級的檔案內(nèi)容，應(yīng)設(shè)定不同的保密內(nèi)容。同時，由于部分加密方式仍存在一定漏洞，即可能讓部分人員篡改檔案數(shù)據(jù)，因此對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)檔案信息要應(yīng)用身份認(rèn)知技術(shù)，打造非對稱加密認(rèn)證體系。第五，要動態(tài)提升操作人員職業(yè)素養(yǎng)。單位需圍繞檔案數(shù)據(jù)化需求，以防護(hù)、安全、保密為著力點，動態(tài)了解操作員基本情況，如思想、行為等，并以為依據(jù)培養(yǎng)其服務(wù)精神，操作技術(shù)、操作素養(yǎng)。第六，要定期進(jìn)行查殺工作。要基于自身管理實際，引進(jìn)效果好、效率快的防火墻、殺毒軟件[5]。

3.強(qiáng)化職工管理技能和素養(yǎng)

管理和操作職工是否擁有相應(yīng)技能、素養(yǎng)，關(guān)系檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)度、深化發(fā)展計劃。因此，要采取相應(yīng)措施，強(qiáng)化其技能素養(yǎng)。第一，要從多個角度切入，培養(yǎng)管理和技術(shù)人員技能水平。如圍繞檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)、操作實際，組織各種階梯化成長的培訓(xùn)體系，如系統(tǒng)基本維護(hù)、基本管理理念和晉升技術(shù)、基本操作流程內(nèi)容等。再如，要基于成本、職工檔案數(shù)據(jù)化需求，創(chuàng)新人員培養(yǎng)方式，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，聯(lián)動科研機(jī)構(gòu)、高校教師等進(jìn)行遠(yuǎn)程線上培訓(xùn)，如結(jié)合教學(xué)、互動、體驗等方式，讓技術(shù)人員直觀感受理論化實踐的具體過程。第二，要深化關(guān)鍵人員職業(yè)素養(yǎng)。如利用現(xiàn)行制度內(nèi)容，或依據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理風(fēng)險，制定約束性強(qiáng)的制度機(jī)制。再如，編制職業(yè)素養(yǎng)晴雨表，動態(tài)關(guān)注關(guān)鍵人員是否能尊重職業(yè)操守，不主動泄密、主動探究提升安全等級等。此外，還應(yīng)提高基層檔案管理人員待遇。待遇包括政治待遇和經(jīng)濟(jì)待遇。政治待遇包括要求思想進(jìn)步組織應(yīng)重視，有職務(wù)提升機(jī)會也應(yīng)考慮“默默無聞”的檔案崗位。經(jīng)濟(jì)待遇應(yīng)當(dāng)不低于別的崗位，保障基層單位檔案管理工作人員穩(wěn)崗。

4.完善制度體系

制度可實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理政策的全面落實、執(zhí)行，可有效推其深化發(fā)展。據(jù)此，第一，要結(jié)合國家政策、檔案信息化建設(shè)需求等要素，完善、重構(gòu)自身制度內(nèi)容。要深入檔案發(fā)展實際，結(jié)合同行業(yè)有效檔案制度經(jīng)驗，精準(zhǔn)定位自身檔案管理不足。要以國家相關(guān)政策為依據(jù)，科學(xué)、合理完善自身檔案內(nèi)容，如《事業(yè)單位登記管理暫行條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等。第二，要圍繞制度的執(zhí)行、落實，設(shè)計能夠及時反映檔案管理制度執(zhí)行的機(jī)制，如在指導(dǎo)單位檔案部門認(rèn)真落實制度、規(guī)范的同時，整理、收集本單位制度在檔案數(shù)據(jù)管理過程中的表現(xiàn)，以及操作人員的有益建議，并據(jù)此優(yōu)化、改進(jìn)制度內(nèi)容，以提升制度的適應(yīng)性。第三，要完善檔案監(jiān)督體系，監(jiān)督相關(guān)人員是否依據(jù)制度工作，是否圍繞制度履職等。如要明確檔案數(shù)據(jù)化視野下，檔案管理的多元目的，強(qiáng)化檔案管理效率，完善檔案管理模式，促使各級、各人員認(rèn)真履職等。要及時反饋監(jiān)督情況，告知相關(guān)人員整改方向或管理不足，以實現(xiàn)監(jiān)督的預(yù)設(shè)效果。要擴(kuò)容監(jiān)督渠道，如社會監(jiān)督、上級監(jiān)督等，形成兼容、互通性強(qiáng)的監(jiān)督體系，以保障檔案信息建設(shè)擁有更好的效果。

結(jié)語

綜上，目前數(shù)據(jù)技術(shù)為各個行業(yè)帶來了新的發(fā)展契機(jī)，機(jī)關(guān)單位在檔案建設(shè)過程中，抓住這一機(jī)遇，依托自身實情，以實踐鑒行動，要不斷完善自身檔案建設(shè)的不足，并利用相關(guān)政策和規(guī)范文件及社會群眾實際需求，精準(zhǔn)定位自身發(fā)展方向，糾正觀念、行為錯誤，以建設(shè)更加現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)體系，以對外提供更加多元、豐富、現(xiàn)代的檔案服務(wù)，進(jìn)而促使基層檔案建設(shè)跨入更高維度。