張紅亮

（河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院，河南 安陽(yáng) 455000）

我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包興起于20世紀(jì)90年代。近年來，檔案服務(wù)外包社會(huì)需求快速增長(zhǎng)，產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，急需標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范服務(wù)內(nèi)容、工作流程等事宜。2019年，經(jīng)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第27次年會(huì)審議，國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》。降低成本、節(jié)約內(nèi)部人力與提高檔案管理質(zhì)量、提升工作效率是檔案業(yè)務(wù)外包的目的。但從管理學(xué)角度看，降本節(jié)約與提質(zhì)增效既互相促進(jìn)又相互制約，因此找出兩者間的平衡點(diǎn)是關(guān)鍵。文章分析我國(guó)當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的內(nèi)部?jī)?yōu)劣勢(shì)、外部機(jī)遇與挑戰(zhàn)，構(gòu)建SWOT矩陣，提出檔案業(yè)務(wù)外包的建議。

1 業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

將檔案業(yè)務(wù)中重復(fù)性、技術(shù)含量較低的編號(hào)、裝訂、排架等基礎(chǔ)工作外包出去，可有效解放專業(yè)技術(shù)人員，增加編研、管理等核心工作的資源供給，實(shí)現(xiàn)降本增效。

但是，檔案工作具有連續(xù)性、整體性。檔案工作人員在長(zhǎng)期傳統(tǒng)檔案的整理、鑒定、數(shù)字化保管等業(yè)務(wù)中，會(huì)產(chǎn)生一種微妙的職業(yè)歸屬感和事業(yè)情感。業(yè)務(wù)外包會(huì)對(duì)這些職業(yè)素養(yǎng)意義層面的積極情感造成影響，不利于檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。社會(huì)、科技的進(jìn)步對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)能力不斷提出更高要求，快速更迭的計(jì)算機(jī)技術(shù)，功能愈加繁復(fù)的智能設(shè)備，不斷升級(jí)的集成管理系統(tǒng)等，都要求檔案工作者要具備連續(xù)的學(xué)習(xí)研究探索能力。檔案業(yè)務(wù)外包，一定程度會(huì)弱化檔案工作者學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法的熱情與動(dòng)力，降低檔案工作者的創(chuàng)新創(chuàng)造力，阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的需求。

業(yè)務(wù)外包會(huì)不同程度影響到檔案安全問題。檔案安全主要涉及設(shè)備設(shè)施安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全三個(gè)方面[1]。檔案管理部門為了節(jié)約資金，有時(shí)會(huì)選擇檔案業(yè)務(wù)半包。半包通常為外包方出設(shè)備，承包方出人。這種情況常常會(huì)由于承包方人員對(duì)不同檔案設(shè)備不熟悉，以及人員專業(yè)素質(zhì)、合約期、雙方業(yè)務(wù)溝通等問題影響檔案部門的設(shè)備安全。同時(shí)，檔案實(shí)體在承包方進(jìn)行數(shù)字化輸入、掃描等操作時(shí)是也會(huì)存在危及檔案實(shí)體安全的隱患。進(jìn)而，檔案實(shí)體安全會(huì)殃及檔案信息安全，包括檔案信息內(nèi)容的完整顯示及信息泄露等問題。因此，業(yè)務(wù)外包過程中，需要介入必要的監(jiān)管控制程序及措施[2]，這某種程度上又似乎違背了檔案業(yè)務(wù)外包的初衷——節(jié)約成本、解放人力[3]。安全，從來都是檔案業(yè)務(wù)工作中一項(xiàng)非常重要的衡量指標(biāo)，這方面對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包提出了關(guān)鍵性挑戰(zhàn)。

2 外部環(huán)境影響因素

2.1 有利機(jī)會(huì)因素

檔案管理涉及社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域，政府部門、科研院所、學(xué)校、企事業(yè)單位、行業(yè)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)、非盈利組織等各類機(jī)構(gòu)的檔案館室，都是檔案業(yè)務(wù)外包的潛在用戶。隨著社會(huì)信息化程度的深入，人們對(duì)信息檔案重要性的認(rèn)識(shí)愈加深刻，檔案業(yè)務(wù)外包的市場(chǎng)前景非常廣闊。近年來，國(guó)內(nèi)商業(yè)性文件中心和檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展局勢(shì)較好，能夠提供檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的機(jī)構(gòu)數(shù)量逐年上升。不完全統(tǒng)計(jì)，目前國(guó)內(nèi)各地已經(jīng)相繼建立起檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)400余家。外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)出規(guī)?；?、專業(yè)化的趨勢(shì)[4]。

檔案業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容最初主要集中于傳統(tǒng)的檔案整理和人員培訓(xùn)等服務(wù)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，業(yè)務(wù)外包已向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化等更加技術(shù)化、智能化的領(lǐng)域挺進(jìn)。服務(wù)的方式也不再局限于最初的現(xiàn)場(chǎng)操作，出現(xiàn)了基于高效物流服務(wù)及基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的異地服務(wù)或現(xiàn)場(chǎng)異地結(jié)合的服務(wù)方式[5]。需要注意的是，隨著現(xiàn)代檔案管理理念普及程度、信息技術(shù)、現(xiàn)代物流服務(wù)等社會(huì)環(huán)境的變化，之前在檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)術(shù)語(yǔ)中的“半包”“全包”概念的區(qū)分正逐漸淡化。某種意義上講，不會(huì)再有100%的“全包”，也不會(huì)再有100 %的“半包”。通過許多外包實(shí)踐項(xiàng)目的實(shí)施，檔案部門也積累了許多豐富的經(jīng)驗(yàn)，如同濟(jì)大學(xué)檔案館碩士學(xué)位審批材料檔案整理業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目，河南省眾多三級(jí)綜合檔案館在檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)方面的探索等[6]。

檔案學(xué)界對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包方面的研究更加活躍。目前，有關(guān)檔案業(yè)務(wù)外包的原理主要有核心競(jìng)爭(zhēng)力理論、價(jià)值鏈理論、企業(yè)再造理論等。這些理論都一定程度促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)外包的理論研究。在交叉學(xué)科蓬勃發(fā)展的背景下，檔案學(xué)與其他領(lǐng)域的融合正不斷豐富著檔案業(yè)務(wù)外包的基礎(chǔ)理論。如閆東提出了交易成本論、博弈論分析等理論[7]；羅娟在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中提到的“關(guān)鍵時(shí)刻”管理理論[8]；黃小忠和史江在判斷檔案業(yè)務(wù)外包的適用范圍上，從“核心職能”“技術(shù)難度”“業(yè)務(wù)規(guī)模”“潛在風(fēng)險(xiǎn)”的角度論述了檔案業(yè)務(wù)外包的劃分標(biāo)準(zhǔn)等[9]，這些都不同程度拓展了檔案業(yè)務(wù)外包的理論研究基礎(chǔ)。

2.2 不利挑戰(zhàn)因素

我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的發(fā)展動(dòng)力不足?；趪?guó)內(nèi)社會(huì)環(huán)境、行業(yè)環(huán)境的影響，長(zhǎng)期以來各類檔案單位的人、財(cái)、物資源都相對(duì)落后于同期社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的需求，作為新興實(shí)踐理念的“檔案業(yè)務(wù)外包”，更是在許多方面得不到重視。專項(xiàng)資金申請(qǐng)困難，技術(shù)裝備參差不齊，專業(yè)人員缺乏，且這些困境對(duì)外包方與承包方是雙向的。檔案業(yè)務(wù)外包承包機(jī)構(gòu)的地域分布及服務(wù)類型不甚理想。目前，國(guó)內(nèi)檔案業(yè)務(wù)承包機(jī)構(gòu)分布較為分散。沿海發(fā)達(dá)地區(qū)明顯高于中西部地區(qū)，綜合實(shí)力不夠[10]。承包機(jī)構(gòu)能夠提供服務(wù)的檔案業(yè)務(wù)類型較少，主要還是以傳統(tǒng)加工服務(wù)和數(shù)字化為主，服務(wù)內(nèi)容單一，跟不上近年來檔案管理理念的發(fā)展。法律法規(guī)體系尚不完善，行業(yè)監(jiān)管方面缺乏有效的機(jī)制。目前國(guó)內(nèi)已有一些檔案外包服務(wù)方面的政策法規(guī)，但總體來說仍落后于行業(yè)發(fā)展需求，主要表現(xiàn)在：第一，全國(guó)性的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)體系不完善；其二，地方政策法規(guī)內(nèi)容寬泛，可操作性不強(qiáng)；第三，監(jiān)管機(jī)構(gòu)不明確[11]。行業(yè)內(nèi)沒有一個(gè)職責(zé)明確的管理部門或協(xié)會(huì)監(jiān)督指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)承包機(jī)構(gòu)的工作。檔案外包服務(wù)行業(yè)在準(zhǔn)入資質(zhì)、從業(yè)人員資格、行業(yè)服務(wù)等方面沒有制度化的標(biāo)準(zhǔn)。這都不利于業(yè)務(wù)外包服務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)有發(fā)展。

3 檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)SWOT矩陣

S為優(yōu)勢(shì)或長(zhǎng)處（Strengths)，W為劣勢(shì)或弱點(diǎn)（Weaknesses），O為外部環(huán)境中存在的機(jī)會(huì)（Opportunities），T為外部環(huán)境多構(gòu)成的威脅（Threats）。

①內(nèi)部因素：

S：政府和檔案管理者的重視和資金政策的支持；降低成本，節(jié)約人力，提高質(zhì)量與效率。

W：檔案部門人才、資金、技術(shù)裝備的短缺；降低檔案工作人員積極性，弱化學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力；檔案安全無法保障。

②外部因素：

O：社會(huì)環(huán)境、信息技術(shù)發(fā)展及學(xué)科行業(yè)間的交叉融合提供契機(jī)；檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)數(shù)量和質(zhì)量漸增；檔案學(xué)界對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的理論充實(shí)；實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的豐富探索。

T：法律法規(guī)尚不完善，缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)監(jiān)管；檔案外包機(jī)構(gòu)發(fā)展不成熟、參差不齊。

③外部環(huán)境和內(nèi)部條件的戰(zhàn)略組合：

SO：檔案外包機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)者樹立現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)；加大對(duì)人才、設(shè)備等硬件設(shè)施投入，提升管理理念、技術(shù)創(chuàng)新。

WO：合理選擇檔案工作外包的業(yè)務(wù)范圍；注重外包工作的前端控制。

ST：國(guó)家檔案行政管理部門出臺(tái)相關(guān)的政策法規(guī)；構(gòu)建區(qū)域性的或全國(guó)性的檔案外包協(xié)會(huì)。

WT：向國(guó)外的商業(yè)性文件中心學(xué)習(xí)，在優(yōu)先推動(dòng)品牌建設(shè)基礎(chǔ)上，兼顧效益；選擇合適的檔案外包機(jī)構(gòu)。

4 檔案業(yè)務(wù)外包發(fā)展建議

與檔案業(yè)務(wù)外包直接相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)主要有國(guó)家相關(guān)行政管理部門、檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)、外包業(yè)務(wù)承包服務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)的健康有序發(fā)展，首先取決于這三方在業(yè)務(wù)外包方面的合理關(guān)切與積極行動(dòng)。各方都應(yīng)積極謀劃有利于檔案外包業(yè)務(wù)發(fā)展的策略與行動(dòng)，積極合作，共同努力，推動(dòng)業(yè)務(wù)向科學(xué)化、合理化不斷進(jìn)步。

國(guó)家檔案行政管理部門層面。第一，完善相關(guān)的政策法規(guī)，支持檔案外包行業(yè)的發(fā)展。健全檔案業(yè)務(wù)外包政策法規(guī)體系，完善政策法規(guī)內(nèi)容，規(guī)范檔案外包市場(chǎng)。設(shè)立行業(yè)準(zhǔn)入和監(jiān)管的政策法律層面的制度，對(duì)于檔案外包機(jī)構(gòu)的違法行為要依法追究其法律責(zé)任。第二，構(gòu)建區(qū)域性或全國(guó)性的檔案外包協(xié)會(huì)。檔案外包協(xié)會(huì)主要是起到整合檔案中介機(jī)構(gòu)資源、服務(wù)和制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的作用。明確整個(gè)行業(yè)的宗旨，制定行業(yè)準(zhǔn)入資質(zhì)、從業(yè)人員資格、行業(yè)服務(wù)準(zhǔn)則與標(biāo)準(zhǔn)的落地規(guī)定。開展交流活動(dòng)，加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)的經(jīng)驗(yàn)交流和信息共享，樹立良好的行業(yè)形象，定期召開年會(huì)，出版專業(yè)期刊、組織行業(yè)培訓(xùn)教育活動(dòng)等。

表1 檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)SWOT矩陣圖

檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)。各級(jí)各類檔案館室、企業(yè)檔案管理部門、高?？蒲性核鶛n案部門等外包單位要理性對(duì)待檔案業(yè)務(wù)外包。外包有前提，不能單純僵化的認(rèn)為“不能外包”或者“全部都包”，應(yīng)綜合考量，具體問題具體分析，注重檔案業(yè)務(wù)外包的前端控制。檔案業(yè)務(wù)外包前端控制是在檔案業(yè)務(wù)外包之前關(guān)于檔案安全問題首先做出的一系列反應(yīng)，包括對(duì)檔案外包范圍的取舍，合適的檔案外包機(jī)構(gòu)的選擇，及檔案外包機(jī)構(gòu)保密協(xié)議的簽訂等工作。長(zhǎng)期以來，檔案界對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的范圍基本已有共識(shí)，即把那些簡(jiǎn)單重復(fù)的日常性工作和已經(jīng)公開的非核心檔案業(yè)務(wù)外包出去。

業(yè)務(wù)外包承包機(jī)構(gòu)。有業(yè)務(wù)外包需求的檔案管理機(jī)構(gòu)的數(shù)量不斷增多，極大促進(jìn)了業(yè)務(wù)承包機(jī)構(gòu)的發(fā)展。面對(duì)快速擴(kuò)張的業(yè)務(wù)市場(chǎng)，業(yè)務(wù)承包機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)者要有向現(xiàn)代化服務(wù)邁進(jìn)的意識(shí)，不斷提升自身人才、設(shè)備等硬件設(shè)施及服務(wù)理念、技術(shù)創(chuàng)新能力等軟實(shí)力。承包機(jī)構(gòu)要妥善處置與外包機(jī)構(gòu)間的利益矛盾，在追求利益的同時(shí)，力求業(yè)務(wù)精益求精，以雙贏為目標(biāo)。承包機(jī)構(gòu)要注意向國(guó)外發(fā)展較為成熟的商業(yè)性文件中心學(xué)習(xí)，打造戰(zhàn)略品牌，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為自己贏得口碑。