韓偉

摘 要：人事檔案作為職業(yè)院校人員任職的核心參考;文書檔案記載職業(yè)院校發(fā)展，是衡量職業(yè)院校檔案管理水平的核心指標。信息時代背景下，促進檔案各項事業(yè)良好發(fā)展，人事、文書檔案在政治、社會等方面的價值愈發(fā)凸顯。隨著職業(yè)院校不斷擴招、合并、變更，人事、文書檔案信息不斷增加，對檔案管理提出要求。傳統(tǒng)檔案管理模式、體制等難以滿足其實際發(fā)展需要，如何高效管理人事、文書檔案，精準為應(yīng)用者提供信息，是職業(yè)院校人事、文書檔案管理人員著重思考的問題，同時也為職業(yè)院校檔案管理帶來新機遇。

關(guān)鍵詞：信息時代;職業(yè)院校;檔案管理;創(chuàng)新路徑

受多方面因素影響，現(xiàn)下職業(yè)院校人事、文書檔案仍局限于原有利用層面，對其信息難以實現(xiàn)定量化分析，影響科學決策目標達成。信息化主要以計算機為核心載體，借助各類先進技術(shù)，對人事、文書檔案進行匯總、分析及應(yīng)用，從而為應(yīng)用者及時提供所需信息，提高職業(yè)院校檔案管理水平。受多方面因素影響，人事、文書檔案管理中，仍存在部分制約因素，需積極對其進行分析研究，提出信息化時代管理創(chuàng)新路徑，提高檔案管理利用率，促進職業(yè)院校良好發(fā)展。

一、職業(yè)院校人事、文書檔案特征分析

人事檔案主要形成于人事管理活動中，主要為職業(yè)院校發(fā)展過程中，記載和反映人員經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治狀況，包含特征為：（1）真實性。真實性作為人事檔案最核心特征之一，主要是指內(nèi)容可靠性及真實性，需嚴格依照相關(guān)要求審核其內(nèi)容真實性。（2）現(xiàn)實性。人事檔案是職業(yè)院校發(fā)展過程中，在實際活動中形成，可為管理工作提供服務(wù)，其具備較強的現(xiàn)實效用。（3）動態(tài)性。由于人員在不斷發(fā)展中，其檔案處于動態(tài)化中，主要體現(xiàn)在遞增性、流動性、信息可變性及材料可去除性。（4）保密性。人事檔案完整、客觀記載個人實際狀況，屬于國家機密，任何人不得泄露或私自保存他人人事檔案。文書檔案在職業(yè)院校行政管理、經(jīng)營管理中形成，其內(nèi)容包含工作計劃、報告等，主要以文書形式轉(zhuǎn)化而成，可作為職業(yè)院校發(fā)展的重要憑證。文書檔案特征如下：（1）綜合性。文書檔案管理包含內(nèi)容種類較多，如黨務(wù)工作、基礎(chǔ)建設(shè)、科學研究等，均需通過內(nèi)部機構(gòu)進行綜合性管理。（2）專業(yè)性。文書檔案作為職業(yè)院校實踐發(fā)展過程中形成的文書，是其專業(yè)性內(nèi)容的客觀呈現(xiàn)。（3）階段性。由于職業(yè)院校文書檔案管理內(nèi)容較多，且與不同階段內(nèi)容密切相關(guān)，所以需重視其階段性整體。

二、職業(yè)院校人事、文書信息化檔案管理價值

第一，優(yōu)化資源配置。信息技術(shù)不斷趨于成熟，現(xiàn)下各檔案部門配置相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，人事、文書檔案管理需通過信息化建設(shè)，以科學化、信息化舉措完成檔案管理工作，為職業(yè)院校各類資源配置提供保證。第二，提高人事、文書檔案管理效率。原有人事、文書檔案管理過于依賴人工，造成不同管理部門間的信息壁壘，信息內(nèi)容缺乏規(guī)范化，影響檔案管理效率及質(zhì)量。實現(xiàn)人事、文書檔案信息化管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)可消除上述瓶頸，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享，對其檔案資源進行篩選、分類及匯總，可進一步提高人事、文書檔案管理的有效性。由于數(shù)字檔案存儲、查詢及可修改優(yōu)勢，有助于提高人事、文書檔案應(yīng)用率，降低管理成本支出，為職業(yè)院校良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第三，增強人事、文書檔案管理活力。經(jīng)濟高速發(fā)展下，職業(yè)院校處于動態(tài)化變更中，人事、文書檔案內(nèi)容持續(xù)性增加，隨時可能產(chǎn)生新信息，管理部門可依托管理網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)信息更新，保證信息的有效性。

三、信息時代職業(yè)院校人事、文書檔案管理存在問題

新時期背景下，信息技術(shù)不斷普及，為各領(lǐng)域帶來機遇，職業(yè)院校人事、文書檔案管理也不例外，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但受多方面因素影響，其檔案信息化管理建設(shè)中仍存在瓶頸，影響人事、文書檔案管理的有效性，需積極明確其存在的問題，為后續(xù)制定創(chuàng)新性措施提供保證。以下為人事、文書檔案信息化建設(shè)管理中存在的不足。

1.思想認識不足，信息化意識滯后

思想缺乏重視度，成為職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理的核心瓶頸，也因其引發(fā)一系列問題產(chǎn)生，需從本質(zhì)層面加以改善，逐步強化職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理工作。一方面領(lǐng)導層對人事、文書檔案缺乏重視。部分職業(yè)院校領(lǐng)導將核心工作放在招生、擴展規(guī)模等層面，錯誤地認為人事、文書檔案管理僅將資料保存完整即可，對其帶來的價值有所忽視，并未及時投入較大的基礎(chǔ)設(shè)施、人力等資源，造成人事、文書檔案信息化管理滯后。另一方面管理人員意識不足，學校未及時對其進行培訓，其思想仍局限于原有的管理模式下，缺乏專業(yè)性指導，接受新鮮事物基礎(chǔ)能力薄弱，現(xiàn)代信息技術(shù)工具操作水平低，缺乏主動學習意識，難以滿足人事、文書檔案信息化管理要求。

2.檔案材料失真，存儲格式缺乏規(guī)范化

人事、文書檔案對職業(yè)院校發(fā)展具有直接性影響，隨著檔案資料種類、信息增多，管理難度也不斷加大。由于多方面因素影響，部分檔案內(nèi)容真實性有待深究，管理人員匯總分析過程中，未嚴格依照相關(guān)標準審核，造成材料真實性及有效性難以保證。同時，統(tǒng)一格式、存儲標準是實現(xiàn)職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理的核心，但現(xiàn)下檔案管理部門并未做好其存儲、收集格式及標準，影響一體化存儲，加大后續(xù)查詢、整合難度。

3.檔案管理信息化采集手段滯后。目前，職業(yè)院校人事、文書檔案管理模式主要以內(nèi)部人員進行封閉式管理，為內(nèi)部人員應(yīng)用。由于管理模式的局限性，制度不健全，其系統(tǒng)運行秩序缺乏完善，尚有部分兼職人員進行管理，使檔案收集過于被動，產(chǎn)生的影響十分顯著。封閉式管理模式，難以為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，且無法為學校人事制度改革等各項活動開展提供完整的資料信息。

4.經(jīng)費支持力度不足。職業(yè)院校各項活動開展過程中，占據(jù)大量資金，造成人事、文書檔案信息化管理缺乏充足資金支持，無法實現(xiàn)信息化管理建設(shè)目標。信息化管理技術(shù)優(yōu)化升級、數(shù)據(jù)庫構(gòu)件等均需資金支持，信息化發(fā)展速度較快，各類基礎(chǔ)設(shè)施更新需滿足時代潮流，更需大量經(jīng)費支撐。對職業(yè)院校人事、文書檔案管理資金投入力度較小，難以完成信息化建設(shè)目標。

5.安全問題。新時期背景下，職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理過程中，安全問題不可忽視，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)興起后，信息泄露風險增加，如果人事、文書檔案信息泄露，就會造成嚴重損失。各類防護系統(tǒng)安全系數(shù)是否達標、網(wǎng)絡(luò)是否安全，均是檔案信息化建設(shè)需著重考量的問題，為保證職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理水平的提高，需積極做好安全防護，保證檔案資料信息的安全性。

四、信息時代職業(yè)院校人事、文書檔案管理創(chuàng)新路徑

信息化時代背景下，職業(yè)院校發(fā)展過程需逐步提高檔案利用率，優(yōu)化資源配置，跟隨時代發(fā)展潮流，加快人事、文書檔案信息化建設(shè)步伐，提出創(chuàng)新路徑，提高檔案利用率，保證職業(yè)院校良好發(fā)展。

1.提高職業(yè)院校人事、文書檔案信息化意識

思想意識驅(qū)動行為實踐，為保證職業(yè)院校人事、文書檔案信息化建設(shè)，需從思想層面為切入點，增強各方主體信息化意識，為后續(xù)工作開展提供保證。首先，領(lǐng)導要重視。職業(yè)院校領(lǐng)導需立足院校戰(zhàn)略發(fā)展層面，學習關(guān)于國家對檔案信息化建設(shè)的文件精神及政策，明確信息化發(fā)展趨勢，關(guān)注檔案信息化建設(shè)新動態(tài)，改變自身對人事、文書檔案管理的原有意識，認識到檔案信息化管理是時代發(fā)展潮流，更是提高學校管理水平的重要舉措。其次，檔案管理人員信息化意識。檔案管理人員作為人事、文書檔案管理核心實施者，其思想意識是否具有先進性十分關(guān)鍵，可通過繼續(xù)教育、培訓、報告會等，增強檔案管理人員對信息化建設(shè)的正確認識，從思想層面緊跟學校和社會信息化發(fā)展步伐，為后續(xù)檔案實現(xiàn)信息化管理提供保證。最后，信息應(yīng)用者意識。職業(yè)院校人事、文書檔案加強信息化管理，核心目的在于為使用者提供便捷性，因其具有雙重身份，即受益者、反饋者，需積極掌握實際應(yīng)用成效，對不足之處優(yōu)化改善，使信息化系統(tǒng)更具完善性。人事、文書檔案利用者需重視自身角色，及時將發(fā)現(xiàn)問題反饋至管理人員，便于高效進行處理，促進人事、文書檔案信息化建設(shè)。

2.實現(xiàn)檔案信息化管理標準化、規(guī)范化及統(tǒng)一化

人事、文書檔案管理模式、手段等方面仍存在不足，影響職業(yè)院校檔案資源利用率，不利于職業(yè)院校良好發(fā)展。信息時代背景下，加強職業(yè)院校人事、文書檔案規(guī)范化管理，從本質(zhì)層面提高檔案利用率，為職業(yè)院校各項工作開展提供保證十分重要。首先，將人事、文書檔案納入整個檔案事業(yè)系統(tǒng)中，嚴格依照相關(guān)規(guī)范、標準進行管理。針對數(shù)字化文件形成、歸檔、存儲及傳輸?shù)确矫嬷贫ㄒ?guī)范和標準，統(tǒng)一檔案資料格式，審核其內(nèi)容真實性及完整性。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將每一份檔案存儲實際位置、名稱、調(diào)用狀況及其相關(guān)負責人記錄，并布設(shè)相應(yīng)的識別碼，掃碼可顯示檔案管理基本信息。其次，將各類檔案按照實際類別、年份及性質(zhì)進行劃分、收集、存儲，并嚴格依照電子檔案收集方式實施，為后續(xù)便捷調(diào)閱提供保證，檔案歸類收集實現(xiàn)規(guī)范化、標準化及統(tǒng)一化。

3.完善職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理系統(tǒng)

（1）逐步推進職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理

職業(yè)院校檔案信息化管理作為一項綜合性、復雜性工作，建設(shè)任務(wù)目標繁重，需基于信息化戰(zhàn)略層面實現(xiàn)，其建設(shè)方案需立足職業(yè)院校未來發(fā)展狀況。首先，應(yīng)用人事、文書檔案管理系統(tǒng)，需積極構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫，作為信息系統(tǒng)基礎(chǔ)。信息數(shù)據(jù)庫實際構(gòu)建過程中，應(yīng)保證人事、文書信息真實性、精準性，更需注意檔案中規(guī)格缺乏統(tǒng)一性問題，原始材料應(yīng)進行全方位審核。其次，人事、文書檔案實現(xiàn)電子化過程中，需確保其自身完整性、精準性，若需將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化時，需對其檔案信息做好校對，保證電子檔案信息與原有材料信息的統(tǒng)一性。最后，人事、文書檔案需保證完整、信息精準。例如，人事檔案中內(nèi)容不僅局限于人員基本狀況，還需針對其學習經(jīng)歷、職務(wù)變更、科研成果研究等狀況進行記載。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫有助于應(yīng)用部門查找、比較及分析的檢索工具，具備良好的人機交互界面，且用戶信息導入便捷性較高。同時，具有可修改、檢索等功能，隨著文件信息更改進行動態(tài)化調(diào)整，不僅為職業(yè)院校人員任免等提供參考，而且可將管理人員進行匯總研究，為領(lǐng)導人員決策提供信息統(tǒng)計資料。

（2）加快人事、文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)資源共享

人事、文書檔案信息化管理核心目的是實現(xiàn)資源信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并提供高效性應(yīng)用服務(wù)。按照檔案信息內(nèi)容差異性，其實際開放范圍需予以嚴格限定，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)驗證系統(tǒng)，確保信息具有安全性的同時，實現(xiàn)人事、文書檔案資源共享。不僅需保證職業(yè)院校內(nèi)人員利用相關(guān)檔案信息資料的便捷性，而且需保證各機構(gòu)調(diào)用的規(guī)范性。為從本質(zhì)上實現(xiàn)檔案信息共享目標，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，應(yīng)在校園網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)人事、文書檔案信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，可為利用者提供相關(guān)資料參考。此外，需加強與同類院校合作交流，未來發(fā)展趨勢為實現(xiàn)省市區(qū)域乃至全國范圍內(nèi)人事、文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)化帶來的安全問題不容小覷，隨著各類新技術(shù)興起，需高效處理管理和應(yīng)用關(guān)聯(lián)性，依托嚴密的身份認證，以及內(nèi)外網(wǎng)分隔，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時備份，享受網(wǎng)絡(luò)化帶來便捷性的同時，保證其檔案資料安全性及可靠性。

4.加大職業(yè)院校人事、文書檔案信息化資金投入

職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理過程中，從初期人員培訓、基礎(chǔ)設(shè)施配置等工作開始，均需大量資金支持，為其工作全面貫徹提供保證。由于原有職業(yè)院校領(lǐng)導等人員對檔案信息化管理意識缺乏正確認識，并未給予相應(yīng)的資金支持，導致人事、文書信息化建設(shè)滯后。為保證職業(yè)院校人事、文書檔案信息化管理良好發(fā)展，需將其建設(shè)、運營等環(huán)節(jié)資金耗損納入預算中，為其信息化建設(shè)提供持續(xù)性資金支持，保證其各項工作良好開展。加大資金投入主要來源為財政，同時檔案相關(guān)管理部門可依法積極開發(fā)人事、文書檔案資源，如向個人、組織及單位提供查詢服務(wù)，可適當收取費用，作為檔案信息化建設(shè)專項資金。

5.加大職業(yè)院校人事、文書檔案安全保密工作

建設(shè)人事、文書檔案信息化系統(tǒng)，主要為利用更具便捷性，提高檔案管理效率及質(zhì)量，其涉及保密安全工作，尤其是近年來各項信息技術(shù)高速發(fā)展，為各領(lǐng)域帶來機遇優(yōu)勢的同時，也為不法分子竊取信息提供了機會。因此，做好人事、文書檔案信息安全保障，是現(xiàn)下信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。一方面需從進口、傳輸及應(yīng)用環(huán)節(jié)做好防護措施。信息錄入過程中，應(yīng)及時做好數(shù)字檔案備份，并采取恢復防護措施，以免計算機被病毒入侵造成信息丟失，也可減少因信息丟失需重新錄入而增加人員工作量。各類基礎(chǔ)設(shè)施更新過程中，需對報廢設(shè)備進行清點，保證其信息已經(jīng)完全消除，以免造成信息泄露。針對檔案信息可選取物理隔離，并增設(shè)相應(yīng)的防火墻及專用網(wǎng)絡(luò)，防止人為干擾破壞。應(yīng)用過程中進行權(quán)限電子身份認證，保證人事、文書檔案信息的可靠性，依據(jù)保密等級對各類信息資源進行分類，按照不同人員、部門提供相應(yīng)的權(quán)限，實現(xiàn)校內(nèi)、校際間等信息資源共享，不僅能夠提高檔案利用率，還促進了檔案信息化管理。為避免信息泄露，不僅需安裝相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，定期對其進行檢測和維護，還要加強保密制度建設(shè)。按照職業(yè)院校實際狀況，制定完善的保密制度，為管理人員提供工作導向，并隨著制度不斷落實深入，對其不斷進行優(yōu)化完善，促使安全保密工作全面貫徹。

五、結(jié)語

人事、文書檔案作為職業(yè)院校檔案核心內(nèi)容，可為院校良好發(fā)展提供助力，是職業(yè)院校改革創(chuàng)新的基礎(chǔ)。信息技術(shù)興起，為人事、文書檔案管理提供新機遇，但受多重因素干擾，仍存在工作瓶頸難以消除，影響人事、文書檔案信息化建設(shè)，信息利用率較低，需明晰其形成的實際因素，多層次、多維度進行路徑創(chuàng)新，提高檔案管理效率及質(zhì)量，為職業(yè)院校良好發(fā)展提供可靠保證。

參考文獻：

[1]張曉敏.信息時代如何加強高職院校文書檔案歸檔管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]魏曉琳.新時代高職院校檔案信息化建設(shè)實證研究——以遼寧金融職業(yè)學院為例[J].城建檔案，2019

[3]崔 獻.信息化時代下高職院校檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].中國新通信，2019

[4]陸泓羽.基于信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理探析[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2020

[5]云 庭.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的思考[J].卷宗，2019

（作者單位：日照市技師學院）