朱向陽

(華北理工大學(xué) 檔案館，河北 唐山 063210)

引言

近些年來，國家和社會(huì)對(duì)高等教育的發(fā)展都越來越重視，大力支持高等教育事業(yè)建設(shè)[1]。但是，隨著高等學(xué)校的飛速發(fā)展，伴隨而來的檔案數(shù)量越來越多，檔案管理問題愈發(fā)突出，已嚴(yán)重影響高校日常管理效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不僅占用空間大，文件種類繁雜，還不利于查找，容易丟失、損壞[2]，極大地阻礙了高校的信息化建設(shè)和高效辦公。歸檔是指將處理完并且具有保存價(jià)值的事情或文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室(館)保存?zhèn)浒?備查)的過程。隨著科技的進(jìn)步，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子文件的有效整理、歸檔可以提高電子檔案的利用率。

java 編程語言是一種化繁為簡的編程技術(shù)，可以為普通編程技術(shù)提供更為便捷的編程語言，并且可以參照同類技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，摒棄缺點(diǎn)，將編程技術(shù)逐步完善[3]。因此，將java運(yùn)用到檔案管理中，基于B/S結(jié)構(gòu)，開發(fā)一種包含檔案館歸檔管理、檔案館歸檔配置、檔案館歸檔保存、檔案館歸檔數(shù)據(jù)展示、日志管理、數(shù)據(jù)管理等功能的一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)軟件?？梢韵到y(tǒng)地對(duì)檔案館信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、歸類、計(jì)算、統(tǒng)籌管理、保存?zhèn)浞?，系統(tǒng)用戶可以隨時(shí)隨地訪問智能化檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)，快速地完成數(shù)據(jù)的保存、監(jiān)測(cè)，并有利于簡化和便捷管理。

1系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 相關(guān)技術(shù)

BS是(Browser/Server)瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的縮寫，這是在C/S(Client/Server)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上發(fā)展而來的一種互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)模式。B/S結(jié)構(gòu)是在C/S結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，它引入了網(wǎng)絡(luò)管理的思想，將C/S架構(gòu)模式融合到了互聯(lián)網(wǎng)中，大幅增加了該結(jié)構(gòu)的應(yīng)用場景與應(yīng)用方式[4]。相較于傳統(tǒng)的C/S 架構(gòu)，用戶可通過瀏覽器使用平臺(tái)，無須安裝客戶端，方便快捷；便于系統(tǒng)維護(hù)，平臺(tái)的更新維護(hù)只需在后端的服務(wù)器操作即可[5]。如圖1所示BS體系為典型3層體系結(jié)構(gòu)，在BS體系結(jié)構(gòu)中，用戶通過瀏覽器向分布在網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)器發(fā)出請(qǐng)求，服務(wù)器接收請(qǐng)求信號(hào)進(jìn)行反饋處理，其中數(shù)據(jù)請(qǐng)求、加工、結(jié)果返回、訪問數(shù)據(jù)庫及執(zhí)行應(yīng)用程序等命令由Web Server執(zhí)行，隨著Windows將瀏覽器技術(shù)植入到系統(tǒng)內(nèi)部，該平臺(tái)系統(tǒng)B/S架構(gòu)可以直接置于網(wǎng)上，無需安裝，通過一定的權(quán)限控制實(shí)現(xiàn)多客戶訪問的目的，交互性較強(qiáng)。

圖1 BS體系框架

JAVA是一種應(yīng)用于軟件開發(fā)的主要編程語言，具有面向?qū)ο蟮奶攸c(diǎn)，同時(shí)作為一種源代碼具有極高的開發(fā)價(jià)值，能夠在各類平臺(tái)中靈活應(yīng)用，范圍十分廣泛，能夠有效滿足廣大用戶的需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)[6]。

1.2 系統(tǒng)配置

表1為該歸檔平臺(tái)配置情況，其中開發(fā)硬件環(huán)境， 內(nèi)存：4GB及以上；CPU：Intel酷睿i3；硬盤：60GB以上；運(yùn)行的硬件環(huán)境，內(nèi)存：4GB及以上；CPU：Intel酷睿i3；硬盤：60GB以上；開發(fā)該軟件的操作系統(tǒng)： windows；軟件開發(fā)環(huán)境/開發(fā)工具： eclipse；軟件的運(yùn)行平臺(tái)/操作系統(tǒng)： windows7及以上；系統(tǒng)軟件運(yùn)行支撐環(huán)境/支持軟件： windows7及以上系統(tǒng)；編程語言 JAVA。

表1 系統(tǒng)配置

2功能

2.1 功能性需求

檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)包括檔案館歸檔管理、檔案館歸檔配置、檔案館歸檔保存、檔案館歸檔數(shù)據(jù)展示、日志管理、數(shù)據(jù)管理等功能。其中，檔案館歸檔管理主要含有檔案館歸檔管理添加、檔案館歸檔管理刪除、檔案館歸檔管理修改、檔案館歸檔管理編輯、檔案館歸檔管理保存、檔案館歸檔管理備份等功能。檔案館歸檔配置主要含有檔案館歸檔配置添加、檔案館歸檔配置刪除、檔案館歸檔配置修改、檔案館歸檔配置編輯、檔案館歸檔配置保存、檔案館歸檔配置備份等功能。檔案館歸檔保存主要含有檔案館歸檔保存添加、檔案館歸檔保存刪除、檔案館歸檔保存編輯等功能。表2所示為產(chǎn)品測(cè)試功能表。

表2 產(chǎn)品測(cè)試功能表

(1)數(shù)據(jù)導(dǎo)入：運(yùn)行系統(tǒng)啟動(dòng)后，可以自動(dòng)上傳EXCEL格式電子文檔數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，后臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)解析導(dǎo)入的電子文檔數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)庫保存并記錄結(jié)果文件[7]。

(2)自動(dòng)歸檔：登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)界面上在檔案館歸檔管理/配置/保存/數(shù)據(jù)展示相應(yīng)功能模塊上，用戶可以通過設(shè)置檔案館歸檔管理、配置、保存、數(shù)據(jù)的各個(gè)配置項(xiàng)，進(jìn)行檔案館歸檔配置管理的各項(xiàng)操作：接收檔案數(shù)據(jù)信息、進(jìn)行審核檢查以及信息補(bǔ)充，添加導(dǎo)入檔案信息、對(duì)添加的檔案信息進(jìn)行檢查管理、配置歸檔時(shí)長、保存或刪除上傳的檔案信息等。系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)的所有訪問權(quán)限，可以使用全部模塊最后點(diǎn)擊保存按鈕，進(jìn)行配置管理項(xiàng)的保存操作。

(3)日志管理：對(duì)于上傳的數(shù)據(jù)信息及系統(tǒng)上進(jìn)行的各類操作，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行保存，并能實(shí)時(shí)進(jìn)行歷史操作查詢。

(4)數(shù)據(jù)管理：對(duì)于上傳保存的所有數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)其統(tǒng)計(jì)分析整理展示，便于用戶直觀地獲取檔案信息。

(5)數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫 RDS 默認(rèn)自動(dòng)開啟備份，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫實(shí)例的定時(shí)備份。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫 RDS 贈(zèng)送100%本地磁盤空間大小的備份存儲(chǔ)空間，默認(rèn)只使用免費(fèi)贈(zèng)送空間存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份文件，超過免費(fèi)空間將自動(dòng)刪除舊備份，不產(chǎn)生任何備份存儲(chǔ)費(fèi)用。在自動(dòng)定時(shí)備份的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫RDS也支持手動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫實(shí)例進(jìn)行備份，即創(chuàng)建數(shù)據(jù)快照，備份成功后可隨時(shí)從數(shù)據(jù)快照恢復(fù)數(shù)據(jù)庫實(shí)例。

(6)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與發(fā)送：系統(tǒng)能夠?qū)Ρ４娴臋n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，并自動(dòng)將轉(zhuǎn)換成功的數(shù)據(jù)信息與其相應(yīng)的電子文檔發(fā)送給檔案自動(dòng)歸檔管理系統(tǒng)。

2.2 非功能性需求

(1)快速性：由于檔案系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生大量的待歸檔文件，所以要求2個(gè)數(shù)據(jù)源之間數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步，數(shù)據(jù)傳輸?shù)钠骄鶗r(shí)間應(yīng)控制在 2 s 之內(nèi)。另外，還需要提高代碼的質(zhì)量，通過優(yōu)化代碼，加快頁面響應(yīng)時(shí)間。

(2)準(zhǔn)確性：最后上傳檔案管理系統(tǒng)歸檔的電子文檔數(shù)據(jù)信息應(yīng)保證其與原始數(shù)據(jù)一致，保證傳輸?shù)臄?shù)據(jù)正確且無丟失，歸檔文件分類合理，無冗余信息和重復(fù)文檔。

(3)操作性：該平臺(tái)界面應(yīng)保證簡潔美觀且布局合理，便于用戶的操作，提高系統(tǒng)的可操作性。

(4)安全性：由于檔案庫數(shù)據(jù)信息及其全文具有一定的保密性，所以應(yīng)注重其整個(gè)操作過程及數(shù)據(jù)庫的安全性。DB防火墻部署在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫 RDS 服務(wù)的代理實(shí)例上，能夠有效攔截 SQL 注入攻擊，提高用戶數(shù)據(jù)的安全性。DB防火墻能夠?qū)QL進(jìn)行解析，匹配注入特征，在業(yè)務(wù)無感知的條件下對(duì)注入SQL進(jìn)行報(bào)警或阻斷，有效的攔截注入攻擊，保護(hù)用戶的數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，系統(tǒng)將匯總5 min注入詳情向用戶發(fā)送報(bào)警郵件及短信通知(如無注入則不發(fā)送)，用戶可以第一時(shí)間獲得報(bào)警信息以采取安全措施。

(5)可維護(hù)性：系統(tǒng)應(yīng)便于維護(hù)人員維護(hù)及優(yōu)化升級(jí)，具有較高的模塊性、可析性、可重用性、易測(cè)性和可變性。

3系統(tǒng)設(shè)計(jì)

為保證自動(dòng)歸檔系統(tǒng)功能性和非功能性需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)一體化自動(dòng)歸檔功能。圖2所示為歸檔功能結(jié)構(gòu)圖。

圖2 歸檔功能結(jié)構(gòu)圖

3.1 平臺(tái)設(shè)計(jì)

圖3為自動(dòng)歸檔平臺(tái)系統(tǒng)類圖，該系統(tǒng)不但使用WebService 接口接收電子檔案數(shù)據(jù)信息，還能使用EXCEL 文檔上傳的方式。后臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)獲取上傳的檔案數(shù)據(jù)信息。并對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)解析審查分析，然后將其保存上傳至數(shù)據(jù)庫做記錄。該平臺(tái)主要設(shè)計(jì)了Data-safe類、Login_manager類、Encrypt-files類、Log類。

圖3 自動(dòng)歸檔平臺(tái)系統(tǒng)類圖

(1)Data-safe該類是數(shù)據(jù)安全類，包含了數(shù)據(jù)安全用戶信息，具體包括user數(shù)據(jù)安全對(duì)象；name，數(shù)據(jù)安全用戶名；age，用戶數(shù)據(jù)安全年齡；address，數(shù)據(jù)安全地址；mon，數(shù)據(jù)安全。

(2)Login_manager類，該類是登錄管理類，主要包含了info，登錄管理數(shù)據(jù)；put，增加登錄管理數(shù)據(jù)；get，獲取登錄管理數(shù)據(jù)；xiangguan，檢測(cè)登錄管理關(guān)聯(lián)；DiC，檢測(cè)登錄管理編號(hào)。

(3)Encrypt-files類，文件加密類，主要包括的方法有time，文件加密時(shí)間；area，文件加密地點(diǎn)；num文件加密數(shù)量。

(4)Log類，日志記錄類，time，日志記錄生成時(shí)間方法；ip登錄地點(diǎn)；ip記錄方法；user，登錄用戶方法；peo，操作方法；num，在線時(shí)長方法；status狀態(tài)記錄方法。

3.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

圖4所示為該系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)庫概覽圖，由此可以觀察整體分布，數(shù)量瀏覽，整體把握數(shù)據(jù)庫信息。其主要包括：數(shù)據(jù)表說明、Pub_log數(shù)據(jù)表、LEVEL數(shù)據(jù)表、Local數(shù)據(jù)表和Commission數(shù)據(jù)表等。

圖4 系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)庫概覽圖

數(shù)據(jù)表說明：chat，數(shù)據(jù)記錄幫助表，幫助用戶使用系統(tǒng)，提示信息記錄表，user id提示信息添加用戶id，username提示信息添加用戶名稱。

Pub_log數(shù)據(jù)表，記錄系統(tǒng)日志操作：操作用戶，操作內(nèi)容，操作類型，操作信息提示，操作ip，狀態(tài)等信息數(shù)據(jù)，供后臺(tái)監(jiān)控記錄。

LEVEL數(shù)據(jù)表，見圖5 所示LEVEL數(shù)據(jù)表，該表記錄了系統(tǒng)設(shè)置載入信息，如項(xiàng)目id，項(xiàng)目設(shè)置文件id，備注，錯(cuò)誤信息，加載值等信息數(shù)據(jù)。

圖5 LEVEL數(shù)據(jù)表

Local數(shù)據(jù)表，見圖6所示， Local數(shù)據(jù)表記錄了系統(tǒng)數(shù)據(jù)相應(yīng)匹配，widgetid是匹配id，pageid：所屬頁面id，projectid為所屬工程id。

圖6 Local數(shù)據(jù)表

Commission數(shù)據(jù)表，該表記錄了groupid用戶分組的組id，formatid為數(shù)據(jù)格式id，remakes為信息備注信息，groupname為用戶分組的名稱

4自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)

檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)是在一款可以快速、方便、快捷地進(jìn)行檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)管理操作的軟件，而且具備了檔案館歸檔管理、檔案館歸檔配置、檔案館歸檔保存、檔案館歸檔數(shù)據(jù)展示、日志管理、數(shù)據(jù)管理等功能，另外還有用戶管理功能，根據(jù)設(shè)置的配置參數(shù)，進(jìn)行檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)操作。該軟件可以系統(tǒng)地對(duì)檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、歸類、計(jì)算，然后智能化地進(jìn)行統(tǒng)籌管理、保存?zhèn)浞?，全新的登錄賬號(hào)系統(tǒng)讓用戶可以隨時(shí)隨地訪問智能化檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)，讓管理檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)變得隨時(shí)、隨地、方便，讓用戶更加安心。圖7所示為該軟件系統(tǒng)界面。

圖7 平臺(tái)軟件界面

由圖7所示平臺(tái)軟件界面可知，用戶可以整體瀏覽該軟件整體功能，例如：概要、數(shù)據(jù)總計(jì)等，通過這些數(shù)據(jù)可視化展示圖形來對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一個(gè)整體的把握。該軟件使用最新的智能化管理分析算法，快速地在后臺(tái)進(jìn)行計(jì)算運(yùn)行，以高效的方式智能分析管理操作數(shù)據(jù)，進(jìn)行檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)管理操作，節(jié)省用戶時(shí)間。而且完備的大數(shù)據(jù)信息都是經(jīng)過多層加密處理，安全可靠，不用擔(dān)心被竊取數(shù)據(jù)。

4.1 檔案館歸檔管理

在檔案館歸檔管理功能界面中，用戶可以通過設(shè)置檔案館歸檔管理配置的各個(gè)配置項(xiàng)，進(jìn)行檔案館歸檔管理操作，最后點(diǎn)擊添加按鈕，進(jìn)行配置管理項(xiàng)的添加保存操作。需要點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的按鈕即可進(jìn)入對(duì)應(yīng)的界面進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的操作。具體歸檔界面如圖8所示。

圖8 檔案館歸檔配置功能界面

圖8中檔案館歸檔配置的功能界面中可以進(jìn)行如下操作：

(1)可以進(jìn)行檔案館歸檔管理的編號(hào)、檔案館歸檔參數(shù)、檔案館歸檔時(shí)長的編輯、添加操作；

(2)可以進(jìn)行檔案館歸檔配置的檔案館歸檔歸類、檔案館歸檔等級(jí)、規(guī)格的刪除、編輯、查看操作；

(3)可以進(jìn)行檔案館歸檔信息的檔案館歸檔參數(shù)、檔案館歸檔比例、檔案館歸檔時(shí)長、類型占比的保存、列表查看操作。用戶可以通過設(shè)置檔案館歸檔配置的各個(gè)配置項(xiàng)，進(jìn)行檔案館歸檔配置管理操作，最后點(diǎn)擊保存按鈕，進(jìn)行配置管理項(xiàng)的保存操作。圖9所示為檔案館歸檔配置保存界面。

圖9 檔案館歸檔保存界面

由圖9可知，在該檔案館歸檔保存界面可以對(duì)檔案館歸檔保存進(jìn)行查看、添加、刪除和保存等操作。

4.2 檔案館歸檔數(shù)據(jù)展示

如圖10所示檔案館歸檔數(shù)據(jù)展示的功能界面中，用戶可以通過查看數(shù)據(jù)展示的信息，進(jìn)行該系統(tǒng)的整體把握操作，進(jìn)行數(shù)據(jù)展示的檔案館歸檔統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、檔案館歸檔總量統(tǒng)計(jì)計(jì)算，點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的按鈕就可以進(jìn)入對(duì)應(yīng)的界面進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的操作。

圖10 檔案館歸檔數(shù)據(jù)展示界面

5結(jié)論

(1)檔案信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)是一款可以快速、方便、快捷地進(jìn)行檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)管理操作的軟件，不僅具備檔案館歸檔管理、歸檔配置、歸檔保存、歸檔數(shù)據(jù)展示、日志管理、數(shù)據(jù)管理等功能，而且還具有用戶管理功能，可根據(jù)設(shè)置的配置參數(shù)，進(jìn)行檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)操作。

(2)該軟件可以系統(tǒng)地對(duì)檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、歸類和計(jì)算，然后智能化地進(jìn)行統(tǒng)籌管理、保存?zhèn)浞?，全新的登錄賬號(hào)系統(tǒng)讓用戶可以隨時(shí)隨地訪問智能化檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)，讓管理檔案館信息一體化加工自動(dòng)歸檔管理平臺(tái)變得隨時(shí)、隨地、方便，讓用戶更加安心。