王剛

摘 要：文章從醫(yī)院宣傳檔案管理的重要性入手，分析了醫(yī)院宣傳檔案管理步入正軌的決定因素、重要因素和關(guān)鍵因素，指出了大數(shù)據(jù)與宣傳檔案的必然聯(lián)系，醫(yī)院宣傳檔案管理存在的問題與不足，并從做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的對策與建議幾個(gè)維度，提出了大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)一步做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的方法與對策。

關(guān)鍵詞：宣傳檔案 大數(shù)據(jù) “大宣傳” 格局

中圖分類號(hào)：F016.3;G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2022）04-250-03

檔案從遠(yuǎn)古走來，向未來走去。她看似神秘，卻與我們息息相關(guān)。醫(yī)院宣傳檔案作為整個(gè)檔案的一個(gè)分支，對于醫(yī)院形象的提升，對于醫(yī)院的文化建設(shè)，對于醫(yī)院品牌醫(yī)療技術(shù)的推廣，對于醫(yī)院向心力和凝聚力的提升均具有十分重要的意義。

一、醫(yī)院宣傳檔案管理的重要性

醫(yī)院宣傳檔案，指的是醫(yī)院宣傳部門開展宣傳活動(dòng)所形成的具有保存價(jià)值的檔案資料。宣傳檔案包括各種文字資料、錄音錄像資料、照片資料及各種數(shù)據(jù)資料等。諸如醫(yī)院的《院報(bào)》《院刊》等文字資料;醫(yī)院部門和個(gè)人的獲獎(jiǎng)記載資料;醫(yī)院集體和個(gè)人的先進(jìn)事跡材料;上級領(lǐng)導(dǎo)蒞臨醫(yī)院視察指導(dǎo)工作的動(dòng)態(tài)記載及講話等資料;院內(nèi)外專家進(jìn)行講座、授課的記載資料;醫(yī)院主辦的大型學(xué)術(shù)交流會(huì)的動(dòng)態(tài)和大會(huì)發(fā)言、報(bào)告資料;醫(yī)院承擔(dān)的國家級、省級課題研究項(xiàng)目鑒定及主要活動(dòng)資料;醫(yī)院各種重大或重要會(huì)議，如歷屆職代會(huì)、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)的記載資料;醫(yī)院重大事件、機(jī)構(gòu)改革的資料;職工赴國外考察、訪問、學(xué)習(xí)研究的資料;醫(yī)院各民主黨派組織的重大活動(dòng)資料;醫(yī)院的歷史變革資料;醫(yī)院院慶、醫(yī)師節(jié)、護(hù)士節(jié)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出等有意義的文化活動(dòng)資料;醫(yī)院義診、科普日宣傳等公益活動(dòng)資料均在醫(yī)院宣傳檔案管理的范疇。

宣傳檔案是記錄醫(yī)院宣傳工作的載體，兼具真實(shí)性、文獻(xiàn)性和歷史性等屬性。收集、保護(hù)、宣傳和利用宣傳檔案，對于厚重醫(yī)院發(fā)展歷史，對于發(fā)揚(yáng)與傳承醫(yī)院精神，對于提升醫(yī)院的知名度和影響力，對于強(qiáng)化醫(yī)院的文化建設(shè)和精神文明建設(shè)，對于促進(jìn)醫(yī)院的和諧發(fā)展、健康發(fā)展和創(chuàng)新發(fā)展均具有十分重要的積極意義。

二、醫(yī)院宣傳檔案管理步入正軌的決定因素、重要因素和關(guān)鍵因素

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持，是醫(yī)院宣傳檔案管理工作步入正軌的決定因素。只有引起醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，醫(yī)院宣傳檔案管理工作才有可能得到人力、財(cái)力、物力的保障;只有納入黨政領(lǐng)導(dǎo)的視野，醫(yī)院宣傳檔案管理工作才有可能納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，才有可能納入醫(yī)院年度工作計(jì)劃;只有得到醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的鼎力支持，醫(yī)院宣傳檔案管理工作才有可能進(jìn)入醫(yī)院績效考核范疇，才有可能調(diào)動(dòng)宣傳檔案工作者管好、用好宣傳檔案的積極性與創(chuàng)造性。

宣傳部門負(fù)責(zé)人的積極作為，是醫(yī)院宣傳檔案管理工作步入正軌、有效開展的重要因素。宣傳部門負(fù)責(zé)人只有洞察宣傳檔案管理工作的難點(diǎn)與重點(diǎn)，才有可能增強(qiáng)宣傳檔案管理工作的針對性和主動(dòng)性;宣傳部門負(fù)責(zé)人只有定期督促檢查宣傳檔案工作，才有可能發(fā)現(xiàn)并解決宣傳檔案工作中存在的重大問題，使宣傳檔案管理工作少走彎路;宣傳部門負(fù)責(zé)人只有積極落實(shí)績效考核制度，才有可能激勵(lì)宣傳檔案工作者管理宣傳檔案的責(zé)任心和創(chuàng)造力。

宣傳部門檔案工作者愛崗敬業(yè)是宣傳檔案管理工作創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的關(guān)鍵因素。宣傳檔案管理工作者愛崗敬業(yè)，才有可能盡職、盡責(zé)、盡力地收集和整理宣傳檔案;才有可能盡職、盡責(zé)、盡力地鑒定和統(tǒng)計(jì)宣傳檔案;才有可能盡職、盡責(zé)、盡力地編輯宣傳檔案的檢索目錄，進(jìn)而建立健全宣傳檔案的資源體系;才有可能使宣傳檔案的防火、防潮、防塵、防盜等“生命保障”工作落到實(shí)處。

三、大數(shù)據(jù)與宣傳檔案的必然聯(lián)系

（一）大數(shù)據(jù)與宣傳檔案同屬信息家族

宣傳檔案是具有原始記錄作用的固化信息。大數(shù)據(jù)是“無法在一定時(shí)間內(nèi)用常規(guī)軟件工具對其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合”。大數(shù)據(jù)與宣傳檔案都包含文字、圖像、視頻等多種形式，都是信息的記載，均具有極高的利用價(jià)值。宣傳檔案管理上大數(shù)據(jù)后，將可以從憑證與參考存在延伸到社會(huì)化利用，意義非凡。

（二）大數(shù)據(jù)與宣傳檔案均具有社會(huì)記憶功能

宣傳檔案具有原始記錄性，被各種標(biāo)準(zhǔn)框架所約束，是規(guī)范的、完整的信息集合。宣傳檔案有收集、管理和使用檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，處處體現(xiàn)管理意識(shí)。而屬于原生數(shù)字信息的大數(shù)據(jù)，雖然易于形成、易于復(fù)制和易于傳播，但大部分信息雜亂而不規(guī)范，不具備宣傳檔案管理的優(yōu)勢，也無管理意識(shí)的存在。宣傳檔案與大數(shù)據(jù)雖然在存在狀態(tài)上完全對立，但具有社會(huì)記憶的相同屬性。所不同的只是大數(shù)據(jù)較之于宣傳檔案，記憶功能更強(qiáng)，涵蓋了人們生活的各個(gè)方面，稱其為記憶庫毫不夸張。毋庸置疑，大數(shù)據(jù)雖然零散雜亂，但其龐大的信息容量，對于宣傳檔案管理來講，無疑是“豐富營養(yǎng)的慷慨供應(yīng)者”，具有重要價(jià)值。

（三）宣傳檔案作為整個(gè)檔案體系的一個(gè)分支，與大數(shù)據(jù)互相包含

大數(shù)據(jù)包括在線數(shù)據(jù)和離線數(shù)據(jù)，宣傳檔案作為離線數(shù)據(jù)無疑屬于大數(shù)據(jù)的范疇。宣傳檔案中可以公開的部分無疑包含在大數(shù)據(jù)的范圍以內(nèi)。而宣傳檔案作為歷史的記載，無疑也包含有長久保存價(jià)值的大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)是一種比石油、黃金還要珍貴的信息資源，醫(yī)院宣傳工作只有掌握足夠多的數(shù)據(jù)，才有可能搶占宣傳工作的制高點(diǎn)，才有可能增強(qiáng)宣傳工作的競爭力，才有可能注入新鮮血液和煥發(fā)蓬勃生機(jī)，進(jìn)而掌握宣傳工作的未來。

四、醫(yī)院宣傳檔案管理存在的問題與不足

（一）宣傳檔案管理被視作純黨務(wù)工作

作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，一些醫(yī)院較為重視臨床一線的電子病歷檔案以及行政文件檔案的管理，而對宣傳檔案的管理重視程度不夠，以為宣傳檔案管理屬黨務(wù)工作范疇，務(wù)虛的成分較多，并與醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療質(zhì)量的關(guān)聯(lián)度不大，因此對宣傳檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)較低，至使宣傳檔案所形成的材料不夠規(guī)范，直接影響到宣傳檔案管理的質(zhì)量

（二）宣傳檔案缺乏科學(xué)方法的指導(dǎo)和有效的制度控制

一些醫(yī)院的宣傳檔案管理在收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)缺乏科學(xué)方法的指導(dǎo)和有效的制度控制，至使宣傳檔案管理出現(xiàn)難以界定存檔的范圍、存檔手段原始、檔案借閱隨意、檔案失密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生、檔案宣傳停滯等不足或弊端，與嚴(yán)格意義上的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院宣傳檔案管理亟需引進(jìn)科學(xué)的檔案方法，亟需建立嚴(yán)格的檔案管理制度，以充分發(fā)揮宣傳檔案應(yīng)有的作用。

（三）宣傳檔案工作者的素質(zhì)難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下宣傳檔案的管理需求

目前，醫(yī)院檔案宣傳管理工作者的素質(zhì)堪憂。一是醫(yī)院宣傳檔案管理工作者普遍存在文化程度偏低、知識(shí)面較窄、專業(yè)素質(zhì)較弱、理論水平不高、思想觀念陳舊等現(xiàn)象，難以適應(yīng)宣傳檔案工作信息化和現(xiàn)代化的需要。二是有些宣傳檔案管理人員缺乏奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神，職業(yè)情感淡薄;有些宣傳檔案管理人員管理鑒別檔案隨心所欲，有違職業(yè)道德;有些宣傳檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，難以承擔(dān)檔案職業(yè)的社會(huì)責(zé)任。三是有些宣傳檔案人員重業(yè)務(wù)而輕理論，對參加政治理論的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)較為排斥，理論與實(shí)踐的脫節(jié)使宣傳檔案工作者的思想政治素質(zhì)裹步不前。

（四）資金和設(shè)備投入不足成為宣傳檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的瓶頸，制約宣傳檔案管理信息化進(jìn)程

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的資金投入大多流向臨床電子病歷和門診系統(tǒng)，投在宣傳檔案管理的資金和設(shè)備少之又少。大多醫(yī)院宣傳檔案管理仍以人工的方式進(jìn)行，也未實(shí)現(xiàn)宣傳檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。如此情形下，面對龐大的文字、圖片、視頻等數(shù)據(jù)，心有余而力不足，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說，還在一定程度上制約了宣傳檔案管理和服務(wù)功能的發(fā)揮。

五、做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的對策與建議

大數(shù)據(jù)背景為醫(yī)院宣傳檔案管理工作提供了發(fā)展契機(jī)，應(yīng)當(dāng)做好如下幾方面的工作：

（一）把宣傳檔案管理工作納入醫(yī)院檔案管理范疇時(shí)不我待

醫(yī)院宣傳思想工作盡管屬于黨務(wù)工作范疇，但與醫(yī)院形象的樹立、與醫(yī)院知名度的提升息息相關(guān)。作為醫(yī)院宣傳思想工作真實(shí)記載的宣傳檔案不僅可以展示醫(yī)院良好的精神風(fēng)貌和高尚的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，還可以凝心聚力，促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)的不斷攀高;不僅可以見證醫(yī)院發(fā)展的歷史進(jìn)程，而且對于醫(yī)院精神和醫(yī)學(xué)成果的傳承意義非凡。醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)給予宣傳檔案工作以高度重視，并把宣傳檔案工作納入醫(yī)院檔案管理范疇，為宣傳檔案工作配置必要的硬件，同時(shí)加大對宣傳檔案工作者的思想政治、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，進(jìn)而保證醫(yī)院宣傳檔案管理工作水平的不斷提升。

（二）加強(qiáng)宣傳檔案管理信息化建設(shè)勢在必行

隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院宣傳檔案管理也步人“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的宣傳活動(dòng)與互聯(lián)網(wǎng)密不可分，醫(yī)院宣傳檔案的信息化建設(shè)和管理勢在必行。醫(yī)院宣傳檔案管理只有跟上信息化建設(shè)的步伐。才能夠有效減少宣傳檔案記錄中的錯(cuò)誤，避免紙質(zhì)檔案的破損，進(jìn)而提高宣傳檔案的管理效率。

要本著規(guī)范性、安全性和效益型原則，引進(jìn)并運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描等檔案處理技術(shù)手段，有序建立結(jié)構(gòu)清晰、檢索方便的宣傳檔案信息庫，循序漸進(jìn)實(shí)現(xiàn)宣傳檔案目錄和宣傳檔案全文信息的數(shù)字化。

要建設(shè)醫(yī)院自己的宣傳檔案網(wǎng)站，架起醫(yī)院宣傳檔案與社會(huì)緊密聯(lián)系的橋梁。要以主頁方式提供宣傳檔案服務(wù)，進(jìn)行宣傳檔案交流，開展宣傳檔案宣傳，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案的工作信息、機(jī)構(gòu)信息、資源信息、利用服務(wù)信息的社會(huì)所共享。

要把建設(shè)數(shù)字宣傳檔案館建設(shè)提上醫(yī)院信息化建設(shè)的重要議事議程，盡快實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，以促進(jìn)醫(yī)院宣傳檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新和服務(wù)升級。

（三）完善宣傳檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)重在規(guī)范

建立嚴(yán)格的管理制度，才能夠約束宣傳檔案管理工作者的行為，使宣傳檔案管理工作按部就班;出臺(tái)相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使宣傳檔案管理消除隨意現(xiàn)象，規(guī)范進(jìn)行。要結(jié)合醫(yī)院自身的行業(yè)特色和工作性質(zhì)，完善宣傳檔案管理的相關(guān)制度，制定統(tǒng)一的醫(yī)院宣傳檔案收集、分類、整理、歸檔和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);要建立健全宣傳檔案管理工作者的全面培訓(xùn)制度，教育和鞭策宣傳檔案管理工作者嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)收集數(shù)據(jù)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)整理數(shù)據(jù)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)歸檔數(shù)據(jù)信息，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)開展檔案服務(wù)，盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

（四）宣傳檔案管理工作上臺(tái)階有賴于宣傳檔案管理工作者綜合素質(zhì)的提高

第一，要提高宣傳檔案工作者的政治素質(zhì)。要通過經(jīng)常性的思想政治教育和理論培訓(xùn)，提高宣傳檔案管理工作者的政治理論水平，提升宣傳檔案管理工作者的職業(yè)道德素質(zhì)，使檔案管理工作者在宣傳檔案管理中保持堅(jiān)定的政治立場、正確的政治方向和高度的組織紀(jì)律性。

第二，要培育宣傳檔案管理工作者的愛崗敬業(yè)素質(zhì)。要通過典型引路、褒獎(jiǎng)先進(jìn)等方式，提升宣傳檔案管理工作者愛崗敬業(yè)的意識(shí)，提高宣傳檔案管理工作者求真務(wù)實(shí)、一絲不茍、默默奉獻(xiàn)的思想品質(zhì)，使宣傳檔案管理工作者時(shí)刻保持強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作使命感，在平凡的工作中做出不平凡的業(yè)績。

第三，要提高宣傳檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、崗位比武等有效手段，把有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策灌輸?shù)矫恳晃恍麄鳈n案工作者的腦海，使宣傳檔案管理工作者依法依規(guī)進(jìn)行宣傳檔案管理和服務(wù);要鞭策宣傳檔案管理工作者熟悉上級檔案行政管理部門的各科業(yè)務(wù)規(guī)定，通曉檔案各學(xué)科的基礎(chǔ)理論和知識(shí)，掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，使宣傳檔案管理工作者適應(yīng)宣傳檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化和科學(xué)化的要求。

第四，要挖掘宣傳檔案工作者的服務(wù)潛力。要教育和引導(dǎo)宣傳檔案管理工作者圍繞醫(yī)院黨政的中心工作開展宣傳檔案管理工作，使宣傳檔案管理工作變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極。要充分挖掘宣傳檔案工作者的潛力，強(qiáng)化宣傳檔案管理工作者將雜亂無章的各種材料數(shù)據(jù)組成系統(tǒng)信息資料的能力，擴(kuò)大宣傳檔案的影響力，使宣傳檔案既為歷史服務(wù)，又為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，既為當(dāng)前服務(wù)，又為長遠(yuǎn)服務(wù)。

第五，要提高宣傳檔案管理工作者的保密素質(zhì)。要教育宣傳檔案管理工作者嚴(yán)格遵守《檔案法》《保密法》等國家法規(guī)，依法依規(guī)開展宣傳檔案管理。要督促宣傳檔案管理工作者嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定和宣傳檔案借閱規(guī)定，堵住宣傳檔案信息泄露的洞口。要嚴(yán)格要求宣傳檔案管理工作者養(yǎng)成面對密級宣傳檔案守口如瓶的工作作風(fēng)，要提高宣傳檔案管理工作者區(qū)分鑒別可以為社會(huì)共享宣傳信息與保密不可以對外泄露宣傳信息的能力，確實(shí)保證宣傳檔案的安全。

（五）構(gòu)建宣傳檔案“大宣傳”格局

宣傳檔案管理工作作為檔案系統(tǒng)的一個(gè)分支，具有傳播信息、普及知識(shí)、服務(wù)發(fā)展、輿論先導(dǎo)、引領(lǐng)公眾等重要功能。大數(shù)據(jù)背景下，擴(kuò)大宣傳檔案影響，構(gòu)建宣傳檔案“大宣傳”格局至關(guān)重要。要努力尋找宣傳檔案宣傳的著力點(diǎn)、找準(zhǔn)宣傳檔案宣傳的切入點(diǎn)，摸索醫(yī)院宣傳檔案和檔案宣傳的結(jié)合點(diǎn)。要凸顯宣傳檔案宣傳的檔案特色，探索宣傳檔案宣傳的規(guī)律與特點(diǎn)，挖掘宣傳檔案宣傳精品，有效服務(wù)醫(yī)院與社會(huì)。要通過真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、客觀地宣傳檔案宣傳，保持醫(yī)院宣傳檔案宣傳的前瞻性，強(qiáng)化宣傳檔案宣傳的針對性，不斷提升宣傳檔案宣傳的實(shí)效性、知識(shí)性以及服務(wù)水平。要認(rèn)真研究新興傳播媒介的特點(diǎn)，發(fā)揮好新興媒介在宣傳檔案宣傳中的積極作用。

綜上所述，醫(yī)院宣傳檔案管理具有記載醫(yī)院歷史、展示醫(yī)院形象、擴(kuò)大醫(yī)學(xué)交流、樹立文化品牌、服務(wù)醫(yī)院發(fā)展等功能。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院宣傳檔案管理存在定位不準(zhǔn)、資金和設(shè)備投入不足、宣傳檔案管理工作者素質(zhì)有待提高等，跟不上數(shù)據(jù)化、信息化、科學(xué)化步伐的一些不足與弊端，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院高層的足夠重視，也期待著宣傳檔案工作者的奉獻(xiàn)與作為。

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（作者單位：山西省兒童醫(yī)院 山西太原 030013）

（責(zé)編：若佳）