趙濤

引言

信息技術(shù)時(shí)代的到來，既給會(huì)計(jì)檔案電子化管理技術(shù)的應(yīng)用帶來了新的機(jī)遇，同時(shí)也對其提出了更高的要求。2019年3月29日，《在全國檔案局長館長會(huì)議上的工作報(bào)告》提出：開展主題檔案電子化管理，將檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案電子化管理后續(xù)建設(shè)統(tǒng)籌推進(jìn)，效果良好，值得推廣。根據(jù)國家檔案事業(yè)的發(fā)展方向和《檔案法》的修訂成果，檔案電子化管理可作為檔案宣傳的重要方式，新的時(shí)代，新的機(jī)遇，新的要求，作為重要的核算環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的發(fā)展關(guān)系著資金走向的高效與安全，因此在信息技術(shù)條件下，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理技術(shù)的應(yīng)用，提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理效果便成了當(dāng)務(wù)之急。我國應(yīng)加快會(huì)計(jì)檔案電子化管理的數(shù)字化和智能化發(fā)展，促進(jìn)檔案宣傳工作的開展，并以此帶動(dòng)會(huì)計(jì)檔案事業(yè)的全面提升。為此，本文從以下幾個(gè)方面，圍繞會(huì)計(jì)檔案電子化管理展開研究，對如何使會(huì)計(jì)檔案電子化管理效率得到全方位的提升進(jìn)行了探討。

一、信息技術(shù)條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性

通過分析發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)條件下的會(huì)計(jì)檔案電子化管理主要具有以下價(jià)值與意義。

（一）有利于降低會(huì)計(jì)檔案管理成本，提高管理效率

當(dāng)今時(shí)代早已進(jìn)入了信息化高速發(fā)展的時(shí)代，信息化技術(shù)在各行各業(yè)各領(lǐng)域中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了技術(shù)手段與模式的重大變革，全面提升了信息傳播與管理的效率，會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域也是如此。不僅如此，信息條件下的會(huì)計(jì)檔案電子化管理還能夠利用電子信息技術(shù)，減少檔案管理中紙張、存儲(chǔ)庫等方面的成本，并在此基礎(chǔ)上，革新了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與信息的收集、分析、整合、存儲(chǔ)方式，使得會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間大大延長、效率大大提升。

（二）有利于強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案在綜合決策中的作用

信息技術(shù)條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理提升了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與信息的分析與整合能力，大量數(shù)據(jù)得以利用起來，反映企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)以及其他部門生產(chǎn)運(yùn)營的實(shí)際情況，進(jìn)而為企業(yè)綜合決策提供指導(dǎo)。數(shù)據(jù)是當(dāng)下市場競爭中的關(guān)鍵要素，因此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠很好地提升了數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)分析在企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中的重要性，讓會(huì)計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)和信息更好地在企業(yè)綜合決策中發(fā)揮價(jià)值。例如，當(dāng)企業(yè)要進(jìn)行投資決策的時(shí)候，借助檔案電子化管理可以第一時(shí)間查詢并獲取企業(yè)財(cái)務(wù)的最新情況，便于企業(yè)經(jīng)營決策者掌握企業(yè)資金的流動(dòng)信息，更加全面且長遠(yuǎn)地考量企業(yè)財(cái)務(wù)的健康發(fā)展以及投資的合理性，從而做出更高質(zhì)量的決策，保障企業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。

（三）有利于更大范圍的會(huì)計(jì)檔案共享與交流

要想保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的健康發(fā)展，不僅要做好企業(yè)內(nèi)控，還要積極向外界進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案的電子化管理可以全程記錄會(huì)計(jì)管理中經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，分析常見的問題及其成因，這些對促進(jìn)會(huì)計(jì)管理科學(xué)化發(fā)展有著顯著的作用和價(jià)值。企業(yè)可以通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息的分級和有限共享，將這些工作過程中積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，通過電子信息技術(shù)渠道，與其他企業(yè)、組織進(jìn)行共享和交流，相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，從而更加開放性地、高質(zhì)量地提升企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理水平，提升企業(yè)的運(yùn)營管理軟實(shí)力。

二、信息技術(shù)條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案電子化管理效用的提升中起到了更為積極的作用，通過網(wǎng)站訪問、實(shí)地考察、調(diào)查問卷、對比分析等方法發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前信息技術(shù)條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理主要有以下幾個(gè)方面的情況：一是有65%的企業(yè)認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案電子化管理中服務(wù)人員的意識比較強(qiáng)，能夠主動(dòng)為需求者提供較為完善的管理方案，但是仍然有35%的人認(rèn)為服務(wù)人員的意識不強(qiáng)，不能積極主動(dòng)地為需求者提供有效的服務(wù)。二是關(guān)于基礎(chǔ)建設(shè)方面，有45%的企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中認(rèn)為相關(guān)電子設(shè)備不足，尤其是在軟件方面沒有及時(shí)地更新；有65%的企業(yè)表示在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中市場出現(xiàn)過因?yàn)橛布O(shè)施老化而影響數(shù)據(jù)獲取的情況。三是在會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中，有45%的企業(yè)為了節(jié)約人力資源成本，采用了兼職人員來進(jìn)行管理；有36%的企業(yè)表示雖然采用了專職人員來進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理，但是并沒有對其工作進(jìn)行全方位的關(guān)注和關(guān)心，也沒有進(jìn)行全面的培訓(xùn)與提升等。四是在會(huì)計(jì)檔案電子化管理服務(wù)的過程中，有67%的企業(yè)管理者認(rèn)為雖然企業(yè)進(jìn)行了會(huì)計(jì)檔案電子化管理，但是從實(shí)際情況來看，會(huì)計(jì)管理的模式仍是傳統(tǒng)化的、封閉性的，會(huì)計(jì)檔案中的信息和服務(wù)仍只作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作記錄，而不能面向企業(yè)經(jīng)營管理提供決策支持，無法助力企業(yè)管理水平方面的更進(jìn)一步提升。

三、信息技術(shù)條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理中存在的問題

通過前文的調(diào)查分析結(jié)果不難發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理面臨著一些阻礙和問題。

（一）信息技術(shù)應(yīng)用意識與能力較差

“由于外部環(huán)境的約束，會(huì)計(jì)紙質(zhì)與電子檔案仍會(huì)長期并存?！盵1]因此信息技術(shù)條件下，不是所有的會(huì)計(jì)檔案管理人員都會(huì)積極主動(dòng)地適應(yīng)信息技術(shù)時(shí)代，培養(yǎng)自身的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力，相反地，相當(dāng)一部分的會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作人員自主學(xué)習(xí)能力較差，滿足于現(xiàn)狀，沒有培養(yǎng)出信息技術(shù)應(yīng)用與服務(wù)意識，沒有從根本上認(rèn)識會(huì)計(jì)檔案服務(wù)的過程中電子化技術(shù)應(yīng)用的功能和意義，甚至在會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中態(tài)度懶散、敷衍了事，只局限于少量的、常用的會(huì)計(jì)檔案電子化管理功能，而沒有積極主動(dòng)地深入了解會(huì)計(jì)檔案電子化管理中更多的開發(fā)性功能和應(yīng)用模式，從而導(dǎo)致對會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的了解不夠，工作效率低下，顯著影響了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效進(jìn)行。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化管理中基礎(chǔ)設(shè)施不足

信息技術(shù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的基礎(chǔ)設(shè)施缺乏主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是缺乏足夠的辦公面積，當(dāng)前一部分企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中通常會(huì)采用最大限度地降低成本的方式來進(jìn)行。[2]例如，一組來自2020年新浪網(wǎng)的數(shù)據(jù)顯示，目前社會(huì)中有45.26%的企業(yè)缺乏獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案電子化管理辦公區(qū)域，有32.65%的企業(yè)表示自身缺乏足夠的辦公區(qū)域來為會(huì)計(jì)檔案電子化管理服務(wù)。二是缺乏會(huì)計(jì)檔案電子化管理的信息技術(shù)設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案查詢設(shè)備、風(fēng)險(xiǎn)控制基礎(chǔ)設(shè)施等。

（三）會(huì)計(jì)檔案電子化管理中專業(yè)人才缺乏

信息技術(shù)發(fā)展十分迅猛，短時(shí)間內(nèi)就對會(huì)計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響，由此導(dǎo)致專門人才的培養(yǎng)明顯滯后，會(huì)計(jì)檔案電子化管理中專業(yè)人才缺乏的問題日益普遍。一方面，在目前的會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中，部分檔案館管理人員存在身兼多職的情況，比如在所調(diào)查的企業(yè)檔案管理中，檔案館管理人員多數(shù)由高層管理工作人員兼任，或者將這一部分的管理工作外包給第三方企業(yè)來進(jìn)行。另一方面，在服務(wù)中，有個(gè)別專職工作人員并不了解專業(yè)的電子化檔案管理技術(shù)與方法，所以在工作中只能做一些簡單的交接工作，并不具備進(jìn)行較有深度的編研工作的能力，無法有效地將信息技術(shù)與會(huì)計(jì)檔案管理有效融合起來。

（四）服務(wù)能力建設(shè)未與實(shí)際相聯(lián)系

從當(dāng)前信息技術(shù)條件下的會(huì)計(jì)檔案電子化管理的情況來看表現(xiàn)最明顯的便是與現(xiàn)實(shí)實(shí)際脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要目標(biāo)是將會(huì)計(jì)信息進(jìn)行有效的保存和編研，為國家、企業(yè)、社會(huì)等提供清晰的資金動(dòng)向內(nèi)容，以便為國家、企業(yè)、社會(huì)等的現(xiàn)實(shí)性發(fā)展提供決策支持。但從實(shí)際情況來看，信息技術(shù)條件的會(huì)計(jì)檔案電子化管理的過程中由于受資金、專業(yè)等方面的限制，所記錄的檔案與現(xiàn)實(shí)的需要有一定的差距，還不能夠從資金方面、經(jīng)營方面以及社會(huì)發(fā)展方面來對國家的建設(shè)、民生服務(wù)、應(yīng)急處理、企業(yè)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面提供有效的參考和指導(dǎo)。[3]

四、信息技術(shù)條件下提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理效率的措施

從社會(huì)發(fā)展的角度來看，信息技術(shù)條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的趨勢，實(shí)踐也證明，會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠在國家、民族、社會(huì)、企業(yè)的發(fā)展過程中起到積極的作用，為此，本文從以下幾個(gè)方面提出了信息技術(shù)條件下提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理效率的措施。

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化安全管理頂層設(shè)計(jì)

1、建立會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息平臺(tái)

檔案信息安全管理實(shí)際上并非某一個(gè)行業(yè)的事情，因此，在會(huì)計(jì)檔案電子化管理安全控制機(jī)制之中，應(yīng)該積極利用當(dāng)?shù)刭Y源來建立會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息平臺(tái)。例如，可以由國家出面，建立國家級的多維統(tǒng)一的用戶信息采集平臺(tái)，例如簽字采樣、指紋采樣、面部采樣，有利于多維度構(gòu)建其檔案管理信息平臺(tái)，以便公安機(jī)關(guān)的查驗(yàn)。在需要調(diào)閱會(huì)計(jì)電子化檔案信息時(shí)，公安機(jī)關(guān)只需要通過檔案管理信息平臺(tái)中的多維度信息就能夠立刻將這些信息安全與相關(guān)責(zé)任人鎖定起來。建立檔案管理信息平臺(tái)，一方面能夠讓會(huì)計(jì)檔案電子化管理中信息安全得到有效控制，嚴(yán)格控制任何企圖從會(huì)計(jì)檔案電子化管理的信息的途徑。[4]另一方面還能夠讓會(huì)計(jì)檔案電子化管理中的信息為公安機(jī)關(guān)的案情偵破工作提供有效的服務(wù)。因此，建立會(huì)計(jì)檔案電子化管理中信息安全控制機(jī)制，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)勢在必行。

2、貫徹“前端控制”理念

在會(huì)計(jì)檔案電子化管理安全控制機(jī)制中，進(jìn)行前端控制理論能夠讓檔案學(xué)的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)相互結(jié)合，同時(shí)還能夠讓會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全在未雨綢繆之中得到有效的控制。[5]第一，需要對業(yè)務(wù)檔案信息管理人員進(jìn)行管理。無論經(jīng)濟(jì)是怎樣的發(fā)達(dá)，科學(xué)技術(shù)怎樣的發(fā)展，關(guān)鍵還在于人的行為必須要合理、合法、合規(guī)。因此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理必須對檔案信息管理人員進(jìn)行有效的管理，對所有的工作人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，讓他們能夠加強(qiáng)新知識和新技能，讓他們不斷學(xué)習(xí)并掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)以及其他語種，這樣才能夠從源頭上保證其服務(wù)的質(zhì)量。第二，應(yīng)該注重歸檔的流程，制定清晰的歸檔順序。這樣才能夠確保文件材料在收集的時(shí)候能夠具有前瞻性，才能夠確保業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。第三，應(yīng)該從源頭做起，確保檔案的質(zhì)量。在會(huì)計(jì)檔案電子化管理歸檔過程中應(yīng)該嚴(yán)格遵循國家的檔案相關(guān)公文的格式、行文，讓檔案既合理合法，又安全保密。第四，需要依法管理會(huì)計(jì)檔案電子化管理，在前端控制理念的影響下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全必須在法律的保證之下進(jìn)行，這樣才能夠確保業(yè)務(wù)檔案的合法性和安全性。綜上所述，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)貫徹“前段控制”的理念，加強(qiáng)前段工作人員的培訓(xùn)和管理，梳理會(huì)計(jì)管理中的歸檔工作，要求業(yè)務(wù)檔案信息安全管理人員從全局出發(fā)，動(dòng)態(tài)監(jiān)督和管理會(huì)計(jì)檔案電子化管理中各項(xiàng)工作的開展，盡可能地對業(yè)務(wù)檔案信息安全控制中可能存在的問題及時(shí)察覺，最終實(shí)現(xiàn)全力保護(hù)會(huì)計(jì)電子化檔案信息安全控制的目標(biāo)。

3、落實(shí)檔案管理體制改革

在會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全控制機(jī)制中應(yīng)該竭盡全力落實(shí)檔案管理體制改革。第一，可以實(shí)行文檔一體化，文件的檔案按理來說本身就應(yīng)該是一體的，因此，為了節(jié)約成本，同時(shí)又不耽誤業(yè)務(wù)檔案信息安全控制，可以采用文件保存和檔案保存一體化的原則，讓文書部門主管檔案館，既讓管理主體節(jié)約開支，同時(shí)也保證不同會(huì)計(jì)人員可以隨時(shí)根據(jù)工作需要調(diào)取同一檔案，提升會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用的有效性。第二，對會(huì)計(jì)檔案電子化管理的檔案資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，確保業(yè)務(wù)檔案能夠集中得到管理等，在這種情況下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該將單純的保管工作變?yōu)橹鲃?dòng)搜集工作，并在建立檔案時(shí)，時(shí)刻注意是否符合相關(guān)流程，在法律的引導(dǎo)下加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案的接收和管理，這樣才能夠起到防范風(fēng)險(xiǎn)的基本作用。第三，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案電子化管理的服務(wù)功能，健全會(huì)計(jì)檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新工作流程。歸根結(jié)底，會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，因此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員應(yīng)該在工程過程中強(qiáng)化主動(dòng)參與、積極服務(wù)的意識，明確自身的服務(wù)職責(zé)，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能，完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理與服務(wù)的工作流程，并在健全電子信息技術(shù)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量與安全，做好定期的檢查和完善，確保會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠更加高效、高質(zhì)量地提供檔案服務(wù)。

4、推進(jìn)檔案管理模式變革

創(chuàng)新是一個(gè)行業(yè)或者企業(yè)得以迅速發(fā)展的根本動(dòng)力，為此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理安全控制機(jī)制要得到有效實(shí)施就必須推進(jìn)檔案管理模式變革。其一，針對當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理之間所進(jìn)行的業(yè)務(wù)檔案信息塊狀模式，應(yīng)打破不同部門之間的壁壘，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案信息安全管理方案，規(guī)定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的一體化體系建構(gòu)，提高會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，便于業(yè)務(wù)檔案信息安全管理的深入。其二，應(yīng)讓會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全管理工作市場化。[6]即在全面考察之后，可以將會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全工作外包出去，既能夠節(jié)省人力成本，同時(shí)也能夠利用專業(yè)的檔案管理服務(wù)來為會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全服務(wù)。其三，應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，讓其在不斷的學(xué)習(xí)之中提升自己的創(chuàng)新能力，將創(chuàng)新的管理模式引進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全控制之中，以便切實(shí)發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案信息安全控制作用，提高業(yè)務(wù)檔案信息安全工作的工作效率。從當(dāng)前的發(fā)展情況來看，在會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全控制機(jī)制中，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式的變革是當(dāng)前檔案信息管理的基本要求，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的大勢所趨，為此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的發(fā)展需要重視相關(guān)人才的培養(yǎng)，鼓勵(lì)人才發(fā)揮自身的專業(yè)能力和創(chuàng)新能力，深化對會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全控制機(jī)制的認(rèn)知、理解和踐行，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理模式變革的順利實(shí)施。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全管理流程控制

1、完善權(quán)責(zé)運(yùn)行機(jī)制

完善權(quán)責(zé)運(yùn)行機(jī)制主要應(yīng)該從三個(gè)方面著手：其一是完善內(nèi)部權(quán)責(zé)機(jī)制。當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理中也規(guī)定了專門的負(fù)責(zé)人，但是對于每一個(gè)人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目沒有劃分清楚，并且這些專人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目多數(shù)是比較宏觀的，至于非常微觀的，小的方面的責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案電子化管理中并沒有更為仔細(xì)地標(biāo)明，極其容易因?yàn)閭€(gè)人在細(xì)節(jié)上的紛爭而造成權(quán)責(zé)不明，從而影響工作的良好運(yùn)行。所以，在完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理流程時(shí)應(yīng)該對每一位工作人員具體負(fù)責(zé)的工作，具體需要完成的程度，具體擔(dān)責(zé)時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注，以便查閱，保證會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全管理工作有序進(jìn)行，并且權(quán)責(zé)落實(shí)到位，員工也必定能夠盡心盡力，力求讓信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理得到加強(qiáng)。其二是完善第三方支付平臺(tái)與銀行之間的權(quán)責(zé)機(jī)制。自從電子商務(wù)興起以來，以支付寶、微信、財(cái)付通等為支付方式的第三方平臺(tái)在社會(huì)上悄然興起，這既給人們帶來無限的方便，同時(shí)也在其中潛藏著許多危險(xiǎn)。例如，因?yàn)榭蛻粼L問第三方支付平臺(tái)而受到病毒的侵染，造成了信息的泄漏等，這一部分責(zé)任究竟應(yīng)該由誰來買單，這是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中極為關(guān)注的問題。針對這種情況，需要有效加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的安全控制機(jī)制，這關(guān)鍵在于建立其第三方支付平臺(tái)的業(yè)務(wù)檔案信息，讓第三方支付平臺(tái)和銀行都各自擁有明確的業(yè)務(wù)檔案信息，對所發(fā)生的資金活動(dòng)有明確而清晰的記錄，這樣才能夠讓第三方支付平臺(tái)和銀行在信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理中主動(dòng)承擔(dān)起相關(guān)的責(zé)任，做到權(quán)責(zé)明確，以便對業(yè)務(wù)檔案信息安全隱患進(jìn)行追查和杜絕。

2、建立系統(tǒng)內(nèi)部聯(lián)動(dòng)機(jī)制確保業(yè)務(wù)連續(xù)性

會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)際上是一個(gè)聯(lián)動(dòng)的過程，在這個(gè)過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)均是連續(xù)的，因此，要確保業(yè)務(wù)檔案信息安全控制的加強(qiáng)就必須要建立系統(tǒng)內(nèi)部聯(lián)動(dòng)機(jī)制，以確保業(yè)務(wù)的連續(xù)性，這樣才能夠讓業(yè)務(wù)檔案信息安全。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，與之相關(guān)的各個(gè)部門或業(yè)務(wù)是相對獨(dú)立的，工作人員只局限于自己的工作范圍，對于別的部門所發(fā)生的事情不予理會(huì)，這樣部門與部門之間只能進(jìn)行分割式的管理。這種相對獨(dú)立的管理模式有助于構(gòu)建權(quán)責(zé)分明的責(zé)任體系，但同時(shí)也產(chǎn)生了一些問題，即企業(yè)檔案管理工作被割裂，在遭遇突發(fā)事件的時(shí)候，極其容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，使得業(yè)務(wù)檔案信息安全受到威脅。[7]針對這種情況，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該積極借鑒外國的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在管理內(nèi)部實(shí)施應(yīng)急聯(lián)動(dòng)機(jī)制，通過內(nèi)部各個(gè)部門之間的聯(lián)合應(yīng)急預(yù)案，在日常工作中加強(qiáng)信息溝通，進(jìn)行資源共享，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。如此，如果會(huì)計(jì)檔案電子化管理中出現(xiàn)了某種突發(fā)事件，各個(gè)部門之間可以借助信息共享的會(huì)計(jì)電子化檔案來保障會(huì)計(jì)檔案的安全。

3、有效實(shí)施內(nèi)部流程控制和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制

一方面，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該加強(qiáng)其內(nèi)部流程控制，這就要求其業(yè)務(wù)檔案信息從生成、搜集、審查、歸檔、保管到更換、銷毀等整個(gè)過程都應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，不能夠因?yàn)樗叫谋阕屵@個(gè)流程控制被荒廢，更不應(yīng)該因私利而隨意更改業(yè)務(wù)檔案信息安全控制的流程。另一方面，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該加強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制，實(shí)際上在業(yè)務(wù)檔案信息安全管理過程中我們都知道在整個(gè)過程中都會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)一旦沒有得到良好的控制就極有可能讓這些存在的隱患越來越大。所以所謂打蛇打七寸，有效實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理也是如此，需要在日常業(yè)務(wù)中找準(zhǔn)這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并制定具體的措施來對這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理有效進(jìn)行的目標(biāo)。具體來說，可以從以下幾個(gè)方面開始：第一，建立有效的內(nèi)部監(jiān)督制度，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全實(shí)際上也是一種人的行為，那么只要是涉及人的行為就必定在行事之中可能存在著偏頗之處，因此，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該建立一整套有效的內(nèi)部監(jiān)督制度，這樣才能夠讓員工在進(jìn)行操作的時(shí)候能夠得到有效的監(jiān)督，這就很大程度上杜絕了一些人因?yàn)槟撤N原因而私下篡改數(shù)據(jù)和記錄的行為。第二，可以對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行充分的展示和預(yù)示，起到隨時(shí)做好準(zhǔn)備的作用。從經(jīng)濟(jì)學(xué)和管理學(xué)的規(guī)律來看，風(fēng)險(xiǎn)是可以預(yù)知的，信息化技術(shù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的融合可以有效提高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測的準(zhǔn)確度，以便管理者及時(shí)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展的狀況進(jìn)行協(xié)調(diào)控制，化解風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)成長。因此，在會(huì)計(jì)檔案電子化的管理中信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理有著一定的積極意義和價(jià)值。具體來說，管理者可以在會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)中設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)數(shù)值，實(shí)時(shí)監(jiān)控和標(biāo)示財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中有風(fēng)險(xiǎn)的具體環(huán)節(jié)與項(xiàng)目，給員工警示的同時(shí)，引導(dǎo)員工及時(shí)進(jìn)行處理，避免因忽視風(fēng)險(xiǎn)而造成損失。同時(shí)，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理還可以從以往的數(shù)據(jù)分析和總結(jié)出發(fā)，提前預(yù)測，確定有潛在風(fēng)險(xiǎn)可能性的環(huán)節(jié)或項(xiàng)目，以便員工在檔案管理的過程中給予更多的關(guān)注，做足風(fēng)險(xiǎn)防范的準(zhǔn)備，提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理的安全系數(shù)。

（三）推動(dòng)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理中信息資源的安全開發(fā)利用

1、完善信息源的信息安全管理機(jī)制

信息源是信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的最基本保證。要推動(dòng)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理資源安全開發(fā)利用就必須要完善信息源的信息安全管理機(jī)制。首先，要建立控制信息源的信息安全監(jiān)督制度，這樣才能夠保證信息源的信息是真實(shí)可靠、值得信賴的。其次，要建立信息源的信息安全審核制度。信息源的信息是否安全的判定需要規(guī)范化的信息安全審核制度來實(shí)施。對此，信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)相對應(yīng)地建立起科學(xué)、有效的信息安全審核制度，準(zhǔn)確判斷信息源頭所給出的信息數(shù)據(jù)是否真實(shí)可信。最后，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，部分信息來源復(fù)雜，不僅很難進(jìn)入信息安全審核環(huán)節(jié)，而且還可能夾帶未知的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)威脅。如果要獲取和利用這部分的信息，還應(yīng)當(dāng)在安全審核制度機(jī)制的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息安全管理的工作體系，審慎獲取互聯(lián)網(wǎng)中的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)，減少網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入，防止會(huì)計(jì)檔案管理信息的外泄，提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全。

2、強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案電子化管理中的信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識

信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識的增強(qiáng)是會(huì)計(jì)檔案電子化管理中安全控制的關(guān)鍵點(diǎn)。如果對信息風(fēng)險(xiǎn)防范不夠重視，那么很容易忽略會(huì)計(jì)檔案電子化管理中的漏洞，導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤或信息出現(xiàn)泄露，給會(huì)計(jì)檔案的安全性造成顯著的威脅。而要想強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案電子化管理中的信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識，可以采取以下舉措：第一，應(yīng)該及時(shí)地將業(yè)務(wù)過程信息利用中易發(fā)生信息風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)標(biāo)示出來，讓在職的員工能夠時(shí)刻看到并引起重視，牢記在心，盡可能地在每一個(gè)環(huán)境之中對所可能發(fā)生的信息風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。第二，應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的過程安全防范意識，部分工作人員在工作之中常常抱著僥幸的心理，因此，在面對業(yè)務(wù)過程信息利用時(shí)經(jīng)常沒有抱著高度重視的態(tài)度，比如檔案借閱時(shí)，隨意操作，不按照相關(guān)流程來嚴(yán)格執(zhí)行；檔案歸還時(shí)，也沒有按照規(guī)范性的章程來審慎查驗(yàn)，這樣的行為會(huì)給會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全控制帶來了許多不可預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)。對此，業(yè)務(wù)人員安全防范意識的提升至關(guān)重要，只要業(yè)務(wù)人員時(shí)刻對業(yè)務(wù)檔案信息的安全情況提高重視，才能夠更好地確保信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的萬無一失。

3、規(guī)避業(yè)務(wù)檔案信息利用的風(fēng)險(xiǎn)問題

業(yè)務(wù)檔案信息在利用的時(shí)候必定會(huì)存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，在加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理時(shí)應(yīng)該重點(diǎn)規(guī)避業(yè)務(wù)檔案信息利用的風(fēng)險(xiǎn)問題。首先，應(yīng)該規(guī)避業(yè)務(wù)檔案生成過程中的風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)檔案的產(chǎn)生有一個(gè)具體的過程，在這個(gè)過程之中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題都有可能導(dǎo)致其業(yè)務(wù)檔案信息出現(xiàn)安全問題，為此，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理中規(guī)避業(yè)務(wù)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)的第一步是要規(guī)避檔案在生成過程中的風(fēng)險(xiǎn)。其次，應(yīng)該規(guī)避業(yè)務(wù)檔案在歸檔過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。一部分居心叵測之人企圖通過業(yè)務(wù)檔案歸檔之際做手腳，對其進(jìn)行涂改、刪除等，并在合適的時(shí)機(jī)將錯(cuò)誤的檔案信息加以利用。面對這樣的情況，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該規(guī)范會(huì)計(jì)信息歸檔的規(guī)范體系，通過專人專管、專人備份、專人監(jiān)督等，最大限度地降低檔案歸檔時(shí)信息被泄露、篡改的風(fēng)險(xiǎn)。最后，也是最為重要的環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案的安全管理和合法信息利用，堅(jiān)決切斷私人涂改、增刪會(huì)計(jì)檔案的不法路徑，配合相關(guān)的犯罪活動(dòng)查處工作，為其提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)軌跡的相關(guān)證據(jù)，確保經(jīng)濟(jì)犯罪分子能夠受到法律的懲處。具體來說，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)嚴(yán)格洞悉信息利用的內(nèi)容、渠道、方式，執(zhí)行更為嚴(yán)格、專業(yè)的信息調(diào)取借閱制度，并對調(diào)出和歸還的檔案進(jìn)行一致性核查，確保調(diào)出的檔案和歸還的檔案完全一樣，未經(jīng)任何涂改、增刪。此外，“各個(gè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立電子會(huì)計(jì)檔案制度，選擇高質(zhì)量存儲(chǔ)介質(zhì)并進(jìn)行備份，分類編號便于查找，選擇合適的環(huán)境做好保管措施”[8]，以防出現(xiàn)介質(zhì)破壞的問題，給會(huì)計(jì)檔案電子化管理帶來重大損失。

（四）加強(qiáng)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

1、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子化檔案管理人才的建設(shè)

當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息管理缺乏一定的檔案管理人才，為此應(yīng)該加強(qiáng)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理人才的建設(shè)，具體來說可以從以下方面入手：一是可以從社會(huì)上招募在檔案管理方面具有相當(dāng)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，這樣就可以節(jié)省了大量的培養(yǎng)人才的時(shí)間，在短時(shí)間之內(nèi)便可以讓信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理取得良好的效益。二是可以從文職部門培養(yǎng)檔案管理人才，比如，對適合檔案管理工作的人員進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，為其準(zhǔn)備豐富的待遇，幫助其在檔案管理方面繼續(xù)深造，然后讓其逐漸成長為專業(yè)的檔案管理人才，通過這樣的方式所尋得的人才忠誠度極佳，有利于信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的長期穩(wěn)定發(fā)展。三是應(yīng)該給予檔案管理人才優(yōu)厚的待遇，每個(gè)人最基本的需求仍然是衣食住行，但是當(dāng)前信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的工資水平普遍較低，這就在一定程度上影響了他們的日常生活，為此，應(yīng)該提高信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)中檔案管理人員的工資水平，幫助他們解決日常的生活之需，這樣才有可能促使檔案管理人員將更多的精力放在的檔案管理之中，也才能夠從側(cè)面充分保護(hù)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全。

2、積極引進(jìn)會(huì)計(jì)電子化信息安全技術(shù)人才

信息安全技術(shù)人才是當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理的關(guān)鍵，業(yè)務(wù)檔案信息安全部門積極引進(jìn)信息安全技術(shù)人才，才能夠讓其業(yè)務(wù)檔案信息安全得到有效保護(hù)。因此，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該大力與高校合作，從知名的大學(xué)校園中吸引、招聘剛剛畢業(yè)的莘莘學(xué)子，引導(dǎo)畢業(yè)生們利用自身所學(xué)的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、會(huì)計(jì)專業(yè)管理技術(shù)、檔案管理技術(shù)，提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理的專業(yè)水平，促進(jìn)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全的有效控制。除此以外，還應(yīng)該積極加強(qiáng)各項(xiàng)關(guān)于信息安全的主題培訓(xùn)或者聯(lián)誼活動(dòng)，讓負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作人員能夠在互相學(xué)習(xí)和交流的過程中得到進(jìn)步，從而更好地促進(jìn)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平的提高。

3、完善檔案外包人員管理機(jī)制

對于信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理來說，檔案外包是未來業(yè)務(wù)檔案管理的一大趨勢，因此，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)未雨綢繆，進(jìn)一步完善檔案外包人員管理機(jī)制。比如檔案外包人員管理制度、檔案外包人員管理準(zhǔn)則、檔案外包人員和信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的各種合作條款等。檔案外包在一定程度上固然有節(jié)省人力成本的作用，但是在外包的過程中也存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)，因此，完善檔案外包人員的管理機(jī)制必須要從依法、合規(guī)的角度出發(fā)，確保外包人員對檔案信息的絕對保密。

（五）加強(qiáng)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)及技術(shù)防范

1、有效識別內(nèi)外部威脅，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息安全弱點(diǎn)

有效識別內(nèi)部存在的威脅、發(fā)現(xiàn)信息安全弱點(diǎn)是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重中之重。因此，應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員對威脅的識別能力，只有這樣，管理人員才能夠更加游刃有余地進(jìn)行安全威脅或弱點(diǎn)的處理，在第一時(shí)間就完成漏洞的排查和修補(bǔ)工作。而要想提高對內(nèi)外部威脅以及信息安全弱點(diǎn)的識別能力，應(yīng)采取以下措施：第一，建立巡檢制度，規(guī)定每一位檔案信息管理人員在固定的時(shí)間、固定的地點(diǎn)、采用既定的方法來對可能存在的內(nèi)外部威脅進(jìn)行有效識別，縮短威脅與弱點(diǎn)識別的時(shí)間，提高威脅與弱點(diǎn)識別的準(zhǔn)確性。第二，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案電子化管理的技術(shù)與系統(tǒng)，提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)檔案信息的安全與電子信息技術(shù)的應(yīng)用水平有著極其緊密的關(guān)系。電子信息技術(shù)軟件升級不及時(shí)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施不完善等都可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案電子化管理出現(xiàn)信息安全漏洞。為此，信息化技術(shù)條件，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該重視電子信息技術(shù)的專業(yè)化應(yīng)用，及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的升級換代，減少會(huì)計(jì)檔案電子化管理中的技術(shù)漏洞，提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理的質(zhì)量。

2、實(shí)施全面防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)的措施

對于信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理來說，業(yè)務(wù)檔案信息安全控制從來都不是一個(gè)人，或者某一個(gè)部門的事情，它需要信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理各個(gè)部門聯(lián)動(dòng)起來實(shí)施全面防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)措施。首先，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該制定全員聯(lián)動(dòng)的相關(guān)制度，這樣員工在實(shí)施全面防范信息安全時(shí)才會(huì)有理有據(jù)，也才能夠讓工作得到別人的理解和支持，也才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范的全面狀態(tài)。其次，應(yīng)該制定關(guān)于防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)的獎(jiǎng)懲措施。信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)檔案信息全面安全防范是每一位員工的分內(nèi)之事，因此，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)該就這一事情制定明確的獎(jiǎng)懲措施，有功之人就應(yīng)該大加贊賞，讓其成為信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理中全面防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)的標(biāo)桿，而相應(yīng)的，那些對會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全造成了隱患的人就應(yīng)該受到相應(yīng)的懲罰。最后，應(yīng)該公平、公正、公開地看待全面實(shí)施防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)措施，讓所有的管理人員們明白會(huì)計(jì)檔案電子化管理信息安全控制機(jī)制需要所有人的共同努力才能實(shí)現(xiàn)。

3、及時(shí)更新技術(shù)，提高應(yīng)急機(jī)制能動(dòng)性

信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理，除了需要建設(shè)日?；陌踩刂茩C(jī)制之外，還必須強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)急機(jī)制，以防突發(fā)事件導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的重大損失。具體來說，會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)做到：第一，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的應(yīng)用技術(shù)更新，防止出現(xiàn)系統(tǒng)方面的技術(shù)失誤；第二，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的自動(dòng)化監(jiān)督和人工監(jiān)督，多舉措確保會(huì)計(jì)檔案電子化管理的安全性；第三，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，針對會(huì)計(jì)檔案電子化管理中出現(xiàn)的問題和不足，及時(shí)篩查和糾錯(cuò)，完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)的工作機(jī)制和處理流程。

結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化技術(shù)的應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案電子化管理業(yè)務(wù)的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和技術(shù)防范已經(jīng)成為其業(yè)務(wù)檔案信息安全機(jī)制提高的關(guān)鍵因素之一。因此，在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效進(jìn)行應(yīng)該從服務(wù)意識、基礎(chǔ)建設(shè)、安全管理、人員隊(duì)伍以及信息技術(shù)建設(shè)與防范等方面來進(jìn)行，切實(shí)提升會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性、有效性和安全性，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案在綜合決策中的作用，促進(jìn)更大范圍的會(huì)計(jì)檔案共享與交流，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的長足發(fā)展。