鄧強(qiáng)

（黑龍江省民福醫(yī)院 黑龍江海倫 152300）

人力資源檔案管理不僅收集和存儲(chǔ)事業(yè)單位歷史數(shù)據(jù)，也是事業(yè)單位進(jìn)步和發(fā)展的重要參考，人事資源管理者可向電子管理人員查詢員工的數(shù)據(jù)信息。而在目前新時(shí)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，人力資源檔案管理通過(guò)創(chuàng)新的工作流程得到進(jìn)一步加強(qiáng)，在不斷更新和探索的過(guò)程中，對(duì)人的管理系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化，有利于人力資源管理工作的落實(shí)。在信息時(shí)代的背景下，數(shù)據(jù)集成的巨大潛力和檔案的巨大價(jià)值使檔案管理及人才戰(zhàn)略調(diào)整成為必然趨勢(shì)［1-2］。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 人事檔案管理方式不夠科學(xué)

在我國(guó)目前大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)行過(guò)程中，存在的最主要問(wèn)題便是人事檔案管理的方式不夠科學(xué)，且并非所有的管理部門都能夠給予整個(gè)單位積極正確的工作導(dǎo)向。許多管理部門的管理人員都傾向于將單位的整體任務(wù)分配給特定的某一部門或者是某一個(gè)人，這樣的做法忽視了部門間的互動(dòng)性及整個(gè)單位的凝聚性。在管理過(guò)程中，更好的方法是將任務(wù)分配給一個(gè)整體，讓這個(gè)團(tuán)體在工作中互相磨合增加彼此間的凝聚力；或者交給不同的部門，讓他們共同完成一項(xiàng)工作任務(wù)，這樣可以構(gòu)成協(xié)同化工作模式，以便這些不同部門的員工之間能夠受益，并適應(yīng)人的本質(zhì)和工作能力方面的差異。

然而，許多地區(qū)和政府對(duì)于事業(yè)單位會(huì)有不同的技術(shù)需求和財(cái)政支持，這也會(huì)直接影響人事檔案數(shù)據(jù)在實(shí)際工作中的具體應(yīng)用。首先，事業(yè)單位管理設(shè)施的安裝存在差異。針對(duì)財(cái)力雄厚的工廠而言，通常需要使用標(biāo)準(zhǔn)硬件，如配備全套設(shè)備和強(qiáng)大系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，工作質(zhì)量和效率是實(shí)時(shí)、有效的，并且基于其便利的工作流程和操作內(nèi)容，豐富了人力資源檔案管理人員使用人力資源檔案的經(jīng)驗(yàn)。由于公共機(jī)構(gòu)之間缺乏及時(shí)溝通和具體責(zé)任的劃分，導(dǎo)致財(cái)政資源匱乏、硬件設(shè)備低、系統(tǒng)不完善和設(shè)備質(zhì)量不高等問(wèn)題的出現(xiàn)。而在軟件數(shù)據(jù)方面，一些公共機(jī)構(gòu)仍然使用原始的人力資源文件格式落實(shí)相關(guān)管理工作，因?yàn)槿狈?shí)踐經(jīng)驗(yàn)，所以無(wú)法體現(xiàn)人事管理工作的實(shí)際作用，缺乏崗位職能履行意識(shí)［3-4］。

1.2 人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

人事檔案管理是一項(xiàng)項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)、專業(yè)化、集約化的工作，需要高素質(zhì)的專業(yè)人員，但是，這一特征往往被很多單位忽視。個(gè)人數(shù)據(jù)管理需要具有高度綜合技能和管理素養(yǎng)的人員，單位內(nèi)部的管理者需要掌握人力資源數(shù)據(jù)管理方面的IT和相關(guān)專業(yè)技能和知識(shí)，確保個(gè)人數(shù)據(jù)管理的實(shí)效性及規(guī)范性，同時(shí)保證人力資源數(shù)據(jù)得到充分利用，達(dá)到實(shí)際價(jià)值最大化的目的。然而，許多公共機(jī)構(gòu)面臨著一系列問(wèn)題，如行政人員的老齡化和管理效率低，受到年齡問(wèn)題的影響，可能無(wú)法快速掌握管理信息管理技術(shù)，這直接導(dǎo)致人力資源管理質(zhì)量和效率低下，并增加人力資源工作量［5-6］。

1.3 對(duì)人事檔案管理工作的體系有待完善

除人事檔案管理總體規(guī)劃薄弱外，人事檔案管理體系也不夠清晰。在實(shí)施人事檔案管理之前，需要明確單位的整個(gè)人事檔案管理體系，這是管理單位人事記錄的先決條件，單位最終使用基于該體系的管理系統(tǒng)。目前，我國(guó)行政管理體制存在的最大問(wèn)題是行政管理者對(duì)自身行政管理體制的實(shí)施缺乏深入的了解。例如，許多管理者過(guò)分強(qiáng)調(diào)員工，忽視了對(duì)人力資源的評(píng)估；負(fù)責(zé)管理單位人事記錄的員工更加關(guān)注自己的日常工作，并直接將相關(guān)工作分配給同事；管理手冊(cè)中沒(méi)有對(duì)人員績(jī)效和職業(yè)規(guī)劃進(jìn)行的全面分析，也沒(méi)有明確的人事記錄管理系統(tǒng)。

1.4 大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)人事檔案管理工作的影響

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理開(kāi)始在管理技術(shù)和人事檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，提供了一個(gè)感受大數(shù)據(jù)好處的機(jī)會(huì)。眾所周知，公共服務(wù)的發(fā)展有賴于完善的人事檔案管理體系，而人事檔案管理是其中最重要的部分。在這方面，有關(guān)部門應(yīng)建立科學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)，目的是進(jìn)行科學(xué)管理，同時(shí)確保管理流程的清晰性及人事檔案管理計(jì)劃的保密性和靈活性，使文件中的信息不斷更新。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理為保護(hù)人們的智力勞動(dòng)和他們的權(quán)益提供了新的機(jī)會(huì)和堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。當(dāng)前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)管理文件的政府機(jī)構(gòu)必須動(dòng)員工人的力量，改變以往的管理方式，突出大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。在文件管理中，使用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的一個(gè)重大變化是生產(chǎn)力顯著提高，員工更加專注。然而，在改進(jìn)人事檔案管理方面仍然存在一些障礙，主要原因是缺少人力和財(cái)力資源。要解決這些問(wèn)題，必須根據(jù)實(shí)際情況采取適當(dāng)?shù)拇胧?，只有消除這些不良影響因素，人事檔案管理才能開(kāi)啟信息化的道路，提高工作效率。

2 人事檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 人事檔案管理手段的創(chuàng)新

在公共機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，老員工習(xí)慣傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，受到年齡等方面的影響，其學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)的能力較差，學(xué)習(xí)意識(shí)薄弱，無(wú)法提高自身的檔案管理能力，不適應(yīng)新時(shí)期的學(xué)習(xí)環(huán)境，這種情況在所有公共機(jī)構(gòu)中都很常見(jiàn)。在知識(shí)時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，每個(gè)機(jī)構(gòu)和員工都必須逐步將信息技術(shù)植入日常工作并實(shí)施實(shí)際應(yīng)用。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，有必要實(shí)施人事登記信息管理。因此，公共機(jī)構(gòu)需要采取措施，充分了解信息對(duì)單位員工的好處，鼓勵(lì)落實(shí)信息管理，建立相應(yīng)的晉升機(jī)制，培養(yǎng)符合新時(shí)代要求的高水平人才，提高事業(yè)單位員工的整體素質(zhì)和技能，提高個(gè)人數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。

與過(guò)去相比，今天的世界整體金融體系發(fā)生了許多變化，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)新經(jīng)濟(jì)形態(tài)的特點(diǎn)有清醒的認(rèn)識(shí)，不斷調(diào)整人力資源體系，以適應(yīng)新時(shí)代的特點(diǎn)；或制定新的人事管理制度，滿足現(xiàn)階段發(fā)展需求。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員還必須考慮企業(yè)的文化特征，并對(duì)每個(gè)事業(yè)單位不同于其他企業(yè)的獨(dú)特文化進(jìn)行全面評(píng)估，事業(yè)單位文化的整合也是科學(xué)管理體系的基礎(chǔ)。此外，事業(yè)單位必須做好應(yīng)對(duì)緊急情況的準(zhǔn)備。類似的評(píng)估方法可用于更好地與單位員工合作，并為內(nèi)部員工提供信息和培訓(xùn)。在長(zhǎng)期發(fā)展的背景下，應(yīng)該給予員工足夠的激勵(lì)，合理增加員工數(shù)量，在業(yè)務(wù)流程中明確有助于業(yè)務(wù)發(fā)展的管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)上下統(tǒng)一。在大數(shù)據(jù)和信息時(shí)代，管理高管記錄必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、深化改革，這就需要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，并引入新的人事檔案管理方法。人事檔案管理的創(chuàng)新不僅簡(jiǎn)化了人事檔案管理流程，也使人事檔案管理更加規(guī)范、完整、現(xiàn)代化和獨(dú)立，并能提高組織的質(zhì)量、功能和效率。在信息和大數(shù)據(jù)時(shí)代，必須摒棄傳統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的高管管理方式，逐步學(xué)會(huì)使用科學(xué)信息，執(zhí)行數(shù)據(jù)和記錄。

2.2 提高工作人員的業(yè)務(wù)能力

負(fù)責(zé)處理個(gè)人案件員工的能力直接影響個(gè)人案件的整體管理水平，檔案管理人員不僅要有扎實(shí)的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)知識(shí)。企業(yè)應(yīng)組織檔案管理人員加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，努力提高其人事檔案管理的技能，提高員工檔案管理的安全性，做好檔案?jìng)鬟f工作，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高持續(xù)培訓(xùn)水平，完善制度設(shè)計(jì)，建立適當(dāng)?shù)倪\(yùn)行機(jī)制。高管人員也應(yīng)該定時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)以致用，因材施教，注重實(shí)效。鑒于近年來(lái)信息技術(shù)發(fā)展迅速，如今，許多擔(dān)任決策職位的社會(huì)福利管理人員缺乏信息技術(shù)學(xué)習(xí)與應(yīng)用意識(shí)，無(wú)法使用它來(lái)收集和整合數(shù)據(jù)，這就要求事業(yè)單位對(duì)這些人進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們的IT 技能，讓每個(gè)管理者獨(dú)立地將數(shù)據(jù)與信息技術(shù)進(jìn)行比較。

文件管理將直接影響政府機(jī)構(gòu)的發(fā)展，但速度較慢，將在未來(lái)的長(zhǎng)期發(fā)展中發(fā)揮重要作用。許多政府機(jī)構(gòu)的高級(jí)主管沒(méi)有意識(shí)到文件管理的重要性，缺少對(duì)文件管理的關(guān)注，導(dǎo)致文檔管理不斷趨于形式化。文件創(chuàng)新必須從改變管理員思維方式開(kāi)始，使其認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理與管理分離的重要性，建立有職業(yè)經(jīng)理人的獨(dú)立工作單位和部門。每年都要安排長(zhǎng)期初學(xué)者參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)課程，使其能夠更好地將理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，確保檔案工作質(zhì)量。為了轉(zhuǎn)變舊觀念，全面發(fā)展行政檔案管理，需要選擇高素質(zhì)的復(fù)合型行政檔案管理人員。

2.3 加強(qiáng)重視

此外，事業(yè)單位必須制定嚴(yán)格的評(píng)估和管理方法，作為衡量業(yè)績(jī)的基準(zhǔn)和依據(jù)。事業(yè)單位的教育包括在不同領(lǐng)域?qū)γ课粏T工進(jìn)行培訓(xùn)，并為每位員工制定不同的工作標(biāo)準(zhǔn)，以提供明確的培訓(xùn)。建立嚴(yán)格規(guī)范的崗位評(píng)價(jià)體系，明確員工滿意度指標(biāo)。當(dāng)然，事業(yè)單位也應(yīng)該得到明確的評(píng)估，員工的行為應(yīng)該受到嚴(yán)格的控制和監(jiān)督，盡可能避免出現(xiàn)個(gè)人腐敗問(wèn)題。如果下級(jí)人員發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層存在腐敗，他們可以匿名舉報(bào)，并及時(shí)對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行徹底調(diào)查。如果發(fā)現(xiàn)報(bào)告有效，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待該事件，并成立信息收集小組，以防止專家欺詐。除了評(píng)估專家，報(bào)告事業(yè)單位的人員應(yīng)為每個(gè)候選人投票，并根據(jù)投票數(shù)決定檢查員的評(píng)估方法是否可行。所有公司或機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)宣傳活動(dòng)，定期審查相關(guān)員工檔案管理措施和其他政策文件，并為員工檔案管理員提供培訓(xùn)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)媒體等現(xiàn)代媒體，積極探索檔案知識(shí)管理的話題，提高個(gè)人檔案管理的敏感性，及時(shí)更新和修改檔案，有效促進(jìn)檔案發(fā)展，為研究人員提供更有價(jià)值的信息，提高文件開(kāi)發(fā)和使用的價(jià)值。

2.4 提高人事檔案管理觀念

經(jīng)營(yíng)者應(yīng)當(dāng)確保建立有效、可靠的信息和人事檔案管理制度，及時(shí)準(zhǔn)確地識(shí)別信息獲取及傳遞等流程中的風(fēng)險(xiǎn)因素，充分利用聯(lián)檢組內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制，確保內(nèi)外監(jiān)督的互補(bǔ)性。如果公關(guān)部的文件管理延遲，這意味著該組織的行政人員缺少對(duì)文件管理的重視，只有管理者更加重視文檔管理，整個(gè)文檔管理才能井然有序地進(jìn)行。負(fù)責(zé)文件管理的行政人員要認(rèn)識(shí)到文件管理的重要性，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，建立與個(gè)人案件相關(guān)的系統(tǒng)，并定期監(jiān)控個(gè)人案件，如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)糾正。人事檔案管理人員接收有關(guān)人事檔案管理法律方面的信息和評(píng)估也很重要，以便其能夠執(zhí)行任務(wù)。

在文件管理中，歸檔文化是不可忽視的，應(yīng)重視對(duì)歸檔文化的學(xué)習(xí)與利用。此外，在計(jì)算期內(nèi)納入預(yù)算的資金和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備問(wèn)題也很重要，有利于員工實(shí)現(xiàn)晉升目標(biāo)，提升控制水平，達(dá)到強(qiáng)化預(yù)算有效性的目的?？梢酝ㄟ^(guò)管理政府機(jī)構(gòu)的人事記錄來(lái)改善對(duì)網(wǎng)站的訪問(wèn)，提供機(jī)構(gòu)員工檔案管理信息的網(wǎng)站，應(yīng)當(dāng)為有關(guān)人員提供必要的檔案服務(wù)，為管理人事檔案提供信息檢索服務(wù)。內(nèi)容豐富的高管管理網(wǎng)站不僅要更新改造，同時(shí)也應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大資源來(lái)適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境，這種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)將成為支持政府機(jī)構(gòu)文檔管理信息的重要方法和途徑，這種模式不僅有利于信息資源的轉(zhuǎn)移，而且可以更有效地響應(yīng)不斷變化的時(shí)代和需求。

2.5 完善與事業(yè)單位人事檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

在工作流管理模式中，各種網(wǎng)絡(luò)功能發(fā)揮著重要作用，在這種高科技管理方式下，改善網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)條件至關(guān)重要，這是因?yàn)楣芾韱T必須管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，因此，設(shè)備管理及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施質(zhì)量直接影響文檔管理程序。為了通過(guò)網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)解決空間問(wèn)題，需要在各種設(shè)施上投入大量資金，并針對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置不同的功能模塊。為了達(dá)到高效文件管理的目的，必須及時(shí)引進(jìn)新設(shè)備，此外，為了使機(jī)器正常工作，應(yīng)該及時(shí)更換設(shè)備中的零部件。公共機(jī)構(gòu)的活動(dòng)應(yīng)從以下兩點(diǎn)開(kāi)始：一是注重文件管理的深度，切實(shí)完善各種文件管理體制，制定具體實(shí)施方案，制定各種文件管理內(nèi)容，使文件管理體系更加高效；二是檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所有設(shè)施的維護(hù)，更加關(guān)注網(wǎng)絡(luò)軟件，仔細(xì)研究所有軟件安裝的適應(yīng)性和可行性。

3 結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新背景下，由于管理者需要通過(guò)對(duì)新技術(shù)的深入學(xué)習(xí)來(lái)掌握新技術(shù)，生產(chǎn)單位系統(tǒng)中的國(guó)家人事記錄管理避免不了會(huì)面臨障礙。如果相關(guān)管理人員能夠正確地掌握新的管理方法和信息技術(shù)，事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步將會(huì)非?？臁⒕W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于各組織，不僅可以節(jié)約系統(tǒng)服務(wù)的儲(chǔ)存時(shí)間，還可以節(jié)省更多的文件存儲(chǔ)空間，有利于提高事業(yè)單位的人事檔案管理效率，充分發(fā)揮人才戰(zhàn)略的實(shí)際效用。