鄭磊

隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，我國檔案管理也逐漸向信息化方向發(fā)展，其中電子檔案管理的發(fā)展十分迅速，且已經(jīng)進入到各行業(yè)當(dāng)中。但是，在具體落實方面還存在一定問題，再加上原本的紙質(zhì)檔案管理并沒有被去除，依然還會持續(xù)較長的時期，這也導(dǎo)致電子檔案管理的發(fā)展受到了阻礙，如何加強對兩者的優(yōu)化管理也成為當(dāng)前各行業(yè)非常重視的問題。所以說，本文將從電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的差異分析角度出發(fā)，然后對分別對兩者在管理方面存在的問題進行了探究，最后提出了合理化的優(yōu)化建議。

檔案是人們生活中非常重要的資料，雖然平常并不會接觸到自己的檔案，但其存在的意義非常大。以往的檔案多以紙質(zhì)形式保存，而隨著時間的推移，逐漸向電子檔案發(fā)展，兩者都有優(yōu)點和不足，想要更好地提高檔案管理的整體效率與質(zhì)量，就必須還要持續(xù)加強對兩者的整合管理研究，只有將他們各自的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，并將不足地方進行互補，方可促進我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展更上一層樓。

歸檔的方式不同

通過相關(guān)調(diào)查分析可以得知，電子檔案與紙質(zhì)檔案之間存在的最大差異就在于，兩者在檔案歸檔時的方式是不一樣的。紙質(zhì)檔案的歸檔方式相對比較繁瑣，通常是按照“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，在這個過程中需要注意各種細節(jié)，比如文件分類、文件來源標(biāo)注、文件時間記錄等等，一旦某個部分出現(xiàn)問題，都會造成嚴(yán)重的損失。而電子檔案相對來說沒有那么復(fù)雜，可以在網(wǎng)絡(luò)中完成移交、歸檔等工作，但因為電子文件采用電子編碼技術(shù)，所以想要辨別憑證真?zhèn)尉蜁兊帽容^困難，而且在電子文件傳輸途中也很容易出現(xiàn)問題，使得信息資料的完整性、真實性得不到保障。

鑒別方法的不同

對電子檔案和紙質(zhì)檔案而言，在進行價值鑒定時，兩者的方法也存在較大的差異。一方面是對紙質(zhì)檔案的價值鑒定，該環(huán)節(jié)大致需要經(jīng)過三個程序，每個程序都必須嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，首先是資格審查，也就是對檔案的真實性及完整性進行全面審核與檢查；其次是確定生存期，主要是指對檔案生成時間的考察，確保檔案的真實有效；最后是價值復(fù)查，主要是對整個鑒別過程進行全方位的審查，以便進一步提高紙質(zhì)檔案的存在價值。而電子檔案相對而言沒有那么復(fù)雜，但因為電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，且對技術(shù)要求較高，所以也必須要提高重視，加強對這兩方面的鑒別，以防檔案流失或遭受病毒侵害。

保管方法的不同

電子檔案與紙質(zhì)檔案的保管方法也存在較大的差異，具體來說，紙質(zhì)檔案通常由專門的檔案室進行統(tǒng)一管理，為確保工作人員后續(xù)更準(zhǔn)確地查找，會對放置檔案的柜架進行序號及類型的劃分，并將檔案分門別類的歸置好，另外紙質(zhì)檔案保管對場地面積、環(huán)境等有較高的要求。而電子檔案則不需要有很大的場地，因為所使用的是磁性材料，且體積很小，因此對場地面積要求不高，但是由于電子檔案載體容易老化變質(zhì)，所以對環(huán)境的要求很高，一旦載體受溫度、濕度等的影響，就會導(dǎo)致其外部出現(xiàn)腐蝕，進而造成內(nèi)部文件的丟失或損毀，因此必須要在電子檔案儲存室設(shè)置溫濕度控制器、除塵、防紫外線等設(shè)施。

電子檔案管理問題

通過相關(guān)研究可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案管理的問題大致有以下幾點：首先是檔案管理人員的問題，通過相關(guān)的的了解可以發(fā)現(xiàn)，有一部分工作人員對電子檔案技術(shù)的了解不夠全面，也沒有充分認識到這一技術(shù)的重要價值，因此在工作中很少運用電子檔案管理技術(shù)，再加上他們有的人綜合素養(yǎng)也比較低，因此就更難以適應(yīng)新技術(shù)與新環(huán)境，導(dǎo)致電子檔案管理工作效率低下。其次是相關(guān)的制度體系不夠健全，仍有大部分企業(yè)使用的是紙質(zhì)檔案管理制度，導(dǎo)致制度內(nèi)容與電子檔案管理不相符合，進而影響整個管理工作的有效開展。最后是對數(shù)字化的檔案設(shè)備應(yīng)用不夠充分，相關(guān)的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也未開發(fā)出來，這些都會影響電子檔案的應(yīng)用效率，難以為企業(yè)發(fā)展帶來幫助。

紙質(zhì)檔案管理問題

就現(xiàn)階段實際情況來看，紙質(zhì)檔案仍是主流，雖然看似紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)制度體系已經(jīng)十分完善，人員工作經(jīng)驗也非常豐富，但是實際上存在的問題依然不能忽視。具體而言，包括如下幾個方面：首先，紙質(zhì)檔案具有易損性和唯一性的特征，也就是說如果檔案損壞則信息修復(fù)需要耗費很大的精力，且意味著原始信息的丟失，所以對紙質(zhì)檔案的管理非常重要；其次，歸檔范圍不夠明確，在進行紙質(zhì)檔案管理時，有些人員本身的責(zé)任意識就不強，因此極易忽視對檔案數(shù)據(jù)信息收集的審核，導(dǎo)致檔案的真實性受到影響，難以為企業(yè)提供有利保障；最后，紙質(zhì)檔案管理職責(zé)不明確，工作人員之間相互推卸責(zé)任的事時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了紙質(zhì)檔案管理的質(zhì)量。

加快雙套歸檔制度的建設(shè)與完善

想要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理，則首先需要加快雙套歸檔制度的建設(shè)與完善，俗話說“沒有制度的管理就沒有執(zhí)行力”，只有加強雙套歸檔制度的建立健全，才能更好地促進兩者的有效融合?；诖耍诰唧w的實施過程中，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理的實際情況來合理制定雙套歸檔制度，對于需要永久長期保存的文件，可以借助計算機進行儲存，并做好相應(yīng)的防護措施，防止病毒入侵。與此同時，還需要將部分重要的電子文件拷貝成紙質(zhì)文件，再根據(jù)以往的紙質(zhì)檔案管理制度進行監(jiān)督與管控，以確保檔案的完整性，從而更好地為發(fā)揮其價值作用。除此之外，電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重歸檔備份時，還應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案和光盤制成雙重備份，以避免原始元件的丟失，對于使用頻繁且可公開的檔案資料，則可以將其儲存到企業(yè)平臺中，以實現(xiàn)資源共享。

創(chuàng)建高質(zhì)量、高水平的人才團隊

在當(dāng)前時代背景下，人才建設(shè)是各行業(yè)發(fā)展的重中之重，想要促進電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理，也必須要加強優(yōu)秀人才隊伍的建設(shè)，從而促進相關(guān)工作的高效落實。基于此，在具體的實施過程中，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面展開：其一，加強對人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，確保他們能夠正確看待兩種檔案管理的優(yōu)缺點，從而更好地在檔案管理工作中保持公平公正，避免出現(xiàn)只重視某一個檔案管理的情況，切實保障兩者的優(yōu)化發(fā)展；其二，需要持續(xù)學(xué)習(xí)新技術(shù)和新工藝，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案管理，其實都離不開對新技術(shù)的運用，當(dāng)工作人員具備一定的信息技術(shù)能力以及信息素養(yǎng)后，才會促進他們使用更加先進的技術(shù)方法，以保證檔案管理效果。

加強信息安全管理機制的有效建立

通過對當(dāng)前社會發(fā)展形勢的分析研究，信息安全問題已成為各企業(yè)發(fā)展中最為突出的問題，對于檔案管理而言更是如此，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，實際上在管理時都會存在信息安全的困擾。雖然兩者的發(fā)展不可兼容，但其實所起的作用都是一致的，即記載企業(yè)歷史和重要信息，所以說加強信息安全管理機制的建設(shè)，對電子檔案及紙質(zhì)檔案的發(fā)展都十分重要?；诖?，在具體的實施過程中，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面進行：其一，需要制定全面的信息安全管理制度，對人為惡意破壞或損毀檔案資料的人員進行嚴(yán)懲，并通過不同的信息安全保障措施來分別對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行管控，以保證檔案管理的嚴(yán)肅性；其二，需要制定合理有效的監(jiān)管機制，安排專門的人員對檔案資料的使用與存儲進行管理，盡可能地優(yōu)化電子信息技術(shù)系統(tǒng)，以及降低紙質(zhì)檔案損壞概率。

注重電子檔案與紙質(zhì)檔案互動發(fā)展

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息之間的傳播速度越來越快，檔案管理也愈發(fā)的簡便快捷，我國在這方面的發(fā)展也逐漸朝高效、共享的方向前進。為了進一步加強與時代的有效連接，還必須要重視對檔案技術(shù)的深入研究，并持續(xù)加強對數(shù)據(jù)信息的挖掘，這樣才能更好地實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。為此，在具體的實施過程中，應(yīng)當(dāng)把檔案檢索效率放在首位，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，只有提高檢索效率，方可保證整體工作的高效完成。所以，需要加強紙質(zhì)檔案的電子化建設(shè)，將一些新的技術(shù)手段應(yīng)用到其中，切實提高數(shù)據(jù)信息管理的實效性。此外，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的時間還比較長，因此還必須要建立一個良好的互動機制，將兩者結(jié)合起來運用，以此來提高檔案管理的可靠性。

在當(dāng)前經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，加強對電子檔案和紙質(zhì)檔案的深入研究，有著非常突出的作用與價值，不僅有助于我國檔案管理工作的良性發(fā)展，而且對整個社會的穩(wěn)定建設(shè)也意義重大。因此，相關(guān)負責(zé)人必須要提高重視，充分意識到檔案管理的重要性，同時還要正確看待電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與不足，積極采取有效措施促進兩者的共同發(fā)展，這樣才能更好地發(fā)揮檔案管理的價值，促進我國社會的穩(wěn)定前進。

（山東省鄒城市疾病預(yù)防控制中心）

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