宋伯磊

（河北省保定市蠡縣人力資源和社會(huì)保障局）

社會(huì)保障事業(yè)直接關(guān)系到我國(guó)的社會(huì)民生問(wèn)題，是一項(xiàng)關(guān)系社會(huì)穩(wěn)定，且推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要事業(yè)。在新的時(shí)代背景之下，只要是生活在社會(huì)大家庭中的一員就都能夠享受到社會(huì)保障的基本待遇。例如，企業(yè)職工、機(jī)關(guān)單位工作人員、學(xué)生、農(nóng)民、城鎮(zhèn)居民等都能夠享受我國(guó)的社會(huì)保障服務(wù)。由此可見，做好公民的個(gè)人社會(huì)保障信息的檔案管理工作尤為重要。通過(guò)強(qiáng)化基礎(chǔ)性系統(tǒng)建設(shè)工作從而有效地確保社會(huì)保障基金能夠在其實(shí)際應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中做到及時(shí)、有效、科學(xué)、合理的分配。如何才能使檔案信息化管理工作在社會(huì)保障工作中盡可能地發(fā)揮出最大化作用已然成為當(dāng)今我國(guó)社會(huì)保障工作中的重點(diǎn)。在其設(shè)計(jì)操作過(guò)程中，需要衡量其安全、便捷、服務(wù)高效等功能。

下文主要針對(duì)如何提高這些功能、改善檔案管理方式方法進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性

（一）提高檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是提升國(guó)家文化軟實(shí)力的必然支撐

歷史檔案的記憶具有豐富性和充實(shí)性特征。歷史檔案是精神財(cái)富和文化財(cái)富的集合體。借助歷史檔案中的各種原始記錄能夠揭露歷史的本質(zhì)。歷史檔案能夠真實(shí)且具體地映射出不同社會(huì)背景之下歷史活動(dòng)的本來(lái)面貌，從而幫助后人對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的研究與分析，了解當(dāng)時(shí)發(fā)生的歷史事件。由此可見，檔案管理是人類文明的一個(gè)重要結(jié)晶。檔案管理的內(nèi)容包括政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，除此之外，也涵蓋了各種社會(huì)民族文化。隨著經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代的到來(lái)，各種各樣的思潮在這一過(guò)程當(dāng)中融入青年群體中，進(jìn)而對(duì)社會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。在這一背景之下，國(guó)家與國(guó)家之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不是傳統(tǒng)形式下的經(jīng)濟(jì)和政治方面的競(jìng)爭(zhēng)，而是涵蓋政治經(jīng)濟(jì)文化的競(jìng)爭(zhēng)。由此可見，進(jìn)一步完善和優(yōu)化檔案的信息管理工作的重要性日漸突出。通過(guò)提升檔案管理的科學(xué)化水準(zhǔn)能夠促使各種檔案資源更好地服務(wù)于國(guó)家的建設(shè)。

（二）提高檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是促進(jìn)國(guó)家信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的進(jìn)步，這些技術(shù)的應(yīng)用使得我國(guó)的檔案管理的形態(tài)也發(fā)生了改變。特別是信息技術(shù)的應(yīng)用極大地豐富了檔案管理的方式，在檔案的收集、分析、整理和應(yīng)用方面極大地提升了其工作效率。由此可見，檔案管理工作正在伴隨著我國(guó)數(shù)字化和信息化技術(shù)的發(fā)展發(fā)生質(zhì)的改變。然而，隨著信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容也變得更加多元化，檔案管理工作者所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任也變得更高。在這一背景之下，要求相關(guān)工作人員充分地結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，從信息技術(shù)的角度審視檔案管理工作的變革，提升單位檔案管理工作的有效性，為國(guó)家社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)工作提供更加可靠的支持。

二、現(xiàn)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理重要性受到忽略

毫無(wú)疑問(wèn)，檔案管理工作是對(duì)于各種歷史資料的一個(gè)記錄，對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮著不可忽視的作用。然而，在其實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視。除此之外，也沒有在工作中形成科學(xué)和客觀的檔案管理認(rèn)知。在這一背景之下，使得檔案管理工作浮于表面，很難使得檔案管理工作充分地發(fā)揮出自身的作用，也會(huì)使得檔案的正常記錄和使用工作受到嚴(yán)重的影響。同時(shí)，這一問(wèn)題也會(huì)極大地影響企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展。上述問(wèn)題及具體表現(xiàn)為以下內(nèi)容：?jiǎn)挝恢械牟糠止芾碚邌畏矫娴卣J(rèn)為檔案管理工作僅僅在實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中需要完成對(duì)于各種信息資源的記錄和保存即可，很難及時(shí)地關(guān)注檔案資源的合理性以及完整性的問(wèn)題。除此之外，相關(guān)工作人員也不會(huì)真正地把檔案應(yīng)用在單位自身的日常生產(chǎn)和活動(dòng)中。因此，檔案管理工作沒有真正地為單位的發(fā)展和單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作帶來(lái)一定的作用，影響了單位的經(jīng)濟(jì)收益。久而久之，使得員工對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度也變得更加漠視，嚴(yán)重地制約著檔案管理的有效性，制約著企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案管理規(guī)范性不夠

檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性直接地影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量，是檔案信息能夠被有效管理和應(yīng)用的關(guān)鍵。然而，現(xiàn)階段的實(shí)際情況下我國(guó)的社會(huì)保障事業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性相對(duì)較低。部分工作者的職業(yè)素養(yǎng)和檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。在執(zhí)行檔案管理工作時(shí)不會(huì)結(jié)合具體的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。除此之外，在社會(huì)保障事業(yè)檔案管理的手續(xù)交接方面重視程度明顯不足，在這種情況之下就會(huì)造成社會(huì)保障事業(yè)檔案資源容易丟失等問(wèn)題。而由于此類問(wèn)題在責(zé)任界定方面較為困難，因此，很容易影響到社會(huì)保障事業(yè)檔案信息資源的有效性。

（三）檔案管理技術(shù)落后

通過(guò)科學(xué)且合理的信息技術(shù)軟件可以在較大程度上有效地提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，幫助相關(guān)工作者高效地開展檔案管理工作。然而，在這種情況下深入地分析目前檔案管理工作的實(shí)際情況不難發(fā)現(xiàn)，社保檔案管理技術(shù)相對(duì)較為落后。除此之外，管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和文化思想滲透率較低，單位也沒有針對(duì)性地開展檔案管理的培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)而造成了我國(guó)檔案管理工作效率低下、信息資料失真等問(wèn)題。

三、數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案信息的安全隱患

現(xiàn)階段，我國(guó)的社會(huì)保障事業(yè)檔案的管理方法在其實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中采用的是紙質(zhì)檔案和電子化信息檔案相結(jié)合的方式。之所以會(huì)選取這種方式主要是取決于新時(shí)代和新經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景。在新的時(shí)代背景之下，社會(huì)高速發(fā)展，同時(shí)，在這一過(guò)程當(dāng)中紙質(zhì)檔案的安全隱患問(wèn)題也尤為凸顯。其主要表現(xiàn)在以下兩方面內(nèi)容：

第一，紙質(zhì)檔案在實(shí)際操作過(guò)程當(dāng)中可能會(huì)存在較大的造假性問(wèn)題，其主要原因是紙張保存達(dá)到年限，其產(chǎn)生的衰變能夠借助簡(jiǎn)單的技術(shù)進(jìn)行修補(bǔ)。然而，隨著現(xiàn)代高水平印刷技術(shù)的廣泛普及能夠兼容原有技術(shù)，甚至能夠精確做到一模一樣。在這種情況之下就給紙質(zhì)檔案的管理工作帶來(lái)了極大的不便，同時(shí)也產(chǎn)生了嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在進(jìn)行審批的過(guò)程當(dāng)中也很難識(shí)別真假，進(jìn)而造成社?；鸩缓侠戆l(fā)放的問(wèn)題。

第二，紙質(zhì)檔案信息在數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與信息的可靠性和完整性方面都存在一定的漏洞。除此之外，我國(guó)的社會(huì)保障行政審批制度也存在一定的弊病，如由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的審核不精準(zhǔn)會(huì)為社?；鸬姆峙浜蛥⒈Ｈ藛T的收益帶來(lái)嚴(yán)重影響。推行審批時(shí)限的不確定性在一定程度上直接地影響著參保人員享受社會(huì)保障待遇的問(wèn)題。在醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)方面的數(shù)據(jù)審核監(jiān)督管理工作中和審批環(huán)節(jié)中的漏洞問(wèn)題極易引發(fā)騙保、冒領(lǐng)、多領(lǐng)等問(wèn)題。因此，通過(guò)建立科學(xué)有效的制約機(jī)制能夠進(jìn)一步提升相關(guān)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，同時(shí)，能夠極大地減少一些負(fù)面因素的影響。

（二）信息來(lái)源的安全隱患

信息來(lái)源的安全隱患問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下方面：用人單位所提供的數(shù)據(jù)信息存在一定的漏洞。導(dǎo)致這一問(wèn)題的主要原因是用人單位是申報(bào)參保的主體，所有的數(shù)據(jù)操作主動(dòng)權(quán)也集中在了用人單位上，因此，用人單位的操作自由度相對(duì)較高。由此可見，參保職工不直接參與操作數(shù)據(jù)的核實(shí)工作極易導(dǎo)致漏洞問(wèn)題的產(chǎn)生。

四、提高檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的策略

社會(huì)保障檔案管理工作的主要服務(wù)對(duì)象涵蓋了政府監(jiān)察機(jī)構(gòu)、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、參保人。檔案管理的主要作用是信息查詢，并且為后期的決策工作提供有針對(duì)性的依據(jù)，為管理工作提供有效的憑證。在新的時(shí)代背景之下，檔案管理工作要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷地提升其服務(wù)層次和優(yōu)化服務(wù)方式。

（一）提高電子檔案的透明度，改進(jìn)查詢服務(wù)方式

現(xiàn)階段，我國(guó)的社會(huì)保障信息查詢系統(tǒng)主要局限在了社會(huì)保障機(jī)構(gòu)，只進(jìn)行臺(tái)賬的查詢，參保人員不能及時(shí)地通過(guò)多種方式方法了解到和核對(duì)自己的相關(guān)信息。如果想要進(jìn)一步提升社保信息檔案的數(shù)字化水平和透明度，就必須建立起公共的社會(huì)保障數(shù)字信息查詢平臺(tái)，通過(guò)注冊(cè)一對(duì)一的用戶賬號(hào)使得參保人員借助密碼驗(yàn)證和本人身份證查詢變更后的相關(guān)信息，除此之外。在提升電子檔案透明度的過(guò)程當(dāng)中，參保人員可以在本地和異地進(jìn)行相關(guān)信息的查詢。

（二）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

要想確保社會(huì)保障事業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)效果，就要轉(zhuǎn)變管理人員和工作人員的思想觀念，促使其可以正確地看待信息化建設(shè)工作的實(shí)質(zhì)和具體要求。這要求相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮引導(dǎo)和帶頭作用，以身作則支持檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)工作，通過(guò)加大支持力度，加快工作改革的步伐，保障檔案管理的高效開展。例如，不斷強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)者的信息化管理意識(shí)，組織檔案管理人員借鑒其他企事業(yè)單位相關(guān)信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)懂弄通的基礎(chǔ)上貫徹?cái)?shù)字信息化改革要求，使檔案管理人員具備互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化思維，主動(dòng)對(duì)標(biāo)找差距，在日常工作中樹立和強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，確保檔案數(shù)字信息化建設(shè)的成效。

（三）完善檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

新時(shí)代背景之下的社保檔案信息化建設(shè)工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，結(jié)合信息化潮流，進(jìn)一步加大對(duì)于社保檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，并且進(jìn)一步地建設(shè)社保檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案的系統(tǒng)化應(yīng)用，使系統(tǒng)能夠共同開發(fā)和利用社保檔案信息資源，做好技術(shù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展。

第一，要加強(qiáng)社保檔案的信息化制度建設(shè)工作，要確保社保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔，規(guī)范電子檔案的收集整理程序，有效地確保社保檔案的真實(shí)性和全面性。

第二，進(jìn)一步地研究制定社保檔案信息安全管理辦法，實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的社保檔案管理工作，并且出臺(tái)相關(guān)政策和規(guī)章吸引信息化人才。借助資金政策等各方面的法規(guī)和制度有效地確保社保檔案的安全性和可靠性，并且推動(dòng)社保檔案信息的可持續(xù)發(fā)展。

第三，相關(guān)單位可以通過(guò)新聞、電視、報(bào)紙、抖音等媒體形式積極地宣傳社保檔案管理工作的重要性，有效地促進(jìn)公眾對(duì)于社保檔案信息化的認(rèn)識(shí)和理解，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作的全面改革。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)有利于為社會(huì)保障事業(yè)檔案數(shù)字信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。首先，借助培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)等方式，讓工作人員的思維和技能得到及時(shí)更新，使其可以在工作時(shí)采用先進(jìn)的數(shù)字化管理方式，提高檔案管理工作的效果。其次，可以通過(guò)外部招聘與內(nèi)部培養(yǎng)的方式為有關(guān)單位組建一支素質(zhì)水平達(dá)標(biāo)的檔案管理人才隊(duì)伍，從而為檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作的開展提供人力保障，使得檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作高水平完成的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。具體而言，該檔案管理隊(duì)伍應(yīng)包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)開發(fā)人員、具體管理人員等，確保該團(tuán)隊(duì)兼具業(yè)務(wù)知識(shí)和信息化技術(shù)，在信息化建設(shè)過(guò)程中協(xié)同攻克技術(shù)難題與彌補(bǔ)管理缺陷。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)保障基金的安全和社會(huì)保障檔案信息化管理工作具有密不可分的關(guān)系，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)信息時(shí)代高速發(fā)展的背景之下，我國(guó)社會(huì)保障事業(yè)的檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作面臨著全新的變革與挑戰(zhàn)。通過(guò)應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，提升查詢服務(wù)水平，有利于達(dá)到電子檔案的數(shù)字化、透明化管理目標(biāo)，進(jìn)而在此基礎(chǔ)之上有效地提升和改善電子檔案的利用和服務(wù)情況，為社會(huì)保障事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展夯實(shí)信息基礎(chǔ)。