賈秀芳

（內(nèi)蒙古機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸成熟，人們的生活水平發(fā)生巨大的變化，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)都發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用。對(duì)于高校檔案管理而言，開(kāi)展信息化建設(shè)可以有效地發(fā)揮檔案本身的相關(guān)價(jià)值，同時(shí)，能夠使檔案管理工作更便捷、更高效，這也是檔案管理工作隨著時(shí)代發(fā)展的具體表現(xiàn)。

對(duì)于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)的背景而言，關(guān)于檔案管理信息化的深入研究，目的是使高校工作人員的工作效率以及學(xué)生的學(xué)習(xí)效率能夠得到改善。想要實(shí)現(xiàn)這一目的，就不可避免地會(huì)受到傳統(tǒng)管理模式的限制與影響。特別是在最初階段引入信息化技術(shù)時(shí)，信息產(chǎn)業(yè)的非標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)象非常常見(jiàn)，其規(guī)范性以及真實(shí)性也非常容易受到質(zhì)疑。信息化管理模式中的重復(fù)性問(wèn)題使得資源浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重。在這樣的背景之下，高校檔案管理信息化就顯得更為重要。另外，無(wú)紙化辦公的實(shí)行，對(duì)于高校內(nèi)辦公效率的提升有著極大的積極作用。而無(wú)紙化辦公的最主要元素就是對(duì)于電子文件的歸檔、管控。高校信息化檔案管理模式的實(shí)行更是使得辦公效率顯著提升。故而，高校應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)辦公的必要性改為選擇性，并在不影響效率的情況下最大限度地節(jié)約資源。對(duì)于本該存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的空間，也能夠發(fā)揮出更有意義的作用。同時(shí)，節(jié)省下來(lái)的勞動(dòng)時(shí)間也能夠創(chuàng)造更多的價(jià)值，進(jìn)而提升高校內(nèi)的工作與學(xué)習(xí)效率。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于檔案存儲(chǔ)管理

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，信息化檔案管理能夠存儲(chǔ)更多信息，而且管理難度大大降低。隨著時(shí)代的發(fā)展和高校的不斷建設(shè)，檔案信息數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)逐漸顯露。紙質(zhì)檔案不僅占用空間較大，而且會(huì)因?yàn)橹車(chē)h(huán)境的影響發(fā)生發(fā)黃和發(fā)霉等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息記錄不夠完整。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)字化檔案管理模式逐漸受到了高校的青睞和歡迎，通過(guò)信息技術(shù)能夠?qū)⒁酝堎|(zhì)保存的檔案信息數(shù)字化，不僅存儲(chǔ)時(shí)間更長(zhǎng)而且能夠保證高校檔案信息的完整性，避免檔案信息發(fā)生丟失或者損壞情況。

（二）有利于檔案信息查詢(xún)

在傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中，如果想要查詢(xún)一份檔案，不僅需要經(jīng)過(guò)煩瑣的申請(qǐng)流程，還需要檔案管理人員憑借記憶和之前的分類(lèi)在眾多檔案資料中仔細(xì)尋找。這種人工操作的方式不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還會(huì)導(dǎo)致工作效率大大降低。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校可以通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案，這樣檔案管理人員可以直接通過(guò)信息管理系統(tǒng)來(lái)分類(lèi)和查詢(xún)檔案資料，極大地節(jié)省了檔案資料的查詢(xún)時(shí)間，同時(shí)，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）有利于檔案信息共享

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，高校的信息設(shè)備越來(lái)越先進(jìn)，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)高校各個(gè)部門(mén)的合作，建立良好的信息交流平臺(tái)，各部門(mén)、各機(jī)構(gòu)可以通過(guò)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的及時(shí)共享，大大提升了檔案管理效率。除此之外，高?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)來(lái)連接辦公室系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，從而使各個(gè)部門(mén)的工作人員能夠不必到檔案管理室，通過(guò)智能終端設(shè)備就能夠隨時(shí)查閱檔案信息，實(shí)現(xiàn)了資源的共享，促進(jìn)了高校檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（四）有利于提升工作效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，一般是由檔案管理人員手動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理，并將其放置在規(guī)定的位置，妥善保管以便之后利用這些檔案信息。這樣的管理模式不僅需要耗費(fèi)管理人員大量的時(shí)間和精力，還需要持續(xù)性耗費(fèi)資金，工作效率也不高，不利于檔案信息的利用。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端越來(lái)越明顯，越來(lái)越多的高校開(kāi)始更新自己的檔案管理模式，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。如今檔案管理工作舍棄了大量不必要的人工操作，使檔案管理人員能夠使用計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢(xún)，而且工作效率也大大提升。高校需要充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，節(jié)省檔案管理人員的費(fèi)用支出，提升管理效率。

二、當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）缺乏足夠重視

在高校檔案管理工作中，信息化建設(shè)正在不斷地推進(jìn)，但對(duì)于大多數(shù)高校而言，此方面的工作仍舊有很大的改進(jìn)空間。例如，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案信息化管理缺乏足夠的重視。這個(gè)問(wèn)題一方面源于信息化建設(shè)需要耗費(fèi)大量的資金，日常維護(hù)管理需要雇傭更為專(zhuān)業(yè)的人員；另一方面在于信息化建設(shè)會(huì)帶來(lái)一定的安全隱患，如果處理不好，容易導(dǎo)致重要檔案資源的泄露。因此，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層而言，在此方面的嘗試需要一定的動(dòng)力。面對(duì)信息化建設(shè)在各行各業(yè)展開(kāi)應(yīng)用的現(xiàn)狀，大多數(shù)高校仍舊帶著嘗試性的心態(tài)展開(kāi)對(duì)于檔案信息化管理的實(shí)踐。而對(duì)于為了保障其安全性與使用效果所需的高投入，高校的管理層仍舊展現(xiàn)出不愿支持的態(tài)度。此外，對(duì)于檔案管理工作，各高校大多缺乏對(duì)其價(jià)值的認(rèn)可，這也導(dǎo)致各高校的數(shù)字化檔案管理工作混亂無(wú)序，無(wú)法表現(xiàn)出大數(shù)據(jù)管理的實(shí)際價(jià)值。

（二）缺乏高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才

高校檔案管理工作的有關(guān)工作人員大多不具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)與職業(yè)素養(yǎng)，他們更多的是安置性工作人員，從越來(lái)越多樣化的信息管理過(guò)程中可以看出他們?nèi)狈ψ銐虻膶?zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一些年長(zhǎng)的員工往往會(huì)表現(xiàn)出無(wú)所適從的狀態(tài)。部分檔案管理人員習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此，即便配備了信息化管理的相關(guān)設(shè)施，在使用上仍舊無(wú)法充分發(fā)揮其作用，使用的水平也相對(duì)比較低。工作人員對(duì)于信息化管理系統(tǒng)中有關(guān)儲(chǔ)存、文檔編輯、搜索規(guī)律等常規(guī)操作缺乏足夠的掌握，導(dǎo)致信息化管理的功能無(wú)法有效展現(xiàn)。由于領(lǐng)導(dǎo)層不重視，部分工作人員在檔案管理工作上會(huì)缺乏上進(jìn)心，流于形式，或者頻繁地出現(xiàn)馬虎大意的狀態(tài)，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的落實(shí)起不到關(guān)鍵性作用。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

信息化管理在高校檔案管理中應(yīng)用的時(shí)間并不長(zhǎng)，在信息化管理過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也無(wú)法完全避免。在解決舊的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題后，往往又會(huì)有新的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題等待處理。因此，檔案信息化管理工作始終會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的沖擊。當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)使用日益頻繁，與檔案管理有關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)也更容易與外界產(chǎn)生連接，這種情況的發(fā)生有時(shí)是因?yàn)楣ぷ魅藛T的操作不當(dāng)，有時(shí)是因?yàn)橛嘘P(guān)工作人員不遵守信息保密的規(guī)則與專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)操作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)上的許多信息盜取技術(shù)都能對(duì)檔案管理系統(tǒng)發(fā)起沖擊，如若檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，檔案管理系統(tǒng)會(huì)很容易受到影響。

（四）資金缺乏

檔案信息化管理需要大量的資金支持，而且需要持續(xù)性的維護(hù)管理。有的高校會(huì)用資金購(gòu)買(mǎi)與信息化建設(shè)有關(guān)的軟件與硬件設(shè)施，有的則會(huì)聘用專(zhuān)業(yè)的信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，以提升學(xué)校的信息化建設(shè)工作水平。但總體來(lái)說(shuō)，各高校在整體的資金投放上相對(duì)不足，所需經(jīng)費(fèi)仍然呈現(xiàn)短缺現(xiàn)象，這也使得檔案管理信息化成果無(wú)法達(dá)到預(yù)期。

三、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)重視

要做好高校檔案管理信息化建設(shè)，并使信息化管理發(fā)揮出更大價(jià)值，就必須讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對(duì)此項(xiàng)工作高度重視。不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到這一工作的重要性，同時(shí)，要讓每個(gè)部門(mén)的工作人員認(rèn)識(shí)到積極配合信息化建設(shè)能夠有效地讓高校內(nèi)各工作崗位獲得更專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支持，進(jìn)而提升日常工作的便捷性。通過(guò)專(zhuān)業(yè)信息化建設(shè)，高校學(xué)生以及工作人員能夠輕松地獲取學(xué)習(xí)、工作所需的檔案資料，避免在實(shí)體空間中耗費(fèi)過(guò)多精力去尋找資料。工作人員予以重視，并提供支持，能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)鋪平道路。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可也可以有效地促使高校內(nèi)的工作人員配合有關(guān)工作的開(kāi)展。

（二）注重人才的培養(yǎng)

要多選用專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)，并在學(xué)校內(nèi)部組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，以此使得信息化建設(shè)能夠更加順暢、專(zhuān)業(yè)化。在崗位人員安排上，一方面要盡可能選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口的工作人員；另一方面需要注重對(duì)于在崗人員的培訓(xùn)。對(duì)此，可以讓相關(guān)工作人員參與培訓(xùn)班，并通過(guò)進(jìn)修來(lái)提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以分為在線培訓(xùn)與實(shí)體課程培訓(xùn)，具體開(kāi)展形式則應(yīng)當(dāng)依據(jù)工作人員的時(shí)間、精力狀況進(jìn)行改動(dòng)，以確保培訓(xùn)的有效性。在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)需要配合進(jìn)行，這也能夠有效確保工作人員掌握實(shí)際工作所需，并使其工作能力隨著工作需求的變化不斷地增強(qiáng)。

（三）注重資源的合理運(yùn)用

高校本身?yè)碛写罅康纳鐣?huì)資源與人才資源，若想要減少信息化建設(shè)中的經(jīng)費(fèi)消耗，則可以運(yùn)用多種資源來(lái)提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及日常維護(hù)工作中，可以運(yùn)用教師團(tuán)隊(duì)資源或其他相關(guān)的社會(huì)資源作為輔助，以此將費(fèi)用降到可以承受的范圍。同時(shí)，這也能保證系統(tǒng)的安全性與有效性。在經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上應(yīng)當(dāng)保持節(jié)約型管理策略，避免鋪張浪費(fèi)，以實(shí)用性為主，同時(shí)，要避免制定過(guò)高的脫離實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與進(jìn)步，以及大數(shù)據(jù)、云算法、數(shù)據(jù)加密及電子簽名等信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲(chǔ)、搜索工作能夠得到堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。而高校要做的便是活用這些高新信息技術(shù)，以此構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

（四）搭建信息化檔案管理的保障架構(gòu)

首先，要做好前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完善工作。信息化檔案管理模式依靠于操作性高的前端業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。其次，對(duì)高校的各相關(guān)部門(mén)及學(xué)生組織的電子文件管理也應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)的工作，對(duì)于電子文件的源頭管理則需要制定出具備科學(xué)性及實(shí)用性的計(jì)劃。對(duì)于電子文件流動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，更要做好介入工作及確認(rèn)工作。

（五）筑牢信息化檔案管理的安全保障

信息化檔案管理模式下的電子文件的真實(shí)性，能夠直接體現(xiàn)出信息化檔案管理模式的有效性，故而其重要性不言而喻。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用十分廣泛的當(dāng)下，電子文件的安全性面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。各種各樣的病毒以及無(wú)孔不入的黑客，都對(duì)信息化檔案管理模式的運(yùn)用帶來(lái)了不可預(yù)料的影響。故而，高校信息化檔案管理模式就需補(bǔ)足漏洞。首先，要提升電子文件歸檔的安全性，要依照不同的文件格式，如文檔、圖片以及音頻等，采取對(duì)應(yīng)的收集方式，并使其存儲(chǔ)的流程更加科學(xué)高效。其次，要確保以電子形式儲(chǔ)存的文件足夠安全。電子文件一般是放置于光盤(pán)、磁盤(pán)中的，對(duì)這些電子文件的儲(chǔ)存要開(kāi)展經(jīng)常性的保養(yǎng)工作，尤其是防磁、溫度濕度的控制以及對(duì)于物理刮擦的防范都要做到位。再次，要做好相應(yīng)的抽查工作。針對(duì)電子文件檔案，需要定期展開(kāi)隨機(jī)抽取檢查。最后，要提升網(wǎng)絡(luò)信息安全水平。對(duì)此，要對(duì)電子文件的版權(quán)技術(shù)以及數(shù)字印刷技術(shù)進(jìn)行完善。在登錄高校電子文件的系統(tǒng)時(shí)，也要使身份認(rèn)證的過(guò)程規(guī)范化。另外，某些電子文件的涉密程度較高，需要由專(zhuān)業(yè)人士使用獨(dú)特的加密手段進(jìn)行保護(hù)，以使得電子文件的數(shù)據(jù)能夠保持安全狀態(tài)。

（六）強(qiáng)化信息化檔案管理的思想保障

電子檔案的管理仍然是新興的管理模式。信息化檔案管理模式的推行與使用能否獲得成功的關(guān)鍵之處，在于高校管理人員是否能夠在思想上認(rèn)同這一管理模式。一旦有了足夠的認(rèn)同態(tài)度，就能展開(kāi)思想認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)化。而將電子文件的地位與紙質(zhì)文件的地位擺放在同一水平線，就是培養(yǎng)思想認(rèn)同的第一步。為了實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，首先應(yīng)由高校中的管理層作出表率，由他們表達(dá)出電子文件與紙質(zhì)文件地位等同的看法，并在規(guī)章制度層面真正地提升電子文件的效力。其次，高校要對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)規(guī)范給予足夠的重視。在電子文件的生成流程之中，不斷地做到規(guī)范化處理，讓生成、流動(dòng)、使用以及歸檔的過(guò)程更加的真實(shí)可靠。最后，要對(duì)電子文件的真實(shí)性進(jìn)行塑造。相關(guān)工作人員可以主動(dòng)使用電子簽名以及時(shí)間戳技術(shù)，將信息化檔案管理模式的技術(shù)效力提升，讓高校中的檔案使用者對(duì)電子文件做到真正放心。但總而言之，信息化檔案管理模式的應(yīng)用還是要依靠高校內(nèi)的學(xué)生及工作人員思維的轉(zhuǎn)化。尤其是傳統(tǒng)文件管理模式向信息化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，更需要校方工作人員的理解與認(rèn)可。高校內(nèi)相關(guān)的電子檔案工作人員與校內(nèi)學(xué)生也能借助這個(gè)轉(zhuǎn)變逐漸由“單一型”人才變?yōu)椤皬?fù)合型”人才。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理信息化建設(shè)可以更好地使有關(guān)工作得到改進(jìn)。但是在實(shí)際的處理中，也會(huì)因?yàn)槎喾N多樣的阻力使得工作無(wú)法正常開(kāi)展，進(jìn)而使得資源閑置，造成不必要的浪費(fèi)。對(duì)此，要充分調(diào)動(dòng)各方面人員的配合主動(dòng)性，使信息化建設(shè)能夠以更低成本，實(shí)現(xiàn)更好的管理效果。