張倩倩

（西南財經(jīng)大學檔案館）

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質檔案管理方式面臨的壓力越來越大，紙質檔案的保存方式讓查詢消耗大量人力、物力，且容易產(chǎn)生錯誤。紙質檔案的反復翻閱，也會在一定程度上縮短檔案壽命，在查閱檔案過程中，容易產(chǎn)生檔案丟失等現(xiàn)象。計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，為傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式帶來新的優(yōu)化方向，利用最先進的技術，科學有效地完善檔案管理方式，既能夠提升檔案利用效率，也打破檔案利用的地域限制，更有利于檔案盤活。

一、數(shù)字化工作的意義

（一）有利于優(yōu)化查檔方式

傳統(tǒng)紙質檔案查檔需要先進庫查閱相關檔案，然后復印，再歸位，查檔效率低。與日俱增的查檔需求，給檔案管理人員帶來極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)紙質檔案的查檔方式基本是被動型查檔，檔案的規(guī)律及整體情況無法很好地呈現(xiàn)，無法給單位的領導決策提供支持，不利于單位的長遠規(guī)劃。

（二）有利于應對風險

傳統(tǒng)紙質檔案受保存設備影響，要求較高。若單位存在管理不善或設施設備陳舊等問題，紙質檔案的管理可能會存在火災等風險，有損壞的可能。檔案數(shù)字化工作，有利于檔案的電子備份，即使遇到突發(fā)事件，也能有據(jù)可查，不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。傳統(tǒng)紙質檔案的查閱，對檔案反復翻閱，受汗?jié)n等影響，會造成檔案的紙質變質或脆弱[1]。

（三）有利于打破信息孤島

傳統(tǒng)紙質檔案一旦數(shù)字化，就可以歸納到一個服務器或一個存儲設備。數(shù)字化的檔案可以掛接到系統(tǒng)中，任何有賬號的員工，均可下載使用，給單位其他部門兼職檔案員開通賬號，方便其查看下載，減少跑路頻率，優(yōu)化工作方式。檔案館之間，也可以根據(jù)工作需要，選擇性地進行部分檔案的互通共享，不受地域限制，實現(xiàn)各檔案館之間的交流和資源整合，對國家層面的規(guī)劃打下基礎。

（四）有利于推行遠程查檔

傳統(tǒng)查檔方式需要查閱人員帶上有效證件及相關手續(xù)，到館查檔。受地域限制，極大地增加了查檔人員的辦理成本和時間成本。如果將紙質檔案數(shù)字化，再加上電子簽章等手段，就可以嘗試遠程查檔。借助計算機系統(tǒng)平臺，查閱人員在異地只需遠程上傳查檔信息，驗證通過后，就可以自行打印查檔內容。

（五）有利于優(yōu)化單位管理方式

信息技術的發(fā)展促使單位改變現(xiàn)有管理方式，逐漸改變?yōu)闊o紙化辦公，管理方式逐漸智能化。檔案數(shù)字化可簡化查檔方式，降低查檔成本。大數(shù)據(jù)的發(fā)展需要依托數(shù)字化信息，檔案作為信息載體，可反映各部門的運行情況，通過大數(shù)據(jù)分析，可為頂層設計提供有力保障，尋找規(guī)律做好規(guī)劃。數(shù)字化工作可加深各部門之間的聯(lián)系，為各部門系統(tǒng)對接整合打下基礎。

二、現(xiàn)有數(shù)字化工作的問題

（一）制度、機制不健全

現(xiàn)有檔案數(shù)字化工作沒有相關法律法規(guī)作為參考。大部分依靠同行經(jīng)驗積累或靠領導行政指令。各個地區(qū)各成一套，各自為政，沒有統(tǒng)一的標準。數(shù)字化工作具有隨意性，經(jīng)常因為領導更換而出現(xiàn)工作的斷層[2]。由于沒有機制限制，各單位重視程度不夠，導致數(shù)字化程度低。數(shù)字化的相關要求沒有規(guī)范參考，如清晰度、掃描圖片大小、存儲格式等，均沒有一個確切的參考文件，只能根據(jù)同行業(yè)經(jīng)驗進行。

（二）設施設備投入不夠

相關領導重視程度不夠，還停留在保證檔案安全、做好庫房管理的階段，還是被動型檔案查閱方式，沒有將檔案用活。相關資金支持不夠，檔案數(shù)字化需要大型服務器支持，及相關配套設施，相關設施的優(yōu)化程度，直接關系到檔案利用的流暢度，若對設施優(yōu)化程度不夠，投入產(chǎn)出比低，不僅是一種浪費，更降低了數(shù)字化工作效率。部分工作人員不具有信息技術知識，對網(wǎng)絡安全重視不夠，未引入設施設備屏蔽黑客、病毒等攻擊，造成大量數(shù)據(jù)信息泄露，嚴重危害單位形象。

（三）數(shù)字化流程不完善

數(shù)字化工作量繁重，大多數(shù)單位很難自行完成相應工作，多數(shù)依賴于外包公司完成。市場上的公司五花八門，選擇難度大。選擇的方式多為咨詢同類單位數(shù)字化合作公司，了解口碑好、信譽好的大公司進行合作，由于受招投標要求限制和不可預測的因素影響，可能會招到一些實際操作差或者不太負責任的公司。部分單位甚至出現(xiàn)將檔案帶出館，移交給數(shù)字化公司獨立完成的現(xiàn)象。部分單位存在對數(shù)字化公司的把控不夠的問題，攝像頭安裝不到位，采用徹底放手的方式，同時，制定的相關制約措施不夠，存在數(shù)字化工程中檔案信息泄露的現(xiàn)象。數(shù)字化監(jiān)督工作不夠嚴謹，檔案工作人員不夠重視。部分單位劃分收集及利用組，在檔案交接過程中，未制定詳細的移交清單，各組之間溝通不暢，導致在交接過程中檔案缺失。

（四）工作人員信息化水平不高

檔案工作人員大多沒有檔案業(yè)務學習背景，多為非科班出身，部門員工文化程度不高，年齡層次高，創(chuàng)新意識不夠強，檔案工作大多沿用固有管理方式，對新模式、新技術抱有懷疑或懼怕嘗試的態(tài)度。檔案管理部門領導對檔案數(shù)字化工作不夠重視，對相關計算機人才的引進欠缺，檔案業(yè)務人員中跨專業(yè)復合型人才較少，計算機業(yè)務知識不夠，普遍采用的查閱方式還是最原始的手動查閱、復印的方式，極大地降低了檔案查閱工作效率，也增加了對原始紙質檔案的損壞風險。

（五）電子文件歸檔率低

由于單位資金投入不夠、技術性問題解決困難等，電子簽章的有效性、可識別性問題無法解決。部門與部門之間聯(lián)動性差，相互之間的系統(tǒng)具有無法融合等特點，致使電子文件的歸檔效率大大降低。規(guī)定方式還是停留在采用傳統(tǒng)的紙質檔案打印蓋章后，移交歸檔到檔案管理部門，檔案管理部門再將紙質檔案重新數(shù)字化，無異于重復勞動，浪費人力、物力。

（六）涉密檔案保護力度不夠

一旦鑒定有密級的檔案，對使用的人有相關限制，一般僅密封單位或個人才可拆封查閱。如果出現(xiàn)密級檔案與非密級檔案混亂存放的情況，無法鑒定時，按照密級檔案對待，低密的檔案與高密檔案混亂時，按照高密級的情況對待[3]。根據(jù)《保密法》的要求，對相應密級的檔案應當采取相應的保護措施，否則一旦出現(xiàn)涉密檔案的泄露，會造成不可彌補的損失，涉密檔案一旦數(shù)字化后，由于數(shù)據(jù)與一般檔案混合，也可能會影響相關檔案的使用，造成非涉密檔案涉密化。

（七）缺乏長遠規(guī)劃

檔案部門作為偏遠部門，大多不受單位重視，相應的資金撥付也較少。資金的缺乏，嚴重制約了檔案數(shù)字化進程，智慧檔案館更是遙遙無期。部分領導對檔案使用頻率統(tǒng)計不全，缺乏長遠考慮，對數(shù)字化的內容隨意挑選，導致查閱率高的檔案數(shù)字化進程慢，未能很好地解決急需解決的問題。此外，部分單位將檔案數(shù)字化簡單等同于檔案掃描，未做詳細調研工作，隨意引入數(shù)字化外包公司，嚴重影響數(shù)字化質量。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化措施

（一）加強重視，增加投入

推行檔案數(shù)字化工作需要大量的人力及物力。首先，從領導層面應予以重視，劃撥相應資金開展相關建設。配備相應的硬件及軟件設施設備。引入容量強大的檔案系統(tǒng)平臺，在數(shù)字化掛接量大的情況下，不影響系統(tǒng)速度。其次，調研同行業(yè)數(shù)字化情況，了解相應的設定參數(shù)，調查口碑好的數(shù)字化外包公司。最后，重視人才的力量，引進計算機高素質人才，最好為檔案、計算機都了解的復合型人才，制定相應激勵機制，避免人才的流失。

（二）做好頂層設計

檔案數(shù)字化工作為長久性、持續(xù)性工作，分為新增檔案及存量檔案數(shù)字化。檔案利用頻率不一，數(shù)字化迫切程度也不一樣。領導階層應在開展數(shù)字化工作之前，做好調研，組織力量對庫存檔案重要程度、利用頻率、破損程度等進行統(tǒng)計，制作一覽表。對較為重要、利用率高、破損嚴重的檔案，首先進行數(shù)字化。針對存量檔案，檢查歷史著錄情況，如不完整的需在數(shù)字化過程明確著錄要求。

（三）加強人才培養(yǎng)和引進

相關單位要有針對性地改善檔案工作人員知識結構，解決老齡化現(xiàn)象，領導階層加以重視，增加薪酬待遇，著力引進檔案信息技術復合型人才，對有經(jīng)驗的人員優(yōu)先錄取。定期組織人員參加信息技術培訓，提升現(xiàn)有員工的計算機能力，了解新的技術，熟悉信息技術方法。組建信息技術團隊，重點攻克數(shù)字化難題，做好整體統(tǒng)籌和規(guī)劃。推行激勵措施，擴大員工發(fā)展空間，提高創(chuàng)新意識。

（四）做好監(jiān)督工作

現(xiàn)有的數(shù)字化方式分為兩種，一種為館內組織工作人員開展數(shù)字化工作，一種為數(shù)字化外包。多數(shù)單位因為工作人員人數(shù)有限采用外包方式，外包公司的質量決定了數(shù)字化工作的好壞。因此，做好前期調研，有針對性對投標公司情況進行了解，做好公司確定的把控尤為重要。在數(shù)字化過程中，應配備監(jiān)控，做好網(wǎng)絡限制，配置儲存柜。制定嚴格的數(shù)字化工作流程，配套相關制度，認真做好與數(shù)字化公司的交接，清點到件，避免檔案丟失。同時，組織力量做好檔案數(shù)字化質量的初審及復核等工作，把控好數(shù)字化質量，尤其針對掃描模糊、漏頁等情況，要求重新返工，若存在錯誤率較高的情況，應整體返工。

（五）做好數(shù)字化檔案保密工作

網(wǎng)絡具有互通性和開放性，因此，電子化檔案極易出現(xiàn)泄露或修改的隱患。檔案館負責數(shù)字化工作的人員，需要熟讀《保密法》，將檔案保密意識固化，融入日常數(shù)字化工作中。利用防火墻技術，防范黑客，避免出現(xiàn)大面積檔案泄露事件[4]。與數(shù)字化公司完善保密協(xié)議，要求其做好人員培訓，強化保密意識，不得將檔案內容發(fā)網(wǎng)或者帶出館內，不得與他人談論檔案內容。針對涉密檔案，檔案館領導應予以重視，提前篩查單獨存放，避免數(shù)字化信息泄露。

（六）做好數(shù)字化檔案備份工作

檔案數(shù)字化后，借助硬盤等現(xiàn)代化工具存儲，隨著時代發(fā)展，相關的讀取設備更新?lián)Q代，很可能出現(xiàn)無法讀取的現(xiàn)象，因此，有必要根據(jù)時代的發(fā)展，及時的更換存儲設備。電子存儲設備具有小巧、可移動等特點，若保存不當，可能出現(xiàn)丟失風險。為避免相關數(shù)據(jù)的丟失，應當做好數(shù)字化檔案的備份工作，同時，存儲設備應當設置密碼等保護措施，避免因為存儲設備的丟失，而出現(xiàn)檔案泄露事件。備份工作也需考慮異地備份情況，做好檔案館之間的聯(lián)動，協(xié)調好各方關系，在確保檔案安全的同時，做好保密工作。

（七）實施雙套制管理

電子檔案具有方便利用、共享等特點，但任何事物都具有不可代替性，紙質檔案也有其優(yōu)勢。紙質檔案具有其不可替代性，紙質檔案與電子檔案雙套制管理非常必要[5]。隨著社會的發(fā)展，很可能讓曾經(jīng)的數(shù)字化檔案無法讀取，紙質檔案就能發(fā)揮其作用。檔案數(shù)字化，包括數(shù)字化審核，都是由人工完成，或多或少存在一些紕漏，出現(xiàn)漏掃、不清晰、掛接錯誤等問題，這些問題只能在檔案利用的過程中顯現(xiàn)出來，為避免出現(xiàn)檔案證明有誤的情況，有必要重新翻閱原始紙質檔案，再次核實電子檔案的準確性，并及時修改出錯的電子檔案。

（八）重視檔案信息遷移工作

由于受存儲設備容量限制、工作地點變更影響，在日常工作中，常常需要進行檔案信息遷移。此項工作直接關系到電子檔案的準確性，也連帶影響今后的檔案查閱工作，具有舉足輕重的作用[6]。相關工作人員首先要加強重視，提前做好遷移方案的討論和確定，遷移過程中隨時監(jiān)控和解決問題，不采用徹底放空的方式，確保數(shù)據(jù)原封不動遷移，無錯漏。其次數(shù)據(jù)遷移時間選在夜晚或放假期間，避免影響系統(tǒng)的日常錄入和查閱工作，并提前公布遷移時間，有利于相關工作的安排。

（九）做好權限設置，促進資源共享

檔案作為文字資源，可作為工作查考和規(guī)劃的參考材料，大多數(shù)部門工作需要以前的資料作為參考，傳統(tǒng)查閱方式為被動型，工作人員有針對性地應對各部門的查檔需求，在此過程中可能因為傳遞信息衰減等，對查檔需求有所誤解，查閱結果不夠完善。檔案數(shù)字化后，可用活檔案，減少工作人員查閱成本，提高效率，對于權限做好限制，各部門設置兼職檔案員，配置相應門類查閱下載權限。針對保密檔案，做好權限把控，僅歸檔部門才可查閱。

（十）做好各部門系統(tǒng)對接

單位內部各部門均有其管理系統(tǒng)，各為一塊孤島，相互之間聯(lián)系較少。部門之間不了情況，不利于工作的聯(lián)動開展，還可能存在不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)重復儲存的現(xiàn)象。若打通各系統(tǒng)的之間的連接通道，可有利于其他部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接導入檔案系統(tǒng)，再引入電子簽章作為輔助，可以實現(xiàn)電子檔案的直接歸檔，從而減少檔案數(shù)字化的成本。