陳浩

（單縣人力資源和社會(huì)保障局）

在當(dāng)前的時(shí)代背景之下我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)都獲得了飛速發(fā)展。對(duì)于當(dāng)前的事業(yè)單位而言，面臨著諸多挑戰(zhàn)以及各種發(fā)展機(jī)遇。為了保障事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定以及持續(xù)性發(fā)展，這就需要事業(yè)單位強(qiáng)化內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理工作。在事業(yè)單位內(nèi)部管理過(guò)程當(dāng)中，人力資源檔案管理是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)，人力資源檔案管理也會(huì)對(duì)于事業(yè)單位今后的生存以及發(fā)展造成直接的影響。結(jié)合目前實(shí)際情況進(jìn)行分析，事業(yè)單位雖然進(jìn)行了人力資源檔案管理工作，但仍然存在諸多漏洞以及各種不足。因此，這就需要事業(yè)單位對(duì)于人力資源檔案管理工作給予高度的重視，要正視其中的問(wèn)題，要求事業(yè)單位能夠清醒地意識(shí)到檔案管理工作的重大價(jià)值和重要意義，還需要采取合理有效的方式促使檔案管理水平和管理效果得到提升。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要意義

對(duì)于當(dāng)前的事業(yè)單位而言，人事檔案資料管理是不可忽略的一項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位今后穩(wěn)定、健康發(fā)展發(fā)揮著極為重要的作用。對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層而言，需要充分地意識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義。通過(guò)人事檔案資料可以對(duì)每一位員工的基本狀況進(jìn)行掌握和了解，在領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策的過(guò)程之中人力資源檔案也可以發(fā)揮重要的指導(dǎo)性作用，有利于提升決策的科學(xué)性以及針對(duì)性，還可以促使人力資源作用得到最大限度的發(fā)揮，讓事業(yè)單位內(nèi)部所有人員都可以為單位貢獻(xiàn)自己的力量，提高事業(yè)單位的凝聚力和向心力，這對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展是至關(guān)重要的[1]。另外，從員工的層面對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作進(jìn)行分析和探討，借助檔案管理工作可以充分地了解各位員工的個(gè)性特點(diǎn)、綜合能力和綜合素質(zhì)，同時(shí)，可以結(jié)合相應(yīng)檔案資料使每一個(gè)員工都可以被安排在最恰當(dāng)?shù)膷徫簧?，這樣才能讓每一個(gè)員工都可以在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱，實(shí)現(xiàn)人盡其才，同時(shí)，這對(duì)于提高員工歸屬感也有著重要價(jià)值和意義。在事業(yè)單位實(shí)際的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程當(dāng)中，管理層也需要高度重視提高事業(yè)單位自身的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。為促進(jìn)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定及持續(xù)性發(fā)展，需要事業(yè)單位管理人士高度重視人力資源檔案管理工作，要求事業(yè)單位管理人士能夠充分了解員工的業(yè)務(wù)能力、性格特點(diǎn)以及綜合素養(yǎng)，切實(shí)地保障各項(xiàng)工作分配的合理性以及科學(xué)性，避免產(chǎn)生人力資源錯(cuò)配的問(wèn)題。另外，在事業(yè)單位人力資源檔案管理過(guò)程當(dāng)中，任何人員的工資調(diào)整以及職稱(chēng)評(píng)定等都會(huì)有所體現(xiàn)。一般而言，人事檔案資料管理人員需要對(duì)于員工各方面信息進(jìn)行真實(shí)、有效記錄。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，人事檔案資料不僅能夠?qū)T工各種行為起到一定的約束作用，通過(guò)人事檔案資料還能夠最大限度地讓員工的潛能得到挖掘，有利于增強(qiáng)員工個(gè)人能力以及提升員工素質(zhì)，促使員工更好地為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)自身的力量。因此，在事業(yè)單位開(kāi)展日常經(jīng)營(yíng)管理工作的過(guò)程當(dāng)中要高度重視人事檔案資料管理工作，要提高管理水平和管理效率，這是相當(dāng)重要的一項(xiàng)舉措[2]。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）人力資源檔案管理具備多樣性

當(dāng)前，事業(yè)單位進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作有利于優(yōu)化人力資源配置。人事檔案資料主要涉及員工認(rèn)證材料、學(xué)歷材料、獎(jiǎng)懲材料，等等。同時(shí)，包括員工的崗位晉升信息、具體工作信息和其他方面的信息，涉及員工的薪資待遇、福利待遇、社保信息，等等。從人力資源檔案的表現(xiàn)形式進(jìn)行分析，其主要包括了下列幾大表現(xiàn)形式，分別是影音錄像、照片圖像、磁盤(pán)以及紙質(zhì)載體，等等。所以，人事檔案資料其總體上表現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)檔案管理人員采取針對(duì)性方式進(jìn)行管理，提升管理質(zhì)量以及管理效率[3]。

（二）人力資源檔案管理具備階段性

當(dāng)前，事業(yè)單位對(duì)人力資源檔案管理工作加以改革、調(diào)整和優(yōu)化并不是一朝一夕就能夠完成的。實(shí)際工作開(kāi)展和實(shí)施的過(guò)程當(dāng)中還存在著諸多的困難和問(wèn)題，要求檔案管理人員充分地意識(shí)到這項(xiàng)工作的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，具體工作主要分為三個(gè)階段，分別是檔案形成階段、發(fā)展階段和員工離退休階段[4]。所以，人力資源檔案管理工作本身具有階段性。在形成階段，主要涉及的信息是基礎(chǔ)性的檔案信息，一般涉及基本資料、個(gè)人信息，包括年齡、專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷，等等。發(fā)展階段，主要就是指員工在事業(yè)單位日常工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中逐步累積的檔案信息資料，一般包括業(yè)績(jī)考核情況、職位調(diào)動(dòng)、晉升等情況。而員工離退休階段的檔案資料主要包括員工在退休或是離職過(guò)程當(dāng)中所累積的大量信息資料，對(duì)于這些信息資料都需要相關(guān)檔案管理人員給予重視，同時(shí)，要進(jìn)行合理的歸納和總結(jié)。

三、制約事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的主要因素

（一）管理理念陳舊

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理是秉承陳舊的管理理念，往往只是片面地對(duì)檔案資料進(jìn)行保管或者存儲(chǔ)，未能挖掘人力資源檔案的重大價(jià)值和發(fā)揮其重要作用。此外，人事檔案資料管理過(guò)程當(dāng)中往往采取僵化管理模式，導(dǎo)致檔案資料形同虛設(shè)，人事檔案資料的作用不能在事業(yè)單位當(dāng)中充分地體現(xiàn)出來(lái)。尤其是很多事業(yè)單位內(nèi)部也未能構(gòu)建完善和科學(xué)的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法切實(shí)地保障人事檔案資料可為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)和有力的支撐。另外，事業(yè)單位內(nèi)部要高度重視人事資料管理工作，但是，大部分人事資料只是在員工崗位調(diào)動(dòng)、職位晉升或者評(píng)定職稱(chēng)過(guò)程當(dāng)中才會(huì)被調(diào)用，平時(shí)基本上置之不理，整體利用效率過(guò)于低下，這對(duì)于事業(yè)單位健康、穩(wěn)定和持續(xù)性發(fā)展會(huì)造成負(fù)面影響[5]。

（二）未充分利用信息技術(shù)

當(dāng)前，我國(guó)科學(xué)技術(shù)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)日新月異，在社會(huì)諸多領(lǐng)域以及各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，繼而顯著地提高了自身管理效率以及質(zhì)量[6]。但是，當(dāng)前在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行人事資料管理過(guò)程當(dāng)中還未能充分地對(duì)于先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行有效利用，導(dǎo)致管理工作效率低下，不利于提高事業(yè)單位管理水平和管理質(zhì)量。雖然部分事業(yè)單位管理人士已經(jīng)意識(shí)到了信息技術(shù)重要作用，同時(shí)，試圖將信息技術(shù)使用在人力資源檔案管理過(guò)程當(dāng)中，但是，由于相關(guān)檔案人員未能熟練掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的相關(guān)使用技巧，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程之中也可能存在不規(guī)范的行為，導(dǎo)致信息技術(shù)的作用大打折扣，這也制約了事業(yè)單位人事管理工作效率和質(zhì)量的提升[7]。

（三）管理人員素質(zhì)不高

部分事業(yè)單位內(nèi)部的檔案人員的素質(zhì)和能力相對(duì)較低，這直接制約了人力資源檔案管理工作效率以及水平的提升。從根本上而言，人事檔案管理本身是一項(xiàng)比較專(zhuān)業(yè)和復(fù)雜的工作，尤其是在新的歷史時(shí)期對(duì)于相關(guān)檔案人員的素質(zhì)和能力也提出了更嚴(yán)格的要求。然而，結(jié)合目前事業(yè)單位實(shí)際管理情況進(jìn)行分析，相關(guān)人力資源檔案管理人員的素質(zhì)仍然偏低，一般來(lái)講，事業(yè)單位常常安排一些非專(zhuān)業(yè)性檔案管理人員擔(dān)此重任，或是調(diào)派年齡較大的人員進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致人力資源檔案管理水平和管理質(zhì)量難以得到有效提高。尤其是年齡較大的員工思想觀念陳舊，甚至部分人員對(duì)于信息技術(shù)有一定誤解或是排斥的心理，即便意識(shí)到了信息技術(shù)的重要作用，也難以熟練加以應(yīng)用，無(wú)法讓信息技術(shù)真正的作用發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，部分年齡較大的員工在進(jìn)行檔案資料管理的過(guò)程之中因循守舊，不懂變通，或者過(guò)度依賴(lài)經(jīng)驗(yàn)，不能夠嚴(yán)格按照規(guī)范對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行合理操作等，這就導(dǎo)致管理效率和管理質(zhì)量難以提升。例如，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案的過(guò)程當(dāng)中存在很多的紕漏和問(wèn)題，甚至出現(xiàn)部分檔案資料損壞或丟失等情況[8]。

四、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及水平的策略

（一）加強(qiáng)應(yīng)聘者信息記錄

在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，要提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平和管理效率，需要清醒地意識(shí)到人力資源檔案管理工作的重要價(jià)值和重要意義[9]。事業(yè)單位對(duì)于員工進(jìn)行招聘的過(guò)程當(dāng)中，通常都需要經(jīng)過(guò)層層的篩選，并且在招聘人員的過(guò)程當(dāng)中采取多樣化方式對(duì)于應(yīng)聘者進(jìn)行考核，在面試考核的過(guò)程當(dāng)中一般將應(yīng)聘者的應(yīng)變能力、個(gè)人表達(dá)能力、儀容儀表以及判斷能力等基礎(chǔ)性信息納入人事資料當(dāng)中，同時(shí)，對(duì)于應(yīng)聘者的整體狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并將相應(yīng)評(píng)價(jià)記錄到人力資源檔案當(dāng)中。另外，某些事業(yè)單位為了考察應(yīng)聘者是否達(dá)到事業(yè)單位各大崗位要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)筆試的方式考核應(yīng)聘人員的綜合能力和綜合素養(yǎng)。對(duì)于筆試成績(jī)以及筆試試卷等資料，也需要相關(guān)檔案管理人士進(jìn)行妥善保存，要避免資料丟失或者損壞，從而方便在未來(lái)進(jìn)行調(diào)用。

（二）科學(xué)合理地使用現(xiàn)代化工具和技術(shù)手段

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，各大事業(yè)單位在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程當(dāng)中更加需要合理以及科學(xué)地使用現(xiàn)代化工具和技術(shù)手段，只有這樣才能提高事業(yè)單位的管理水平和管理層次。在事業(yè)單位人力資源檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，要使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及通信技術(shù)構(gòu)建可共享、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)等，這對(duì)于提高人力檔案管理水平和管理質(zhì)量有著至關(guān)重要的意義，同時(shí)，能夠提高檔案管理效率。另外，在人力資源檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，需要實(shí)現(xiàn)信息化管理，要通過(guò)信息技術(shù)促使人力資源檔案管理效率得到提高。這要求在檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄員工的業(yè)績(jī)狀況、工作經(jīng)歷基本信息、業(yè)績(jī)考核信息以及各項(xiàng)榮譽(yù)信息等，只有通過(guò)全面記錄員工的各方面的信息，才能更準(zhǔn)確地對(duì)于員工的綜合素養(yǎng)和綜合能力進(jìn)行評(píng)估，這有利于合理地安排員工的崗位并實(shí)現(xiàn)人盡其才[10]。

（三）建立健全人力資源檔案管理制度

對(duì)于當(dāng)前的事業(yè)單位來(lái)講，在進(jìn)行人力資源檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中需要構(gòu)建完善和科學(xué)的管理制度，要通過(guò)相應(yīng)檔案管理制度對(duì)于各崗位人員的行為進(jìn)行必要約束和規(guī)范。此外，需要結(jié)合自身的實(shí)際狀況，對(duì)于相應(yīng)制度加以?xún)?yōu)化，要構(gòu)建和完善檔案審核鑒定制度、檔案分類(lèi)管理制度以及檔案收集處理制度。制度管理過(guò)程當(dāng)中，要求做到責(zé)任到人，要全面貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)采取措施加以解決。同時(shí)，需要追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，避免出現(xiàn)問(wèn)題之后互相推諉責(zé)任的狀況產(chǎn)生。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來(lái)講，需要充分意識(shí)到人事檔案管理工作本身是一項(xiàng)艱巨和長(zhǎng)期的工作，要求在工作的過(guò)程當(dāng)中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以及解決問(wèn)題，促使人力資源檔案管理水平和管理效率不斷得到提高，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定和持續(xù)性發(fā)展是至關(guān)重要的。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的時(shí)代背景下我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)獲得了飛速發(fā)展，同時(shí)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈。對(duì)于當(dāng)前的事業(yè)單位而言，在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程當(dāng)中需要強(qiáng)化人力資源檔案管理工作，要通過(guò)優(yōu)化人力資源檔案管理促使事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)能力得到提升。但是事業(yè)單位在實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中仍然受到諸多方面因素的制約和影響，其人力資源檔案管理水平和管理效率普遍較為低下，這對(duì)于事業(yè)單位長(zhǎng)久健康發(fā)展會(huì)造成不利的阻礙和影響。所以，需要事業(yè)單位管理人員充分地意識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義和重要價(jià)值。在人事檔案資料管理的過(guò)程當(dāng)中不僅要強(qiáng)化信息化建設(shè)，還要促使檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)水平得到提高，只有這樣才能讓事業(yè)單位人力資源檔案管理水平和管理質(zhì)量得到全面的提升。