廣東省珠海市香洲區(qū)梅華幼兒園 譚玉梅

我曾作為一名被評估幼兒園的園長，接受評估專家的各項指標考察和整改建議，也曾作為一名評估專家，對多家幼兒園進行督導(dǎo)評估。我發(fā)現(xiàn)不管是自己管理的幼兒園還是評估過的幼兒園，為了迎接評估，園長和教師都會耗費大量的時間和精力來準備檔案材料。這些材料涉及辦園條件、幼兒園管理、教學教研、衛(wèi)生保健等方面，缺一不可，否則就會被扣分。園長和教師們都深知其重要性，所以準備的各種應(yīng)付評估材料堆砌如山、寧濫勿缺。即使這樣，檔案材料還是存在著許多的問題。

1 檔案資料不完整：平時不注重積累，臨時添加各類材料。

2 檔案資料不真實：材料不齊全，為了完成評估，臨時惡補或不做修改地抄襲網(wǎng)上資料。

3 檔案分類編號不科學：檔案分類編號與《廣東省幼兒園督導(dǎo)評估方案》的指標序號不對應(yīng)，不易查找。

4 檔案資料不匹配：不能按照《廣東省幼兒園督導(dǎo)評估方案》的三級指標匹配相應(yīng)的檔案材料；案卷（檔案）目錄與卷內(nèi)文件不匹配；計劃材料過多、總結(jié)材料較少，或計劃材料與總結(jié)材料脫節(jié)。

5 檔案的文本格式不標準：園所沒有專職檔案管理員，臨時要求教師制作檔案材料，沒有統(tǒng)一標準；檔案盒封面序號有的字體過小、文字過多，提煉不精確；各種文本字號、字體、序號不統(tǒng)一。

6 檔案數(shù)據(jù)不準確：園所面積、人數(shù)、得分等計算錯誤。

檔案管理是幼兒園日常工作運轉(zhuǎn)的重要保障，檔案資料的規(guī)范整理和有效利用能為幼兒園行政管理、保教科研、后勤保障、衛(wèi)生安全等工作的完善和改革起到積極的促進作用?？茖W化地管理幼兒園的檔案資料，能為教學科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，能為幼兒園的決策提供重要依據(jù)。

建制度，體現(xiàn)檔案資料的重要性

檔案是幼兒園教育評估的依據(jù)材料，是幼兒園科學規(guī)范管理的重要組成部分。幼兒園應(yīng)從發(fā)展的需要出發(fā)，設(shè)置專職的檔案管理員，進行檔案管理方面的專業(yè)培訓，要求從檔案資料的目錄建立到資料的分類整理、從案卷的建立到資料的規(guī)范裝訂等，全部達到科學化和標準化。

1.配備科學化、實用化的檔案資料室

園所要配備專職人員，加強檔案管理知識、計算機知識、自然社會科學等方面的學習，掌握先進的辦公方式和管理模式，為實現(xiàn)檔案的良好管理打好基礎(chǔ)。園所要配置檔案密集柜、電腦、打印機、復(fù)印機、數(shù)碼照相機、攝像機等先進設(shè)備，為資料的收集整理提供有利條件。

2.建立健全規(guī)章制度，落實建檔要求

園所可以制定《幼兒園檔案管理制度》和《資料管理員工作職責》等一系列規(guī)章制度，明確各類檔案交存的負責人；規(guī)定檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，使教職工知道自己所處的崗位有哪些需要歸檔的事物，使其在平時工作中關(guān)注并保存資料。除此之外，園所還要制定《幼兒園檔案資料借閱制度》，使園領(lǐng)導(dǎo)和教師知道借閱檔案時要申請登記、歸還銷賬，不隨意外借等。

勤積累，保證檔案資料的完整性

檔案作為幼兒園主要的信息源，是幼兒園的寶貴財富。收集資料是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，教師要注意保存原始的、真實的第一手資料。一切檔案資料的收集都要從平時的積累開始、從點點滴滴的工作做起。園所每年按類、按階段、按事由隨辦隨歸，系統(tǒng)整理檔案。

1.樹立“留”的意識

園所要在全園教職工中宣傳檔案的重要性，發(fā)揮各類檔案交存負責人的作用。各部門要將平時的原始資料保存好，每學期結(jié)束時送資料室存檔，從而確保檔案收集的完整性。對幼兒園開展的各項教育教學活動，以及平時各部門所做的一些日常工作中有保留價值的材料，教師要及時進行整理并寫好總結(jié)，送資料室存檔，影像資料也要保存?zhèn)浞荨?/p>

2.講究“存”的方法

檔案資料收集到手后，管理員要對這些資料進行分類，對已經(jīng)失去保留價值且基本沒有利用價值的資料要及時清理，將同專題、同項目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起；對幼兒園以后發(fā)展有幫助的，開展各項工作有參考、借鑒價值的，對以后的工作能提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料，要及時進行分類整理，從而保證檔案保存的真實性與完整性。

3.突出“整”的內(nèi)容

反映幼兒園職能活動的材料一定要收集完整、齊全，要保證內(nèi)容上的銜接，形成一個整體。如：針對一次實驗課題，教師應(yīng)該把課題的立項、開題報告、研究數(shù)據(jù)、參考資料、培訓資料、課題論文、課題總結(jié)、課題成果等全部收集齊全，反映這項課題研究的整體過程。

4.注意“時”的順序

園里每承辦完一件事或開展完一項大、小型活動，都要把資料收集整理并暫時存放起來。零散的資料要按時間的先后順序排列，到學年末依序裝訂、統(tǒng)一歸檔。這樣幼兒園檔案會形成月與月、學期與學期、年度與年度之間的一個有機整體。

重規(guī)范，加強檔案資料的科學性

1.檔案的分類要規(guī)范

幼兒園檔案資料管理不同于行政檔案資料管理，整理時要考慮到方方面面有價值的資料。檔案按材料種類來分，主要有：上級教研部門下發(fā)的有關(guān)教育教學業(yè)務(wù)管理的文件資料；上級教育行政部門下發(fā)的有關(guān)教育行政管理方面的文件資料；各級各類幼兒測評試卷與分析等方面的資料；上級黨政機關(guān)部門下發(fā)的文件資料；人事、幼兒、計財?shù)雀鞣N報表；本園保教工作、德育工作、安全工作、衛(wèi)生保健工作、財務(wù)工作等方面的計劃、總結(jié)材料；教改信息、經(jīng)驗資料、匯報材料；幼兒學籍資料；教職工人事檔案及年度考核檔案；各種音頻、視頻、相片等。園所要把這些檔案資料按照《廣東省幼兒園督導(dǎo)評估方案》中的“辦園條件”和“幼兒園管理”中的12個二級指標、39個三級指標具體化，然后按類編號進行整理，裝訂成冊，一一歸檔，以便查找。

2.檔案的格式和裝訂要規(guī)范

所有檔案要選擇同種材質(zhì)、顏色、厚度的紙張做封面；標題要明確、正式，在格式、字體、字號、位置上均統(tǒng)一標準。如班級周計劃表、家長開放日活動安排表、學期計劃、學期總結(jié)、親子春（秋）游活動方案等，都可以按照幼兒園的實際情況統(tǒng)一格式模板。檔案的裝訂工作要遵循安全、整齊、美觀、方便管理等原則。為使檔案裝訂能簡便統(tǒng)一、便于復(fù)印，幼兒園可選取同色、同款的抽桿文件夾，裝訂時一定要厚度適中，將紙張與封面對齊。

3.檔案的存放要規(guī)范

存放檔案的檔案架、檔案柜、檔案箱的擺放，要排列有序、統(tǒng)一編號。不同規(guī)格、不同樣式的檔案架、柜、箱要分開排列，做到整齊劃一、規(guī)范合理。這樣查找檔案時能省時、迅速。

講價值，發(fā)揮檔案資料的實用性

保存檔案的主要目的是為了更好地利用檔案資料，充分地發(fā)揮檔案資料的價值。幼兒園如果不及時收集和系統(tǒng)地整理檔案，而只是把檔案資料作為一種擺設(shè)或單純地為應(yīng)付上級檢查，進行臨時惡補或網(wǎng)上抄襲，就不能完整地反映幼兒園各項活動的聯(lián)系和本來面貌。幼兒園檔案資料管理是幼兒園管理工作的重要組成部分，檔案材料只有具備真實性，才能為幼兒園的各項工作提供服務(wù)。

1.分析檔案資料，可以研究幼兒園教育教學工作的發(fā)展與變化、成功與失敗，更好地調(diào)節(jié)今后工作的運行機制。

2.分析、研究檔案資料，可以為幼兒園的工作決策提供借鑒和依據(jù)。

3.分析檔案資料，可以為幼兒園制定工作計劃和總結(jié)經(jīng)驗提供數(shù)據(jù)。

4.提煉檔案資料中的教育教學的方法、途徑和經(jīng)驗，可以為幼兒園的各項工作、活動服務(wù)。

倡現(xiàn)代，提高查閱資料的快速性

21世紀是信息化社會，信息社會的發(fā)展離不開現(xiàn)代化的通信設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源，我們要充分利用這些技術(shù)資源，根據(jù)幼兒園的檔案管理情況，開發(fā)適合幼兒園的電子檔案管理軟件，按照檔案的分類和統(tǒng)一編號，對各類檔案分別進行案卷目錄和卷內(nèi)目錄的錄入。查找檔案時利用主題詞、題名、實體分類號、全宗號、案卷及檔案號等進行檢索，可以大大提高檔案的檢索速度，快速查詢所需的檔案，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

總之，幼兒園檔案是領(lǐng)導(dǎo)開拓思路的基石，是教師教育教學中不可缺少的好幫手，更是園與園互相學習、互相借鑒的紐帶。做好檔案管理工作能更好地為幼兒園建設(shè)服務(wù)，為幼兒園進一步深化教育教學改革提供參考資料。