廣東省珠海市香洲區(qū)梅華幼兒園 譚玉梅

我曾作為一名被評(píng)估幼兒園的園長(zhǎng)，接受評(píng)估專(zhuān)家的各項(xiàng)指標(biāo)考察和整改建議，也曾作為一名評(píng)估專(zhuān)家，對(duì)多家幼兒園進(jìn)行督導(dǎo)評(píng)估。我發(fā)現(xiàn)不管是自己管理的幼兒園還是評(píng)估過(guò)的幼兒園，為了迎接評(píng)估，園長(zhǎng)和教師都會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)準(zhǔn)備檔案材料。這些材料涉及辦園條件、幼兒園管理、教學(xué)教研、衛(wèi)生保健等方面，缺一不可，否則就會(huì)被扣分。園長(zhǎng)和教師們都深知其重要性，所以準(zhǔn)備的各種應(yīng)付評(píng)估材料堆砌如山、寧濫勿缺。即使這樣，檔案材料還是存在著許多的問(wèn)題。

1 檔案資料不完整：平時(shí)不注重積累，臨時(shí)添加各類(lèi)材料。

2 檔案資料不真實(shí)：材料不齊全，為了完成評(píng)估，臨時(shí)惡補(bǔ)或不做修改地抄襲網(wǎng)上資料。

3 檔案分類(lèi)編號(hào)不科學(xué)：檔案分類(lèi)編號(hào)與《廣東省幼兒園督導(dǎo)評(píng)估方案》的指標(biāo)序號(hào)不對(duì)應(yīng)，不易查找。

4 檔案資料不匹配：不能按照《廣東省幼兒園督導(dǎo)評(píng)估方案》的三級(jí)指標(biāo)匹配相應(yīng)的檔案材料；案卷（檔案）目錄與卷內(nèi)文件不匹配；計(jì)劃材料過(guò)多、總結(jié)材料較少，或計(jì)劃材料與總結(jié)材料脫節(jié)。

5 檔案的文本格式不標(biāo)準(zhǔn)：園所沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理員，臨時(shí)要求教師制作檔案材料，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；檔案盒封面序號(hào)有的字體過(guò)小、文字過(guò)多，提煉不精確；各種文本字號(hào)、字體、序號(hào)不統(tǒng)一。

6 檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確：園所面積、人數(shù)、得分等計(jì)算錯(cuò)誤。

檔案管理是幼兒園日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，檔案資料的規(guī)范整理和有效利用能為幼兒園行政管理、保教科研、后勤保障、衛(wèi)生安全等工作的完善和改革起到積極的促進(jìn)作用?？茖W(xué)化地管理幼兒園的檔案資料，能為教學(xué)科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，能為幼兒園的決策提供重要依據(jù)。

建制度，體現(xiàn)檔案資料的重要性

檔案是幼兒園教育評(píng)估的依據(jù)材料，是幼兒園科學(xué)規(guī)范管理的重要組成部分。幼兒園應(yīng)從發(fā)展的需要出發(fā)，設(shè)置專(zhuān)職的檔案管理員，進(jìn)行檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，要求從檔案資料的目錄建立到資料的分類(lèi)整理、從案卷的建立到資料的規(guī)范裝訂等，全部達(dá)到科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.配備科學(xué)化、實(shí)用化的檔案資料室

園所要配備專(zhuān)職人員，加強(qiáng)檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、自然社會(huì)科學(xué)等方面的學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的辦公方式和管理模式，為實(shí)現(xiàn)檔案的良好管理打好基礎(chǔ)。園所要配置檔案密集柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，為資料的收集整理提供有利條件。

2.建立健全規(guī)章制度，落實(shí)建檔要求

園所可以制定《幼兒園檔案管理制度》和《資料管理員工作職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，明確各類(lèi)檔案交存的負(fù)責(zé)人；規(guī)定檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，使教職工知道自己所處的崗位有哪些需要?dú)w檔的事物，使其在平時(shí)工作中關(guān)注并保存資料。除此之外，園所還要制定《幼兒園檔案資料借閱制度》，使園領(lǐng)導(dǎo)和教師知道借閱檔案時(shí)要申請(qǐng)登記、歸還銷(xiāo)賬，不隨意外借等。

勤積累，保證檔案資料的完整性

檔案作為幼兒園主要的信息源，是幼兒園的寶貴財(cái)富。收集資料是檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，教師要注意保存原始的、真實(shí)的第一手資料。一切檔案資料的收集都要從平時(shí)的積累開(kāi)始、從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作做起。園所每年按類(lèi)、按階段、按事由隨辦隨歸，系統(tǒng)整理檔案。

1.樹(shù)立“留”的意識(shí)

園所要在全園教職工中宣傳檔案的重要性，發(fā)揮各類(lèi)檔案交存負(fù)責(zé)人的作用。各部門(mén)要將平時(shí)的原始資料保存好，每學(xué)期結(jié)束時(shí)送資料室存檔，從而確保檔案收集的完整性。對(duì)幼兒園開(kāi)展的各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)，以及平時(shí)各部門(mén)所做的一些日常工作中有保留價(jià)值的材料，教師要及時(shí)進(jìn)行整理并寫(xiě)好總結(jié)，送資料室存檔，影像資料也要保存?zhèn)浞荨?/p>

2.講究“存”的方法

檔案資料收集到手后，管理員要對(duì)這些資料進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)已經(jīng)失去保留價(jià)值且基本沒(méi)有利用價(jià)值的資料要及時(shí)清理，將同專(zhuān)題、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起；對(duì)幼兒園以后發(fā)展有幫助的，開(kāi)展各項(xiàng)工作有參考、借鑒價(jià)值的，對(duì)以后的工作能提供啟示、開(kāi)闊思路的可利用的重要資料，要及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)整理，從而保證檔案保存的真實(shí)性與完整性。

3.突出“整”的內(nèi)容

反映幼兒園職能活動(dòng)的材料一定要收集完整、齊全，要保證內(nèi)容上的銜接，形成一個(gè)整體。如：針對(duì)一次實(shí)驗(yàn)課題，教師應(yīng)該把課題的立項(xiàng)、開(kāi)題報(bào)告、研究數(shù)據(jù)、參考資料、培訓(xùn)資料、課題論文、課題總結(jié)、課題成果等全部收集齊全，反映這項(xiàng)課題研究的整體過(guò)程。

4.注意“時(shí)”的順序

園里每承辦完一件事或開(kāi)展完一項(xiàng)大、小型活動(dòng)，都要把資料收集整理并暫時(shí)存放起來(lái)。零散的資料要按時(shí)間的先后順序排列，到學(xué)年末依序裝訂、統(tǒng)一歸檔。這樣幼兒園檔案會(huì)形成月與月、學(xué)期與學(xué)期、年度與年度之間的一個(gè)有機(jī)整體。

重規(guī)范，加強(qiáng)檔案資料的科學(xué)性

1.檔案的分類(lèi)要規(guī)范

幼兒園檔案資料管理不同于行政檔案資料管理，整理時(shí)要考慮到方方面面有價(jià)值的資料。檔案按材料種類(lèi)來(lái)分，主要有：上級(jí)教研部門(mén)下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)業(yè)務(wù)管理的文件資料；上級(jí)教育行政部門(mén)下發(fā)的有關(guān)教育行政管理方面的文件資料；各級(jí)各類(lèi)幼兒測(cè)評(píng)試卷與分析等方面的資料；上級(jí)黨政機(jī)關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件資料；人事、幼兒、計(jì)財(cái)?shù)雀鞣N報(bào)表；本園保教工作、德育工作、安全工作、衛(wèi)生保健工作、財(cái)務(wù)工作等方面的計(jì)劃、總結(jié)材料；教改信息、經(jīng)驗(yàn)資料、匯報(bào)材料；幼兒學(xué)籍資料；教職工人事檔案及年度考核檔案；各種音頻、視頻、相片等。園所要把這些檔案資料按照《廣東省幼兒園督導(dǎo)評(píng)估方案》中的“辦園條件”和“幼兒園管理”中的12個(gè)二級(jí)指標(biāo)、39個(gè)三級(jí)指標(biāo)具體化，然后按類(lèi)編號(hào)進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，一一歸檔，以便查找。

2.檔案的格式和裝訂要規(guī)范

所有檔案要選擇同種材質(zhì)、顏色、厚度的紙張做封面；標(biāo)題要明確、正式，在格式、字體、字號(hào)、位置上均統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如班級(jí)周計(jì)劃表、家長(zhǎng)開(kāi)放日活動(dòng)安排表、學(xué)期計(jì)劃、學(xué)期總結(jié)、親子春（秋）游活動(dòng)方案等，都可以按照幼兒園的實(shí)際情況統(tǒng)一格式模板。檔案的裝訂工作要遵循安全、整齊、美觀、方便管理等原則。為使檔案裝訂能簡(jiǎn)便統(tǒng)一、便于復(fù)印，幼兒園可選取同色、同款的抽桿文件夾，裝訂時(shí)一定要厚度適中，將紙張與封面對(duì)齊。

3.檔案的存放要規(guī)范

存放檔案的檔案架、檔案柜、檔案箱的擺放，要排列有序、統(tǒng)一編號(hào)。不同規(guī)格、不同樣式的檔案架、柜、箱要分開(kāi)排列，做到整齊劃一、規(guī)范合理。這樣查找檔案時(shí)能省時(shí)、迅速。

講價(jià)值，發(fā)揮檔案資料的實(shí)用性

保存檔案的主要目的是為了更好地利用檔案資料，充分地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。幼兒園如果不及時(shí)收集和系統(tǒng)地整理檔案，而只是把檔案資料作為一種擺設(shè)或單純地為應(yīng)付上級(jí)檢查，進(jìn)行臨時(shí)惡補(bǔ)或網(wǎng)上抄襲，就不能完整地反映幼兒園各項(xiàng)活動(dòng)的聯(lián)系和本來(lái)面貌。幼兒園檔案資料管理是幼兒園管理工作的重要組成部分，檔案材料只有具備真實(shí)性，才能為幼兒園的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

1.分析檔案資料，可以研究幼兒園教育教學(xué)工作的發(fā)展與變化、成功與失敗，更好地調(diào)節(jié)今后工作的運(yùn)行機(jī)制。

2.分析、研究檔案資料，可以為幼兒園的工作決策提供借鑒和依據(jù)。

3.分析檔案資料，可以為幼兒園制定工作計(jì)劃和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供數(shù)據(jù)。

4.提煉檔案資料中的教育教學(xué)的方法、途徑和經(jīng)驗(yàn)，可以為幼兒園的各項(xiàng)工作、活動(dòng)服務(wù)。

倡現(xiàn)代，提高查閱資料的快速性

21世紀(jì)是信息化社會(huì)，信息社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)現(xiàn)代化的通信設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源，我們要充分利用這些技術(shù)資源，根據(jù)幼兒園的檔案管理情況，開(kāi)發(fā)適合幼兒園的電子檔案管理軟件，按照檔案的分類(lèi)和統(tǒng)一編號(hào)，對(duì)各類(lèi)檔案分別進(jìn)行案卷目錄和卷內(nèi)目錄的錄入。查找檔案時(shí)利用主題詞、題名、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、全宗號(hào)、案卷及檔案號(hào)等進(jìn)行檢索，可以大大提高檔案的檢索速度，快速查詢所需的檔案，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

總之，幼兒園檔案是領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)拓思路的基石，是教師教育教學(xué)中不可缺少的好幫手，更是園與園互相學(xué)習(xí)、互相借鑒的紐帶。做好檔案管理工作能更好地為幼兒園建設(shè)服務(wù)，為幼兒園進(jìn)一步深化教育教學(xué)改革提供參考資料。