鄒詩華

檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的共享、交換和檢索，從而提高檔案的使用價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，高職院校的檔案工作也在不斷改革與創(chuàng)新。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料存在著很多的弊端，因此需要對(duì)當(dāng)前的檔案信息化現(xiàn)狀做出分析，并提出有效的方案來解決這些弊端，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步完善。

相關(guān)概念與理論基礎(chǔ)

信息化是指以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，信息技術(shù)為手段，將人類社會(huì)帶入一個(gè)嶄新的時(shí)代——數(shù)字化、信息化時(shí)代。在這個(gè)過程中，人與物的關(guān)系更為緊密，人與物的聯(lián)系更加密切，而物的屬性則是人的本性和心理需求。在檔案信息化發(fā)展過程中，檔案信息化是一種全新的管理模式，其主要特點(diǎn)就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效融合與利用，通過對(duì)電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)等工作，實(shí)現(xiàn)信息的共享和交換，為用戶提供更加便利的服務(wù)；同時(shí)，也可以促進(jìn)相關(guān)的工作人員能夠更好地完成自己的職責(zé)任務(wù)，提高自身的專業(yè)水平，從而推動(dòng)整個(gè)檔案的信息化建設(shè)。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以及人們對(duì)物質(zhì)生活要求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案管理需求，需要對(duì)檔案的收集、整理和保管等方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在新時(shí)期，我國各級(jí)政府、企事業(yè)單位及高校都高度重視并積極開展“互聯(lián)網(wǎng)+”的實(shí)踐活動(dòng)，并取得了一定的成效，但由于受經(jīng)濟(jì)條件的制約，也出現(xiàn)了一些問題，比如：利用率低，效率低，缺乏科學(xué)的規(guī)劃；缺少專業(yè)人才，無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作等。這些問題也嚴(yán)重阻礙著高職院校的信息化建設(shè)。

高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在人們的生活中扮演著越來越重要的角色，檔案工作的內(nèi)容和形式都發(fā)生了巨大變化，檔案信息的采集、存儲(chǔ)和利用等都需要借助計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，因此，對(duì)檔案信息化的建設(shè)提出了更高的要求。由于現(xiàn)代化的檔案管理模式已經(jīng)形成，所以對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文件進(jìn)行整理、分類和保存是必不可少的步驟，這就使得高職院校的檔案管理工作變得更為復(fù)雜，同時(shí)也給檔案信息化建設(shè)帶來新的挑戰(zhàn)。目前上課方式發(fā)生改變，部分課程采用線上教學(xué)，迫切要求高職院校加快檔案信息化建設(shè)。

總而言之，高職院校檔案信息化建設(shè)在當(dāng)前具有非常廣闊的發(fā)展前景，但是目前的情況卻不容樂觀。在實(shí)際的操作過程中，存在許多問題與不足，比如：缺乏專業(yè)的技術(shù)人員以及管理人員，這些因素都會(huì)影響高職院校檔案信息化建設(shè)的水平，從而導(dǎo)致其無法適應(yīng)現(xiàn)代的數(shù)字化環(huán)境。

高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題分析

我國高職院校檔案信息化建設(shè)的基本狀況

目前，我國高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展還處于初級(jí)階段，檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，檔案的收集整理主要依靠人工方式進(jìn)行，數(shù)字化水平滯后，檔案信息資源的開發(fā)利用較低，在很大程度上影響了高職院校的檔案管理工作。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，高職院校的檔案工作也要與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的需求，需按照新檔案法的要求，依托信息化的時(shí)代背景，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新，以適應(yīng)現(xiàn)代化的要求和趨勢。

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，信息技術(shù)存儲(chǔ)的電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，不僅能夠避免檔案被損壞腐蝕，而且能夠豐富存儲(chǔ)形式，增大存儲(chǔ)量，提高檔案的安全性。目前，很多高職院校將重點(diǎn)放在了教育教學(xué)及科研工作上，缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，在檔案信息化建設(shè)的過程中投入資金較少，檔案管理人員的信息化專業(yè)知識(shí)及技術(shù)水平有限，不能熟練運(yùn)用數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行檔案管理，在實(shí)際的操作過程中存在著很多的問題與漏洞，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

高職院校檔案信息化建設(shè)存在的問題

我國檔案信息化建設(shè)起步較晚，在檔案信息化建設(shè)方面處于探索階段，在檔案信息化的應(yīng)用上存在很多的不足和問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：第一，檔案信息資源開發(fā)利用率低。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提升，人們對(duì)于檔案的利用已經(jīng)不再是單純地查看紙質(zhì)文件，而是通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的查詢、檢索、管理等功能。但是缺乏對(duì)數(shù)字化資料的有效保護(hù)，導(dǎo)致大量的電子數(shù)據(jù)被泄露，造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。第二，檔案信息的保密性差。目前大多數(shù)高職院校的檔案館都建立在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下，不能充分發(fā)揮出其應(yīng)有的作用與價(jià)值，因此無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。第三，檔案信息的安全性較差。檔案信息資源的開發(fā)利用不夠完善，很多檔案資料都是在紙質(zhì)載體上進(jìn)行記錄，而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的今天，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)這些數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)和保存，這就使許多文件的價(jià)值不能被充分發(fā)揮出來，這也是造成大量的檔案流失和浪費(fèi)的重要原因。第四，檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不完善。在高職院校的檔案信息化建設(shè)中，檔案信息資源的開發(fā)與利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要大量的人力、物力和財(cái)力，而目前我國的高職院校的檔案信息化設(shè)施還比較落后，無法滿足對(duì)檔案收集與管理的需求[ 2 ]。

新檔案法對(duì)高職院校檔案信息化建設(shè)的策略

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就需要建立一個(gè)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，這也是信息化時(shí)代的必然要求。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用?？梢酝ㄟ^以下幾方面來完成：第一，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理軟件系統(tǒng)加以利用，并將其與其他的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，從而提高工作效率。第二，對(duì)原有的檔案資料數(shù)據(jù)庫進(jìn)行改造，使之更加符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求，具有更多功能。第三，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件電子化處理方式，改為數(shù)字化的操作，這樣不僅能夠有效提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，還能為今后的檔案管理工作提供更多的便利。第四，對(duì)于一些重要的文書材料，也應(yīng)該采用先進(jìn)的手段來保存，保證其完整性，以便日后查找和使用。第五，在建設(shè)好的信息化環(huán)境下，還應(yīng)注重對(duì)相關(guān)工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)以及專業(yè)的培訓(xùn)，以促進(jìn)整個(gè)行業(yè)整體水平的不斷進(jìn)步。

構(gòu)建檔案信息化隊(duì)伍

高職院校檔案信息化建設(shè)需要大量的人才作為支撐，因此要建立一支高素質(zhì)的檔案信息化隊(duì)伍滿足檔案建設(shè)的需要，推動(dòng)我國檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化建設(shè)培訓(xùn)，使他們具備較高的信息化建設(shè)水平，在檔案管理工作中熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高自身的綜合實(shí)力。對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行定期的考核評(píng)估，確保檔案管理人員的能力與崗位要求相匹配，并根據(jù)情況不斷地調(diào)整和完善?？梢酝ㄟ^引進(jìn)一些具有信息化方面的專業(yè)人才，充實(shí)到檔案建設(shè)隊(duì)伍中，為高職院校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的人力資源保障。高校應(yīng)該堅(jiān)持走出去的原則，向檔案信息化建設(shè)程度高的院校學(xué)習(xí)，為高職院校檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升。一是加強(qiáng)政治能力建設(shè)，高度牢記政治站位，堅(jiān)定為黨管檔的信念、為國守史的操守、為民服務(wù)的情懷，錘煉檔案人員忠誠、干凈、擔(dān)當(dāng)?shù)恼纹犯?，著力提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力，樹立終身學(xué)習(xí)理念。二是具備較高的業(yè)務(wù)能力，了解國家的政策法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的操作流程，熟悉檔案材料的分類、整理、保管等工作，并且具有較強(qiáng)的信息檢索和處理的能力。三是需要對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行收集，并將這些數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之中，為日后的查詢提供便利。四是積極主動(dòng)地參與到學(xué)院的各項(xiàng)活動(dòng)中，及時(shí)了解學(xué)院發(fā)生的各項(xiàng)大事和活動(dòng)，為收集第一手資料做準(zhǔn)備。五是爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，完善高職院校檔案管理人員培訓(xùn)制度。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)員工的培訓(xùn)與教育，使他們能更好地學(xué)習(xí)到新的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，從而幫助其提升綜合素質(zhì)。六是可以通過建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，在年度考核、職稱晉升等方面給予適當(dāng)政策，提高檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而激發(fā)出其更多的潛能以及創(chuàng)新思維，推動(dòng)檔案整體工作及信息化建設(shè)水平的提升。

提升檔案信息化能力

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，需要不斷改進(jìn)，這就要求高職院校在檔案信息的收集和整理工作中，要有一定的專業(yè)性，這樣才能夠更好地促進(jìn)高職院校的發(fā)展與進(jìn)步。

進(jìn)行檔案資料的搜集和處理時(shí)，要做到科學(xué)、合理，并且還要具備較高的技術(shù)水平，這就對(duì)檔案工作者的綜合素質(zhì)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)與挑戰(zhàn)。為了確保高職院校的檔案信息化建設(shè)質(zhì)量達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，就要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)人員以及管理人員的培訓(xùn)力度，提高他們的管理能力，從而為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?？梢酝ㄟ^建立健全網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，來提升數(shù)據(jù)的傳輸速度，進(jìn)而保證檔案信息的及時(shí)性。加大高職院檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，適應(yīng)快速發(fā)展的信息時(shí)代，提升自身的檔案信息化能力，滿足高職院校事業(yè)發(fā)展需要及現(xiàn)代化的社會(huì)需求。

完善檔案信息化體系

為了能夠更好地促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)工作，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的構(gòu)建和完善，這就要求在檔案信息體系的構(gòu)建過程中，必須要充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將信息化的優(yōu)勢發(fā)揮到最大，不斷對(duì)檔案的內(nèi)容、格式等做出相應(yīng)的改變和創(chuàng)新，從而使其具有一定的時(shí)代性，這樣才能保證檔案的有效性與完整性。

通過建立健全數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的共享性，并以此來提高檔案的管理效率，進(jìn)而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化的建設(shè)力度，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)的主流趨勢。因此，要想使得高職院校檔案信息化建設(shè)水平得到進(jìn)一步的提升，就應(yīng)當(dāng)大力推動(dòng)電子信息的建設(shè)進(jìn)程，只有如此才能夠讓高職院校檔案的信息化建設(shè)有一個(gè)良好的開端；同時(shí)，也要注重對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的制定與實(shí)施，確保其能夠切實(shí)落實(shí)到實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中，并保障其最終能夠順利地開展下去。

加強(qiáng)檔案的資源配置

加強(qiáng)檔案資源的配置工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)性工程，在進(jìn)行檔案資源的配置時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理的分配與利用。

對(duì)現(xiàn)有的檔案庫房的數(shù)量以及種類等方面做出相應(yīng)的調(diào)整與優(yōu)化，保證檔案庫的質(zhì)量；對(duì)已經(jīng)存在的檔案信息及時(shí)更新，以確保信息化建設(shè)能夠滿足當(dāng)前的發(fā)展需求；將原有的資料和文件分類整理，提高其使用的效率和準(zhǔn)確性。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用來完成資源的有效整合，從而達(dá)到提升管理水平、降低成本的目的；在收集整理檔案資料時(shí)，需要充分考慮相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，比如說如何將紙質(zhì)的材料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)，這也是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。還應(yīng)當(dāng)建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以便為后續(xù)的查詢提供便利，這樣才能更好地促進(jìn)高職院校的檔案信息化建設(shè)。

加大檔案信息化宣傳

在高校檔案信息化建設(shè)中，加強(qiáng)檔案管理及檔案信息化宣傳，可以面向師生員工舉辦檔案知識(shí)講座、主題征文、演講比賽等，介紹檔案知識(shí)和檔案工作的價(jià)值意義，擴(kuò)大檔案知名度及關(guān)注度。轉(zhuǎn)變檔案工作模式、思維理念，讓社會(huì)公眾充分認(rèn)識(shí)到開展檔案工作的重要性；建立健全網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行資源共享，實(shí)現(xiàn)信息快速傳遞，為廣大的高職院校提供良好的發(fā)展環(huán)境。

借助現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢來完善檔案信息化的管理體系，以達(dá)到高效的信息服務(wù)。在新的檔案法背景下，高職院校的檔案部門應(yīng)該積極探索新的信息化技術(shù)，將其應(yīng)用到自身的發(fā)展中來，不斷地提升自己的專業(yè)水平，從而促進(jìn)高職院校整體實(shí)力的增強(qiáng)和進(jìn)步。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案工作人員的培訓(xùn)，讓他們能夠運(yùn)用信息化技術(shù)，把檔案知識(shí)融入學(xué)生思政課程，讓學(xué)生感受檔案文化、校史文化的魅力，從內(nèi)心深處培養(yǎng)學(xué)生愛國、愛校情懷，為學(xué)生的學(xué)習(xí)創(chuàng)造更好的條件與氛圍。

文章主要針對(duì)如何更好地將新檔案法的相關(guān)理論和實(shí)踐運(yùn)用到高職院校的檔案管理中，為今后的高職院校數(shù)字化建設(shè)提供參考。通過對(duì)新時(shí)期下不斷變化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討出目前高職院校的檔案信息系統(tǒng)的特點(diǎn)及功能，并結(jié)合現(xiàn)如今的信息化技術(shù)，總結(jié)出一些可行的方法和途徑，為未來的高等職業(yè)教育改革與發(fā)展做鋪墊。

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