王秀珍 湯日鵬

吉林大學 吉林 長春

一、引言

近年來，隨著國家對高等教育事業(yè)投入的不斷加大，高等學校辦學條件得到了顯著改善，高校所擁有的資產(chǎn)體量也越來越大。據(jù)教育部公開數(shù)據(jù)顯示，2016年國家對高等教育機構的固定資產(chǎn)（不含民辦的其他高等教育機構數(shù)據(jù)）投入為17,932.07 億元，2019年達23,069.92 億元，增長比例高達28.65%。面對如此龐大的固定資產(chǎn)體量及增速，各高校為做好資產(chǎn)的統(tǒng)計、報告、分析和動態(tài)管理，已經(jīng)采用了比較成熟的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。

2017年10月24日，財政部印發(fā)了《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》(簡稱“政府會計制度”)，2018年8月14日，相繼印發(fā)了《關于高等學校執(zhí)行〈政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表〉的補充規(guī)定和銜接規(guī)定的通知》，要求各高校自2019年1月1日起執(zhí)行政府會計制度。根據(jù)政府會計準則第3 號、第4 號以及《政府會計準則第3 號——固定資產(chǎn)》應用指南的相關規(guī)定，“固定資產(chǎn)應當按月計提折舊，當月增加的固定資產(chǎn)，當月開始計提折舊；當月減少的固定資產(chǎn)，當月不再計提折舊”。那么，確定計提折舊的固定資產(chǎn)和攤銷的無形資產(chǎn)增加或減少的時點就成為關鍵因素，因為入賬時點的確定是以資產(chǎn)是否在財務系統(tǒng)入賬為基準，而不是以資產(chǎn)在資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)入庫時間為基準的，因此，為做好資產(chǎn)折舊和攤銷工作，各高校資產(chǎn)管理部門必須掌握已登記入庫的資產(chǎn)是否在財務報銷、在財務報賬的日期、報銷使用的經(jīng)費項目等信息。各高校必須盡快加強對資產(chǎn)的全過程管理，建立資產(chǎn)與財務信息共享平臺，實現(xiàn)資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)（以下簡稱“資產(chǎn)系統(tǒng)”）與財務會計核算系統(tǒng)（以下簡稱“財務系統(tǒng)”）實時對接。

二、高校建設資產(chǎn)與財務信息共享平臺的意義

通過搭建資產(chǎn)與財務信息共享平臺，消除兩者之間的信息孤島，實施效果非常明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.實時共享資產(chǎn)信息，奠定了資產(chǎn)折舊和攤銷的基礎

資產(chǎn)與財務信息共享平臺建立后，負責辦理新增資產(chǎn)采購及報銷的經(jīng)辦人（以下均簡稱“經(jīng)辦人”）將資產(chǎn)信息錄入資產(chǎn)系統(tǒng)，同時經(jīng)辦人在財務系統(tǒng)選擇中間庫的資產(chǎn)信息，生成“資產(chǎn)預約單”，財務人員根據(jù)預約單號生成憑證，資產(chǎn)系統(tǒng)與財務系統(tǒng)通過中間庫同步資產(chǎn)信息及財務入賬情況。信息共享系統(tǒng)能夠?qū)Y產(chǎn)管理的實時控制，資產(chǎn)管理部門可以隨時掌握資產(chǎn)在財務部門的入賬時間，便于統(tǒng)計每月資產(chǎn)增加和減少的數(shù)量和金額，奠定了按月計算資產(chǎn)折舊和攤銷的基礎。

2.自動生成智能憑證，提高了資產(chǎn)入賬的準確性

財務核算人員借助資產(chǎn)與財務信息共享系統(tǒng)，將資產(chǎn)大量常規(guī)性工作模版化，將每筆資產(chǎn)的類型一一對應財務的會計科目，使用方向?qū)攧盏臍w集項目，自動生成的智能憑單，避免財務在資產(chǎn)入賬的類型、金額、使用方向等與資產(chǎn)管理部門登記的信息不符的問題，減少人工錄入環(huán)節(jié)產(chǎn)生的錯誤，從而保證年終財務決算與資產(chǎn)分類總賬的一致性，提高財務在資產(chǎn)入賬工作方面的準確性。

3.增進部門工作協(xié)同，優(yōu)化了資產(chǎn)管理流程

資產(chǎn)與財務信息共享平臺實現(xiàn)了資產(chǎn)入庫到報銷支付段流程的制式化和電子化：資產(chǎn)辦理入庫手續(xù)后進行財務報銷，報銷時財務人員在財務系統(tǒng)能夠校驗資產(chǎn)信息，資產(chǎn)和財務的工作保持聯(lián)動。通過對比已登記入庫的資產(chǎn)與財務入賬資產(chǎn)信息，能夠自動生成資產(chǎn)已入庫財務未入賬明細表、資產(chǎn)和財務均入賬的資產(chǎn)明細表，資產(chǎn)管理部門與財務部門不用再耗費大量精力人工核對資產(chǎn)明細賬，有助于各部門集中精力于資產(chǎn)管理的資金籌集、使用的關口，確保高校資產(chǎn)的安全、完整。

4.簡化簽批手續(xù)，提升了高校管理和服務水平

兩個系統(tǒng)對接前，資產(chǎn)管理要求院（處）負責人或項目負責人對新增的資產(chǎn)簽批，財務報賬也需要項目負責人有相應的簽批手續(xù)。系統(tǒng)對接后，經(jīng)辦人由以前的多次找負責人簽批，到可以合并為請負責人在一張“固定資產(chǎn)建賬與財務報銷審批單”簽批或同時在“資產(chǎn)入庫單”和“資產(chǎn)預約單”上簽批，提高了經(jīng)辦人的工作效率，同時提升高校行政部門的管理和服務水平。

三、資產(chǎn)與財務信息共享平臺中典型業(yè)務的構建

高校資產(chǎn)系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的信息共享平臺主要包含新增資產(chǎn)的日常報銷、資產(chǎn)折舊、資產(chǎn)調(diào)撥、報廢處置等業(yè)務的信息共享。高校新增資產(chǎn)的形式包括購置、接受調(diào)撥/劃轉(zhuǎn)/置或接受捐贈，以及自行建造、改擴建完成后確認為學校所有的資產(chǎn)。高校90%以上的新增資產(chǎn)是以財政資金購置形成的，因此以購置形成的新增資產(chǎn)的建賬報銷流程為代表進行介紹。

目前，高校一般新增資產(chǎn)建賬報銷有兩種類型，第一種類型是預約報銷前置到資產(chǎn)驗收初審前，經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入新購資產(chǎn)信息，資產(chǎn)系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)到財務頁面，經(jīng)辦人提交本次報銷需使用的項目卡號凍結(jié)要報銷的資產(chǎn)金額，然后二級單位管理員和學校資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)信息審核，資產(chǎn)管理部門審核通過后，推送資產(chǎn)相關的信息至中間庫，同時生成“固定資產(chǎn)建賬與財務報銷審批單”作為資產(chǎn)入賬和財務報銷共用的“資產(chǎn)預約單”。經(jīng)辦人可在財務系統(tǒng)中完成簽批或打印“資產(chǎn)預約單”在線下完成簽批手續(xù)進行投遞，財務部門通過識別預約碼，采集關聯(lián)該項資產(chǎn)的相關信息，待賬務處理成功后，將該筆資產(chǎn)的入賬日期、憑證號、項目卡號信息推送至中間庫，由資產(chǎn)管理部門核對中間庫數(shù)據(jù)，核對無誤后，資產(chǎn)系統(tǒng)將該項資產(chǎn)入賬，流程結(jié)束。

第二種類型是經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)登記資產(chǎn)信息，二級單位管理員驗收初審，初審通過后，資產(chǎn)系統(tǒng)自動將資產(chǎn)信息推送至中間庫。經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)打印資產(chǎn)入賬憑證，在財務系統(tǒng)調(diào)用中間庫的資產(chǎn)信息生成“資產(chǎn)預約單”。同時，資產(chǎn)管理部門終審，終審通過后辦理資產(chǎn)入庫，經(jīng)辦人可在財務系統(tǒng)中完成“資產(chǎn)預約單”簽批或打印“資產(chǎn)預約報銷單”在線下完成簽批手續(xù)進行投遞，財務部門通過識別預約碼，采集關聯(lián)的資產(chǎn)信息生成智能憑證，待賬務處理成功后，財務系統(tǒng)自動將該筆資產(chǎn)的入賬日期、憑證號、項目卡號信息推送至中間庫，資產(chǎn)庫更新資產(chǎn)的支付信息，流程結(jié)束。

兩種資產(chǎn)建賬的方式雖然都借助中間庫來完成兩個系統(tǒng)的搭建。但也存在以下區(qū)別：首先，第一種方式表面看經(jīng)辦人只打印一張資產(chǎn)建賬與報銷聯(lián)單，而第二種方式需要進入資產(chǎn)和財務兩個系統(tǒng)，分別打印資產(chǎn)建賬憑單和預約報銷單；其次，第一種方式的資產(chǎn)入賬（入庫）時間是在財務報銷后，如果在財務報銷時發(fā)現(xiàn)項目卡不符合要求，就需要從業(yè)務流程的第二步起，重新由二級單位管理員驗收初審。另外，在第一種方式下，出現(xiàn)除資產(chǎn)編號、業(yè)務單號、資產(chǎn)名稱外非關鍵問題時，經(jīng)辦人需要返回第一步重新走流程。而在第二種方式下，經(jīng)辦人直接在資產(chǎn)系統(tǒng)或財務系統(tǒng)進行修改即可。所以，第二種方式在實際操作上更具有靈活性。

四、某高校資產(chǎn)財務信息共享平臺的建設情況

某高校在資產(chǎn)與財務信息共享平臺搭建基礎上，某高校依托大數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡管理中心，對接了招標采購系統(tǒng)、人事信息系統(tǒng)、實物資產(chǎn)系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等，建立了“直采平臺”，通過此協(xié)同平臺，高校與供應商、稅務局、銀行進行信息傳遞，實現(xiàn)了供應商提供商品→教職工采購→資產(chǎn)驗收入庫→財務集中支付的全流程管理。

“直采平臺”上從資產(chǎn)采購到財務集中支付款項的流程是：經(jīng)辦人用工作證號登錄“直采平臺”，按需求選擇采購資產(chǎn)，輸入使用的經(jīng)費卡號和合同信息，訂單成立時“直采平臺”關聯(lián)財務系統(tǒng)凍結(jié)經(jīng)費。當經(jīng)辦人確認收貨后，“直采平臺”將訂單中資產(chǎn)相關的信息推送到資產(chǎn)系統(tǒng)，經(jīng)辦人在資產(chǎn)系統(tǒng)補充填寫詳細的資產(chǎn)信息，完成資產(chǎn)建檔。二級單位資產(chǎn)管理員與資產(chǎn)管理部門審核通過后，將資產(chǎn)信息推送到中間庫的同時，將建賬資產(chǎn)的業(yè)務單號推送“直采平臺”，這時財務人員可以在“直采平臺”上對該項資產(chǎn)進行審核?！爸辈善脚_”每月末匯總推送審核通過的訂單，申請集中結(jié)算，財務進行賬務處理，支付信息推送至供應商的開戶銀行、資產(chǎn)入賬信息推送至資產(chǎn)系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)，流程結(jié)束（如圖1所示）。

“直采平臺”強化了人員身份驗證、崗位業(yè)務授權、收支審批控制、系統(tǒng)操作記錄、電子檔案、內(nèi)控管理等系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了招標采購、資產(chǎn)管理與財務結(jié)算集中一體化，不僅實現(xiàn)了高校業(yè)務與財務的深度融合，提升了財務集中核算的效率，還有助于高校多個管理部門實現(xiàn)日常工作的聯(lián)動性、規(guī)范性和科學性。同時，這種電子流程化管理和系統(tǒng)操作記錄的存檔還有利于高校日常的內(nèi)部監(jiān)管，對提升高校內(nèi)部控制水平大有裨益。隨著學校信息化建設的日趨完善，“直采平臺”將會成為未來高校購置報銷資產(chǎn)的主要模式。

五、未來高校信息共享平臺的建設方向

高校的信息化不是簡單的IT項目，而是一個系統(tǒng)工程，筆者認為高校普遍信息化的發(fā)展路徑為：財務內(nèi)部信息化―業(yè)務財務信息一體化―移動化/智能化―財務數(shù)字化，上文所涉及資產(chǎn)與財務信息共享平臺和“直采平臺”均屬業(yè)務財務信息一體化的內(nèi)容。

隨著數(shù)字經(jīng)濟時代的到來，人工智能在各個領域的廣泛應用，各個高校在構建業(yè)務財務信息一體化的基礎上，充分利用區(qū)塊鏈技術、物聯(lián)網(wǎng)技術、云/大數(shù)據(jù)技術等多元技術的財務信息共享平臺，將多個部門主體的不同場合下的多樣化數(shù)據(jù)，進行資源、過程和狀態(tài)數(shù)字化管理，并利用大數(shù)據(jù)分布式云端存儲的優(yōu)勢，實現(xiàn)智能化提取分析多樣化數(shù)據(jù)，一鍵生成高校管理者所需要的分析報告，為高校管理者提供最優(yōu)決策，并達到改善高校管理狀況、提高運營效益的目的。