彭 勇

（貴州省公路開發(fā)有限責任公司,貴州 貴陽 550001）

0 引言

工程竣工資料具備唯一性，是真實反映項目工程質(zhì)量的憑證，工程竣工資料為項目養(yǎng)護和后期維修提供了參考，也為事故責任鑒定奠定了基礎。工程竣工資料應真實、完整、全面、準確記錄項目工程相關資料，該項工作對提高項目質(zhì)量意義重大，是確保公路項目順利開展、劃清質(zhì)量問題時責任人權(quán)責的關鍵[1-3]。

1 公路工程竣工資料編制現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，公路項目數(shù)量與日俱增，確保公路項目工程竣工資料質(zhì)量成為檔案專項驗收環(huán)節(jié)的重中之重。首先，實踐中很多項目在檔案資料不符合驗收條件的情況下進行檔案專項驗收，雖然項目順利竣工，但工程竣工資料編制工作滯后，后續(xù)工作面臨巨大壓力，同時也增加了項目質(zhì)量風險。其次，眾多項目工程并未將項目竣工資料與工程進度相匹配，項目竣工后才組織大量人工整理資料，但是工程中很多原始記錄難以補充，只能將檔案記錄資料全面返工，導致資料失真并增加專項竣工驗收無法通過的風險。再者，根據(jù)《公路工程竣(交)工驗收辦法》的要求，公路項目工程試運行三年，項目法人仍未申請組織竣工的，交通主管部門責令改正；公路項目工程試運行期間，項目法人仍不申請竣工驗收的，責令停止運行并將其納入違規(guī)檔案[4-5]。由此可見，公路項目工程竣工資料檔案驗收工作至關重要。

2 工程施工資料管理要點

2.1 施工資料一般規(guī)定

施工資料可分為施工技術(shù)資料和質(zhì)量驗收資料兩部分。施工技術(shù)資料包括安全和功能檢驗資料、技術(shù)管理資料和質(zhì)量管理資料，質(zhì)量驗收資料包括施工過程驗收資料和竣工質(zhì)量驗收資料。

（1）安全和功能檢驗資料。根據(jù)國家標準規(guī)范和施工設計要求，安全和功能檢驗資料包括項目進行期間與安全功能相關的所有檢驗、試驗材料，需要進行安全和功能檢測的項目包括路面、排水、橋梁、交通安全設施、路基、構(gòu)造物、機電工程等，相關指標包括質(zhì)量檢驗評定標準、工序驗收指標及相關施工工藝參數(shù)等。

（2）施工技術(shù)管理資料。項目施工期間能反映工程變更或指導項目施工的所有技術(shù)性文件均為施工技術(shù)管理資料，包括設計交底記錄、技術(shù)交底記錄、施工方案、工程洽商記錄、圖紙會審記錄等。項目進展中需對施工物資、施工測量、施工記錄資料等嚴格保存。

（3）施工質(zhì)量管理資料。施工中所有反映施工組織、管理、審批的相關資料均被稱為質(zhì)量管理資料，包括施工日志、檢測計劃、檢查記錄等。項目施工前由技術(shù)人員編制施工檢測計劃，總監(jiān)理工程師批準后方可落實。施工單位根據(jù)項目進展和工作情況定期如實填寫施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄，并由總監(jiān)理工程師審查，施工日志則要逐日真實、準確、完整、連續(xù)記錄直至項目竣工驗收。

（4）質(zhì)量驗收資料包括施工過程驗收資料和施工質(zhì)量驗收資料兩部分，其中施工過程驗收資料包括工程建設相關技術(shù)標準、施工規(guī)范、質(zhì)量檢查文件及各種質(zhì)量記錄，實踐中最常見項目包括分項工程質(zhì)量驗收記錄、檢驗質(zhì)量驗收記錄、分部工程質(zhì)檢驗收記錄等。竣工質(zhì)量驗收資料則包括項目竣工后所有與之相關的質(zhì)量驗收資料。

2.2 工程施工資料管理的基本要求

施工資料應符合工程質(zhì)量驗收標準，嚴格遵循施工、驗收規(guī)范要求，執(zhí)行工程合同和設計文件指標。

（1）進度統(tǒng)一，分類歸檔。施工資料應與工程項目進展相吻合，建立健全施工材料管理規(guī)范，專崗專責，配備專職施工資料員進行項目施工資料的全程跟進、收集、整理。施工資料的書寫應字跡清晰，涵蓋項目內(nèi)容齊全、真實、準確，確保資料如期匯總?？偝邪鼏挝粎R總各分包單位施工材料，確保各單位標準統(tǒng)一，進度一致，由專崗人員進行施工資料真實性、完整性地核查與校對。

（2）依托施工進度，及時催收資料。施工中，工程項目資料管理員必須嚴格掌握施工進度，了解不同工段項目進展，并掌握本工段該階段需收集資料內(nèi)容及填寫要求，及時歸結(jié)工程資料，跟蹤不同工序進展，匯總施工資料收集現(xiàn)狀，避免工作滯后。施工資料按照專業(yè)、類型、級別、工程等不同類型收集和整理，確保材料整齊歸檔，數(shù)據(jù)真實可靠[6-7]。

（3）施工前，制定技術(shù)資料管理方案，明確不同施工環(huán)節(jié)需填寫表格內(nèi)容、填寫規(guī)范、注意事項，落實責任人，加強資料驗收、收集、核查，通過業(yè)務培訓提高現(xiàn)場人員資料管理意識，形成良好工作的習慣。嚴格執(zhí)行施工計劃，確保工程資料完整、準確、準時匯總，約定雙方在資料提交方面的責任與違規(guī)處置規(guī)定，對提交時間、內(nèi)容格式、審批要點等嚴格約束。根據(jù)施工經(jīng)驗，須嚴格限制資料提交時效的內(nèi)容包括技術(shù)變更審批、材料樣品送審、檢驗報驗、分項工程報驗、材料進場報驗、分部工程報驗、竣工報驗等。此外，施工資料管理部門應設置專責資料員，施工材料應保留原件一式三份，復印件提交時須加蓋單位公章并注明原件存檔處，內(nèi)容清晰且嚴禁修改、涂抹。

（4）按照單位或子工程組卷，或以專業(yè)、分部工程對土建工程組卷，每卷應包括施工管理資料、過程驗收資料、工程技術(shù)資料、質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗資料、竣工驗收資料等，按照規(guī)范順序排列裝訂，整齊放置便于查找。

3 竣工資料常見的主要問題

結(jié)合實踐經(jīng)驗，公路項目工程竣工資料整理中最常見問題如下所示：

3.1 套復

工程項目屬于同一分部，工程資料形成時將分部工程名稱填寫完畢后生成對應資料，隨后將其復印，并于復印件上錄入不同數(shù)據(jù)將其作為原始文檔，該行為屬于對檔案資料的套復，不符合檔案資料保存的規(guī)范要求，根據(jù)規(guī)范化指標需要保留材料原件而非復印件。

3.2 漏記

檔案資料填寫要求完整、真實、連續(xù)，而實踐中發(fā)現(xiàn)有關檔案資料存在部分記錄內(nèi)容空缺，需要記錄在表格的內(nèi)容，并未如實填寫或填寫方式不符合檔案規(guī)范。

3.3 記錄不準確或不規(guī)范

檔案材料填寫用筆不規(guī)范，使用易褪色筆填寫，導致其筆跡不清或難以辨別內(nèi)容。記錄內(nèi)容未嚴格按照填寫規(guī)范和格式記錄，存在偏差值未記錄原始資料，或存在編號填寫不符合行業(yè)規(guī)范、修改記錄不合規(guī)等。

3.4 資料不全

主要表現(xiàn)為項目前期資料欠缺和項目進展中資料欠缺兩方面，前者主要表現(xiàn)在立項審批文件缺失、水土保持專項審批函缺失、環(huán)保審評專項文件缺失、項目征地文件缺失、林地使用批準函缺失、拆遷補償合同缺失、三線遷移證書缺失等，其中拆遷補償原始記錄缺失最為常見。后者主要表現(xiàn)為工程計量附表缺失、變更設計圖紙缺失、工程會議紀要缺失、工程往來文件缺失、工程管理記錄缺失等，其中施工日志缺失或不完善最為常見。

4 常見主要問題的原因分析及對策

4.1 容易出現(xiàn)資料問題的情形

（1）工程技術(shù)人員未嚴格執(zhí)行操作規(guī)范與技術(shù)指南，為了簡化手續(xù)、節(jié)約時間未進行原始文件記錄，而是單分部填寫后，其他分部復印的套復行為。

（2）原始資料形成過程中存在經(jīng)驗主義，未對特定項目需求加以關注，對可能需要修改或尚未形成統(tǒng)一認知的內(nèi)容漏寫，后期未能及時補充。工程技術(shù)人員對檔案規(guī)定統(tǒng)一填寫規(guī)范不了解，為避免填寫錯誤，漏記關鍵內(nèi)容。

（3）工程技術(shù)人員不熟悉檔案資料管理規(guī)定，使用易褪色筆填寫原始記錄導致資料放置后筆跡淡化，原始數(shù)據(jù)難以辨認。在記錄出現(xiàn)差錯需要修改時未嚴格遵循檔案資料記錄規(guī)定加以修改，出現(xiàn)記錄不規(guī)范或準確度不高現(xiàn)象。此外，對于一些內(nèi)容項目組并未統(tǒng)一填寫格式，導致不同項目部或相同項目不同施工段的記錄格式差異大，導致原始記錄不規(guī)范或不準確。

（4）項目采取法人制，但實際情況是項目立項資料人員與實施人員并非同一人，在項目交接的過程中對檔案管理注意事項未做好交代，很容易導致前期工作原始資料缺失。項目征遷工作涉及面廣，多由地方政府組建指揮所加以協(xié)調(diào)，但人員過于頻繁變動導致項目檔案資料管理人員無法準確收集、整理和歸檔資料，從而出現(xiàn)前期原始資料欠缺現(xiàn)象。在施工高峰期，現(xiàn)場進度要求高、施工難度大，為確保質(zhì)量、安全、造價、進度等工作同步，各單位均沒有多余的精力協(xié)調(diào)項目工程檔案資料歸檔工作，加之工作人員對檔案資料匯集工作的重視程度不足，導致項目實施期間資料未能完善收集[8]。

4.2 原因剖析

（1）檔案管理專業(yè)知識欠缺。公路工程檔案資料編制工作專業(yè)性強，實踐中多采用自行編制、委托專業(yè)檔案管理公司編制或兩者結(jié)合等不同類型模式執(zhí)行。不論采取何種工程竣工資料編制模式，都對項目工程竣工資料編制人員專業(yè)性提出較高要求，尤其是公路工程項目本身具備地點分散、學科復雜、專業(yè)面廣等特點，需要從業(yè)人員同時具備檔案專業(yè)知識、項目管理知識等。

（2）為提高項目規(guī)范性，建設單位于項目實施過程中遵循交通運輸部《公路工程竣工資料編制辦法》要求委托專業(yè)檔案咨詢管理公司進行檔案知識培訓、編制項目管理細則、構(gòu)建參建單位檔案專業(yè)人員明細或聘請檔案專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場指導，通過不同模式提高施工人員的檔案意識。但是實踐中發(fā)現(xiàn)，工程檔案資料具備形成周期長、分散度高、涉及人員廣、技術(shù)要求強、細節(jié)規(guī)范高等特點，很難保障參與培訓人員全面掌握相關專業(yè)知識，導致項目檔案資料管理人員雖然參加專業(yè)培訓，仍未能確保檔案資料符合規(guī)范要求，無法從根本上解決項目進展中資料檔案問題。

（3）資料收集、歸檔、管理不符合實際。工程前期、施工中、工程竣工后需要根據(jù)管理規(guī)范及時收集、歸檔和管理資料，根據(jù)項目類型和特點分卷整理，工程資料管理中需要對工程量、工程質(zhì)量、管理細節(jié)等相關內(nèi)容加以評估，資料歸檔后仍然有部分資料停留在檔案管理人員手中，無法如約歸檔，導致重要文件缺失，降低檔案資料管理質(zhì)量[9]。

4.3 可采取的對策

項目工程竣工資料具備分散性特征，需在項目進展期間隨時跟進，制定詳細的項目工程竣工資料管理規(guī)范，系統(tǒng)性、計劃性、全面性落實，控制關鍵時間節(jié)點，嚴守重點技術(shù)指標，把握核心工序流程。

（1）依據(jù)《公路工程竣(交)工驗收辦法》《公路工程竣工資料編制辦法》等規(guī)范要求，結(jié)合項目實際情況出臺工程竣工資料整理實施細則，形成系統(tǒng)化、專業(yè)化管理規(guī)范并嚴格落實，對工程項目資料形成、收集、歸檔、管理等重點管控，做到有據(jù)可依，嚴格控制編制收集、歸檔時間、歸檔范圍等技術(shù)指標，根據(jù)工程進度表控制工程進度，同時結(jié)合資料特點、工程特征規(guī)范約束組卷細則。

（2）針對參建單位進行培訓，提高在崗人員檔案資料管理意識，提高操作規(guī)范性，明確具體責任人在工程竣工資料整理中的任務，全員統(tǒng)一，規(guī)范標準，認真執(zhí)行，嚴格審查，重點防控。

（3）項目實施初期，組織工程技術(shù)人才、檔案資料管理人才進行聯(lián)合檢查，對項目現(xiàn)階段檔案資料管理方面存在不足加以引導，工程專業(yè)人員復查相關問題定期反饋，采取動態(tài)管理和定期監(jiān)督，確保常態(tài)化，提高規(guī)范性。

（4）依據(jù)工程項目完成情況編制、收集和歸檔資料，制定工程竣工資料內(nèi)部驗收計劃，根據(jù)驗收計劃核查資料匯集情況，分階段封存資料。例如軟基處理環(huán)節(jié)，專業(yè)檔案人員對軟基處理相關工程資料進行驗收，查驗資料完整性并組織項目公司進行現(xiàn)場封存。

5 結(jié)論

工程竣工資料能直觀反映項目建設水平，真實反映工程質(zhì)量，根據(jù)《公路工程竣(交)工驗收辦法》要求，公路工程竣工資料編制應與項目建設同步。為提高公路項目工程竣工資料匯編質(zhì)量，應通過制定制度、落實責任、加強管理等方式嚴格執(zhí)行施工標準，針對資料漏記、記錄不全、填寫匯編不規(guī)范等問題，提出了解決對策。最終通過相關措施的落實，項目工程竣工資料與工期匹配，項目質(zhì)量得以保障。