李亞鵬

摘? 要： 隨著科技技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)及遠(yuǎn)程通信技術(shù)不斷發(fā)展及有機(jī)整合，現(xiàn)代化檔案管理觀念要不斷轉(zhuǎn)變，緊隨科技發(fā)展大趨勢(shì)，進(jìn)行 創(chuàng)新性改變，檔案管理模式也應(yīng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求;傳統(tǒng)檔案管理只是通過人工操作進(jìn)行檔案管理檢索，費(fèi)事又費(fèi)力，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展;若想讓檔案 得到快速查詢及長(zhǎng)期存放目的，還可以給工作帶來(lái)便利，進(jìn)行檔案信息化管理是當(dāng)下的重中之重。

關(guān)鍵詞： 創(chuàng)新;檔案管理;信息化

1 信息化技術(shù)下檔案管理工作模式的相關(guān)理念

企事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展是指通過融合計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)信息 學(xué)理論知識(shí)，使傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理搬移到互聯(lián)網(wǎng)中;并利用信息化相關(guān)技術(shù) 對(duì)檔案進(jìn)行高效統(tǒng)一整合，使企事業(yè)單位相關(guān)信息實(shí)現(xiàn)在線化;檔案管理工 作模式由原有線性管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上資源管理模式;? 這種線上在線檔案管理模 式能很好契合當(dāng)下社會(huì)資源快速整合發(fā)展理念，且能滿足人們快速提取檔案 資源需要;很大程度強(qiáng)化了檔案資源使用效能，最大限度為企事業(yè)單位節(jié)約 了人力成本和人力資源投入，有助于提升單位或企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2 當(dāng)前檔案管理信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)

2.1? 提高工作中檔案信息管理質(zhì)量

信息化發(fā)展是當(dāng)下時(shí)代潮流，也是未來(lái)發(fā)展方向;檔案管理信息化 發(fā)展過程中，能有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的局限性;過往檔案管理 工作主要在實(shí)體場(chǎng)館中進(jìn)行，與圖書館館藏管理模式類似;雖單份檔案資 料內(nèi)容相對(duì)較少，但檔案資料數(shù)量處于穩(wěn)步增長(zhǎng)狀態(tài)，對(duì)場(chǎng)館環(huán)境要求較 高;歷史悠久檔案資料在外界天氣環(huán)境影響下，由于紙質(zhì)資料脆弱，不易 長(zhǎng)期保存，且占用空間大，可能會(huì)發(fā)生字跡氧化、腐敗等，檔案資料內(nèi)容 完整度顯著降低;信息化理念引入有效彌補(bǔ)檔案管理體系中的不足，載體 改變是其中之一;使用信息化模式意味檔案存儲(chǔ)載體發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，數(shù) 字化、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)載體在檔案管理體系中扮演重要角色，降低現(xiàn)實(shí)空間占 用力度，硬盤存儲(chǔ)潛力也被進(jìn)一步激發(fā);可見信息化為檔案管理帶來(lái)更多 穩(wěn)定性因素，檔案價(jià)值得以不斷延續(xù)[1]。

2.2? 有利于促進(jìn)信息檔案共享

單位企業(yè)檔案資料種類多，部分檔案資料屬于絕密級(jí)別，在特殊情況 下由主管同意后方可調(diào)用，但很多技術(shù)、專業(yè)性檔案資料與單位企業(yè)管理 生產(chǎn)活動(dòng)密切相關(guān)，工作人員在開展分內(nèi)工作時(shí)需借鑒檔案資料;檔案管 理信息化為檔案在一定空間內(nèi)互通共享提供了通暢渠道，如在檔案管理體 系內(nèi)可建立一種交互平臺(tái)，檔案管理部門與需要檔案資料的人員在信息化 環(huán)境中溝通交流，在確定需借閱的檔案資料后，能在較短時(shí)間內(nèi)獲取檔案 資料，對(duì)于檔案資料共享起到客觀促進(jìn)作用。

2.3? 提升工作人員工作效率

工作人員在檢索資料過程中，目標(biāo)資料范圍可能非常大，為檔案資料 檢索帶來(lái)很多難度;檔案管理信息化引入意味檢索檔案資料目的性顯著增 強(qiáng)，在檢索活動(dòng)中只需設(shè)定條件范圍，借助信息化力量就可快速鎖定目標(biāo) 資料范圍，并在縮小范圍后的條目中選擇個(gè)人需要的檔案資料;可見信息 化對(duì)檢索效率提升帶來(lái)的巨大作用，有效節(jié)省工作人員在資料檢索方面的 時(shí)間消耗，為單位企業(yè)帶來(lái)更多效益。

3 推進(jìn)檔案信息化的策略

3.1? 創(chuàng)建完備檔案資源信息管理制度

推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展過程中，檔案管理工作人員要具有前瞻性，? 在工作中堅(jiān)持兼容、開放及系統(tǒng)性原則;具備開放性和兼容性思想，才能 使信息技術(shù)更加靈活運(yùn)用于檔案管理工作中，使檔案管理與信息技術(shù)更匹 配;檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作過程中，積極配合其他部門，共享 有效資源，避免重復(fù)工作影響工作效率;具備系統(tǒng)性原則要求檔案管理工 作人員在管理工作中，借助檔案管理工作使事業(yè)單位檔案管理工作形成有 機(jī)整體，在加強(qiáng)協(xié)作配合與溝通交流過程中，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作信 息化發(fā)展時(shí)也能提高檔案管理工作效率、提升檔案管理工作質(zhì)量。

3.2? 強(qiáng)化檔案管理工作的信息化

在開展企事業(yè)單位檔案管理工作模式創(chuàng)新工作信息化管理過程中，需 整個(gè)過程科學(xué)合理化，要使信息化技術(shù)與檔案管理技術(shù)融合協(xié)調(diào)，還要理 論聯(lián)系實(shí)際，促進(jìn)信息化技術(shù)下檔案管理工作開展;就需調(diào)動(dòng)單位檔案管 理工作人員積極性，需相關(guān)管理工作人員具備交稿綜合素質(zhì)，針對(duì)檔案管理相關(guān)部門制定較高標(biāo)準(zhǔn)要求，并加大該部門培訓(xùn)力度，繼而充分發(fā)揮檔 案工作管理相關(guān)部門效能[2]。

3.3? 提高技術(shù)支撐

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬技術(shù)支撐，檔案信息化形同 空話;（ 1 ）配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良硬件設(shè)備并添置相應(yīng)配套設(shè)備，防止 電磁干擾、輻射等影響，從源頭減少自然毀損概率;（ 2 ）設(shè)計(jì)開發(fā)出通用 檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通;（ 3） 采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行;同時(shí)，還要建立集成系統(tǒng)，豐富檔 案儲(chǔ)藏，增加信息儲(chǔ)存量;增強(qiáng)綜合開發(fā)功能，全方位、多角度、多層次 收集檔案信息，實(shí)行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)保證檔案完整。

3.4? 落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

檔案信息化過程隨著電子技術(shù)參與，越多工作可在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此 注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中安全性十分必要;企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)安全措施，檔案管理人員 也應(yīng)提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑 客對(duì)信息系統(tǒng)的危害;落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可防止病毒和黑客的惡 性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)質(zhì)量和效率;為保證硬件設(shè)備安全，需定 期檢查檔案信息化用到硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài);完善數(shù)據(jù) 備份，避免由外界條件變化造成數(shù)據(jù)損失或丟失;重視網(wǎng)絡(luò)安全，網(wǎng)絡(luò)平 臺(tái)上可設(shè)置在線報(bào)警系統(tǒng)，并及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問題，強(qiáng)化防火墻等措施 確保檔案信息應(yīng)用安全性;相關(guān)技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶 越權(quán)行為，落實(shí)身份認(rèn)證工作[3]。

3.5? 及時(shí)更新檔案信息，轉(zhuǎn)變檔案管理及服務(wù)形式

信息化技術(shù)引入為檔案管理及服務(wù)形式創(chuàng)新創(chuàng)造了條件;檔案管理 工作人員應(yīng)用電子文檔取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式，運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn) 行電子文件制作及處理，建立檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理類別有效劃分及存 儲(chǔ)，建立完善檔案管理信息體系，為檔案資料查閱與使用提供便利;在檔 案資料整理過程中，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)收集有效資源信息匯 總及處理，保證信息資源真實(shí)性與全面性，還應(yīng)對(duì)檔案信息資料更新與補(bǔ) 充，并符合時(shí)代發(fā)展需求;轉(zhuǎn)變服務(wù)形式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)檢索及查閱取代傳統(tǒng) 人工查閱形式，提高檔案

3.6? 完善檔案管理工作服務(wù)機(jī)制

隨著信息化技術(shù)發(fā)展，信息傳播速度發(fā)生了質(zhì)的改變，傳遞信息數(shù)量 龐大成為檔案管理工作特征，因此要求單位需構(gòu)建檔案管理工作信息化體 系時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享、分工等內(nèi)容，加大檔案管理工作完善服務(wù) 機(jī)制，繼而實(shí)現(xiàn)檔案資源信息在線共享，促進(jìn)相關(guān)工作開展效能。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前信息化發(fā)展勢(shì)頭迅猛時(shí)代背景下，大力推進(jìn)檔案管理工作信息 化發(fā)展是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的重中之重;在創(chuàng)新過程中，? 要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理工作存在不足和檔案管理信息化發(fā)展必要性，并提 高對(duì)檔案管理工作重視程度，構(gòu)建新型檔案管理信息化模式和完善的檔案 管理信息化體系，增強(qiáng)檔案管理工作安全防護(hù)意識(shí)，制定檔案管理信息化 安全保護(hù)制度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作信息化發(fā)展，使檔案管理工作發(fā) 揮出應(yīng)有價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉小青 .創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化探討[J].社會(huì)科學(xué)，2019 （05）：196.

[2]劉郁蘭.檔案信息化管理及推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外， 2020（19）：1-3.

[3]宋金波 .關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].農(nóng)民致富之友，2019， 605（12）：225.