黃嘉穎

摘 要：新時(shí)代背景下的檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜以及多元化，管理策略和管理手段必須科學(xué)、合理，才能有助于全面提升檔案管理科學(xué)化質(zhì)量以及水平，確保檔案管理工作的有效落實(shí)。國(guó)內(nèi)學(xué)者站在不同角度，以檔案管理學(xué)分析為基礎(chǔ)，著眼于科學(xué)化水平提升的實(shí)質(zhì)要求，主動(dòng)調(diào)整工作思路和工作策略。其中，檔案管理科學(xué)化水平的提升對(duì)國(guó)家檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展有重要作用，有助于充分體現(xiàn)這一工作的制度化以及規(guī)范化，確?，F(xiàn)代化中國(guó)的穩(wěn)定構(gòu)建。對(duì)此，本文站在宏觀角度，立足于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，深入分析科學(xué)化水平提升的相關(guān)路徑以及策略，以期為推進(jìn)該領(lǐng)域的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化水平;路徑選擇

一、檔案管理科學(xué)化的必要性

檔案管理科學(xué)化水平的提升勢(shì)在必行，但是這一工作的難度其實(shí)相對(duì)偏高，對(duì)工作人員的工作能力和工作經(jīng)驗(yàn)是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)。與其他工作相比，檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，涉及許多專(zhuān)業(yè)化知識(shí)。因此，工作人員需要始終站在時(shí)代發(fā)展的角度，關(guān)注緊密結(jié)合理論分析與實(shí)踐研究。相關(guān)學(xué)者在對(duì)檔案管理科學(xué)化水平進(jìn)行分析和研究時(shí)明確提出，檔案管理工作的進(jìn)一步改進(jìn)以及創(chuàng)新非常有必要，科學(xué)化水平的提升對(duì)國(guó)家的穩(wěn)定建設(shè)以及積極發(fā)展有重要的輔助作用。

1.促進(jìn)檔案管理健康發(fā)展

在推進(jìn)精神文明建設(shè)過(guò)程中，檔案管理是不容或缺的一部分，其發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，所涵蓋的領(lǐng)域較為寬泛，涉及面較廣，與政治、經(jīng)濟(jì)、文化密切相關(guān)。通過(guò)對(duì)檔案的分析以及研究可以有效總結(jié)過(guò)去，預(yù)測(cè)未來(lái)，積極借鑒經(jīng)驗(yàn)，明確未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)癥下藥。在信息化時(shí)代背景下，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平越來(lái)越高，檔案管理工作所面臨的外部環(huán)境產(chǎn)生了明顯變化，因此檔案管理科學(xué)化水平的提升不容忽略。只有具備一定的科學(xué)化水平，才能夠更好體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值以及優(yōu)勢(shì)，為和諧社會(huì)的建設(shè)提供相應(yīng)的參考，真正為公眾的全面成長(zhǎng)發(fā)展以及社會(huì)文化營(yíng)造良好的空間和環(huán)境。另外，在參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中，我國(guó)的綜合國(guó)力以及國(guó)際地位也會(huì)有明顯改善，國(guó)家也需要站在宏觀發(fā)展的角度，抓住新時(shí)代背景下檔案管理工作的核心要求，著眼于科學(xué)文化提升的實(shí)際情況來(lái)更好改革工作模式以及工作手段，只有這樣才能夠確保檔案管理的健康發(fā)展以及穩(wěn)步運(yùn)作。

2.提升檔案管理實(shí)效

檔案管理工作所包含的內(nèi)容以及形式較為復(fù)雜，提升科學(xué)化水平勢(shì)在必行，這有助于確保檔案管理工作的實(shí)效性以及科學(xué)性，為后期的管理工作以及創(chuàng)新工作指明道路及方向。在人類(lèi)文明進(jìn)程不斷加快的今天，檔案的種類(lèi)越來(lái)越復(fù)雜以及多元化，數(shù)量及質(zhì)量呈現(xiàn)不斷上升趨勢(shì)。為了確保檔案管理工作人員在開(kāi)展日常管理工作過(guò)程中更加主動(dòng)自覺(jué)，需要關(guān)注其綜合素質(zhì)以及工作水平的穩(wěn)定提升，使其了解檔案種類(lèi)及數(shù)量提升的實(shí)質(zhì)要求，著眼于日常管理工作的具體難度，在減輕工作任務(wù)量的同時(shí)更好實(shí)現(xiàn)對(duì)癥下藥，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的穩(wěn)定提升。

傳統(tǒng)人工檔案管理工作所出現(xiàn)的問(wèn)題及矛盾比較復(fù)雜，難以確保檔案科學(xué)分類(lèi)工作的及時(shí)性及有效性，只能夠以簡(jiǎn)單的入庫(kù)、出庫(kù)登記工作為基礎(chǔ)，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后于時(shí)代，檔案管理質(zhì)量以及效率不夠理想，所發(fā)揮的指導(dǎo)作用較為有限。相比之下，如果能夠以科學(xué)化水平的提升為基礎(chǔ)，確保檔案管理工作的全面突破，那么對(duì)于提升檔案管理的實(shí)效性將會(huì)有非常關(guān)鍵的作用。檔案管理科學(xué)化能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)癥下藥，保障檔案管理工作大放異彩，真正實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和工作效率的穩(wěn)定提升。

3.順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的要求

信息時(shí)代，我國(guó)的綜合實(shí)力提升較為顯著，信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)成為人們生活中的一部分。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，科學(xué)化水平的提升有助于更好結(jié)合數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件以及將更多信息技術(shù)融入其中，主動(dòng)跟上時(shí)代發(fā)展節(jié)奏，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展及其穩(wěn)定運(yùn)作。推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)度，加快建設(shè)數(shù)字檔案館（室）平臺(tái)的投入，能夠優(yōu)化檔案管理的綜合水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障。

一是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的規(guī)范管理。實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案的規(guī)范化管理，科學(xué)合理地開(kāi)發(fā)利用檔案資源。文檔資料經(jīng)各部門(mén)歸檔處理后統(tǒng)一向電子文檔數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)提交，同時(shí)系統(tǒng)提供統(tǒng)一的管理和集中存儲(chǔ)，以達(dá)到企業(yè)檔案接口統(tǒng)一的目的。

二是實(shí)現(xiàn)減少重復(fù)勞動(dòng)及降低數(shù)據(jù)處理成本。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理后，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件可以迅速歸檔到檔案系統(tǒng)中，避免數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)造成的大量重復(fù)勞動(dòng)，減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的概率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。

三是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。以往的檔案管理模式，公司總部與下屬各企業(yè)的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的孤島。建立了電子文檔數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)后，把各部門(mén)、各企業(yè)的文件檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，所有的文檔信息均通過(guò)該系統(tǒng)提供利用服務(wù)。

四是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。各部門(mén)、各企業(yè)必須依照系統(tǒng)制訂的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式。

五是便于企業(yè)總部的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。企業(yè)總部下屬企業(yè)體量大且分布于全市各區(qū)中，因此企業(yè)總部難以及時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，通過(guò)數(shù)字檔案館平臺(tái)的建設(shè)，通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)了解各企業(yè)的檔案管理狀態(tài)、及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題并能在線進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與督辦，大大提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效率，提升企業(yè)整體檔案管理水平。

六是推動(dòng)各企業(yè)內(nèi)部完善制度、體現(xiàn)檔案的價(jià)值。部分企業(yè)欠缺內(nèi)部檔案管理制度或制度并不完善，通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)的契機(jī)，使各項(xiàng)檔案管理工作重新運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，從而推動(dòng)內(nèi)部制度的完善，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。

七是保障檔案數(shù)據(jù)的安全。部分企業(yè)由于對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全管理方面的重視程度不夠，導(dǎo)致服務(wù)器、計(jì)算機(jī)損壞而丟失多年檔案數(shù)據(jù)的情況出現(xiàn)，建設(shè)集團(tuán)版的檔案系統(tǒng)，意味著所有檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于集團(tuán)的服務(wù)器中，集團(tuán)的信息安全管理意識(shí)較強(qiáng)，且一般有專(zhuān)人負(fù)責(zé)相關(guān)設(shè)備的運(yùn)維，因此數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)將大大降低。

檔案管理工作人員需要重新調(diào)整發(fā)展思路，在科學(xué)化發(fā)展方向的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步突破以及改進(jìn)。檔案的存放不容忽略，不再以檔案館或檔案室為主體，還可以直接存放在硬盤(pán)以及網(wǎng)盤(pán)中，為人們的檔案查詢提供便利，突破空間限制，充分彰顯檔案管理工作的指導(dǎo)作用及優(yōu)勢(shì)，保障管理資源以及應(yīng)用資源的合理配置及利用。另外，檔案的存檔以及查閱工作也非常關(guān)鍵，如果能夠以科學(xué)化水平的提升為基礎(chǔ)，那么檔案管理工作也會(huì)變得快捷、方便。民眾也可以享受到更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)及貼心支持，這些都能夠?yàn)闄n案管理工作的全面改革以及創(chuàng)新提供更多的依據(jù)及參考。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

綜合上文的論述和分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理科學(xué)化水平的提升有非常關(guān)鍵的作用與優(yōu)勢(shì)。我國(guó)需要立足于時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，在全面調(diào)整以及改進(jìn)的基礎(chǔ)上，著眼于時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件，通過(guò)規(guī)律總結(jié)以及有效分析來(lái)更好實(shí)現(xiàn)檔案管理健康發(fā)展與工作的有效落實(shí)。其中，檔案管理科學(xué)化水平的提升最為關(guān)鍵，工作人員需要投入更多時(shí)間，了解該工作的重點(diǎn)以及難點(diǎn)。一方面需要關(guān)注對(duì)檔案管理思路的有效改進(jìn)，另一方面需要注重各種現(xiàn)代化元素的有效融入，真正實(shí)現(xiàn)全面突破以及進(jìn)一步創(chuàng)新，保障檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化升級(jí)，發(fā)揮相應(yīng)的作用以及優(yōu)勢(shì)。

1.提升檔案管理人員素養(yǎng)

與其他的管理工作相比，檔案管理工作較為復(fù)雜以及多元，綜合性、系統(tǒng)性較為明顯，因此檔案管理工作人員面臨著較大的工作壓力以及負(fù)擔(dān)。為了有效應(yīng)對(duì)這項(xiàng)工作的具體變動(dòng)，工作人員需要注重不斷提升以及學(xué)習(xí)，抓住新時(shí)代檔案管理工作的重難點(diǎn)，在全面調(diào)整以及改進(jìn)的基礎(chǔ)上，確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步改進(jìn)。從宏觀角度來(lái)看，檔案管理工作人員需要給予基層工作人員更多的支持以及幫助，保證其獲得充分的學(xué)習(xí)及提升空間，在全面提升以及改進(jìn)的過(guò)程中突破檔案管理工作的重點(diǎn)以及難點(diǎn)，確保對(duì)癥下藥。結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行進(jìn)一步協(xié)調(diào)，主動(dòng)應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展的挑戰(zhàn)，保障自身能夠?yàn)闄n案管理工作科學(xué)化水平的提升做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。從微觀角度來(lái)看，對(duì)于檔案管理工作人員自身來(lái)說(shuō)，需要始終樹(shù)立正確的學(xué)習(xí)理念，關(guān)注不同檔案管理環(huán)節(jié)的分析以及研究，了解各個(gè)階段以及不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)中檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)。抓住這項(xiàng)工作的核心，在全面調(diào)整以及綜合改進(jìn)的同時(shí)，保障檔案管理工作能夠變得更加生動(dòng)和形象，只有這樣才能夠確保檔案管理工作的有效突破。

2.健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作的系統(tǒng)性比較明顯，包含的工作環(huán)境以及工作要求較為多元，每個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、互相影響。為了充分發(fā)揮一定的合力作用，盡量避免工作遺漏和偏差，工作人員需要以構(gòu)建完善的法律管理工作機(jī)制為基礎(chǔ)，關(guān)注不同管理環(huán)節(jié)的要求以及核心工作重點(diǎn)分析。其中，檔案科學(xué)化水平的提高離不開(kāi)檔案管理制度，只有以檔案管理制度為依據(jù)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供相應(yīng)的保障。工作人員需要站在法律角度，分析檔案管理的科學(xué)化管理水平提升要求，出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)，為檔案管理科學(xué)化的有效提升營(yíng)造良好的外部空間以及法律環(huán)境。檔案管理工作人員需要著眼于日常管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，在全面實(shí)現(xiàn)以及大膽創(chuàng)新的基礎(chǔ)上探索出一條全新的工作思路，確保檔案管理科學(xué)化水平的提升，為了檔案管理的大力落實(shí)提供相應(yīng)的參考以及對(duì)策，保障檔案管理資源的合理配置及利用，有效避免各種外部條件的束縛以及影響。管理部門(mén)需要始終站在時(shí)代發(fā)展的角度，關(guān)注獎(jiǎng)懲機(jī)制的有效構(gòu)建，確保獎(jiǎng)懲措施的全面落實(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的規(guī)范以及引導(dǎo)。保障其能夠端正自身的工作態(tài)度，將更多時(shí)間以及精力投入工作之中，以極大的工作熱情完成工作，只有這樣才能夠充分彰顯檔案管理機(jī)制的指導(dǎo)作用。

3.轉(zhuǎn)變檔案管理方式

檔案管理方式的轉(zhuǎn)變以及調(diào)整難度相對(duì)偏高，對(duì)工作人員是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)以及考驗(yàn)。在落實(shí)檔案工作的過(guò)程中先進(jìn)管理技術(shù)的有效引進(jìn)非常關(guān)鍵。管理層需要通過(guò)進(jìn)一步的管理，了解檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用要求，檔案管理不再以簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案管理工作為基礎(chǔ)，而是著眼于檔案載體的具體變動(dòng)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)分析及研究。目前的檔案載體越來(lái)越豐富以及多元，能夠以信息化查閱以及檔案調(diào)取為基礎(chǔ)，整個(gè)過(guò)程非常簡(jiǎn)單快捷，能夠盡量避免不必要的時(shí)間與精力浪費(fèi)，主動(dòng)節(jié)省檔案存放的空間，維護(hù)檔案的完整性。將檔案管理工作的費(fèi)用控制在有效范圍之內(nèi)，避免不必要的檔案管理成本，檔案管理的價(jià)值有了明顯提升。傳統(tǒng)的檔案管理直接以檔案的簡(jiǎn)單存放以及單一檔案管理為基礎(chǔ)，還有部分的地區(qū)會(huì)直接在人才保障中心中落實(shí)相應(yīng)的檔案管理工作。檔案管理工作的穩(wěn)定性相對(duì)比較強(qiáng)，但是缺乏一定的實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值，個(gè)人檔案不能夠直接私自打開(kāi)，因此能夠確保檔案管理工作的保密性及科學(xué)性。在社會(huì)快速發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理方式出現(xiàn)了明顯變動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理策略落后于時(shí)代發(fā)展的要求，科學(xué)化的檔案管理工作要求需要以檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展為根本，將檔案變?yōu)橛袃r(jià)值的資源，提升檔案管理的質(zhì)量以及效率。一方面需要注重對(duì)重要檔案信息的保密，另一方面需要確保檔案管理的相對(duì)公開(kāi)，保障檔案能夠成為一種特殊的評(píng)價(jià)工具，為各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展指明道路及方向。檔案管理工作人員需要主動(dòng)參與其中，關(guān)注對(duì)現(xiàn)代化管理策略以及管理方式的有效分析，著眼于自身的綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)，明確自身在檔案管理工作中所處的地位。有的學(xué)者明確強(qiáng)調(diào)，檔案管理工作人員的素質(zhì)與檔案管理工作的水平密切相關(guān)，綜合素質(zhì)越高，那么檔案管理工作質(zhì)量就會(huì)越高。

為了確保檔案管理科學(xué)化水平的準(zhǔn)確提升，需要關(guān)注對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的進(jìn)一步提升，了解檔案管理工作的具體過(guò)程，將豐富多元的檔案管理學(xué)知識(shí)融入其中，靈活利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的有效協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作人員能夠?qū)ΜF(xiàn)代信息技術(shù)有一個(gè)深刻的認(rèn)知，全面發(fā)展自身的操作能力，真正意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性以及必要性。熟練利用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效調(diào)整，落實(shí)好檔案分類(lèi)以及檔案管理歸納工作，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理工作的重要作用，保障科技化水平的全面提升。另外，在不同階段中，檔案管理工作的內(nèi)容及形式有所變化，檔案管理工作人員需要注重靈活調(diào)整，盡量避免按照同一種方式一刀切。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析以及借鑒，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)以及具體問(wèn)題具體分析的工作原則，確保檔案管理工作能夠在新的時(shí)代背景下獲得更多支持及幫助，主動(dòng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化水平的全面提升和有效改進(jìn)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理科學(xué)化水平的提升是一個(gè)重要工作，與檔案資源的靈活利用及配置存在密切聯(lián)系。檔案管理人員需要注重對(duì)其進(jìn)一步剖析以及研究，深入了解檔案管理科學(xué)化水平提升的重要性，積極關(guān)注工作策略以及工作手段的改進(jìn)要求。一方面要關(guān)注檔案管理人員素質(zhì)的有效提升，另一方面需要更加科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案管理方式的有效轉(zhuǎn)變以及全面調(diào)整創(chuàng)新，保障檔案管理質(zhì)量及水準(zhǔn)的穩(wěn)定提升。

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（作者單位：廣州建筑股份有限公司）

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