張丹

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使得信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，加速行業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的同時，有效提高工作質(zhì)量和效率，為人們的工作帶來極大便利。現(xiàn)階段，各行各業(yè)都在積極引進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就事業(yè)單位而言，通過開展檔案管理活動，建立檔案管理信息系統(tǒng)、公共機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)庫、培養(yǎng)檔案信息管理人才、提高檔案安全，并完善事業(yè)單位檔案管理信息化，本文即是在這樣的背景下引申出來的。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代;檔案管理工作;事業(yè)單位

為進一步加強我國事業(yè)單位的管理水平，可通過完善檔案管理工作來實現(xiàn)這一目標。網(wǎng)絡(luò)時代，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使事業(yè)單位的運作更加科學(xué)、合理，工作更加高效。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，要明確互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所發(fā)揮的重要作用，并充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的價值。嘗試將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)納入檔案工作管理各個環(huán)節(jié)中，有助于新時期事業(yè)單位管理水平大幅度提升。

一、新時期檔案管理的重要性

1.有助于全面加快建設(shè)成功社會

當今社會正處于信息技術(shù)和經(jīng)濟技術(shù)飛速發(fā)展時期，各方面都發(fā)生了重大變化，信息存儲問題成為檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。如何在政治、經(jīng)濟、文化等信息融合環(huán)境下進行檔案管理，是事業(yè)單位檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。另外，事業(yè)單位作為國家財政撥款的社會組織，創(chuàng)新觀念和管理方法，能夠加快全面建設(shè)小康社會，保證檔案資源的充分利用，提高資源利用效率，進一步發(fā)揮職能部門作用，更好地服務(wù)于政府和社會。

2.為進一步落實“四個理解”做出貢獻

社會發(fā)展離不開檔案管理的不斷完善。我國正處于全面建設(shè)小康社會時期。檔案管理在新時期有著廣闊的發(fā)展空間。完善檔案管理可有效避免檔案丟失和信息失真，對全面建設(shè)小康社會、促進社會發(fā)展具有重要作用。新時期事業(yè)單位完善檔案管理有利于深化“四個全面”的貫徹落實。

二、網(wǎng)絡(luò)時代，事業(yè)單位檔案管理的作用

在網(wǎng)絡(luò)時代，事業(yè)單位檔案管理非常重要，通過信息技術(shù)手段，特別是通過網(wǎng)絡(luò)不僅可以提高工作效率，還能提供不同單位之間的溝通聯(lián)系，并能夠在各單位、部門之間快速檔案分發(fā)，信息共享。通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理手段由傳統(tǒng)的實物紙張管理向信息管理轉(zhuǎn)變，提高工作效率，某種程度上可以減輕工作壓力、簡化工作流程，提高了檔案使用價值。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以保證當前檔案信息的采集，而且對其管理也進行重要的智能化工作。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中面臨的問題

依據(jù)我國《檔案法》規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理必須逐步明確和完善相應(yīng)的規(guī)章制度，使事業(yè)單位的檔案管理與法律法規(guī)相適應(yīng)，以此保證檔案管理質(zhì)量逐步提高，形成統(tǒng)一管理、分級負責(zé)的制度。有法可依，有章可循，以及檔案管理、設(shè)施的不斷完善對我國經(jīng)濟發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮出極其重要的作用。但是，目前事業(yè)單位的檔案管理仍難以滿足社會需要，其差距主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理制度不健全，設(shè)備簡陋

事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)存在缺陷，某些相關(guān)制度還不夠規(guī)范，具體管理任務(wù)的制訂和實施不理想，相關(guān)數(shù)據(jù)收集和呈現(xiàn)范圍不規(guī)范，效率低下。一些事業(yè)單位對內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進行了改革，由于沒有得到有關(guān)部門的充分落實和支持，實際效果非常有限。網(wǎng)絡(luò)時代，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被信息化管理模式所取代，而隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的增加，掃描儀和微電磁儀器等相應(yīng)處理設(shè)備的需求也越來越大，但是，從目前的情況來看，大多事業(yè)單位缺乏足夠的設(shè)備。

2.風(fēng)險性高、重視度不夠

網(wǎng)絡(luò)時代，盡管事業(yè)單位加強檔案管理有很多好處，但因為開發(fā)時間短暫，一些風(fēng)險因素仍然存在。例如，與紙質(zhì)檔案管理相比，信息化檔案管理模式需要將檔案數(shù)據(jù)下載到云端，會增加個人信息被盜的風(fēng)險，甚至可能對國家安全和經(jīng)濟造成損失。

事業(yè)單位的檔案資料中保存著很多與單位發(fā)展密切相關(guān)的重要信息，這些信息與事業(yè)單位工作的開展密不可分，如員工個人資料、詳細的工作報告等，如果管理不當，可能會造成數(shù)據(jù)信息泄露、侵犯個人隱私等嚴重后果。因此，完善檔案管理對事業(yè)單位來說至關(guān)重要，應(yīng)高度重視檔案管理工作。但是，事實并非如此，即使檔案管理工作再完善，也不能給事業(yè)單位帶來任何經(jīng)濟利益，所以大多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不高。這種消極態(tài)度也會影響到檔案管理人員和單位的其他部門人員，對事業(yè)單位檔案管理工作的重要性存在認知偏差，認為其只是一項文件整理和維護工作。另外，受單位領(lǐng)導(dǎo)消極態(tài)度的影響，檔案工作人員很少在工作上下功夫，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理長期處于混亂狀態(tài)。檔案管理人員不能及時登記相關(guān)檔案，耽誤工作時間，最后積累得越來越多，造成檔案文件不完整，影響事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案信息資源利用效率低下

檔案信息對于提高事業(yè)單位的價值來說非常重要，可以為事業(yè)單位提供準確的信息資源。為了促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位更加重視檔案的收集、保存、分類，對檔案信息利用并不進行詳細和深入的研究，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理中“重存儲、輕使用”的局面普遍存在。

4.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力不高，無法有效解決檔案管理中的一些問題，加上人員流動和配置不足，影響了檔案管理隊伍的穩(wěn)定。由于事業(yè)單位對檔案管理工作的疏忽和人力資源的缺乏，許多事業(yè)單位的檔案管理員都是兼職，主要精力都花在了其他工作上。在檔案的存儲過程中，許多檔案都存在著數(shù)據(jù)缺乏、存取困難、管理不完善等問題。檔案管理員工職業(yè)素質(zhì)較低、工作穩(wěn)定性較差。

5.檔案管理信息化建設(shè)缺乏落實

大多數(shù)事業(yè)單位的信息基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏先進的硬件設(shè)施和軟件。事業(yè)單位的檔案管理，在文件保存過程中大多是紙質(zhì)文件，沒有引入信息化管理，并且沒有建設(shè)文件處理的標準數(shù)據(jù)庫，因此很難正確處理和存儲檔案信息。

6.檔案信息化管理手段落后

有些事業(yè)單位的檔案管理仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，信息化管理程度低。有些文件不能及時歸檔，沒有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，檔案管理工作效率低下。有些單位沒有專門的檔案室，沒有配套的硬件設(shè)備，也沒有相應(yīng)的軟件工具，導(dǎo)致檔案的存儲和傳輸出現(xiàn)問題。長期以來，存在著霉、蟲蛀等影響檔案文件使用的現(xiàn)象。因此，要想做好檔案管理工作，檔案管理部門必須徹底改變，采用信息化管理手段，并通過各種媒體向全社會大力宣傳檔案，提高公眾對檔案工作的理解、重視，提高公眾對檔案管理的認識。

四、網(wǎng)絡(luò)時代完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

1.完善事業(yè)單位檔案管理制度

要完善事業(yè)單位檔案管理體系，就必須提高檔案管理水平，制訂相應(yīng)的政策和整改措施，確保檔案管理人員對資料的管理和監(jiān)察，以及提供相應(yīng)的硬件和軟件，做好充足的準備工作。事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理方面引進先進的信息技術(shù)，提高檔案管理的獨立性，建立以信息化為主體的檔案管理系統(tǒng)，從而提升檔案信息的調(diào)取、下載、傳閱便利性。在對檔案資料進行收集、整理、歸檔的過程中，要及時將紙質(zhì)檔案進行信息化，安全起見，還需將檔案信息進行備份，并且建立評價體系。檔案管理信息化系統(tǒng)能夠使檔案的收集、處理、存儲、訪問等更加便捷。

2.完善檔案信息化管理工作方式

要加強事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)，改革檔案管理工作方法，完善工作流程，需要運用信息化概念管理檔案，改變以往以手工操作和紙張為基礎(chǔ)的信息傳輸方式，提高檔案管理信息化程度，逐步推行檔案管理信息化政策，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進而使用數(shù)據(jù)庫恢復(fù)、AOS數(shù)據(jù)訪問、比較、分析等功能。工作過程中，也要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極取締與之相關(guān)的人力管理方式，如在多個部門間做到檔案信息的及時傳輸、將檔案進行分類儲存、將機密文件進行備份或設(shè)置密碼等，從而優(yōu)化檔案信息化管理工作方式，讓管理模式體現(xiàn)出較足的優(yōu)越性。

3.完善人員配置，加強動態(tài)監(jiān)控

網(wǎng)絡(luò)時代，建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的關(guān)鍵之一是如何快速整合混亂的數(shù)據(jù)，有效解決傳統(tǒng)文件存儲和資源共享問題。其中利用各大高校的資源是建設(shè)數(shù)據(jù)中心的重要途徑，也是檔案管理信息化建設(shè)的重要部分，這就對檔案管理工作提出了更高要求?；诖耍瑱n案管理相關(guān)人員要有敏銳的觀察力，及時抓住機遇，積極參與數(shù)據(jù)中心建設(shè)，與相關(guān)技術(shù)部門共同實施，對當前的檔案管理信息化方案進行回顧和總結(jié)，對所有相關(guān)數(shù)據(jù)特點和經(jīng)驗進行分類，并結(jié)合實際情況確定數(shù)據(jù)中心的模塊布局和內(nèi)部邏輯，制訂相關(guān)備份制度，保證數(shù)據(jù)中心能夠全面覆蓋所有單位結(jié)構(gòu)，提高工作效率，降低檔案信息采集成本，為開展檔案信息服務(wù)提供高質(zhì)量、堅實的保障。

4.建立新型檔案管理模式，實現(xiàn)精細化管理

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，已經(jīng)讓傳統(tǒng)檔案管理方式的落后性體現(xiàn)得尤為明顯，迫切需要采用全新的檔案管理模式，信息化檔案管理模式正是在時代的需求中應(yīng)運而生。以電腦為載體、以信息技術(shù)為輔助的全新檔案管理模式正在被更多單位接受，專業(yè)管理軟件可以有效地幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快速有序地輸入計算機數(shù)據(jù)庫中。AOS將文件從接入網(wǎng)中分離出來，并將數(shù)據(jù)發(fā)送到站點，使其能夠訪問文件，這在文件管理中節(jié)省了大量的精力和時間，又節(jié)省了工作人員的時間，同時，檔案管理人員應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，避免個人竊取檔案信息。精細化的信息管理應(yīng)該對已經(jīng)形成的信息進行更新、驗證、分析和評價，然后采取精細化管理，提高信息的利用率。在監(jiān)測信息和預(yù)警方面，制定了業(yè)務(wù)流程和標準化，使機構(gòu)得到健全的管理，信息數(shù)據(jù)的準確性更高。利用動態(tài)記分卡對cada管理板進行分析，完成辦公板和通訊板的工作，為工作帶來方便。

5.加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)用云技術(shù)提高數(shù)據(jù)共享

為改善檔案管理和信息化水平，有必要加大信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，同時對國外優(yōu)秀檔案管理方法進行有效借鑒。云技術(shù)在社會工作中的應(yīng)用進入完善和全面推廣階段。其技術(shù)特點可能不僅依賴于云技術(shù)作為信息處理的有效支撐，而且一方面進一步拓展了信息存儲領(lǐng)域和信息處理速度，此外，通過技術(shù)手段為檔案信息的處理提供了良好的數(shù)據(jù)庫，它可以加快文件信息的傳輸和高效處理。例如，智能算法可以加快文件搜索速度，提高作業(yè)執(zhí)行效率，并通過海量的信息存儲內(nèi)容實現(xiàn)文件內(nèi)容管理，最大限度上減少存儲時間，為工作內(nèi)容和工作方式提供更為便捷的方式。

6.提高對檔案管理信息化工作的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念

加強檔案管理的計算機化，適當討論和總結(jié)檔案管理的形式和政策，制定基于計算機的計劃，審查公共機構(gòu)和其他公共機構(gòu)的檔案管理計算機化工作，改進檔案管理計算機化計劃，增加對信息基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè)的投資，構(gòu)建單一經(jīng)濟文化機制，并確定尊重公共機構(gòu)檔案管理電腦化的概念。為提高內(nèi)部人員對檔案管理信息化工作的重視，需要加大宣傳力度，將一切宣傳手段運用起來，讓完善檔案管理工作的觀念深入人心，尤其要調(diào)動檔案管理部門工作人員在完善檔案管理工作中的積極性和主動性，方可為后續(xù)各項完善工作的順利推進、穩(wěn)步落實做好鋪墊。

7.構(gòu)建一個完善的信息數(shù)據(jù)庫，提高信息資源的利用效率

建立檔案信息管理平臺，在持續(xù)處理、采集的基礎(chǔ)上使檔案管理體系更趨完善。同時，在檔案管理中進行檔案更新等工作的創(chuàng)新，根據(jù)實際情況和實際需求不斷更新數(shù)據(jù)庫，使其更好地為檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)單位服務(wù)。同時，檔案管理員必須對紙質(zhì)檔案進行驗收、登記、分類，并設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)窗口，方便相關(guān)人員。例如：可以通過網(wǎng)絡(luò)方式，基于外部電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的方法來提高數(shù)據(jù)效率，并通過促進與政府相關(guān)的信息平臺和信息資源的整合，能夠提高數(shù)據(jù)有效性的作用。

網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位的檔案管理要注重紙質(zhì)檔案保存管理

在當前網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展下，事業(yè)單位檔案管理方式網(wǎng)絡(luò)化成為主要的檔案保存形式，但是對于檔案管理一項重要的管理工作就是留檔，對于紙質(zhì)檔案的保存與管理也是需要事業(yè)單位格外重視不能撇棄的，要加強檔案紙質(zhì)資料規(guī)范化，發(fā)揮檔案管理價值。檔案管理人員首先要對檔案資料進行熟悉，了解文件的形成背景與使用形式，明確文件資料的種類和特點，做好紙質(zhì)檔案資料的歸類與分檔。其次，檔案管理工作人員要將有用和有價值的資料進行立卷整理，將檔案資料規(guī)范整理，資料通過立卷整理有利于檔案的保管與使用。其次，要將收集好的資料進行案卷整理，對文檔進行分類，通過檔案管理人員對資料規(guī)律與聯(lián)系進行分類。紙質(zhì)檔案管理對比網(wǎng)絡(luò)化檔案管理效率更慢，查找也會更不方便，但是，紙質(zhì)檔案對于政策書寫、歷史考察的作用網(wǎng)絡(luò)檔案管理無法取代。電子檔案管理是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，極大地推動了現(xiàn)代檔案工作的開展，但是單子檔案由于計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客襲擊等存在種種不穩(wěn)定因素，因此紙質(zhì)檔案的管理保存是不可取代的。

五、結(jié)語

只有充分利用事業(yè)單位檔案，才能更好地審查和保存檔案。在合并數(shù)據(jù)庫中，增加了恢復(fù)和查詢功能，以促進公共機構(gòu)訪問和使用檔案，幫助公共機構(gòu)做出更準確、更科學(xué)的決策，使檔案信息不僅能夠記錄事業(yè)單位的歷史，而且能夠深化事業(yè)單位的改革，只有這樣才能提高事業(yè)單位檔案管理的信息化進程?？傊瑱n案管理是一項日常工作，也是機關(guān)事業(yè)單位工作的中心方向。檔案管理工作較強的持續(xù)性，已成為事業(yè)單位工作人員普遍關(guān)注的問題，因此，企業(yè)管理者要把握好經(jīng)費問題，不斷改進檔案管理方法。同時，企業(yè)管理者必須摒棄以往忽視檔案管理的觀點，提高檔案管理的重要性，最終形成對檔案管理的正確認識，提高工作效率。檔案管理部門人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高基本業(yè)務(wù)水平，最重要的是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門要加強溝通交流，相互提出建議。在雙方的共同努力下，從本質(zhì)上提高檔案管理水平，促進事業(yè)單位和諧發(fā)展。

參考文獻：

[1]許長春.網(wǎng)絡(luò)時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J]城建檔案，2017

[2]陳其灝.網(wǎng)絡(luò)時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].社會科學(xué)：引文版，2017

（作者單位：鞍山市退役軍人服務(wù)中心）

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