文/鄭州輕工業(yè)大學(xué) 王曉瑩

一、高校建設(shè)數(shù)字檔案室的重要作用

國(guó)家檔案局于2014年6月發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對(duì)全國(guó)各級(jí)各類檔案館（室）開展的數(shù)字檔案室建設(shè)工作進(jìn)行正確的規(guī)范和引導(dǎo)。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中明確指出，新時(shí)期檔案信息化的工作重點(diǎn)在數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出，要持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。

傳統(tǒng)檔案館檢索和查詢需要采用人工處理的方式，紙質(zhì)檔案數(shù)量與日俱增，后期檢索、查詢、存儲(chǔ)等工作繁瑣且效率低下，難以形成對(duì)高校發(fā)展有利的信息支撐。而數(shù)字檔案室在檔案管理方面采用以電子檔案為主，兼顧數(shù)字副本的形式對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理，大大提高了檔案的存儲(chǔ)和利用效率。數(shù)字檔案室利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案信息目錄與原件的準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，可以顯著提升檔案借閱和歸還的準(zhǔn)確性和便利性。在管理方面，傳統(tǒng)檔案館呈現(xiàn)碎片化的人工管理模式，檔案工作者常因雜事分身導(dǎo)致工作失誤。數(shù)字檔案室則采用流程化的管理模式，利用計(jì)算機(jī)的數(shù)字運(yùn)算能力和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嫞行П苊鈾n案工作中出現(xiàn)的差錯(cuò)。傳統(tǒng)檔案館文件原件擁有唯一性的特點(diǎn)，同一時(shí)間段內(nèi)只能滿足少數(shù)人的檔案需求，無法實(shí)現(xiàn)多人共享檔案資源，信息利用率低下。數(shù)字檔案室具有紙質(zhì)檔案與電子檔案兼具的特色，支持全文內(nèi)容檢索，可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)在線瀏覽電子文件，大大提升了檔案的利用效率，在實(shí)現(xiàn)校園檔案管理信息化的同時(shí)，有助于解決高校檔案信息傳遞不流暢、更新不及時(shí)、資源共享不充分等問題。

學(xué)校檔案管理信息化以及數(shù)字檔案室的建設(shè)不僅是檔案信息管理層面上的創(chuàng)新突破，更是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的全新改造。高校系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字檔案室有利于數(shù)字檔案的永久存儲(chǔ)與安全保管，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源的社會(huì)共享并拓展學(xué)校檔案公共服務(wù)的能力。

二、建設(shè)全國(guó)示范數(shù)字檔案室的探索與實(shí)踐

在數(shù)字信息時(shí)代背景下，高校舊的檔案存儲(chǔ)管理模式無法充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值，滿足時(shí)代新需求。得益于政策支持和智慧校園的建設(shè)成果，我們通過10年的努力，實(shí)現(xiàn)了從手工管理紙質(zhì)檔案到系統(tǒng)管理數(shù)字檔案的飛躍。鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館是2015年河南省唯一入選國(guó)家檔案局第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位的高校，又在2020年榮獲河南省唯一、全國(guó)高校唯一的全國(guó)示范數(shù)字檔案室。

在建設(shè)數(shù)字檔案室的實(shí)踐過程中，高校檔案館工作人員進(jìn)行了積極的探索實(shí)踐，以期實(shí)現(xiàn)檔案信息形成、歸檔、管理等全過程數(shù)字化。在建設(shè)工作中，我們制定的一系列策略方針，結(jié)合實(shí)際，以創(chuàng)建全國(guó)示范數(shù)字檔案室為方向，以智慧檔案館建設(shè)為目標(biāo)，逐步實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件和數(shù)據(jù)歸檔、檔案庫(kù)房的智能化管理、檔案價(jià)值的深度挖掘、檔案服務(wù)的智能分析與主動(dòng)推送，在更好服務(wù)學(xué)校發(fā)展的同時(shí)，提升了高校檔案信息化建設(shè)水平。

（一）資源優(yōu)先，整體推進(jìn)策略。數(shù)字檔案室緊緊圍繞數(shù)字檔案資源這一中心進(jìn)行建設(shè)，將為學(xué)校全體師生提供檔案信息服務(wù)作為建設(shè)數(shù)字檔案室的基本出發(fā)點(diǎn)，為學(xué)校積累和提供檔案資料作為數(shù)字檔案室的基本義務(wù)。對(duì)于數(shù)字檔案室的建設(shè)規(guī)劃，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)功能制定層面重點(diǎn)保證舊有檔案資源的數(shù)字化和新增電子信息檔案的有效歸檔。在資源建設(shè)方面：目前為止，已建成目錄45萬余條、全文35萬余件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)140余萬條的全文數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)字檔案資源主要來源于電子文件在線歸檔、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、網(wǎng)頁自動(dòng)抓取和檔案在線征集幾個(gè)方面。1.電子文件在線歸檔是數(shù)字檔案的重要來源，是電子檔案單軌制管理的基礎(chǔ)，由OA產(chǎn)生的黨政文件、黨政會(huì)議紀(jì)要，以及由公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的上級(jí)來文，都通過系統(tǒng)接口在線實(shí)時(shí)歸檔，電子文件在線歸檔之后，不再歸檔相關(guān)紙質(zhì)文件。教務(wù)、科研等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過信息共享平臺(tái)定期在線歸檔。2.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是將紙質(zhì)檔案、照片、錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，變?yōu)橛?jì)算機(jī)可識(shí)別的電子副本，上傳到檔案管理系統(tǒng)。3.網(wǎng)頁自動(dòng)抓取是獲取檔案資源的一種重要方式，通過設(shè)置關(guān)鍵詞“鄭州輕工業(yè)大學(xué)”，系統(tǒng)在一些重要的門戶網(wǎng)站上自動(dòng)抓取相關(guān)網(wǎng)頁信息并自動(dòng)保存。2018年以來，自動(dòng)抓取的網(wǎng)頁信息已達(dá)6184條。4.檔案資源在線征集是獲取檔案資源的另一有效途徑。通過檔案室網(wǎng)站，我們檔案室工作人員面向社會(huì)公眾征集有價(jià)值的文件、照片、音頻、視頻。用戶可以上傳有價(jià)值的電子文件、照片、音頻、視頻等，檔案管理人員鑒定達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)，可以歸入檔案庫(kù)管理。沒有數(shù)字檔案資源的保障，即使將最先進(jìn)的數(shù)字管理設(shè)備和系統(tǒng)引入檔案館也無法提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。數(shù)字檔案室的建設(shè)不是一蹴而就的，而是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要時(shí)間、資金以及人員等多方面的投入。要做好頂層規(guī)劃與摸著石頭過河的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)建設(shè)過程中的統(tǒng)籌規(guī)劃，整體推進(jìn)，才能夠取得最終的成功。數(shù)字檔案室的立項(xiàng)階段，單位領(lǐng)導(dǎo)的政策支持與資金投入是關(guān)鍵，同時(shí)需要聯(lián)系對(duì)口的上級(jí)檔案管理部門，以便獲得信息建設(shè)方面的支持和幫助。資金充足的情況下，可以尋求外包服務(wù)以縮短建設(shè)工期。調(diào)查研究階段，需要結(jié)合國(guó)家檔案局頒布的《建設(shè)指南》、地區(qū)檔案部門的規(guī)劃與高校的實(shí)際情況，明確數(shù)字檔案室的具體建設(shè)方向。在數(shù)字檔案室的實(shí)施建設(shè)階段，需要對(duì)人力、物力以及財(cái)力進(jìn)行協(xié)調(diào)劃分，科學(xué)分配，結(jié)合單位信息化建設(shè)規(guī)劃逐步推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)。

（二）建立可拓展檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全高效化。為了適應(yīng)未來高校在檔案數(shù)據(jù)采集、管理、存儲(chǔ)和利用方面的發(fā)展需求，解決傳統(tǒng)檔案館在數(shù)字檔案資源分類接收歸檔、元數(shù)據(jù)采集管理和安全系統(tǒng)保障等方面存在的不足，我們建立了鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)共分9大功能模塊（圖1），借助檔案管理系統(tǒng)，將黨群、行政、教學(xué)、科研等11個(gè)門類的檔案全部納入系統(tǒng)集中管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)于數(shù)字檔案資源的一體化管理。系統(tǒng)采用模塊化的開發(fā)方式，以自頂向下、逐步分解、分而治之的思想，將檔案資源的收、管、存、用功能集中整合，僅檢索利用功能便實(shí)現(xiàn)了圖片檢索、全文檢索、文件來源追溯、檔案統(tǒng)計(jì)等14個(gè)對(duì)文件的檢索利用方式，建成了極具拓展性的檔案管理系統(tǒng)。在電子文件在線歸檔功能中，系統(tǒng)的電子文件在線歸檔和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣，每份電子文件至少歸檔“底稿、發(fā)文簽、正文”3個(gè)子文件，同時(shí)文件的審批歷史、審批意見，以及被瀏覽、被檢索等一系列過程信息一并作為元數(shù)據(jù)保存到檔案系統(tǒng)，成為電子文件的一部分。我們以電子校務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔為例：電子校務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接，文件經(jīng)審批、加蓋電子印章、分發(fā)、辦結(jié)后，連同元數(shù)據(jù)一并自動(dòng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)。電子文件離線歸檔功能，實(shí)現(xiàn)了在各部門在工作中產(chǎn)生的數(shù)碼照片、音頻、視頻、文檔、CAD圖等電子文件移交檔案室后，可以通過批量導(dǎo)入的方式進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要，為此在系統(tǒng)的安全保障建設(shè)中，信息系統(tǒng)安全通過了信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)二級(jí)測(cè)評(píng)，實(shí)行系統(tǒng)管理員、安全管理員和審計(jì)員三員管理，確保了檔案信息系統(tǒng)安全。相關(guān)工作人員制定了完備的備份制度，配備近線、離線、同城異地備份設(shè)備的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程異地備份（跨流域、跨地震帶、跨電網(wǎng)），并配備容災(zāi)備份一體機(jī)，對(duì)整個(gè)檔案系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份和保護(hù)。按國(guó)家檔案局要求，數(shù)字資源要“跨流域、跨地震帶、跨電網(wǎng)”進(jìn)行異地備份，我們與符合安全要求的單位簽訂了異地備份協(xié)議，真正實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程異地備份，確保了數(shù)字檔案更加安全、穩(wěn)定。

圖1 鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

三、結(jié)語

在建設(shè)高校檔案數(shù)字化的過程中，也暴露出存在的實(shí)際問題。如檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合不深問題。另外，數(shù)字檔案室的網(wǎng)站建設(shè)水平還有待提高，沒有充分利用多媒體形式的檔案資源提供聲像俱全的檔案信息，以文字為主的數(shù)字檔案室網(wǎng)站容易令閱讀者感到乏味。在下一步的工作中，檔案管理人員需要及時(shí)更新思想觀念，在新形勢(shì)下不斷學(xué)習(xí)掌握有關(guān)檔案管理工作的知識(shí)，提升信息化水平，以適應(yīng)高校數(shù)字檔案室建設(shè)的需要。

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷更迭，信息化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的脈搏。建設(shè)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化升級(jí)，是我國(guó)建設(shè)檔案管理強(qiáng)國(guó)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。高校建成示范性檔案室，能夠起到進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校數(shù)字檔案的永久存儲(chǔ)與安全保管、加大學(xué)校檔案信息資源的社會(huì)共享力度、提升學(xué)校檔案公共服務(wù)的能力的作用，為其他高校建設(shè)數(shù)字檔案室提供實(shí)例參考。