文/陜西國(guó)華錦界能源有限責(zé)任公司 王桂新

如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，電子產(chǎn)品成為人們生活中不可或缺的部分，為人們生活帶來(lái)了便捷。無(wú)論是辦理業(yè)務(wù)還是企業(yè)各項(xiàng)工作中，電子文件都成為接收文件、儲(chǔ)存文件的主流趨勢(shì)。但是所有文件都面臨簽字確認(rèn)這一必備項(xiàng)目，可以很好地劃分各項(xiàng)責(zé)任，隨著數(shù)字化的不斷完善，這一問(wèn)題得到逐步解決。可以直接在電子設(shè)備上通過(guò)書(shū)寫(xiě)后運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)形成電子筆跡，與相應(yīng)的電子文件合二為一，解決了電子文件簽名的問(wèn)題。電子文件的歸檔存儲(chǔ)為各大金融機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、電子機(jī)構(gòu)等提供了快捷的渠道。但是近幾年，隨著越來(lái)越多電子文件的存儲(chǔ)，電子文件簽名筆跡是否真實(shí)成為關(guān)注的重點(diǎn)，給電子文件的歸檔和檢驗(yàn)帶來(lái)了難題。

一、電子文件管理概念

電子文件是通過(guò)數(shù)字信息化技術(shù)的環(huán)境所產(chǎn)生的文件形式，以數(shù)字信息設(shè)備為載體，如磁盤(pán)、U盤(pán)等保存，通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行整理和閱讀的模式，經(jīng)過(guò)修改可以將最新電子文件上傳到各大媒介當(dāng)中。而電子文件管理是針對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)在載體中的文件、圖片、視頻等內(nèi)容進(jìn)行歸檔分類。通過(guò)歸檔可以讓需要閱讀的人方便瀏覽，各大企業(yè)也會(huì)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對(duì)所需要的文件進(jìn)行分享學(xué)習(xí)。電子文件的運(yùn)用不受空間和時(shí)間的束縛，一些企業(yè)為了安全性的考量，對(duì)電子文件歸類后加密處理，防止企業(yè)文件外泄。

二、電子文件歸檔中電子簽名原理

從原理上簡(jiǎn)單地說(shuō)，電子簽名是運(yùn)用哈希算法和密碼運(yùn)算來(lái)實(shí)現(xiàn)在電子文件中簽字蓋章的一種信息技術(shù)。通過(guò)對(duì)數(shù)字技術(shù)的各種轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)對(duì)簽字和蓋章內(nèi)容和電子文件結(jié)合的方法。為了確保電子文件在簽名和蓋章過(guò)程中的法律有效性，電子文件還需要具有身份識(shí)別和不能篡改的功效。電子文件簽名是通過(guò)數(shù)據(jù)密碼的轉(zhuǎn)換，確保在相應(yīng)的數(shù)據(jù)上接收者可以確認(rèn)數(shù)據(jù)的完整性，并防止數(shù)據(jù)外泄被他人偽造等。電子文件簽名整體原理如圖1所示：

圖1 電子文件簽名原理

三、電子簽名對(duì)電子文件產(chǎn)生的作用

（一）簽名人身份的認(rèn)證。在所有文件需要簽名的過(guò)程中，最大的作用就是識(shí)別簽名人身份的有效性，在電子文件簽名原理中涉及一項(xiàng)身份就是私鑰。是通過(guò)持有者運(yùn)用私鑰進(jìn)行加密的一種數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)上傳后被識(shí)別解謎，就可以認(rèn)定整個(gè)數(shù)據(jù)單元的加密是私鑰持有者的行為。行為產(chǎn)生后，加密數(shù)據(jù)可以認(rèn)定為持有私鑰的擁有者生成，而沒(méi)有私鑰是無(wú)法生成定性的加密文件，從而判定電子文件中簽名者的身份，驗(yàn)證身份的 真?zhèn)巍?/p>

（二）電子文件簽名抗抵賴性。這種抗抵賴是為了防止對(duì)電子文件真實(shí)性進(jìn)行抵賴的行為機(jī)制，從技術(shù)上來(lái)確保實(shí)體性對(duì)電子文件簽名的認(rèn)可。通過(guò)電子簽名幫助信息技術(shù)識(shí)別主體身份從而表明身份，因此具有真實(shí)性和抗抵賴性。但是單一的電子簽名只是針對(duì)實(shí)體具有驗(yàn)證行為，無(wú)法真正識(shí)別現(xiàn)實(shí)發(fā)生的行為。

（三）電子文件簽名的完整性。在整個(gè)電子文件簽名的傳輸過(guò)程中，為了確保數(shù)據(jù)不被篡改或者被篡改后可以最快的方式發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要電子文件簽名的完整性。而實(shí)現(xiàn)完整性的運(yùn)用需要數(shù)據(jù)導(dǎo)出的過(guò)程，這時(shí)候需要哈希函數(shù)進(jìn)行哈希算法計(jì)算取得哈希值，將數(shù)據(jù)及運(yùn)算出來(lái)的哈希值發(fā)送出去。通過(guò)哈希值的運(yùn)算會(huì)將電子內(nèi)容生成代碼，這個(gè)代碼就是信息所需要的摘要，在加密過(guò)程中，不需要密鑰就可以進(jìn)行加密。經(jīng)過(guò)加密的數(shù)據(jù)沒(méi)有辦法被復(fù)制和反向還原，因此接收電子簽名的文件和收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，只有完全相同的運(yùn)算值才能擁有一樣的摘要，結(jié)果一旦對(duì)比不一樣，就說(shuō)明文件數(shù)據(jù)有被篡改的痕跡，電子簽名會(huì)被 駁回。

四、電子文件歸檔中電子簽名的特征

（一）電子文件簽名缺失的方面。電子文件簽名是人通過(guò)電子筆在電子設(shè)備上進(jìn)行簽字的行為，是通過(guò)電子書(shū)寫(xiě)載體傳導(dǎo)給數(shù)字設(shè)備，讓電子簽名脫離了傳統(tǒng)的紙張和筆墨。傳統(tǒng)的紙張和筆墨一旦下筆之后就會(huì)顯現(xiàn)出每個(gè)人特有的筆鋒和筆畫(huà)。雖然電子設(shè)備通過(guò)高科技將簽名結(jié)合到電子文件中，但是通過(guò)數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，和較多的外在因素影響，會(huì)導(dǎo)致部分筆跡的特征沒(méi)有辦法靈敏展現(xiàn)在電子文件中，這是電子文件簽名中一種缺失的方向。

（二）電子文件簽名筆力的特征。電子文件簽名與傳統(tǒng)的紙張和筆墨的手感有很大的不同，電子簽名是通過(guò)電子筆這個(gè)載體，運(yùn)用數(shù)據(jù)連接傳導(dǎo)到電子設(shè)備中。在簽名的過(guò)程中，由于隔著屏幕操作，質(zhì)地還是比較硬，書(shū)寫(xiě)人通過(guò)感應(yīng)傳導(dǎo)在電子觸屏上形成的筆跡，是沒(méi)有實(shí)體書(shū)寫(xiě)中的筆跡特征的。有些電子設(shè)備不夠靈敏也會(huì)導(dǎo)致筆跡特征的缺失，所以電子文件中的簽名是沒(méi)有筆力特征的。

五、電子文件簽名歸檔后的維護(hù)措施

（一）設(shè)置正確的電子文件簽名。電子文件在歸檔過(guò)程中一旦簽名外觀不正確，可能會(huì)影響到電子文檔的時(shí)效性和實(shí)用性。因此，在電子文檔簽名的時(shí)候要統(tǒng)一規(guī)范制度，提前設(shè)置好簽名屬性，可以在歸檔的過(guò)程中通過(guò)簽名識(shí)別電子文件的整體性。

（二）電子文件簽名的可驗(yàn)證時(shí)間適當(dāng)延長(zhǎng)。電子文件中的電子簽名時(shí)限越長(zhǎng)，對(duì)于電子文件的歸檔和保管越有好處。因此，在歸檔的時(shí)候，電子簽名要延長(zhǎng)時(shí)間服務(wù)制度。由于電子文件的特殊性，在歸檔保管中電子文件本身的設(shè)置時(shí)限可以是永久，但對(duì)于簽名，由于密鑰數(shù)字系統(tǒng)的識(shí)別功能無(wú)法設(shè)置為永久，不過(guò)需要選擇較長(zhǎng)的時(shí)限，這樣可以方便歸檔后的利 用率。

（三）在有效證書(shū)中設(shè)置驗(yàn)證信息。在電子文件簽名中，通常會(huì)和數(shù)字證書(shū)捆綁設(shè)置在電子文件中。數(shù)字證書(shū)會(huì)帶來(lái)較多的驗(yàn)證信息，而這種驗(yàn)證信息對(duì)簽名軟件的環(huán)境有所依賴，依賴越少越有利于電子文件歸檔中簽名的保存。因此，在數(shù)字證書(shū)設(shè)置上，要將驗(yàn)證信息盡可能多加設(shè)置，從而延長(zhǎng)電子文件簽名的保存時(shí)長(zhǎng)。

（四）形成正確的電子文件簽名元數(shù)據(jù)。電子文件在歸檔的過(guò)程中會(huì)形成相對(duì)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)，而電子簽名也包含在其中。簽名元數(shù)據(jù)項(xiàng)是在歸檔中數(shù)據(jù)的重要組成部分，無(wú)論是攜帶還是歸檔都具有重要影響意義和較大的作用。因此，在元數(shù)據(jù)項(xiàng)形成的條件下，無(wú)論從簽名設(shè)置、時(shí)間、名字、結(jié)果和數(shù)字證書(shū)等項(xiàng)目上，都要遵循《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》。當(dāng)電子文件帶有電子簽名后，這些元數(shù)據(jù)項(xiàng)在電子文件歸檔的時(shí)候就會(huì)確認(rèn)其真實(shí)性和安全性。相反的，如果簽名不完全，無(wú)法獲得電子簽名元數(shù)據(jù)，很可能會(huì)影響電子文件的歸檔，降低電子文件的利用率，影響整體歸檔 管理。

六、電子文件簽名歸檔

隨著社會(huì)對(duì)數(shù)字信息化的大量需求，電子文件上的簽名成為越來(lái)越多法律條款規(guī)定的部分之一，如果電子文檔不進(jìn)行歸檔處理，很可能?chē)?yán)重?fù)p壞電子文件的完整性和實(shí)用性。將電子簽名和電子文件一同歸檔保存，可以有效提高文件的真實(shí)性，健全文件的信息性和功能性。在電子文件歸檔中要確保簽字的數(shù)據(jù)項(xiàng)和電子文件是有效匹配的，防止后期通過(guò)合成手段進(jìn)行仿造簽名，影響電子文件的真實(shí)性和有效性。

七、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在整個(gè)電子文件歸檔建設(shè)和實(shí)施中，取得了一定的發(fā)展成效。當(dāng)電子文件歸檔系統(tǒng)正式實(shí)施時(shí)，對(duì)信息化社會(huì)的發(fā)展加快了管理和服務(wù)的時(shí)效性，也減輕了傳統(tǒng)檔案管理的工作量，更降低了資源成本。而在電子文檔歸檔中電子簽名的認(rèn)可，更增加了電子文檔的有效性和法律性，使電子文檔的歸檔被社會(huì)各個(gè)部門(mén)或企業(yè)所認(rèn)可。