文/馬竹英

隨著電子招投標(biāo)的普及和信息化時(shí)代的發(fā)展，以及高校招標(biāo)檔案數(shù)量的不斷增加，開發(fā)招標(biāo)檔案管理平臺勢在必行。高校招標(biāo)檔案管理平臺統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件管理與檔案管理、業(yè)務(wù)工作與檔案工作之間的關(guān)系，從檔案歸檔管理、檔案檢索查詢統(tǒng)計(jì)管理、檔案借閱管理、系統(tǒng)管理和系統(tǒng)對接等功能進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)，符合高校招標(biāo)歸檔業(yè)務(wù)實(shí)際，又符合檔案管理要求,實(shí)現(xiàn)電子檔案及實(shí)物檔案的全生命周期管理

招標(biāo)采購在高校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，招投標(biāo)檔案是整個(gè)招標(biāo)過程的真實(shí)記錄，還原了招標(biāo)過程的每個(gè)環(huán)節(jié)。對招標(biāo)采購過程相關(guān)文件的有效管理則是準(zhǔn)確反映招標(biāo)采購全流程是否符合有關(guān)法律法規(guī)的重要?dú)v史憑證，也是明確各方主體責(zé)任的證明材料，保護(hù)各方主體的正當(dāng)利益。伴隨著招標(biāo)采購領(lǐng)域不斷整合及電子化交易的迅速開展，在招投標(biāo)業(yè)務(wù)開展過程中都產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)據(jù)，而如何做好電子文件的歸檔和對這些電子檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理是當(dāng)前高校招標(biāo)采購領(lǐng)域檔案管理所面臨的新挑戰(zhàn)。

一、招標(biāo)檔案信息化管理的政策透視

2015年3月1日起施行的《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》第四十六條規(guī)定：“政府采購法第四十二條規(guī)定的采購文件，可以用電子檔案方式保存”；2019年國辦函〔2019〕41號文件《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家發(fā)展改革委關(guān)于深化公共資源交易平臺整合共享指導(dǎo)意見的通知》要求實(shí)現(xiàn)包括文件歸檔在內(nèi)的招投標(biāo)工作全流程電子化；2020年，《關(guān)于積極應(yīng)對疫情創(chuàng)新做好招投標(biāo)工作保障經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)運(yùn)行的通知》(發(fā)改電〔2020〕170號)要求加快推進(jìn)包括文件歸檔在內(nèi)的招投標(biāo)工作業(yè)務(wù)全流程電子化；《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中規(guī)定：“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動具有同等法律效力”；2021年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》中“檔案信息化建設(shè)”一章中明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。

二、高校招標(biāo)檔案管理平臺功能設(shè)計(jì)

高校招標(biāo)檔案管理平臺功能設(shè)計(jì)應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件管理與檔案管理、業(yè)務(wù)工作與檔案工作之間的關(guān)系，從功能角度分為檔案歸檔管理、檔案檢索查詢統(tǒng)計(jì)管理、檔案借閱管理、系統(tǒng)管理和系統(tǒng)對接等，能夠?qū)φ袠?biāo)過程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、維護(hù)、利用和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)[1]。同時(shí)還應(yīng)充分考慮到今后的縱向和橫向平滑擴(kuò)張能力。

1.檔案歸檔管理

招標(biāo)檔案歸檔管理是基于招標(biāo)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。一般情況下，高校招標(biāo)采購根據(jù)國家及所在省份集中采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)，通過招標(biāo)代理公司和校內(nèi)自主招標(biāo)來實(shí)現(xiàn)。以筆者所在高校為例，招標(biāo)具體流程如圖一所示。

根據(jù)圖一招標(biāo)流程，招標(biāo)歸檔流程描述：按照采購項(xiàng)目預(yù)算金額，業(yè)務(wù)歸口部門將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及其分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字的項(xiàng)目執(zhí)行審批資料、立項(xiàng)證明材料進(jìn)行掃描或拍照上傳至檔案管理平臺；招標(biāo)管理部門根據(jù)項(xiàng)目限額標(biāo)準(zhǔn)（以筆者所在高校為例：5-10萬元實(shí)行校內(nèi)集中采購，10萬元以上委托代理機(jī)構(gòu)實(shí)施）進(jìn)行管理。在上述招標(biāo)流程圖中，每一環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的檔案資料需要留存，其中確定代理公司、審核招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、確定采購人代表或抽取評審專家、確認(rèn)評審結(jié)果、發(fā)布結(jié)果公告等流程還需特定人員審核或?qū)徟?，審批人員在自己權(quán)限范圍內(nèi)審核，文件資料以附件形式上傳，審批資料直接系統(tǒng)內(nèi)提取，招標(biāo)管理部門按歸檔資料要求在檔案管理平臺進(jìn)行歸檔管理。如果高校有自己的招標(biāo)管理系統(tǒng)，招標(biāo)檔案管理平臺須與招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，調(diào)用與招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口提取項(xiàng)目基本信息。開標(biāo)評標(biāo)過程中所形成的紙質(zhì)檔案資料線下掃描后，系統(tǒng)支持線上導(dǎo)入檔案管理平臺，音視頻直接上傳歸檔。歸檔資料包括：檔案封面、檔案目錄及頁碼、歸檔文件目錄清單、審批信息清單、音視頻等，所有需要?dú)w檔的環(huán)節(jié)均涵蓋在內(nèi)。招標(biāo)管理部門對所有歸檔資料進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核通過后進(jìn)行最終歸檔，已歸檔的資料在權(quán)限許可的范圍內(nèi)供內(nèi)部或外部借閱。平臺同時(shí)為檔案管理提供歸檔資料修改功能，可對正在歸檔的歸檔項(xiàng)目進(jìn)行補(bǔ)充資料、上傳附件、補(bǔ)充信息等操作，并完成歸檔。歸檔管理模塊如圖二所示。

圖一

筆者所在高校遵循“采管分離”原則，招標(biāo)結(jié)果公布無異議，招標(biāo)管理部門給業(yè)務(wù)歸口部門發(fā)放采購結(jié)果通知，招標(biāo)活動即結(jié)束。有的高校還有后續(xù)的合同簽訂、合同實(shí)施、組織驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，因此招標(biāo)檔案管理平臺還應(yīng)充分考慮到今后的縱向和橫向平滑擴(kuò)張能力，以適應(yīng)高校各部門業(yè)務(wù)調(diào)整之需。

2.檔案檢索查詢統(tǒng)計(jì)管理

應(yīng)用服務(wù)主要通過數(shù)據(jù)挖掘、智能搜索等技術(shù)實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案的查詢檢索、統(tǒng)計(jì)分析、動態(tài)監(jiān)管、宏觀決策等功能[2]。檔案管理員對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括案卷全宗、案卷目錄管理，文件目錄、文件配置等信息管理，可以對已經(jīng)歸檔的檔案按時(shí)間、關(guān)鍵字、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、預(yù)算金額等途徑進(jìn)行模糊和精確檢索，檢索檔案存檔情況，并按時(shí)間進(jìn)行順序或倒序排列；檔案管理人員根據(jù)檢索信息精確調(diào)取項(xiàng)目詳細(xì)信息，檔案管理平臺具有對查詢結(jié)果進(jìn)行查看、導(dǎo)出、下載、打印等功能；平臺提供給用戶檔案統(tǒng)計(jì)功能，包括歸檔項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、使用統(tǒng)計(jì)、下載統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)等。歸檔項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)按采購內(nèi)容進(jìn)行貨物、工程、服務(wù)分類統(tǒng)計(jì)，按組織形式進(jìn)行政府采購、非政府采購、出租出借、委托經(jīng)營、供應(yīng)商遴選等統(tǒng)計(jì)。隨著高校巡視、評估、審計(jì)等工作對招標(biāo)檔案的高頻利用，招標(biāo)檔案統(tǒng)計(jì)管理功能的“資政”作用越發(fā)凸顯，檔案庫就發(fā)展為支持學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的智庫[3]。

3.檔案借閱管理

高校招投標(biāo)活動的業(yè)務(wù)檔案是工作查考的憑證，是經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的參考，是相關(guān)人員決策的依據(jù)，也是招投標(biāo)活動不可再生的寶貴財(cái)富[4]，因此檔案借閱管理功能不可或缺。歸檔檔案實(shí)現(xiàn)檔案借閱全流程利用管理，使用單位經(jīng)辦人員通過辦事系統(tǒng)發(fā)起借閱申請，填寫借閱信息，選擇借閱內(nèi)容，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人同意，招標(biāo)管理部門檔案管理人員報(bào)負(fù)責(zé)人同意后通過系統(tǒng)執(zhí)行借閱審批工作。外部借閱者經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可以通過開通臨時(shí)賬號登錄系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱。分配臨時(shí)賬號時(shí)，需檢測賬號是否存在重復(fù)，同時(shí)需要指定賬號的有效期。

平臺能夠控制借閱者的檔案權(quán)限，借閱者在授權(quán)范圍內(nèi)在線瀏覽、查看、下載自己借閱的檔案信息，同時(shí)生成檔案借閱記錄，借閱者所借閱的檔案到期后，平臺會自動歸還檔案。平臺可查詢借閱的歷史借閱記錄，并按項(xiàng)目信息、申請部門、臨時(shí)賬號等進(jìn)行檢索，統(tǒng)計(jì)出招標(biāo)檔案借閱數(shù)據(jù)，為后續(xù)招標(biāo)檔案管理工作提供借鑒。

4.系統(tǒng)管理和系統(tǒng)對接

系統(tǒng)管理包括系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、招標(biāo)業(yè)務(wù)及審批流程管理、角色權(quán)限分配及各模塊元數(shù)據(jù)管理等。系統(tǒng)的權(quán)限管理主要分為對歸檔文件整理的權(quán)限控制和對檔案查詢中數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的控制。為了確保檔案資料文件的安全，系統(tǒng)可以方便地給角色或用戶賦予數(shù)據(jù)權(quán)限或電子全文權(quán)限。具備完善的權(quán)限繼承與屏蔽功能，可基于用戶、角色等控制授權(quán)，以滿足應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用于多級部門多級職能的需要。系統(tǒng)管理功能還記錄用戶的操作信息、系統(tǒng)啟動定制信息、用戶登陸信息，并提供統(tǒng)計(jì)功能，可以根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)計(jì)出哪些用戶在一定時(shí)間段內(nèi)做了哪些操作等，為安全控制提供可靠依據(jù)。

系統(tǒng)對接主要與省政府采購管理平臺及高校自主采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，接口支持結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)對接、非結(jié)構(gòu)化的文件對接，可將交易系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案直接調(diào)取并存儲，實(shí)現(xiàn)部分招標(biāo)檔案的在線同步一鍵歸檔，從立項(xiàng)、預(yù)算計(jì)劃到招標(biāo)過程再到結(jié)果、合同、驗(yàn)收等形成整個(gè)檔案資料的信息化管理閉環(huán)。因此，在具體實(shí)施開發(fā)過程中，還需要考慮一定的前瞻性，防止因?yàn)榧嫒菪浴U(kuò)容性等問題減少了平臺的生命周期[5]。

不言而喻，招標(biāo)檔案資源來自于工作、來自于實(shí)踐，是基礎(chǔ)；檔案利用即服務(wù)于工作、服務(wù)于實(shí)踐，是目的。高校招標(biāo)檔案管理平臺應(yīng)努力打造成為全校采購工作的忠實(shí)記錄者、監(jiān)管審查的佐證者、行政決策的輔助者，從而強(qiáng)化“大檔案”理念，構(gòu)建“大技術(shù)”平臺，實(shí)施“大服務(wù)”戰(zhàn)略，激發(fā)“強(qiáng)智庫”功能。充分發(fā)揮檔案資源的功能，為高校的創(chuàng)新發(fā)展提供大力支撐與良好服務(wù)。