文/王 燦 趙振羽

檔案資源的開發(fā)與利用是檔案工作的重要組成部分。在信息化背景下，基于供給側(cè)視野對高職院校檔案資源服務能力進行分析探究，找到檔案資源服務供給與需求矛盾點并提供解決對策建議，從而提升高職院校檔案資源的服務管理水平

高職院校檔案資源是學校內(nèi)部運行管理的重要記錄，具有重要的價值。對這些檔案資料進行信息化和網(wǎng)絡化的管理與開發(fā)，能為學校的運行管理提供更多的支持保障。在新時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展以及檔案相關法律法規(guī)和制度的不斷完善，檔案資源不僅僅只是保存記錄歷史，其服務與利用能力更是一個學校的管理和服務水平的具體體現(xiàn)。

一、“供給側(cè)改革”視野下高職院校檔案服務能力現(xiàn)狀

世界步入新時期，隨著整個社會信息化和網(wǎng)絡化進程加快，高職院校檔案資源服務能力面臨著轉(zhuǎn)型的壓力，從供給側(cè)角度分析，主要面臨以下情況：一是從管理型向服務型的轉(zhuǎn)變，二是從被動服務向主動服務的轉(zhuǎn)變，三是從傳統(tǒng)勞動密集型服務向技術密集型服務的轉(zhuǎn)變，四是從線下服務為主向線上服務為主的轉(zhuǎn)變。

從“新供給創(chuàng)造新需求”理論分析高職院校檔案資源現(xiàn)狀，其意義在于一是更清晰認識高職院校檔案資源服務能力提升過程中存在的結構矛盾，二是為高職院校檔案資源服務學校建設發(fā)展提供保障，為服務能力提升提供明確的改進策略和思路。

二、“供給側(cè)改革”視野下檔案資源服務的矛盾分析

根據(jù)供給側(cè)改革理論分析當前高職院校檔案資源服務能力面臨的主要矛盾是高職院校檔案資源所供給的服務與各類利用主體的需求不匹配。通過文獻分析和走訪調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)主要表現(xiàn)在資源、人力、管理、技術四個要素上，具體分析如下：

1.檔案資源供給不足

當前高職院校檔案資源主要由學校內(nèi)部的檔案館進行統(tǒng)一管理。檔案資源主要由學校的黨政公文、干部人事檔案資料、教學與學生檔案資料、科研社會服務檔案資料、財務會計憑證資料、基建與設備儀器資料等組成。檔案資源利用者主要是在校和已畢業(yè)學生，在崗和離退休教職工，學校內(nèi)設機構的工作人員和少量社會人員組成。

檔案利用數(shù)量和頻率具有一定周期性規(guī)律。具體呈現(xiàn)以下態(tài)勢：一是高職院校檔案資源中教學類檔案利用的數(shù)量較大，利用頻次較高，二是高職院校檔案服務對象利用行為具有一定的周期性。每年畢業(yè)季會為即將畢業(yè)的學生提供黨團組織關系、學歷和成績單等證明材料；干部在職務變化和退休時，干部人事檔案查閱的利用數(shù)量和利用頻率增加。專業(yè)技術人員職務晉升和專項成果獎勵時，查閱教學、科研等檔案材料機會也會增大；學校財務和審計部門查詢會計憑證檔案有一定的規(guī)律性。一般在季末年末的財務預決算和內(nèi)部審計檢查督察工作中，會計憑證檔案調(diào)閱的數(shù)量和頻率會有明顯激增。高職院校黨政檔案隨著政務信息的公開和辦公自動化系統(tǒng)運行，檔案查閱頻次明顯減少。

筆者發(fā)現(xiàn)目前高職院校檔案資源供給主要是呈現(xiàn)碎片化，零散化，難以最大程度發(fā)揮其作用，難以滿足利用者的個性化系統(tǒng)化要求。因此要把握各類檔案利用的周期性和規(guī)律規(guī)律，運用信息化手段整合資源供給，建立高職院校檔案的特色服務資源。

2.人力資源供給缺乏

黨的十八大以來，“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念也是推動新時期高職院校檔案事業(yè)發(fā)展應遵循的工作方向。高職院校特別是“雙高”建設院校，面臨自身高水平發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境變化機遇期的到來，在信息化時代，以用戶為中心，樹立開放理念，館員主動服務意識亟需變革。

近年來，在檔案信息化建設向深層次推進的關鍵期，在高職院校檔案館服務業(yè)務拓展過程中，要實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設和管理，需要一批復合型業(yè)務人才。而當前高職院校檔案管理水平和檔案工作人員業(yè)務能力并不強，對文檔一體化的管理思路不清，對檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)運轉(zhuǎn)不順暢，規(guī)范和高效的信息化管理技術手段欠缺，制約了學校檔案資源服務的能力。因此，提升高職院校檔案資源管理水平和工作人員業(yè)務能力是檔案建設的重要任務之一。

3.管理能力供給疲軟

當前高職院校的檔案資源管理理念仍然是宏觀管理的“檔案館中心式”模式。即用戶到館，上班時間手工查閱。管理方式單一，檔案資源利用管理能力和理念相對滯后。參考國內(nèi)外的大數(shù)據(jù)時代的“用戶中心”理念下的檔案服務模型建立欠缺。構建基于檔案大數(shù)據(jù)的全生命周期管理模型，建立“人”“事”“時間”三位立體檔案模型和大數(shù)據(jù)技術運用為支撐的智能服務體系非常薄弱。因此，高職院校檔案資源宏微觀管理頂層設計、館藏資源融合、全生命周期管理，是有效提高檔案服務管理供給的一項重要任務。

4.技術供給能力老化

目前高職院校檔案服務的主要形式仍是檔案利用者實地到檔案館查閱檔案信息的方式，這種傳統(tǒng)的方式對于校師生在工作日進行檔案查詢較為方便，但對于其他人群以及非工作日來說，利用仍不便利。

信息技術利用方面，在大數(shù)據(jù)時代絕大多數(shù)高職院校的檔案資源沒有利用微信小程序和公眾號、微博等互聯(lián)網(wǎng)技術開展檔案資源共享與服務，尤其是在新冠疫情的社會大背景下，加強移動互聯(lián)網(wǎng)技術為高職院校檔案資源使用對象提供遠程檔案信息服務的方式，是對傳統(tǒng)單一線下服務平臺的有益補充和擴展，也是對學校社會影響力的重要體現(xiàn)。

三、高職院校檔案資源服務供給側(cè)改革策略與建議

筆者從“新供給創(chuàng)造新需求”這一理論出發(fā)，認為高職院校檔案資源服務能力的提升要通過改善檔案資源供給體系、優(yōu)化人力供給結構、提高管理供給效率、改善技術供給方式這四大策略，才能得以提高。

1.改善資源供給體系，提升資源服務能力

在信息化程度不斷提升與檔案法律法規(guī)日趨健全的大背景下，高職院校檔案資源服務與利用是服務學校建設發(fā)展改革的重要保障措施。各個學校根據(jù)自身特點，建立特色檔案資源結構管理模式，提升特色檔案服務能力，服務特定利用對象，構建參與式檔案資源供給體系。

高職院校通過各種渠道收集整理的檔案材料，需要學校檔案工作者和相關專家研究梳理和利用開發(fā)，才能發(fā)揮其深層次的文化功能和效用。例如在黨和學校的重大歷史時期，收集整理相關工作的檔案資料，舉辦特色檔案展、檔案節(jié)，展示辦學成果以及學校歷史積淀與文化傳承，利用互聯(lián)網(wǎng)技術，同時開辦網(wǎng)絡專題展。通過多種形式，改善學校檔案資源供給體系，提升檔案資源服務能力和水平，提升學校知名度和影響力。

2.優(yōu)化人力供給結構，提升人員服務能力

高職院校檔案館館員是學校檔案服務的中堅力量。運用“互聯(lián)網(wǎng)思維”來開放檔案資源，樹立用戶中心、簡約思維，平臺迭代、大數(shù)據(jù)流量和跨界社會化的互聯(lián)網(wǎng)新型思維方式，需要合理配置結構年齡、專業(yè)合理的管理人員，保證人力足量供給是一項檔案管理人才隊伍的長期任務。

重視檔案人員業(yè)務技能提升，樹立在信息化、數(shù)字化的背景下的管理思維方式改變，配置合理的專兼職檔案隊伍，積極開展學校檔案專業(yè)技術人員技能業(yè)務培訓，設立支持一定的檔案類科學研究項目，是保證管理人力有效供給的一項重要任務。在條件允許的情況下，特聘檔案類技能專業(yè)人才或招聘檔案學專業(yè)的大學畢業(yè)生進校工作，也是補充人力資源供給的重要渠道。

3.提高管理供給效率，提升管理服務能力

《國家信息化發(fā)展綱要》指出“各個部門要運用互聯(lián)網(wǎng)開展檔案服務模式創(chuàng)新，提高檔案管理服務水平”。國家檔案局在年度工作報告中也提出要加快推進檔案公共服務進程。為此高職院校檔案管理服務要樹立“以用戶為中心”理念。在檔案的宏觀管理服務有清晰定位，樹立為師生服務，為校園文化建設服務，滿足一定的社會研究需要的管理理念。樹立品牌意識，前瞻意識。微觀管理行為規(guī)范與制度完善。部門立卷制度，溝通與反饋機制，異地校區(qū)管理制度。對于實體檔案創(chuàng)新實現(xiàn)新技術查檔服務。

4.改善技術供給方式，提升技術服務能力

高職院校要順應時代要求和廣大師生需求，在互聯(lián)網(wǎng)平臺發(fā)布學校檔案信息資訊和文化成果，擴大學校信息服務的傳播范圍。高職院校檔案利用要以個性化凸顯特色服務模式的供給。與學校網(wǎng)絡中心聯(lián)系，積極融入數(shù)字校園平臺。著力改善學校檔案網(wǎng)站技術供給，力推微信小程序和公眾號技術供給，優(yōu)化實體管理與服務技術供給，真正實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通、整合與共享。

實現(xiàn)閉環(huán)式檔案遠程利用服務系統(tǒng)的供給。實現(xiàn)身份信息確認、信息調(diào)取審查和反饋、網(wǎng)上自主繳費、調(diào)檔制作材料、加蓋印信、遠程傳送給利用者的整個操作程序。加快推進高校檔案館與學校OA辦公系統(tǒng)互聯(lián)互通，提高電子檔案的接收效率，減少日后檔案資料數(shù)字化掃描的工作量。

創(chuàng)新檔案新媒體移動互聯(lián)網(wǎng)技術供給。當前各個高職院校普遍重視新媒體工作，微信、微博、抖音等移動互聯(lián)網(wǎng)平臺的公眾號客戶端應用廣泛。我們要將檔案資源與新媒體移動互聯(lián)網(wǎng)技術有機結合，開發(fā)檔案公眾號、小程序、APP，開設微信、微博、抖音專題欄目，利用新媒體移動互聯(lián)網(wǎng)獨特的傳播優(yōu)勢，深度開發(fā)高校檔案信息資源，提高檔案資源服務的便利化，也能提高學校的知名度和社會影響力。

不言而喻，檔案資源服務能力供給側(cè)改革是一項長期系統(tǒng)性的工作，需要各個方面的通力配合才能完成。對于高職院校，特別是“雙高”建設院校來說，學校的檔案資源服務學校自身發(fā)展，在人才培養(yǎng)、文化傳承和提高治理水平和治理能力現(xiàn)代化方面有著更為重要的意義。通過改善檔案資源供給體系，優(yōu)化人力供給結構，提高管理供給效率，改善技術供給方式，從而提高檔案服務質(zhì)量和各類利用者的滿意度，從而為院校建設提供良好的服務與有力的支撐。