文/劉雪寧

新形勢(shì)下，高校的發(fā)展進(jìn)入新階段，高校檔案管理工作已成為高校重點(diǎn)工作之一，高校檔案管理工作發(fā)展也凸顯在高校管理中的基礎(chǔ)地位。本文以陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院為例，根據(jù)學(xué)院檔案管理工作實(shí)際，從新時(shí)期高校檔案管理工作重要性、檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題等方面闡述，對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行分析并提出改進(jìn)策略及措施，以期能夠?yàn)槊褶k高校檔案管理工作助力

陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院由步長(zhǎng)制藥獨(dú)資創(chuàng)辦。從1997年剛成立的“陜西國(guó)際商貿(mào)專(zhuān)修學(xué)院”到2002年的”陜西國(guó)際商貿(mào)職業(yè)學(xué)院”（高職院校），再到2008年的“陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院”（本科院校）；從當(dāng)初200多名學(xué)生到現(xiàn)在的17000多名學(xué)生；從最初的5個(gè)專(zhuān)業(yè)到現(xiàn)在的54個(gè)專(zhuān)業(yè)，學(xué)校的發(fā)展歷程，均在學(xué)校檔案室里留下了學(xué)校發(fā)展的軌跡。作為伴隨著學(xué)院一同走過(guò)20多年的檔案人，我也親身感受到了學(xué)校的發(fā)展變化，見(jiàn)證了學(xué)校的光輝歷史。

一、高校檔案管理工作的重要性

（一）高校檔案管理工作的意義

高校檔案是高校各項(xiàng)工作的原始記錄，是學(xué)校從事科研管理、評(píng)估管理、教學(xué)管理、行政管理等工作的歷史積淀，是學(xué)校從事管理工作的優(yōu)秀傳承。學(xué)校檔案有著自身的特點(diǎn)和屬性，同時(shí)，具有很強(qiáng)的不可替代性。由此可見(jiàn)，高校檔案管理工作開(kāi)展記錄學(xué)校的發(fā)展，改進(jìn)學(xué)校體制方案有參考價(jià)值；開(kāi)展檔案管理工作，助力學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作；開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，記錄在校教職員工和學(xué)生工作、學(xué)習(xí)等相關(guān)方面的情況，便于用人單位對(duì)在校師生綜合素質(zhì)評(píng)估時(shí)提供參考資料。

（二）高校檔案管理工作的性質(zhì)

第一，綜合性。高校檔案管理工作包括文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)、基建類(lèi)、出版類(lèi)，在學(xué)校的教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、國(guó)際交流、外事活動(dòng)、考研、學(xué)生就業(yè)等很多方面，都與檔案工作密切相關(guān)。［1］

第二，系統(tǒng)性。高校檔案資料形成于各個(gè)部門(mén)，陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院有16個(gè)職能部門(mén)，16個(gè)教學(xué)單位，5個(gè)公共課部及教輔單位。分支多、類(lèi)型多、載體多，有紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物類(lèi)、音像類(lèi)。檔案管理需要對(duì)這些統(tǒng)一分類(lèi)，有序排列，逐一整理，形成體系，便于使用。

第三，應(yīng)用型。檔案管理工作的核心價(jià)值體現(xiàn)在“應(yīng)用”上。高校檔案管理工作最終的目的是服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于師生，服務(wù)于社會(huì)。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

高校檔案管理工作對(duì)學(xué)校教育教學(xué)管理、建設(shè)發(fā)展等方面的重要作用已逐漸受到重視，但部分高校檔案管理仍存在問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度有待提高

部分高校領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，認(rèn)為學(xué)校的重要工作是教學(xué)、科研、招生等，認(rèn)為檔案管理工作誰(shuí)都可以干，不過(guò)就是收集一些資料而已。領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，使檔案工作者找不到自身價(jià)值，極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不能有效開(kāi)展檔案管理工作，工作質(zhì)量低，效率差。

（二）高校檔案管理崗位人員結(jié)構(gòu)不合理，崗位穩(wěn)定性不高

目前，很多高校檔案管理崗位人員結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象突出。沒(méi)有按照要求配備專(zhuān)職檔案管理人員，大部分高校檔案管理人員較少，年齡偏大，素質(zhì)偏低，主要以兼職人員來(lái)充實(shí)。即使有年輕人員臨時(shí)從事檔案管理，認(rèn)為搞檔案工作不受重視，發(fā)展前景不好，無(wú)法安心持久工作，使得檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定［5］。

陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院成立24年，至今沒(méi)有獨(dú)立的檔案館，檔案科隸屬于黨政辦公室下的一個(gè)科室，最多的時(shí)候檔案科編制3人，1名科長(zhǎng)，2名專(zhuān)職檔案員。2020年機(jī)構(gòu)改革之后，減員增效，現(xiàn)檔案科只有1名專(zhuān)職檔案人員。學(xué)校其他部門(mén)（職能部門(mén)16個(gè)，教學(xué)教輔單位21個(gè)）共37名兼職檔案員，大部分是各部門(mén)辦公室秘書(shū)或干事兼任。人員編制不足，學(xué)校沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才引入，也沒(méi)有在學(xué)校內(nèi)部培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)門(mén)人才，大部分檔案工作由兼職檔案人員完成。這一現(xiàn)狀使學(xué)校的檔案管理數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確，不能進(jìn)行妥善保管，在很大程度上降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，不利于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

（三）高校檔案管理工作開(kāi)展模式滯后

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備不全

陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院未針對(duì)檔案管理現(xiàn)階段工作的信息化發(fā)展，提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至誤以為配備幾臺(tái)電腦就等同于完成基礎(chǔ)設(shè)施的投資；另外，檔案管理設(shè)備陳舊、老化，使得有些檔案過(guò)于陳舊，簡(jiǎn)單，部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損，照片損壞等問(wèn)題，都給檔案管理帶來(lái)不利的影響［2］。

2.檔案管理方式落后

陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院至今仍沿用以前的老方法收集、整理、存儲(chǔ)、調(diào)閱檔案。檔案以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為副。雖然是電腦辦公，但相關(guān)配套設(shè)施不齊備，檔案工作還是以檔案管理人員手動(dòng)錄入為主，沿用傳統(tǒng)的人工操作模式，相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入和對(duì)比效率不高，信息化水平不高，檔案信息的歸集整理精確度不高，使學(xué)校整體的檔案管理工作效率不高。

3.檔案宣傳和開(kāi)放力度不高

在當(dāng)前信息高速發(fā)展的時(shí)代，大家對(duì)信息的需求日益增大。但目前，大部分檔案管理部門(mén)仍處于封閉保守狀態(tài)，不能與現(xiàn)代化市場(chǎng)融合，對(duì)檔案信息的公開(kāi)與宣傳力度不足，阻礙了人們對(duì)檔案信息的查閱。同時(shí)，檔案管理人員思想觀(guān)念不能與時(shí)俱進(jìn)，只考慮保護(hù)檔案的隱私安全，不能及時(shí)去挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，浪費(fèi)了信息資源，影響了檔案工作的開(kāi)展。

4.檔案管理制度需進(jìn)一步完善

當(dāng)前，檔案管理普遍缺乏一套適應(yīng)學(xué)校改革發(fā)展新時(shí)期現(xiàn)狀的、較為完備的規(guī)章制度。檔案管理頭緒眾多，相關(guān)規(guī)章制度的不完善，容易產(chǎn)生管理上的無(wú)序，影響管理的權(quán)威性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。

（四）檔案管理工作者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

1.工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，檔案管理者中普遍存在業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升的問(wèn)題。檔案管理工作是一項(xiàng)工作量比較大的任務(wù)，需要嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、專(zhuān)業(yè)、細(xì)心的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)完成。首先，檔案工作者中高等教育管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人很少，檔案管理者缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)、教育學(xué)、心理學(xué)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)；許多兼職檔案者沒(méi)有接受檔案專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)就開(kāi)始上崗，同時(shí)兼職檔案管理工作者還有自己本職工作，不能全身心投入到檔案管理工作中來(lái)，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.工作任務(wù)繁重，但價(jià)值認(rèn)同度低

高校多年以來(lái)形成的都是“以教學(xué)為重點(diǎn)”，許多民辦高校在思想上不重視檔案管理工作。目前，很多民辦高校的黨政部門(mén)多達(dá)二十個(gè)以上，檔案管理人員經(jīng)常面臨一個(gè)人同時(shí)要完成好多職能部門(mén)安排的工作，并且還要確保完成工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，民辦高校采取的“二級(jí)管理,以院為主”的管理模式，檔案工作人員不僅要完成辦公室日常工作，還要收集、整理、分類(lèi)、歸檔各部門(mén)提交的檔案資料。檔案工作任務(wù)繁重、頭緒繁多。檔案管理工作人員在學(xué)校的地位和待遇等方面都比專(zhuān)職教師低。此種情況極大地挫傷了檔案管理人員的工作積極性，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性。

三、民辦高校檔案管理工作問(wèn)題分析及解決對(duì)策

民辦高校檔案管理工作現(xiàn)狀令人堪憂(yōu)，檔案管理的現(xiàn)狀及存在的相關(guān)問(wèn)題已經(jīng)在很大程度上影響了學(xué)校管理工作的提升和發(fā)展。結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特提出以下解決對(duì)策：

（一）學(xué)校方面

1.加強(qiáng)重視并合理利用

對(duì)于許多高校而言，檔案管理部門(mén)一直以來(lái)都是比較獨(dú)立的部門(mén)，雖然它是學(xué)校的一個(gè)重要部門(mén)，但它的使用不頻繁，導(dǎo)致許多人就會(huì)認(rèn)為檔案管理是一個(gè)可有可無(wú)的部門(mén)。再加上新形勢(shì)背景下，檔案管理逐漸數(shù)字化，這讓很多人覺(jué)得完全可以用線(xiàn)上的整理方式代替線(xiàn)下整理，導(dǎo)致一些人對(duì)檔案管理不重視。同時(shí)，學(xué)校對(duì)整理檔案的一類(lèi)人不夠重視，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案的重視［3］。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)階層樹(shù)立對(duì)檔案管理的正確認(rèn)知。并采取相應(yīng)手段將這種認(rèn)識(shí)逐級(jí)傳遞，通過(guò)會(huì)議交流、教研活動(dòng)等，讓更多的教職員工認(rèn)識(shí)到高校各類(lèi)檔案的重要性，檔案工作是全體教職員工的共同任務(wù)。

2.學(xué)校重視檔案工作人員的培訓(xùn)與考核

學(xué)校要對(duì)檔案工作者業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)進(jìn)行規(guī)劃，檔案管理人員通過(guò)參加學(xué)術(shù)交流會(huì)議、學(xué)術(shù)研討會(huì)議、報(bào)告會(huì)等多種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，開(kāi)闊眼界，了解國(guó)內(nèi)外檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)、新成果、新思想，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況，為師生提供更加全面、人性化的服務(wù)。學(xué)校應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)，打造培訓(xùn)層次多元、內(nèi)容構(gòu)成多元、教育方法多元的專(zhuān)職檔案管理者。提供機(jī)會(huì)讓各級(jí)各類(lèi)社會(huì)部門(mén)和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)參與專(zhuān)職檔案管理者的繼續(xù)教育［4］。

同時(shí)，學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理者建立考評(píng)體系，對(duì)他們進(jìn)行業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)，對(duì)各級(jí)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行量化考核，獎(jiǎng)罰分明，充分調(diào)動(dòng)檔案管理者工作的積極性和主動(dòng)性，提升學(xué)校檔案管理工作。

3.學(xué)校重視對(duì)檔案館（室）的投資建設(shè)

學(xué)校應(yīng)加大在檔案建設(shè)方面的投入。完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案管理工作所必須的軟、硬件設(shè)備配備齊全，加快推進(jìn)學(xué)校檔案資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，使檔案管理有序發(fā)展，為師生提供更好的服務(wù)［5］。

4.學(xué)校劃撥檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

學(xué)校把檔案館建設(shè)列入到學(xué)校的基本建設(shè)中，與學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行。按照檔案部門(mén)編制和國(guó)家相關(guān)規(guī)定，預(yù)算學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)行監(jiān)督和審查，以確保檔案管理經(jīng)費(fèi)專(zhuān)款專(zhuān)用，合理使用。

（二）檔案工作者個(gè)人方面

1.明確自己工作崗位的定位與職責(zé)范圍

明確自己工作崗位的定位與職責(zé)范圍。每位檔案工作者都必須熟記自己的崗位職責(zé)，要對(duì)這些工作職責(zé)做到心中有數(shù)，遇到特殊事情，也知道每一管理層級(jí)的處理權(quán)限是什么，根據(jù)職責(zé)規(guī)定再去處理實(shí)際工作，這樣工作起來(lái)才能井井有條。

2.要掌握檔案專(zhuān)業(yè)的基本知識(shí)

掌握檔案專(zhuān)業(yè)的基本知識(shí)。熟悉檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、安全、保密等工作。高校檔案管理工作者要認(rèn)真系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，把它熟記于心，嚴(yán)格遵守其中的規(guī)定。繁而不亂、立卷有序、建檔整齊，歸檔統(tǒng)一。［1］

3.學(xué)會(huì)觀(guān)察和總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)

學(xué)會(huì)觀(guān)察和總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。作為檔案管理工作人員，要特別注意觀(guān)察和總結(jié)工作中的各種現(xiàn)象和管理經(jīng)驗(yàn)。處在學(xué)校管理工作之末端，學(xué)校所有的檔案資料，學(xué)校各類(lèi)教學(xué)活動(dòng)的重要資料最終都集中到檔案管理這個(gè)環(huán)節(jié)，最有條件感知教師、學(xué)生、科研等工作狀態(tài)，因此，觀(guān)察和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)特別多，這就更應(yīng)該利用和把握好這個(gè)機(jī)會(huì)。

4.遵守工作紀(jì)律

遵守工作紀(jì)律。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，但凡專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作，都會(huì)有嚴(yán)格的工作紀(jì)律和工作規(guī)范方面的要求。嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律的各項(xiàng)要求，不僅是從組織部門(mén)的角度對(duì)管理人員的一項(xiàng)要求，也是做好高校檔案管理工作規(guī)范化、職業(yè)化的一項(xiàng)要求。

5.努力提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力

做好個(gè)人職業(yè)規(guī)劃，提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力。要科學(xué)規(guī)劃個(gè)人的職業(yè)生涯，制定適合自己的職業(yè)規(guī)劃，對(duì)于檔案管理人員是很有必要的。要設(shè)定明確的目標(biāo)，已經(jīng)工作多年的檔案管理人員重新結(jié)合實(shí)際，做一份新的發(fā)展規(guī)劃，修改或更新自己的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。有了職業(yè)規(guī)劃，就知道自己工作的意義何在，才能激發(fā)工作熱情和動(dòng)力，在實(shí)現(xiàn)個(gè)人小目標(biāo)的同時(shí)也向?qū)W校的大目標(biāo)靠近一步[6]。每位檔案管理者學(xué)著去做“學(xué)習(xí)型”員工，提升自己的“學(xué)習(xí)力”，與時(shí)俱進(jìn)，改變自己的思維模式，提升自己業(yè)務(wù)能力。在工作中學(xué)會(huì)創(chuàng)新，在將工作“做完”的前提下，力求將工作做到“最好”，遇到困難，學(xué)會(huì)擔(dān)當(dāng)，迎難而上，在困難面前不畏懼、不退縮，面對(duì)工作中的困難，迎難而上，突破自我，去尋找更優(yōu)秀的自己。我們要有做一行愛(ài)一行鉆一行的精神，在默默奉獻(xiàn)中實(shí)現(xiàn)人生的價(jià)值。[6]

綜上所述，在新形勢(shì)下，民辦高校發(fā)展將面臨新的挑戰(zhàn)，高校的檔案管理工作也將成為學(xué)校各項(xiàng)工作之重點(diǎn)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，不僅要高校領(lǐng)導(dǎo)從決策層高度重視起來(lái)，從人、財(cái)、物等方面給予支持和幫助，加快檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案管理人員也要加強(qiáng)培訓(xùn)和考核；作為檔案工作者，提升自我認(rèn)知，從思維、觀(guān)念、素養(yǎng)、能力等方面全方位提升自己的職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，全面推動(dòng)高校檔案管理工作更快、更好地發(fā)展。