劉燕燕

摘 要：檔案信息異地備份是指對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案以不同方式進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，實(shí)現(xiàn)異地備份。在數(shù)字化時(shí)代，人們對(duì)檔案信息異地備份主要是對(duì)于電子數(shù)據(jù)的備份。在數(shù)字化技術(shù)發(fā)展之后出現(xiàn)了一種新型保護(hù)機(jī)制，它可以有效避免傳統(tǒng)維護(hù)工作中遇到的人為問(wèn)題、錯(cuò)誤操作等情況發(fā)生，避免造成數(shù)據(jù)丟失或損壞，而且還可以將所有需要保存到磁盤(pán)、光盤(pán)的文件資料全部都保存在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之中，大大提高了檔案信息的安全性、可靠性與完整性。因此，檔案信息異地備份機(jī)制的發(fā)展是必然的。

關(guān)鍵詞：檔案信息異地備份;檔案?jìng)浞?信息共享

一、研究目的、必要性及其方法

1.研究目的

檔案信息異地備份是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行有益補(bǔ)充，有利于提高工作效率，使資源得到充分利用，同時(shí)又能夠?yàn)槠渌嚓P(guān)部門(mén)提供可靠數(shù)據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們?cè)谏钪锌梢钥吹綑n案館已經(jīng)不再是一個(gè)單純保存文件資料的地方，它已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠郑粌H只是存儲(chǔ)信息、傳遞信息的場(chǎng)所，更重要的是檔案管理與服務(wù)工作。智能化和信息化對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，所以檔案館的檔案信息異地備份是一個(gè)重要課題。本論文研究的意義在于檔案信息異地備份是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的一種挑戰(zhàn)，也是在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案共享、遠(yuǎn)程管理和自動(dòng)化技術(shù)的必要措施。

2.研究的必要性

檔案是各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，如不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要是針對(duì)房屋買(mǎi)賣(mài)而形成的檔案，記錄了房屋的所有權(quán)變更情況，是具有真實(shí)性的，對(duì)于房屋的確權(quán)有很重要的意義。如果檔案損壞，會(huì)對(duì)房屋所有權(quán)人產(chǎn)生很大影響。因此，必然要進(jìn)行檔案信息異地備份研究。

3.研究方法

本文主要采用了文獻(xiàn)分析法和比較研究方法，通過(guò)對(duì)檔案信息異地備份機(jī)制進(jìn)行分析，對(duì)其特征、現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，并且提出了解決措施，希望更多人了解檔案信息異地備份機(jī)制，并且為其發(fā)展做出努力。

二、檔案信息異地備份機(jī)制概述

1.檔案信息異地備份機(jī)制的產(chǎn)生

根據(jù)檔案的實(shí)際使用情況，為了使不同地區(qū)的檔案信息可以共享，方便群眾辦事，也為了防止檔案資料由于遭受重大自然災(zāi)害而受到損壞，需要對(duì)檔案進(jìn)行異地備份，因此產(chǎn)生了檔案信息異地備份機(jī)制。在汶川大地震之后的檔案重建工作中，檔案信息備份的問(wèn)題就引起了國(guó)家檔案局的關(guān)注，從2009年開(kāi)始，部分省級(jí)檔案館就開(kāi)始互相結(jié)對(duì)，進(jìn)行檔案?jìng)浞荨Ｎ覈?guó)檔案信息異地備份機(jī)制的發(fā)展大概經(jīng)歷了兩個(gè)階段：一是20世紀(jì)30年代初，周總理提出，黨中央的所有檔案均搞3套，一套送中央文庫(kù)保存，一套送中央特科，一套送共產(chǎn)國(guó)際。檔案信息備份機(jī)制開(kāi)始萌芽，對(duì)其研究始于1999年;二是2009年全國(guó)檔案館提出要全國(guó)47家副省級(jí)檔案館在2012年完成備份，從此，我國(guó)的檔案信息備份機(jī)制進(jìn)入發(fā)展期。

2.檔案信息異地備份機(jī)制的特征

（1）數(shù)據(jù)一致性。對(duì)同一個(gè)文件進(jìn)行不同層次上的數(shù)字化處理，然后將其統(tǒng)一時(shí)間點(diǎn)、時(shí)間域等、內(nèi)容不一致時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)完成統(tǒng)一操作，而對(duì)于某些特殊情況則采用非定期備份方式進(jìn)行保存，或者遠(yuǎn)程拷貝的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息異地備份，保證數(shù)據(jù)的一致性。

（2）同步性。檔案信息異地備份機(jī)制是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化過(guò)程，需要對(duì)不同文件進(jìn)行定期和非周期性同步處理、記錄、統(tǒng)一管理，而對(duì)于一些特殊情況，如不隨時(shí)間發(fā)生變化并且其性質(zhì)也無(wú)變動(dòng)的檔案則由系統(tǒng)自動(dòng)完成統(tǒng)一操作，將此刻所有文件歸檔保存或調(diào)取到同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)存放起來(lái)。

（3）數(shù)據(jù)完整性。該體系以“數(shù)據(jù)完整性”為中心，通過(guò)采用數(shù)據(jù)完整性、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性和非周期性備份三個(gè)基本原則，對(duì)檔案信息異地備份進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，保證系統(tǒng)內(nèi)的所有文件不發(fā)生丟失或損壞。

3.檔案信息異地備份的機(jī)制范圍

（1）檔案信息異地備份系統(tǒng)范圍：建立一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫(kù)，不同的數(shù)據(jù)在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有文件的保護(hù)。比如，磁盤(pán)上記錄的許多重要數(shù)據(jù)、電子文檔等，這些資料可以被多個(gè)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備讀取和保存下來(lái)，也可將其放在硬盤(pán)或者其他介質(zhì)中儲(chǔ)存起來(lái)。

（2）檔案信息異地拷貝系統(tǒng)范圍：異地備份檔案不可隨便拷貝，需要與原檔案保存單位履行一定的手續(xù)之后方可拷貝。電子檔案的拷貝是指通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作來(lái)實(shí)現(xiàn)復(fù)制和數(shù)據(jù)傳輸。在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里，如果需要拷貝、傳送相關(guān)資料時(shí)就必須要有一個(gè)完整統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時(shí)還要具備一定容量的硬盤(pán)空間，并應(yīng)保證其可長(zhǎng)時(shí)間保存。

（3）紙質(zhì)檔案中采用復(fù)制等方法進(jìn)行異地備份時(shí)，進(jìn)行檔案?jìng)浞莸膯挝灰欢ㄒ蠙n案保管和備份條件，保證檔案的安全性。

4.檔案信息異地備份機(jī)制的必要性

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息管理實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，這也使得文件丟失、損壞的可能性增加。為了保障檔案資料在網(wǎng)絡(luò)上傳播時(shí)不被破壞和流失，備份數(shù)據(jù)是必不可少的，但是目前我國(guó)很多地區(qū)的檔案館都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)保存數(shù)字文件或者電子文檔進(jìn)行異地備份的工作，沒(méi)有建立起完備且有效快捷的信息異地存儲(chǔ)機(jī)制系統(tǒng)。

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展不夠完善，很多地區(qū)的電子文件備份工作還是處于空白階段，檔案信息異地存儲(chǔ)機(jī)制也成為當(dāng)前急需解決的重要問(wèn)題之一。因此，如何對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行妥善解決就顯得非常重要，為了能夠保障檔案信息異地備份工作有效進(jìn)行，就需要對(duì)這些問(wèn)題給予足夠重視，并提出相應(yīng)解決措施。

三、我國(guó)檔案信息異地備份機(jī)制的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.我國(guó)檔案信息異地備份機(jī)制現(xiàn)狀

（1）我國(guó)目前還沒(méi)有建立起一套專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案資料異地備份工作的制度，也尚未制訂出系統(tǒng)方案，只是在不同地區(qū)分別設(shè)立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和人員。但是由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一致、技術(shù)設(shè)備條件有限及工作責(zé)任不明確等原因?qū)е铝烁鞑块T(mén)之間數(shù)據(jù)共享困難，各個(gè)部門(mén)之間信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

（2）檔案信息異地備份機(jī)制發(fā)展緩慢，國(guó)內(nèi)對(duì)于檔案信息異地備份的研究始于1999年，2009年全國(guó)檔案館工作會(huì)議提出連接全國(guó)多個(gè)副省級(jí)檔案館進(jìn)行檔案異地備份，推動(dòng)了檔案信息異地備份機(jī)制的發(fā)展，一度達(dá)到了頂峰時(shí)期，之后對(duì)于檔案信息異地備份機(jī)制的探討熱情有所回落，直到近幾年又開(kāi)始回升。

（3）目前，我國(guó)檔案信息異地備份工作的管理方式還不完善，仍然采用紙質(zhì)、檔案號(hào)等傳統(tǒng)載體，在信息化時(shí)代背景下我們需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理。

（4）可以滿(mǎn)足檔案信息異地備份條件的檔案館有限。

2.我國(guó)檔案信息異地備份機(jī)制面臨的困境

（1）檔案信息異地備份機(jī)制的相關(guān)法律法規(guī)并不完善，到目前為止，國(guó)家尚未出臺(tái)用以指導(dǎo)檔案信息異地備份機(jī)制完善的法律。

（2）全國(guó)各級(jí)檔案館由于自身?xiàng)l件的差異，實(shí)際開(kāi)展的工作差別較大。省級(jí)檔案館的檔案異地備份工作要快于市級(jí)檔案館的檔案?jìng)浞莨ぷ?。部分副省?jí)檔案館2009年就開(kāi)始進(jìn)行合作，對(duì)檔案進(jìn)行異地備份，而部分地區(qū)的檔案異地備份剛剛起步。例如黑河市檔案局與呂梁市檔案局在2016年雙方才簽訂了《異地備份意向書(shū)》，第一批備份數(shù)據(jù)2017年4月才到達(dá)呂梁市進(jìn)行異地備份。還有部分地區(qū)尚未加入檔案信息異地備份的隊(duì)伍，甚至尚未認(rèn)識(shí)到檔案信息異地備份機(jī)制對(duì)于災(zāi)后檔案重建工作與數(shù)據(jù)共享的意義。

（3）檔案信息異地備份工作需要多個(gè)單位和部門(mén)共同參與，尚未建立起完善的機(jī)制，導(dǎo)致檔案信息異地備份的工作難度增大。

（4）檔案信息異地備份的綜合性很強(qiáng)，需要計(jì)算機(jī)、工程建筑、檔案學(xué)等專(zhuān)業(yè)人才的合作，而國(guó)家缺少這方面的綜合性人才。

（5）檔案信息異地備份數(shù)據(jù)管理難度大。在我國(guó)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作面臨著大量電子文件，但卻沒(méi)有對(duì)這些數(shù)字化資料進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，導(dǎo)致了許多重要的文檔無(wú)法保存。

（6）檔案信息異地存儲(chǔ)技術(shù)困難。由于我國(guó)目前還沒(méi)有建立起專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案館數(shù)字化資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理的系統(tǒng)，而且在實(shí)際工作中也缺乏相關(guān)理論指導(dǎo)，所以造成了許多重要文件無(wú)法保存到光盤(pán)上。另外，還有一些文件因?yàn)楸恍孤痘蛘邠p壞而影響系統(tǒng)資源的安全問(wèn)題等情況存在于檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中。

（7）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。由于互聯(lián)網(wǎng)是以無(wú)線(xiàn)為主，所以在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息傳輸時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)都具有共享性和不可預(yù)測(cè)性，一旦出現(xiàn)黑客攻擊等問(wèn)題將會(huì)造成巨大損失。此外，還有可能被非法入侵者利用、竊取機(jī)密文件等，將對(duì)國(guó)家安全構(gòu)成威脅。

3.我國(guó)檔案信息異地備份機(jī)制缺失的原因

（1）數(shù)據(jù)共享機(jī)制不夠完善。在實(shí)際操作過(guò)程中，各單位之間缺乏有效的數(shù)據(jù)互換。例如，某公司將其員工資料、文件和系統(tǒng)軟件等資源進(jìn)行整合后，由不同部門(mén)負(fù)責(zé)保管，這種模式雖然能使相關(guān)人員及時(shí)了解備份信息以及進(jìn)行遠(yuǎn)程維護(hù)，但卻會(huì)造成信息共享困難，難以保證檔案信息異地備份工作的有效進(jìn)行。

（2）缺乏統(tǒng)一管理。在實(shí)際操作過(guò)程中，由于各單位之間沒(méi)有良好數(shù)據(jù)交換制度與技術(shù)支持，因此導(dǎo)致不同部門(mén)之間的保密文件、資料和系統(tǒng)軟件等資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一配置。另外，還存在一些人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)不熟悉或者是專(zhuān)業(yè)技能不夠熟練等問(wèn)題也會(huì)造成相關(guān)檔案信息異地備份不及時(shí)、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象發(fā)生。

（3）缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制。在實(shí)際工作中，檔案信息異地備份工作的實(shí)施需要一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，才能使檔案資源安全、穩(wěn)定和高效運(yùn)行，但由于缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案信息異地備份工作難以有效進(jìn)行。

4.我國(guó)檔案信息異地備份機(jī)制解決途徑

（1）由國(guó)家制訂從上而下的檔案信息異地備份的管理機(jī)制，統(tǒng)一進(jìn)行管理，提高檔案異地備份的效率和規(guī)范性。

（2）建立完善的、指導(dǎo)性的法律法規(guī)，為檔案信息異地備份工作提供依據(jù)。

（3）加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合與交流合作，避免出現(xiàn)信息的“孤島現(xiàn)象”，從而影響檔案信息的準(zhǔn)確性。

（4）建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，在實(shí)際操作過(guò)程中，要做好數(shù)據(jù)的交換工作，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

（5）對(duì)于不同的檔案使用不同的方法進(jìn)行異地備份，如紙質(zhì)檔案可以采用掃描件轉(zhuǎn)為電子信息進(jìn)行保存，也可以用復(fù)印等方法將紙質(zhì)檔案進(jìn)行異地備份，創(chuàng)立多元化的異地備份方式。

（6）將不同地區(qū)、不同時(shí)間和空間上的所有文件都統(tǒng)一保存到同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣既可方便群眾辦事，也可以減輕相關(guān)部門(mén)的工作量。

（7）建立完善的檔案信息異地存儲(chǔ)、管理以及查詢(xún)等環(huán)節(jié)，建立一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)，該系統(tǒng)平臺(tái)可以為不同部門(mén)之間、機(jī)構(gòu)間和企業(yè)內(nèi)部提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)共享而不亂用。

（8）建設(shè)檔案信息異地備份基地，并且在各檔案館之間建立聯(lián)系，形成合作機(jī)制。

（9）根據(jù)不同用戶(hù)角色需求設(shè)計(jì)相應(yīng)功能模塊。通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)和設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別來(lái)實(shí)現(xiàn)分級(jí)保護(hù)，同時(shí)也考慮到跨區(qū)域、跨部門(mén)管理帶來(lái)的數(shù)據(jù)丟失、維護(hù)成本較高的問(wèn)題，將異地資源集中存儲(chǔ)在同一個(gè)服務(wù)器上，可以有效避免跨區(qū)域的數(shù)據(jù)丟失。

（10）將傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式與遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，基于多通道、集中化管理等多種方法構(gòu)建一個(gè)動(dòng)態(tài)、多聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和共享利用。

四、結(jié)論

1.進(jìn)一步的工作

檔案信息異地備份是一項(xiàng)系統(tǒng)的、重要的、艱巨的任務(wù)，需要在實(shí)踐中不斷進(jìn)行改進(jìn)和完善。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)資料異地備份機(jī)制工作重要性的認(rèn)識(shí)。首先，應(yīng)提高工作人員的重視程度，建立健全檔案共享中心制度，促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢(shì);其次，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度并定期組織學(xué)習(xí)交流會(huì)等活動(dòng)來(lái)提升人員檔案信息資源異地管理意識(shí);最后，應(yīng)該對(duì)相關(guān)單位提出明確要求，讓其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行復(fù)制、修改和提交，并對(duì)檔案信息異地備份工作進(jìn)行考核，從而提高工作人員的積極性。

2.研究展望

本文對(duì)檔案信息異地備份工作的研究，從理論上豐富了傳統(tǒng)檔案管理方式，如利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸、遠(yuǎn)程設(shè)備監(jiān)控進(jìn)行檔案的異地備份等新功能，為未來(lái)檔案信息異地備份機(jī)制的建設(shè)提供參考。目前，在我國(guó)在檔案信息異地備份中，紙質(zhì)檔案會(huì)通過(guò)掃描等轉(zhuǎn)化成電子文件進(jìn)行備份。一方面電子文件方面實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公是必然趨勢(shì)，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障率高且不易檢查，維護(hù)系統(tǒng)會(huì)造成大量經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)，同時(shí)也存在著保密性差、安全性低的問(wèn)題，如磁盤(pán)損壞嚴(yán)重或硬盤(pán)空間有限等原因?qū)е聜浞輽n案丟失。另外，網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客攻擊對(duì)數(shù)據(jù)安全和信息質(zhì)量有很大影響，對(duì)用戶(hù)的保密性提出了挑戰(zhàn)。另一方面地震、洪水等自然因素和人為因素也對(duì)檔案安全有很大影響。因此，未來(lái)檔案管理部門(mén)要重視檔案信息異地備份工作，避免由于種種原因造成檔案丟失和損壞，進(jìn)一步發(fā)展我國(guó)的檔案信息異地備份機(jī)制。

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（作者單位：呂梁市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）