朱玉婷

摘 要：檔案的形成、立卷、歸檔整理與應(yīng)用對干部提拔使用、加快機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展等方面均有著積極作用。檔案管理信息化建設(shè)可以讓檔案管理工作水平邁入新臺階，有益于實現(xiàn)對歷史檔案資源的最大化利用，還可以確保檔案信息存儲的可靠性與完整性。機關(guān)事業(yè)單位需要與時俱進，轉(zhuǎn)變以往的理念，采取針對性手段加大檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)力度，從根本上促進其信息化水平的全面提升，讓其檔案資料發(fā)揮出最大價值，繼而全面提高其整體管理水平。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化水平

目前，我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)依然存在諸多問題，如檔案管理信息化建設(shè)認知不夠、信息化體系硬件設(shè)施不健全等，阻礙了機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的腳步。因此，本文對當(dāng)前存在的主要問題進行探討，并提出提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息水平的有效對策，旨在切實保障機關(guān)事業(yè)單位檔案可以有條不紊地開展，提升其信息化水平。

一、提高檔案管理信息化水平的重要性

信息社會，無論是數(shù)字技術(shù)還是電腦等硬件設(shè)備均在單位辦公中得到了廣泛使用，因此電子文件與檔案資料與日俱增，網(wǎng)絡(luò)化辦公已成常態(tài)。檔案管理主要是對機關(guān)事業(yè)單位辦公具體狀況的記載，所以實現(xiàn)信息化管理就顯得格外重要。一般而言，強化信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對歷史檔案的整理與利用提供應(yīng)有的便利

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理可以對其存在歷史價值的檔案文件資料加以存儲，然而因為以往的歷史資料通常都是以紙質(zhì)檔案為主的，所以查詢以及存儲起來既費時又費力，且會占據(jù)較大空間，很多歷史遺留的寶貴材料無法得到最大化利用，不得不被長期擱置。檔案管理信息化后，可以借助電腦技術(shù)對其檔案加以管理，可以拓寬存儲空間，無論是查詢還是存儲都非常便捷，并且還能充分挖掘歷史資料潛在的價值，為歷史檔案的整理與利用帶來益處。

2.有利于檔案管理工作效率的提高

因為檔案資料的管理模式過于陳舊，以往的檔案管理資料十分煩瑣，機關(guān)事業(yè)單位員工的資源不多，檔案管理涉及面較為廣泛，使檔案的利用率不高且極易發(fā)生遺失情況。當(dāng)單位加快信息建設(shè)進度之后，相關(guān)檔案管理人員就能以最飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中，能夠促進工作水平的全面提升。

3.有益于增強檔案管理的完整性與安全性

優(yōu)化信息化建設(shè)可以更加全面地對電子檔案加以存儲且存在著較強的隱蔽性，讀取時也十分方便，可以從源頭上充分確保檔案資料在實際傳輸以及保存期間的安全性。和紙質(zhì)檔案管理進行詳細比較，可以發(fā)現(xiàn)這種保存手段能夠令存儲時間延長，同時還能實現(xiàn)對檔案的科學(xué)備份。

4.對實現(xiàn)檔案信息資料共享和提升檔案資料利用率大有裨益

對以往檔案管理模式進行分析后可知，其會占用較大空間，同時針對檔案的存儲也比較零散，無法對其進行科學(xué)規(guī)范地規(guī)劃及應(yīng)用。隨著信息化技術(shù)水平持續(xù)提高，機關(guān)事業(yè)單位可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺促使每個單位、每個部門的信息達到實時共享的目的，以此來促進其檔案資料利用率的全面提升。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理信息化建設(shè)的認知不夠

通常情況下，機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理內(nèi)容、管理模式、管理標準等方面管理比較嚴格，不少單位沒有深刻意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，還是采取已經(jīng)落后的形式管理檔案，還有一些單位依然采取人工方式存儲紙質(zhì)檔案，信息化建設(shè)所投入的資金還有待提高，在很大程度上導(dǎo)致信息化程度處于較為低下的狀態(tài)，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的腳步。

2.檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用不全面

倘若想要確保機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實施，除了要予以足夠的資金支持之外，還要結(jié)合實際情況添置與之相匹配的軟件系統(tǒng)。結(jié)合相關(guān)實踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少機關(guān)單位針對此方面的投入并不夠，盡管加大了采購力度，但是并沒有得到關(guān)鍵軟件系統(tǒng)的大力支持，無法使檔案管理信息化價值充分展示出來。

3.機關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)工作不夠嚴謹

結(jié)合相關(guān)實踐調(diào)查可知，很多機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有將檔案管理工作放在重要位置，針對檔案管理的信息錯誤、更新緩慢等現(xiàn)象沒有予以廣泛關(guān)注，整體檔案管理工作較為松懈，檔案管理人員工作態(tài)度散漫。機關(guān)事業(yè)單位依然存在紙質(zhì)材料辦公的現(xiàn)象，而這些紙質(zhì)材料在實際整理以及存儲期間均會花費較多的時間和精力，增加問題情況發(fā)生的概率。從客觀上講，因為單位內(nèi)部缺少系統(tǒng)健全的文件管理機制、信息系統(tǒng)操作規(guī)范，所以很多檔案工作者不知道究竟要結(jié)合哪一項標準來收錄信息，日后信息篩查也會碰到諸多麻煩，長此以往下去必然會阻礙檔案管理信息化水平的提高。

4.檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

信息化管理質(zhì)量、信息化推進的程度和檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在著息息相關(guān)的聯(lián)系。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，一些管理人員并不具備較強的綜合素養(yǎng)，也沒有深刻意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，無論是在操作方面還是執(zhí)行方面均存在某些技術(shù)障礙，對檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生較大的阻礙。

5.信息化體系硬件設(shè)施不健全

因為機關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)工作還處于摸索時期，現(xiàn)階段我國較為成熟的管理信息系統(tǒng)還不多。一些機關(guān)事業(yè)單位沒有使用統(tǒng)一規(guī)格的系統(tǒng)，同時部門之間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計整合標準也不相同，長此以往下去必然會導(dǎo)致信息篩選期間花費較多時間和精力。機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有將目光放在檔案信息化建設(shè)上，也沒有對此投入較多資金，使檔案系統(tǒng)軟件處于不夠完善狀態(tài)。因此，就要進行相應(yīng)的信息錄入以及篩選，但是錄入過程比較煩瑣，極易增加失誤情況發(fā)生的次數(shù)，因為軟件權(quán)限以及功能有限，所以在很大程度上使檔案管理信息化建設(shè)工作有待優(yōu)化。管理信息系統(tǒng)不具備較高的版本，倘若系統(tǒng)操作頻率高，就很容易會發(fā)生漏洞等情況，這些情況的存在必然會對數(shù)據(jù)的輸入以及信息資源的利用帶來不利影響。另外，有的領(lǐng)導(dǎo)沒有深刻意識到檔案管理信息系統(tǒng)的重要價值，長此以往下去必然會阻礙檔案管理信息化建設(shè)的腳步。

三、提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效對策

檔案管理信息化對于我國機關(guān)事業(yè)單位科學(xué)規(guī)劃以及充分利用檔案資料大有裨益，能夠促進其管理工作水平與質(zhì)量的全面提升。針對提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效對策，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對檔案管理信息化建設(shè)引起重視

從機關(guān)事業(yè)單位的角度出發(fā)，檔案管理信息化建設(shè)存在著長期性以及復(fù)雜性的特點，是一個循序漸進、由表及里的過程，并不是一朝一夕就能實現(xiàn)的，雖然無法在短時間內(nèi)看到成果，但卻是機關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展必須具備的。機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要將目光放在檔案建設(shè)工作之上，采取宣講、會議等一系列手段來促使全體員工深刻意識到此項工作開展對促進機關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展的重要意義。因為檔案管理意識薄弱的工作人員在具體工作期間很容易發(fā)生工作失誤，所以要想解決這一狀況，就要對員工做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作。管理層應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況設(shè)置與之相匹配的獎項，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理部門，相關(guān)檔案管理人員除了擁有建議職能之外，還擁有表決權(quán)以及決策權(quán)，將檔案管理工作放在重要位置上，并強化每一個員工的管理意識，使他們以最飽滿的熱情投入到對信息化系統(tǒng)建設(shè)的開展中。從數(shù)據(jù)信息真實性的角度出發(fā)，每一個員工均要對自身所提供的數(shù)據(jù)信息有追責(zé)權(quán)，倘若信息發(fā)生錯誤，那么要在最短的時間內(nèi)做好追責(zé)處理工作。在常規(guī)管理工作期間一定要對檔案信息的運用情況予以高度重視，在人員晉升時應(yīng)當(dāng)依據(jù)人員的工齡、貢獻記錄、錯誤記錄、獎懲情況等數(shù)據(jù)信息篩選適宜的人員進行選拔。對于年度總結(jié)以及各項工作落實情況來說，可依據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)了解每一項工作的階段性同期對比數(shù)據(jù)以及今后發(fā)展趨勢預(yù)測，繼而為檔案管理信息化建設(shè)的順利實施提供強有力的數(shù)據(jù)保障。

2.加大檔案管理信息化的建設(shè)力度

第一，應(yīng)當(dāng)從源頭確保信息化建設(shè)的設(shè)備物資，并予以足夠的資金支持，在全面了解檔案管理具體狀況的基礎(chǔ)上，購買一定數(shù)量的基礎(chǔ)設(shè)備，旨在為持續(xù)推進檔案管理信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ);第二，應(yīng)當(dāng)對各種新型技術(shù)手段進行充分利用，積極引進符合檔案管理要求的高科技設(shè)備，以此來促進檔案管理信息化水平的全面提升;第三，應(yīng)當(dāng)持續(xù)強化對紙質(zhì)檔案電子化、信息化格式的有效轉(zhuǎn)換，在此基礎(chǔ)上對檔案管理形式以及信息化管理形式進行全面、細致地評估，循序漸進地展開分類編碼存儲以及模式過渡轉(zhuǎn)換，繼而將檔案檢索、調(diào)用等方面的能力加以提升;第四，應(yīng)當(dāng)將目光放在網(wǎng)絡(luò)安全上，在第一時間對網(wǎng)絡(luò)防火墻做好升級工作，為進一步強化檔案資料的完整性以及真實性提供應(yīng)有的保障。

3.對機關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)的管理制度加以完善

科學(xué)合理的管理標準以及規(guī)章制度，才能實現(xiàn)對相關(guān)工作者行為的嚴格規(guī)范，為檔案管理工作得以正常開展打下堅實基礎(chǔ)。機關(guān)事業(yè)單位的檔案建設(shè)管理制度是否完善與健全，會對各環(huán)節(jié)的工作水平產(chǎn)生直接影響，需要每一個部門通力合作來完成。機關(guān)事業(yè)單位需要對檔案管理的信息化建設(shè)工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上把檔案管理制度滲透到相應(yīng)的規(guī)章制度當(dāng)中，深度剖析每一個模塊，對具體的職責(zé)加以明確。

比如，對人員入職、調(diào)動等方面做好統(tǒng)計工作等，為檔案建設(shè)工作的順利實施打下堅實基礎(chǔ)。與此同時，還需要對操作規(guī)范以及操作標準進行嚴格規(guī)定，要求全體檔案工作者要嚴格結(jié)合相關(guān)要求進行操作，針對信息篩查、統(tǒng)計等諸多流程使用統(tǒng)一格式，為日后信息整合與分析提供應(yīng)有的便利?？陀^上講，檔案建設(shè)成功離不開每一個成員的大力支持，為了確保檔案建設(shè)得以順利實施，就要做到獎懲分明，對那些工作態(tài)度消極的員工予以適當(dāng)懲罰，對工作認真的員工予以一定的精神獎勵以及物質(zhì)獎勵，懲罰不是目的，而是要讓所有人都能全身心地投入到工作當(dāng)中。

4.不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在持續(xù)推進檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)將更多目光投入到對檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提高上。第一，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將目光放在對檔案管理人員引進、聘用等相關(guān)工作的開展上，同時還要定期或不定期對已有管理人員加大培訓(xùn)力度，讓他們的技術(shù)水平可以上升到一個新高度，強化對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，繼而創(chuàng)建一支綜合能力強、道德品質(zhì)高的人才隊伍。與此同時，還應(yīng)當(dāng)不斷強化檔案管理人員的責(zé)任意識，促使其帶領(lǐng)基層工作人員關(guān)注檔案信息化管理流程、方法等方面的學(xué)習(xí)，倘若發(fā)現(xiàn)管理漏洞則需要在第一時間做好補位工作，切實保障檔案管理信息化工作合理開展。

5.對檔案信息化建設(shè)配套設(shè)施加以完善

在對檔案管理信息化期間，應(yīng)當(dāng)采取有效措施強化管理信息系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性，確保信息不會出現(xiàn)泄露情況。

第一，廣泛關(guān)注管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性。通常情況下，機關(guān)事業(yè)單位在對檔案管理信息系統(tǒng)合作商進行挑選期間，應(yīng)當(dāng)對信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用狀況有一個全面認識，盡可能地選擇品質(zhì)過關(guān)、性價比高的軟件供應(yīng)商。因為機關(guān)事業(yè)單位存在著較大的信息數(shù)據(jù)量，所以應(yīng)當(dāng)對存儲空間和運行速度予以高度重視。

第二，在全面了解機關(guān)事業(yè)單位具體運作狀況的基礎(chǔ)上，將目光放在檔案信息系統(tǒng)的維護上面，確保信息的完整性，不單單要從相關(guān)工作者的管理意識入手，強化其信息保密性，還應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)角度著手，只有這樣才能強化信息的可靠性以及完整性。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理持續(xù)提升信息化建設(shè)質(zhì)量，優(yōu)化其大數(shù)據(jù)信息庫，對各種信息管理技術(shù)進行充分利用，可以快速實現(xiàn)信息的自動采集以及信息檔案的實時共享，使其信息管理程度得到有效強化。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化除了可以實現(xiàn)對檔案資料的充分利用外，還能夠從整體上確保檔案信息存儲的完整性以及準確性。機關(guān)事業(yè)單位需要主動轉(zhuǎn)變以往的管理理念，采取針對性手段加大檔案管理信息化建設(shè)力度，只有這樣才能從整體上提升檔案管理的信息化水平，讓其資料可以百分之百地利用，為機關(guān)事業(yè)發(fā)展水平邁入新臺階保駕護航。

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（作者單位：大慶市龍鳳區(qū)紀委監(jiān)委）