王洋

摘要：本文立足國(guó)家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，對(duì)當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作中普遍存在的有關(guān)電子文件長(zhǎng)期保存、四性檢測(cè)、元數(shù)據(jù)管理等方面的問(wèn)題進(jìn)行梳理，從人員、管理等角度分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因，提出要正確實(shí)施工作過(guò)程記錄管理功能、加強(qiáng)若干技術(shù)研究、加強(qiáng)項(xiàng)目管理和系統(tǒng)驗(yàn)收測(cè)試等改進(jìn)建議，以供讀者參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 數(shù)字檔案館 數(shù)字檔案室

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案工作隨之進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，由此企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。為加強(qiáng)對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作指導(dǎo)，國(guó)家檔案局印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”）建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)等多個(gè)方面進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范。企業(yè)紛紛按照規(guī)范要求開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，在系統(tǒng)部署模式、數(shù)據(jù)整合治理、軟件功能開(kāi)發(fā)、安全保障應(yīng)用等方面突出亮點(diǎn)和創(chuàng)新之處，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但對(duì)照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，筆者認(rèn)為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）在系統(tǒng)功能建設(shè)、元數(shù)據(jù)管理等方面還需加強(qiáng)和完善。

（一）工作過(guò)程記錄管理功能有待改進(jìn)

工作過(guò)程記錄管理功能指的是記錄類似全宗卷信息的功能。它等同于手工管理模式下，對(duì)全宗檔案進(jìn)行管理過(guò)程中形成的、能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。大多數(shù)企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）時(shí)并沒(méi)有按照這樣的要求進(jìn)行工作過(guò)程記錄管理，而是更多地依賴于信息技術(shù)，將這項(xiàng)功能與系統(tǒng)日志等同起來(lái)，通過(guò)日志記錄所謂的“工作過(guò)程”，使檔案系統(tǒng)中類似全宗卷信息缺失。

（二）長(zhǎng)期保存功能有待深化

電子文件長(zhǎng)期保存是在電子環(huán)境下，為了使文件信息長(zhǎng)時(shí)間保持有效可用，而采取一定的方法，盡量減少電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的依賴性。例如，要對(duì)不符合長(zhǎng)期保存要求的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換，定期對(duì)電子文件及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試、處置，檔案系統(tǒng)就要支持文件格式遷移、具有仿真功能等。目前，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)在長(zhǎng)期保存方面一般只關(guān)注電子文件存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換，而在定期對(duì)電子文件及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試、處置等方面，往往因電子文件所依賴軟硬件環(huán)境的元數(shù)據(jù)缺失而無(wú)法進(jìn)行。檔案系統(tǒng)在文件格式遷移和其依賴環(huán)境仿真功能的支持方面也不盡如人意。

（三）四性檢測(cè)功能有待完善

四性檢測(cè)是在電子文件歸檔、移交與接收和長(zhǎng)期保存過(guò)程中，為了保障其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性而應(yīng)具備的一項(xiàng)系統(tǒng)功能。企業(yè)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)時(shí)大多考慮了這項(xiàng)功能，但檢測(cè)結(jié)果一般并不理想。有的企業(yè)即使系統(tǒng)顯示了四性檢測(cè)界面、檢測(cè)報(bào)告也顯示全部通過(guò)，但電子文件日期、責(zé)任者等關(guān)鍵元數(shù)據(jù)依然空缺。有的企業(yè)沒(méi)有公鑰基礎(chǔ)設(shè)施（PKI/ CA），僅通過(guò)數(shù)字摘要來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件來(lái)源真實(shí)性校驗(yàn)，檢測(cè)的環(huán)節(jié)、觸發(fā)事件、前后比對(duì)的實(shí)現(xiàn)方法欠佳。有的企業(yè)將數(shù)字摘要與源文件一并傳輸，存在著二者一并被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）電子文件元數(shù)據(jù)方案有待完善

元數(shù)據(jù)是描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，伴隨著電子文件的形成而產(chǎn)生，并在整個(gè)電子文件管理過(guò)程中不斷增加和更新，為電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性和其證據(jù)性提供保障，是電子文件的重要組成部分。企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）過(guò)程中，大多比較關(guān)注那些常用的文件實(shí)體元數(shù)據(jù)，如文件題名、文號(hào)、年度、保管期限、責(zé)任者等，而會(huì)忽視一些不常用的說(shuō)明電子文件電子屬性或數(shù)字化屬性的元數(shù)據(jù)，如電子文件格式信息、文檔創(chuàng)建程序、信息系統(tǒng)描述、數(shù)字化對(duì)象形態(tài)、掃描分辨率等。另外，描述電子文件管理過(guò)程的業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間、行為描述等也比較欠缺。

（一）有關(guān)研究不夠深入

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)既涉及“數(shù)字”，又涉及“檔案”，這就需要規(guī)劃和實(shí)施這項(xiàng)工作的人員至少具備計(jì)算機(jī)和檔案兩方面的專業(yè)知識(shí)，并熟知數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)要求。這對(duì)從事檔案工作的人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)專業(yè)技能的挑戰(zhàn)。一般檔案人員較少具有計(jì)算機(jī)專業(yè)的教育背景，也較少接觸信息化建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中遇到的問(wèn)題，一般只能靠自身檔案工作經(jīng)驗(yàn)和計(jì)算機(jī)常識(shí)去判斷，對(duì)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子文件管理等方面的研究難以深入。

（二）項(xiàng)目管理不規(guī)范

大多數(shù)企業(yè)開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)都能夠以項(xiàng)目形式運(yùn)作，特別是在場(chǎng)地、設(shè)備等資源投入上能與日常職能工作分開(kāi)，單獨(dú)列支資金，但在實(shí)施過(guò)程中卻很少嚴(yán)格按照信息系統(tǒng)的項(xiàng)目管理要求來(lái)實(shí)施。首先，企業(yè)在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)，重檔案、輕信息化，其檔案部門大包大攬，甚至一家獨(dú)大。在實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，企業(yè)以上線檔案系統(tǒng)為工作核心，多以引進(jìn)一家市面上產(chǎn)品較為成熟的軟件廠商的方式，將系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)、接口實(shí)現(xiàn)、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等工作全部交予廠商。而信息技術(shù)部門除了提供基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全保障外，較少參與其中。其次，缺少項(xiàng)目監(jiān)控。可能考慮到項(xiàng)目規(guī)?；蛸Y金的問(wèn)題，大多數(shù)企業(yè)一般不引入項(xiàng)目監(jiān)理對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資等方面進(jìn)行控制。

（三）測(cè)試工作不夠重視

在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案系統(tǒng)軟件進(jìn)行研發(fā)的能力有限，一般采用購(gòu)置比較成熟的軟件原型并二次開(kāi)發(fā)的方式進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。在二次開(kāi)發(fā)過(guò)程中，企業(yè)往往對(duì)軟件廠商的依賴性較強(qiáng)，對(duì)軟件測(cè)試工作不夠重視，將驗(yàn)收測(cè)試委托軟件廠商進(jìn)行，使軟件廠商既當(dāng)“運(yùn)動(dòng)員”，又當(dāng)“裁判員”。有些企業(yè)對(duì)系統(tǒng)建設(shè)要求的測(cè)試報(bào)告，也直接使用軟件廠商提供的軟件原型的測(cè)試報(bào)告，實(shí)際上它與企業(yè)應(yīng)用的產(chǎn)品范圍并不一致。像四性檢測(cè)結(jié)果全部合格，但文件日期、責(zé)任者等元數(shù)據(jù)還是空缺的情況，就與企業(yè)不夠重視軟件測(cè)試工作不無(wú)關(guān)系。

（一）正確實(shí)施工作過(guò)程記錄管理功能

工作過(guò)程記錄管理功能是記錄類似全宗卷信息的功能，該功能無(wú)非是把全宗卷從紙質(zhì)形式變?yōu)殡娮有问?，把它的保存從檔案庫(kù)房搬到了檔案系統(tǒng)里?；诖?，企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）時(shí)，就應(yīng)按照全宗卷范圍，將有關(guān)檔案管理過(guò)程記錄形成電子全宗卷，如通過(guò)系統(tǒng)接口接收電子文件后形成的歸檔清單、借閱電子檔案的審批流程、電子檔案到期鑒定意見(jiàn)和清單等。企業(yè)不能因?yàn)檫@些記錄是由檔案系統(tǒng)形成的而忽略歸檔，而應(yīng)將檔案系統(tǒng)視同于一個(gè)處理檔案管理業(yè)務(wù)的“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”，同等對(duì)待由這個(gè)系統(tǒng)形成的記錄及由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的記錄。此外，企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）過(guò)程中還會(huì)形成系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)方案、數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等用于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的技術(shù)材料，這些材料也應(yīng)一并被歸入電子全宗卷。

（二）加強(qiáng)若干技術(shù)研究

1.加強(qiáng)長(zhǎng)期保存功能實(shí)施研究。當(dāng)前實(shí)行長(zhǎng)期保存功能的難點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)環(huán)境虛擬和仿真。由于環(huán)境虛擬和仿真應(yīng)用較少且需要較高的信息技術(shù)知識(shí)，目前檔案界仍缺少可行的流程和方案。為此，企業(yè)檔案部門或通過(guò)與信息技術(shù)部門合作，或引進(jìn)信息技術(shù)人才，加強(qiáng)對(duì)環(huán)境虛擬和仿真的研究，通過(guò)研究摸索出具體可實(shí)施的技術(shù)并轉(zhuǎn)化為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或管理規(guī)范，從而使其在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中得以全面實(shí)施。

2.加強(qiáng)四性檢測(cè)技術(shù)研究。在實(shí)施電子文件四性檢測(cè)方面，企業(yè)應(yīng)按照四性檢測(cè)相關(guān)要求，制定適合本企業(yè)的電子文件四性檢測(cè)方案，對(duì)其中涉及的關(guān)鍵技術(shù)要深入研究，提出符合實(shí)際的功能需求，明確技術(shù)路徑。例如電子文件來(lái)源真實(shí)性檢測(cè)可通過(guò)數(shù)字摘要、電子簽名、時(shí)間戳等多種技術(shù)實(shí)現(xiàn)，那么本企業(yè)采用哪一種或哪幾種技術(shù)需要企業(yè)在制訂方案時(shí)予以明確。再如要實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)，就要求企業(yè)先進(jìn)行元數(shù)據(jù)梳理，劃定哪些元數(shù)據(jù)是必有項(xiàng)，再進(jìn)行完整性比對(duì)。如果企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)均部署于私有云上，或者數(shù)據(jù)的物理存儲(chǔ)全部在一套存儲(chǔ)設(shè)備上，那么是否還需要對(duì)電子文件來(lái)源的真實(shí)性進(jìn)行檢測(cè)則需要商榷。如果企業(yè)檔案系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器安裝殺毒軟件，那么是通過(guò)檔案系統(tǒng)調(diào)用殺毒軟件接口實(shí)現(xiàn)安全性檢測(cè)，還是直接通過(guò)應(yīng)用服務(wù)器的系統(tǒng)級(jí)服務(wù)對(duì)安全性進(jìn)行保障，也是需要深入研究后予以明確的。

3.加強(qiáng)元數(shù)據(jù)方案研究。元數(shù)據(jù)是保障電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性和體現(xiàn)其證據(jù)性的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)根據(jù)電子文件的類別對(duì)相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、合理規(guī)劃。企業(yè)應(yīng)參照國(guó)家有關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃，制訂元數(shù)據(jù)方案，如OA系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)方案、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)方案、項(xiàng)目管理系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)方案等，使之與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件元數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。如果企業(yè)認(rèn)為這樣會(huì)使一些元數(shù)據(jù)項(xiàng)重復(fù)，那么也可將常出現(xiàn)的元數(shù)據(jù)列入通用元數(shù)據(jù)方案，再針對(duì)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的特殊元數(shù)據(jù)，制訂專用元數(shù)據(jù)方案。在這一過(guò)程中，企業(yè)會(huì)特別注意業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)（即針對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)象定義的一類元數(shù)據(jù)），而往往容易忽略如業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間等這類業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)。

（三）加強(qiáng)項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理作為一種科學(xué)的管理方法，適用于各類項(xiàng)目。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)實(shí)際上也是一個(gè)項(xiàng)目，要想做好這個(gè)項(xiàng)目，就要將項(xiàng)目管理理論和方法應(yīng)用其中。企業(yè)要開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，首先應(yīng)設(shè)立建設(shè)目標(biāo)，并對(duì)達(dá)到這一目標(biāo)的可行性進(jìn)行分析和研究，在一定條件的約束下，按照項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五個(gè)過(guò)程進(jìn)行，開(kāi)展項(xiàng)目范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理等工作。所有項(xiàng)目工作歸根到底都是由人來(lái)完成的，“人”的作用如何發(fā)揮，對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字檔案館（室）建設(shè)過(guò)程中需要特別關(guān)注團(tuán)隊(duì)合作，切忌檔案部門一家獨(dú)大，要依托于現(xiàn)有的人員力量，使檔案部門與信息技術(shù)部門密切配合，邀請(qǐng)保密部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與，使懷有不同技能的人員在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中各自發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、通力合作。

（四）加強(qiáng)系統(tǒng)驗(yàn)收測(cè)試

系統(tǒng)驗(yàn)收測(cè)試主要是針對(duì)委托第三方進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)的企業(yè)提出的，而一般進(jìn)行自主研發(fā)的企業(yè)，往往比較重視軟件開(kāi)發(fā)中的測(cè)試環(huán)節(jié)。對(duì)于外購(gòu)軟件的企業(yè)，軟件測(cè)試是一項(xiàng)必不可少的任務(wù)，它主要體現(xiàn)在驗(yàn)收測(cè)試上，一般應(yīng)由購(gòu)置軟件的企業(yè)負(fù)責(zé)組織，安排本企業(yè)信息技術(shù)部門實(shí)施，或委托國(guó)家認(rèn)可的第三方測(cè)試機(jī)構(gòu)實(shí)施。在實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)依據(jù)合同、系統(tǒng)需求說(shuō)明文檔等，制訂詳細(xì)的測(cè)試計(jì)劃，選擇適當(dāng)?shù)臏y(cè)試方法，設(shè)計(jì)好測(cè)試用例，規(guī)范測(cè)試過(guò)程管理和輸出相關(guān)的測(cè)試文檔。特別注意的是，對(duì)于驗(yàn)收測(cè)試，企業(yè)要加強(qiáng)軟件的配置管理，測(cè)試人員需要對(duì)已通過(guò)測(cè)試的驗(yàn)收狀態(tài)和各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)記錄并歸檔保存。

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作者單位：中國(guó)電力建設(shè)集團(tuán)有限公司