摘 要：醫(yī)院是服務(wù)社會(huì)大眾的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其規(guī)模相對(duì)較大、工作量也比較多，因此醫(yī)院管理工作是其穩(wěn)定有序發(fā)展的根本。在醫(yī)院管理中辦公室檔案管理又是其重要組成部分，如醫(yī)院歷史檔案資料、會(huì)議記錄資料、各科室檔案材料等都需要經(jīng)由辦公室檔案管理人員進(jìn)行有序管理。辦公室檔案管理的質(zhì)量對(duì)醫(yī)院的整體管理質(zhì)量具有直接的影響。在新時(shí)代背景下，醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，以往的管理辦法無(wú)法滿足當(dāng)下的檔案管理需要，因此需結(jié)合醫(yī)院管理實(shí)際，對(duì)辦公室檔案管理工作加以完善和改進(jìn)，提升其管理的規(guī)范性和優(yōu)質(zhì)性，才能夠?yàn)闄n案的使用人員提供便利。本文對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，探究其規(guī)范化管理的有效途徑，為相關(guān)工作人員提供建議參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;檔案管理;規(guī)范化;建議

醫(yī)院辦公室檔案管理工作面向醫(yī)院的整體管理需求，對(duì)歷史檔案、會(huì)議記錄、科室檔案等多項(xiàng)信息資料進(jìn)行整合與管理，將其按照不同的性質(zhì)和用途分類歸檔，不僅方便醫(yī)院管理者和相關(guān)信息使用者的使用需要，并且合理的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的有序運(yùn)轉(zhuǎn)和規(guī)范發(fā)展也起到積極作用。現(xiàn)階段，醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作的重視度還不夠，因此在實(shí)際工作中還缺少一定的規(guī)范性，對(duì)檔案信息資料的應(yīng)用產(chǎn)生影響。改進(jìn)辦公室檔案管理的工作形式和工作措施，規(guī)范和完善辦公室檔案管理，適應(yīng)新時(shí)代對(duì)醫(yī)院發(fā)展提出的要求，提升醫(yī)院辦公室的檔案管理服務(wù)質(zhì)量和效率。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的必要性

1.滿足醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的改革需求

現(xiàn)階段，在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都面臨改革需求，其中醫(yī)院同樣也需要順勢(shì)進(jìn)行改革，以便于更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足人們的現(xiàn)代醫(yī)療需要。推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)改革中醫(yī)院管理工作是改革的重點(diǎn)，其中檔案管理是不可忽視的一部分內(nèi)容。通過(guò)開(kāi)展落實(shí)醫(yī)院辦公室檔案管理工作，滿足醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的改革需求，以辦公室模式綜合管理醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料，使其醫(yī)療服務(wù)工作得以有序進(jìn)行，并有據(jù)可依。同時(shí)，有序推進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作，不僅能夠滿足醫(yī)療改革內(nèi)在要求，而且可以提升檔案管理水平，還能夠提高醫(yī)院的整體管理水平，為就醫(yī)患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。對(duì)此，醫(yī)院管理層在改革發(fā)展需求下要提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化其管理工作模式和方法，充分運(yùn)用各種措施，打造高質(zhì)高效的辦公室管理模式，為醫(yī)務(wù)人員和患者提供質(zhì)量、效率更高的醫(yī)療服務(wù)。

2.提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平

提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的水平是醫(yī)院推進(jìn)改革的主要目的，并且對(duì)于醫(yī)院整體管理成效具有促進(jìn)作用。當(dāng)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平提升后，其社會(huì)效益，即對(duì)人們的健康保障效能也會(huì)隨之提高，為社會(huì)公眾提供更好的醫(yī)療服務(wù)和治療。醫(yī)院辦公室檔案管理是提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的途徑之一，通過(guò)對(duì)各科室檔案資料的整理匯總，以及對(duì)各項(xiàng)會(huì)議記錄的存檔，可以為醫(yī)療工作積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)療科研工作提供真實(shí)有力的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的研究發(fā)展，為醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。另外，辦公室檔案管理也負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院文件流傳情況的存檔以及對(duì)醫(yī)院歷史檔案資料的收集存檔，合理有序的管理工作同樣能夠助力醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量提升。比如，資料使用者需要使用某項(xiàng)檔案時(shí)，如果已被其他人員所使用，這時(shí)辦公室管理人員就可以直接查詢其流傳情況，方便其對(duì)文件資料的獲取。

3.醫(yī)院缺乏對(duì)辦公室檔案管理的重視

從醫(yī)院目前的運(yùn)行管理現(xiàn)狀分析來(lái)看，在所有檔案管理工作中，醫(yī)院管理者更加側(cè)重于對(duì)病例檔案和人事檔案的管理，將檔案管理與具體的業(yè)務(wù)和人員職級(jí)相聯(lián)系，而忽視了對(duì)醫(yī)院歷史檔案資料、會(huì)議記錄資料、科室檔案資料等信息管理的重視，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率較低，不夠規(guī)范。并且，由于辦公室檔案管理工作的不規(guī)范，容易將其所管理的各種信息資料混雜在一起，既沒(méi)有做好檔案的明細(xì)歸類，也沒(méi)有做好檔案的完整歸檔，當(dāng)使用者調(diào)用檔案遇到難題時(shí)，就會(huì)制約檔案資料應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，也會(huì)對(duì)醫(yī)院的運(yùn)行發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此，探討辦公室檔案管理的規(guī)范化建議是非常必要的，明確規(guī)范辦公室檔案的方法措施，為檔案管理員提供詳細(xì)的工作指導(dǎo)，發(fā)揮辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，提高其管理質(zhì)量。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理方法應(yīng)用不當(dāng)

醫(yī)院在辦公室檔案管理中依然存在運(yùn)用傳統(tǒng)方式的情況，其耗時(shí)耗力，且工作效率無(wú)法滿足真正的管理需要，限制了辦公室檔案管理工作的開(kāi)展。并且，在傳統(tǒng)管理模式下，對(duì)檔案的處理方式比較松散，不夠集中，在檔案資料的歸類、歸檔、立卷等環(huán)節(jié)中都存在問(wèn)題，難以發(fā)揮檔案應(yīng)用的實(shí)際價(jià)值。雖然有的醫(yī)院也引入了現(xiàn)代化檔案管理方式，如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)用，但工作人員對(duì)其操作性不強(qiáng)，缺乏智能化檔案管理的專業(yè)操作技術(shù)，在實(shí)際管理工作中時(shí)常出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題，影響到檔案管理的有效性，不利于辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.檔案資料收集缺少篩選環(huán)節(jié)

辦公室檔案管理工作人員負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行收集整合，由于醫(yī)院是持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)的，因而其檔案資料也是不斷增多的，如會(huì)議記錄方面的資料信息是隨著會(huì)議開(kāi)展次數(shù)而愈來(lái)愈多，但并不是所有的資料都是有價(jià)值的。如果在資料信息中存在一些以往的數(shù)據(jù)資料以及不具備使用價(jià)值的信息，這些資料就無(wú)保存意義，不需要進(jìn)行歸檔。但實(shí)際上，在辦公室檔案管理工作中，由于工作人員的資料篩選意識(shí)不強(qiáng)，將收集的所有資料都作為處理對(duì)象，導(dǎo)致檔案內(nèi)容過(guò)于繁雜，既影響使用者的檔案調(diào)取使用，也在一定程度上增加了檔案管理人員的工作量，制約辦公室檔案管理工作效率的提升。

3.檔案通訊員工作積極性較低

在醫(yī)院檔案管理工作中部分檔案通訊員的工作積極性較低，作為檔案管理的主要負(fù)責(zé)人員，其工作態(tài)度直接影響到辦公室檔案管理的質(zhì)量。相比于醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)工作而言，辦公室檔案管理工作具有一定的枯燥性和重復(fù)性，長(zhǎng)期在辦公室中處理檔案資料容易造成工作人員興趣降低，因而在工作中出現(xiàn)懈怠，并且隨之會(huì)引發(fā)工作失誤，如在檔案分類和歸檔等工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，影響辦公室檔案管理質(zhì)量。此外，檔案通訊員的專業(yè)性不足也會(huì)影響其工作積極性，如當(dāng)工作人員沒(méi)有掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技巧時(shí)，其在工作實(shí)踐中的就會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，不斷地向其他人尋求幫助，久而久之失去工作信心，致使辦公室檔案管理質(zhì)量下降。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建議

1.合理選擇檔案歸檔和立卷方法

醫(yī)院辦公室檔案管理工作中應(yīng)選擇合理的檔案收集和歸檔方法，做好對(duì)檔案的分類，以提升辦公室檔案管理的規(guī)范性。

一是應(yīng)確定各項(xiàng)檔案資料的收集時(shí)間，注重資料的日常積累。例如，以月為單位對(duì)文件資料進(jìn)行定期整合收集，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成資料容積，確保資料收集的延續(xù)性。對(duì)日常性的資料文件，如各個(gè)科室的檔案資料應(yīng)隨時(shí)處理收集，防止檔案文件的遺漏。

二是應(yīng)嚴(yán)格做好檔案資料的登記工作，對(duì)于會(huì)議記錄、各科室資料等都一一登記，包括文件名稱、存檔時(shí)間以及所涉及的人員等信息，方便檔案的查閱。

三是對(duì)所收集的檔案文件進(jìn)行仔細(xì)檢查，包括對(duì)文件完整性、有效性的檢查，保證原文件資料全部收集完畢，并確定同一事項(xiàng)的文件集中在一起。

四是對(duì)所收集檔案進(jìn)行分類，先按照檔案文件的性質(zhì)進(jìn)行分類，如按照醫(yī)院歷史、科室文件等標(biāo)準(zhǔn)劃分為專門(mén)存檔醫(yī)院發(fā)展歷史的卷宗以及專門(mén)存檔科室文件的卷宗，其中科室文件再繼續(xù)按照不同科室進(jìn)行細(xì)分，如呼吸科、門(mén)診科、外科等。之后，按照時(shí)間順序?qū)⑺诸惖臋n案進(jìn)行時(shí)序整理，更易于檔案查閱使用。

五是完成立卷，妥善保管。將檔案資料分類整理后，對(duì)完整檔案進(jìn)行裝訂和裝盒處理，放入檔案柜;而尚未收集完整的檔案也放入文件盒中進(jìn)行儲(chǔ)存，隨著文件的逐漸完整補(bǔ)充到文件盒中，待收集完整再進(jìn)行裝訂處理。

信息化管理設(shè)備和軟件如今已被應(yīng)用于辦公室檔案管理中，在對(duì)紙質(zhì)檔案的收集和歸檔管理工作中，同時(shí)將所涉及的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，按照信息技術(shù)的管理操作對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行記錄、分類和歸檔。

2.有序篩選有價(jià)值的檔案材料

辦公室檔案管理雖然是針對(duì)相關(guān)資料文件的收集歸檔工作，涉及的信息量較多，但并不是所有的檔案文件都需要?dú)w檔立卷，其中包括有保存價(jià)值和無(wú)價(jià)值的，管理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)有序篩選其中有價(jià)值的檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行處理。那么應(yīng)該如何判斷檔案信息是否具有存檔價(jià)值呢？通常從以下幾個(gè)方面進(jìn)行判斷分析：首先，從檔案文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式等方面評(píng)估其保存價(jià)值。例如，以醫(yī)院歷史檔案資料為例，它是隨著醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)而逐步積累形成的，其中記錄了醫(yī)院從最初建成直到現(xiàn)在規(guī)模的全過(guò)程，而歷史檔案資料中不僅包括文字性敘述，還包括圖片和視頻等形式的記錄，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見(jiàn)證。歷史檔案資料的歸檔管理可以豐富院內(nèi)文化內(nèi)涵，利于拓展醫(yī)院對(duì)外宣傳的交流渠道。其次，從不同主體對(duì)檔案的使用需求評(píng)估其保存價(jià)值。比如，想了解醫(yī)院呼吸科的季度工作情況和業(yè)務(wù)情況，需要瀏覽和查閱外科科室的檔案資料，從中獲取信息;又如，研究醫(yī)院黨委會(huì)關(guān)于醫(yī)院黨建工作所商討的情況，需考查黨委會(huì)的會(huì)議記錄以獲得信息。

3.充分調(diào)動(dòng)檔案通訊員工作積極性

辦公室檔案管理也是醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作要從工作人員出發(fā)，提高其工作能力和專業(yè)性，更好實(shí)踐于檔案管理工作之中。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需積極組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)專業(yè)檔案管理技能的機(jī)會(huì)，掌握扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，用規(guī)范化、專業(yè)化的手段執(zhí)行檔案管理工作，有效提升辦公室檔案管理質(zhì)量水平。強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)性還要構(gòu)建一支足夠?qū)I(yè)的檔案管理隊(duì)伍，由外部管理機(jī)構(gòu)對(duì)其開(kāi)展專業(yè)指導(dǎo)，整體提高管理人員的專業(yè)能力，從而保證檔案管理工作的順利推進(jìn)。同時(shí)，要充分調(diào)動(dòng)檔案通訊員的工作積極性，最有效的方法就是創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方式，積極引用信息化檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變工作模式，讓檔案管理人員借助于智能化方式完成對(duì)檔案資料的錄入、整理分類以及保存工作，并與其他部門(mén)做好信息對(duì)接溝通，如在各科室中同步設(shè)置信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科室檔案資料的實(shí)時(shí)記錄與對(duì)接，再傳輸至辦公室檔案管理系統(tǒng)中，達(dá)到更精準(zhǔn)的管理自動(dòng)化，簡(jiǎn)化檔案通訊員的工作量，進(jìn)而調(diào)動(dòng)其工作積極性。

4.科學(xué)明確各類卷宗的保存年限

對(duì)于所歸檔整理的各項(xiàng)卷宗還需加強(qiáng)規(guī)范管理，不同檔案的保存價(jià)值不同，由此也決定了不同檔案的保存年限不同。在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，工作人員需科學(xué)明確各類卷宗的保存年限，及時(shí)處理失效文件，不僅可以提升其管理規(guī)范性，還能夠減少檔案處理工作量，讓辦公室檔案管理更加有序。不同類別的檔案卷宗保存年限有所不同，如醫(yī)院黨組織工作計(jì)劃和工作總結(jié)的年度文件通常為永久性保存;黨小組工作計(jì)劃和工作總結(jié)至少保存10年;醫(yī)院專項(xiàng)工作會(huì)議記錄至少保存30年;醫(yī)院重要行政會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要為永久性保存;而醫(yī)院歷史資料則需延續(xù)性的永久保存。此外，其他類別的檔案卷宗也需按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保存和處理。

5.發(fā)揮辦公室檔案管理的指導(dǎo)作用

為進(jìn)一步提升辦公室檔案管理的規(guī)范性，需做到“物盡其用”，將所歸檔的檔案文件應(yīng)用在必要的方面，充分發(fā)揮辦公室檔案對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)和借鑒作用。而發(fā)揮辦公室檔案的應(yīng)用價(jià)值，要求檔案管理人員必須掌握規(guī)范的檔案查詢和調(diào)取方法，以黨委會(huì)或者辦公會(huì)的會(huì)議記錄為例，其一般具有機(jī)密性，特別是關(guān)于醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)方面，這些內(nèi)容僅為部分人員所使用，而其他基層人員不具備獲取該項(xiàng)檔案的權(quán)利，對(duì)此應(yīng)確保在有效保密的情況下查閱檔案。檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)查閱檔案的人員信息，了解其檔案應(yīng)用目的，在完整登記以及信息符合的基礎(chǔ)上再為其提供檔案文件。若使用信息化檔案文件，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置加密機(jī)制，按照檔案的機(jī)密等級(jí)賦予不同工作人員不同的檔案查詢、調(diào)用權(quán)限。此外，為更快速調(diào)取出所需檔案文件，應(yīng)將各個(gè)類別的檔案做好標(biāo)記，紙質(zhì)檔案柜上標(biāo)明文件事由和保存時(shí)間，方便使用者直接用事件或者年份時(shí)間進(jìn)行索引;電子類檔案文件則可以直接通過(guò)鍵入搜索方式按照文件事由和年份進(jìn)行索引，并且也可以將紙質(zhì)檔案信息與電子檔案信息相結(jié)合，在電子檔案之后標(biāo)明紙質(zhì)檔案的保存位置，方便快速索引查閱。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)改革是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要任務(wù)之一，在醫(yī)院改革進(jìn)程中檔案管理是不容忽視的改進(jìn)要點(diǎn)，完善并規(guī)范醫(yī)院辦公室的檔案管理工作，既滿足醫(yī)院改革的需求，也有益于提升醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量水平。從醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實(shí)際實(shí)行情況來(lái)看，一些突出的問(wèn)題影響了其規(guī)范性，并間接影響著醫(yī)院的服務(wù)水平。對(duì)此，需要從現(xiàn)實(shí)角度考慮積極完善辦公室檔案管理工作，達(dá)到規(guī)劃管理的目的。合理選擇檔案歸檔和立卷方法、有序篩選有價(jià)值的檔案材料、充分調(diào)動(dòng)檔案通訊員工作積極性、科學(xué)明確各類卷宗的保存年限、發(fā)揮辦公室檔案管理的指導(dǎo)作用，真正規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理工作，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：梁婷（1984-）女，漢族，山東濰坊人，研究生，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案資料管理。