呂洪濤，呂傳義，孫曉麗

棗莊市腫瘤醫(yī)院黨群工作部，山東棗莊 277500

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時代的到來，加快了社會發(fā)展的腳步，如今大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各大領(lǐng)域中，對于人們的日常生活和工作造成了極大的影響，同時也給人們的生活帶來了便利條件。大數(shù)據(jù)技術(shù)在科技以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中產(chǎn)生的作用不容忽視，其中電子檔案資料也是大數(shù)據(jù)時代下的關(guān)鍵組成部分，開展電子檔案管理工作的管理質(zhì)量和效果直接影響數(shù)據(jù)的使用情況和結(jié)果。通過對大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理現(xiàn)狀的分析，并提出具體的電子檔案管理發(fā)展對策和方式，有利于打造更加專業(yè)的電子檔案管理人才隊伍，統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的電子檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，最終達(dá)到電子檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)的概念

近些年來我國的科學(xué)技術(shù)水平大幅度提高，促使計算機(jī)技術(shù)融入到了日常生活中，對于人們的生活造成了影響。這種爆炸式生長的信息，對于技術(shù)的變革產(chǎn)生了積極的促進(jìn)作用，也影響到了人們?nèi)粘Ｉ?，大?shù)據(jù)的概念隨之而生，大數(shù)據(jù)的主要特點表現(xiàn)為數(shù)據(jù)大量化以及多元化，還有運行速度快、價值密度低等方面，其中大數(shù)據(jù)體現(xiàn)出的大量化特點，主要是信息的存儲數(shù)量進(jìn)一步增加，尤其是在云計算技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用后，讓大數(shù)據(jù)信息的存儲空間得到了拓展，大數(shù)據(jù)的存儲數(shù)量也得到了明顯的提升。其次是大數(shù)據(jù)所具有的多元化特點，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，包括數(shù)據(jù)的格式以及具體的來源和類型都展現(xiàn)出了變化和差異性，數(shù)據(jù)最主要的就是關(guān)系類型和非關(guān)系類型這兩種情況，其中非關(guān)系類型的數(shù)據(jù)包括引擎數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)日志等一些沒有結(jié)構(gòu)性特點的數(shù)據(jù)，同時數(shù)據(jù)信息格式方面的多元化主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)可以通過文本格式以及視頻格式、音頻格式、圖片格式存在，對這些格式的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲的特殊辦法。另外則是大數(shù)據(jù)具有的價值密度相對較低的特點，主要由于在當(dāng)前的時代背景下，大數(shù)據(jù)信息的獲取方式更加豐富，來源的渠道也更加復(fù)雜，因此而導(dǎo)致大數(shù)據(jù)中蘊含的信息量變得更加龐大，在這種大數(shù)據(jù)信息背景下，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息重復(fù)的現(xiàn)象，因此而導(dǎo)致有價值的數(shù)據(jù)信息密度變得更低，這種現(xiàn)象實際中很難避免。最后則是大數(shù)據(jù)的高速運行特點，在大數(shù)據(jù)的生成以及處理環(huán)節(jié)速度相對來說都較快，尤其是在當(dāng)前5G網(wǎng)絡(luò)通信時代下，數(shù)據(jù)能夠在一秒之內(nèi)完成及時地傳輸以及處理，針對大數(shù)據(jù)時代下開展電子檔案管理工作，也能夠在一秒之內(nèi)完成檔案的處理和變更等目標(biāo)，因此，對于檔案的管理工作來說是一次較為關(guān)鍵的革新，也是重要的效果。

2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理工作所具有的積極作用分析

2.1 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理促進(jìn)了檔案管理效率和水平的提高

大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各大行業(yè)中，發(fā)揮其重要的作用，促使各大行業(yè)的檔案管理工作開展更加簡單和順利。檔案管理工作的數(shù)字化水平以及信息化水平大幅提高，也促使檔案管理的效率相應(yīng)提升，一方面是電子檔案的這種歸檔方式和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較體現(xiàn)出了明顯的差異，主要表現(xiàn)為電子檔案的歸檔和管理方式變得更加智能，可以使用人員的身份驗證方式以及信息驗證的方式來快速傳輸電子檔案文件中的信息和內(nèi)容，因此，促使檔案文件的傳輸效率以及信息的處理效果得到了明顯的變化，這樣的傳輸方式最大程度上保證了電子檔案管理模式的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。此外，大數(shù)據(jù)時代在開展電子檔案管理工作時采取的保管方式主要依靠先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣的方式使數(shù)據(jù)文件的存儲以及調(diào)用變得更加簡單，通過電子檔案開展管理工作，工作人員可以利用計算機(jī)去調(diào)取相關(guān)的文件信息，因此，節(jié)省了工作人員的工作時間。同時，工作時員工的信息記錄方式更加簡單，信息記錄的速度也得到了提升，緩解了工作人員的工作壓力。

2.2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理促進(jìn)了查漏補缺的順利進(jìn)行

針對電子檔案資料進(jìn)行查閱時會發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理要消耗很多的時間和精力，完成拆卷以及裝卷等部分的操作，但電子信息管理模式往往只需要管理工作人員完成，在電子信息管理系統(tǒng)中的內(nèi)容修改就可以完成查漏補缺的這個要求。這種通過電子信息來開展檔案管理的方式，大幅提高了工作人員的效率，緩解了工作人員的壓力，同時這種模式上開展的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平以及規(guī)范化水平要更高，對于企業(yè)的各項工作開展更有優(yōu)勢[1]。

2.3 有利于檔案管理安全性的提高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式會出現(xiàn)空間的占用現(xiàn)象，而尤其是針對一些企業(yè)中的保密性能要求比較高的檔案，可能需要更加隱蔽的空間來對其進(jìn)行直接性保存，還需要安排專業(yè)的工作人員看守檔案保存的現(xiàn)場。但是相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案的檔案管理方式在應(yīng)用的過程中有更高的安全性，這種方式能夠通過計算機(jī)來保存下相應(yīng)的文件，也可以分開管理不同的檔案，在工作人員翻閱檔案、查找檔案、使用檔案時不容易出現(xiàn)材料的磨損，因此而保證了電子檔案信息的完整性，同時也在電子檔案中體現(xiàn)出安全性[2]。

2.4 有利于檔案資料的變更

傳統(tǒng)開展檔案資料管理使用的紙質(zhì)管理方式，需要完成紙質(zhì)檔案資料信息的搜集以及整理，還有最終檔案資料的添加入庫，整體過程有極為繁重的工作量，也需要很多人共同配合才能完成，操作時的流程和節(jié)點也異常繁瑣，操作起來并不方便，可能會出現(xiàn)信息過程受到影響，或者是不同工作之間溝通連接不夠順暢而導(dǎo)致資料丟失或者存檔位置錯誤現(xiàn)象，這些問題的存在都會嚴(yán)重影響檔案材料的使用性能和時效性。但在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案的數(shù)據(jù)化方式妥善地處理了該問題，電子系統(tǒng)的操作方式大幅度地提高了信息的存檔效率，信息數(shù)據(jù)也能夠及時被更新，因此而導(dǎo)致檔案資料在使用過程中更加精準(zhǔn)和完善，方便了電子檔案使用人員的操作[3]。

3 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理中存在的問題分析

3.1 大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理的設(shè)備和技術(shù)先進(jìn)性不足

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案管理的設(shè)備以及管理技術(shù)的落后性問題，對于檔案的管理工作造成的影響相對來說比較大，無法順利實現(xiàn)管理效果，反而還會導(dǎo)致電子檔案的管理保管準(zhǔn)確性以及安全性無法達(dá)到預(yù)想的目標(biāo)。針對該問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析會發(fā)現(xiàn)一方面是由于有一部分企業(yè)在組織開展電子檔案管理工作時并沒有投入完整先進(jìn)的專用設(shè)備，這些設(shè)備所具有的落后性導(dǎo)致他們無法為企業(yè)的電子檔案管理工作提供技術(shù)方面的支持，同樣也限制了電子檔案管理工作的效率，最終無法提升電子檔案管理效果。另一方面是有一些企業(yè)中的電子檔案工作人員專業(yè)性缺失，其可能無法靈活使用專用的電子信息和計算機(jī)技術(shù)，如果在電子檔案管理工作中出現(xiàn)問題，就無法第一時間對此進(jìn)行處理，更會增加電子檔案信息的丟失風(fēng)險，影響企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展[4]。

3.2 大數(shù)據(jù)時代下電子檔案的管理制度體系完善性不足

即便很多企業(yè)已經(jīng)在電子檔案管理體系的建設(shè)方面投入了重視，包括時間、精力以及物資、資金等資源，但是建設(shè)的電子檔案管理制度體系完善性仍然存在缺陷，也就是說在電子檔案管理的過程中有很多的內(nèi)容需要進(jìn)一步的優(yōu)化和改進(jìn)，這些問題會導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理工作的參考依據(jù)不足，也無法和現(xiàn)如今的電子檔案管理工作模式完全匹配。比如說搜集企業(yè)的電子檔案以后發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理時可能缺乏健全的管理制度體系，因此導(dǎo)致電子檔案管理工作無法有秩序地開展，這樣也容易出現(xiàn)電子檔案或者是電子信息缺失的問題。除此之外，企業(yè)在使用電子信息檔案開展相關(guān)管理工作時，可能會出現(xiàn)科學(xué)性不足的現(xiàn)象，也同樣會導(dǎo)致無法發(fā)揮企業(yè)中的電子信息檔案價值[5]。

3.3 電子檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高

有很多企業(yè)電子檔案缺乏專業(yè)的管理工作人員，對于企業(yè)開展的電子檔案管理工作來說，如果負(fù)責(zé)其管理工作的人員自身能力較差，或者專業(yè)性水平較低，他們的工作經(jīng)驗缺乏，必然會導(dǎo)致在電子檔案管理過程中的一些問題無法得到順利地解決，檔案的科學(xué)性效果也無法達(dá)到應(yīng)有的要求和標(biāo)準(zhǔn)。此外，有一些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作相對來說比較簡單，在開展電子檔案管理的過程中可能會雇傭一些年齡較大的普通人員，但是他們的管理意識和思維都比較落后，同樣也無法接受一些新穎先進(jìn)的管理思想和理念。企業(yè)對于內(nèi)部的電子檔案管理工作人員開展的培訓(xùn)工作并沒有落到實處，為員工提供的指導(dǎo)不夠深入和先進(jìn)，這些問題的存在都會導(dǎo)致企業(yè)中的電子檔案管理工作效率相對較低，和企業(yè)的檔案管理需求無法充分匹配，因此，阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)，對于企業(yè)的發(fā)展必然會造成影響[6]。

4 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理發(fā)展對策分析

4.1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)要在電子檔案管理中投入更多的設(shè)備和技術(shù)資源

在大數(shù)據(jù)時代背景下，如果企業(yè)要組織開展電子檔案的管理工作，需要為其提供更加充足以及專業(yè)的支持，進(jìn)一步迎合當(dāng)前時代的發(fā)展趨勢，了解新時代的發(fā)展變化特點，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備以及技術(shù)方法。比如說企業(yè)可以使用先進(jìn)的加密技術(shù)來保證所有電子文檔都能夠達(dá)要安全性以及保密性的要求，這種加密技術(shù)手段的使用可以利用專用的信息技術(shù)將企業(yè)中一些加密的文件通過數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲，更能避免企業(yè)中的一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)的方式發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理系統(tǒng)中的漏洞，非法盜取企業(yè)信息，甚至從中牟取便利和方便，這種加密方式一般可以使用雙密鑰法來完成處理[7]。除此之外，企業(yè)需要做好電子檔案文件的備份工作，這也是對電子文檔進(jìn)行保管過程中可以采取的有效途徑和方法，需要企業(yè)中的一些管理工作人員根據(jù)自己的實際工作情況和需要，將制作的電子文件信息進(jìn)行拷貝和復(fù)制處理，保證文件儲存目的地的安全性，這樣就能夠防止在使用文件的過程中出現(xiàn)原件丟失的現(xiàn)象，或者對于原件造成的損壞而帶來的更大風(fēng)險，阻礙企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)要做好文件的備份工作，可以將其備份完整的三套，其中的一套作為企業(yè)中員工平時查閱的文件，第二套作為保管的文件，還有一套可以采取異地保管的方式，這樣全面完整的保管方式能夠最大程度上達(dá)到企業(yè)中的文件長期安全儲存的目標(biāo)[8]。

4.2 構(gòu)建相對來說更加完善的企業(yè)電子檔案管理制度體系

當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，要保證企業(yè)中所有的電子檔案管理達(dá)到規(guī)范性的要求，就需要從不同的角度思考和探索檔案管理的有效方式，要構(gòu)建和實際情況更加匹配的電子檔案管理制度體系，因此，企業(yè)就需要根據(jù)電子檔案的管理現(xiàn)狀制訂出更加合理和妥當(dāng)?shù)臋n案管理制度方案，包括其中電子檔案資料的查閱，還有保管、調(diào)取等方面的規(guī)定和內(nèi)容，更需要嚴(yán)格落實企業(yè)中的責(zé)任制度，要防止企業(yè)中的內(nèi)部員工隨意竊取企業(yè)的機(jī)密或者散布企業(yè)的信息，進(jìn)而對于企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)和利益的損失。此外，對于企業(yè)來說，置身于當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下也需要構(gòu)建相對更加完整健全的責(zé)任考核機(jī)制，要了解企業(yè)電子檔案管理工作人員在工作中的能力以及業(yè)績情況，針對負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的人員進(jìn)行合理的獎懲，制訂績效考核措施，明確績效考核指標(biāo)，適當(dāng)獎勵其在工作中的突出表現(xiàn)，更要針對其在電子檔案管理和保管過程中出現(xiàn)的漏洞或者對于企業(yè)造成的重大影響進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，從而激發(fā)負(fù)責(zé)電子檔案管理工作人員的工作動力和積極性，確保其在實際工作中嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，做好每一處管理細(xì)節(jié)，真正達(dá)到企業(yè)的電子檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)[9]。

4.3 要全面提高負(fù)責(zé)電子檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平

置身于大數(shù)據(jù)的時代環(huán)境背景下，開展電子檔案管理工作時，要做好檔案管理模式的改善和創(chuàng)新，這是需要解決的關(guān)鍵問題，這就需要相關(guān)的管理工作人員能夠重視在管理過程中的創(chuàng)新管理思路和思想，使用更加先進(jìn)新穎的管理辦法，以確保工作人員在電子檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，產(chǎn)生更大的價值[10]。一方面是需要電子檔案資料的管理工作人員能夠緊跟時代發(fā)展趨勢和管理特點，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，熟練使用專業(yè)信息技術(shù)，為后續(xù)電子檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎(chǔ)。其次是要求電子檔案管理工作人員進(jìn)一步提高自身綜合素養(yǎng)，將維護(hù)企業(yè)利益作為工作的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，遵守檔案管理工作的各項原則和要求，對企業(yè)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行維護(hù)和保密。最后還需要企業(yè)可以重視對于電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，聯(lián)系相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，安排集中目前的電子檔案管理工作人員參與到知識以及技術(shù)方面的培訓(xùn)過程中，確保電子檔案管理工作人員等理論基礎(chǔ)知識更加扎實、實踐能力水平更高，在其負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的過程中，可以最大程度上提高電子檔案的具體利用效率，確保其在企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定經(jīng)營和發(fā)展過程中發(fā)揮最大化價值[11]。

4.4 要最大程度上提高電子檔案管理數(shù)據(jù)的安全性水平

大數(shù)據(jù)時代的到來對于各行各業(yè)都產(chǎn)生了極大的影響，更為企業(yè)開展電子檔案管理工作提供了便利的條件，但是在實際中開展企業(yè)的電子檔案管理工作時，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險仍然客觀存在。這就需要負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員可以結(jié)合實際情況，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺和技術(shù)的優(yōu)勢，彌補在檔案管理工作中存在的不足和問題，從而保證電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全。一方面是要構(gòu)建形成基于大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，全面提高檔案管理工作的信息效果，另一方面是要針對信息管理的整個流程進(jìn)行把控，尤其是針對其中一些有法律效應(yīng)的文件，更要通過紙質(zhì)方式開展保存以及管理工作，并妥善保管其中有重要信息的文件，采取異地保管的方式來全力提高信息管理的安全性。更需要注意的是，負(fù)責(zé)電子檔案管理工作的人員需要準(zhǔn)確地標(biāo)記所管理的各項文件，防止在管理過程中出現(xiàn)信息混亂的現(xiàn)象，對于后續(xù)的文件使用造成不便的影響。只有通過全面有序的電子檔案管理工作，才能夠真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的優(yōu)勢和作用，實現(xiàn)針對企業(yè)電子檔案管理工作流程優(yōu)化的目標(biāo)，并相應(yīng)地整合企業(yè)所有的業(yè)務(wù)，以便于達(dá)到統(tǒng)一管理的要求，最終促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理效率和質(zhì)量的提高[12]。

5 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下開展電子檔案管理工作已經(jīng)得到了有關(guān)方面的重視，對于企業(yè)來說，要達(dá)到電子檔案管理的規(guī)范性要求和目標(biāo)，就需要結(jié)合實際情況，根據(jù)電子檔案管理的具體特點正確組織開展相對應(yīng)的工作，要建立形成和實際更匹配的電子檔案管理工作模式和制度體系，規(guī)范電子檔案使用的流程和方式，安排更加專業(yè)的電子檔案管理工作人員，提高工作人員的綜合素養(yǎng)，定期培養(yǎng)工作人員全面優(yōu)化電子檔案管理體系，提高檔案管理的真實性和安全性，為檔案管理的順利奠定良好的基礎(chǔ)。