宋 雙,王大為,崔曉英,張文娟,陳 靜,方志軍

(江蘇省中醫(yī)藥研究院,江蘇 南京 210028)

0 引言

科技領(lǐng)域的改革是全面深化改革的重要組成部分,近年來,黨中央、國務(wù)院、江蘇省委省政府高度重視,著重在減輕科研人員負擔(dān)、激發(fā)科研人員創(chuàng)新積極性上發(fā)力,出臺了一系列相關(guān)政策文件和改革措施,科研經(jīng)費改革作為深化科技體制改革的一項重要內(nèi)容亦包括其中[1-4]。但與此同時,高校、科研院所和醫(yī)院等單位仍然存在科研經(jīng)費財務(wù)報銷煩瑣、科研經(jīng)費難報銷的問題,科研經(jīng)費報銷煩瑣仍被認為是科研經(jīng)費管理的一個“痛點”[5-9]。為報銷事宜,科研人員經(jīng)常奔波于不同部門,準(zhǔn)備各種報銷憑證,耗費了科研人員寶貴的時間和精力。2021年8月13日,《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》(國辦發(fā)〔2021〕32號)公布,其中亦提及要減輕科研人員事務(wù)性負擔(dān)[10]。

某研究院是專業(yè)從事中醫(yī)藥研究的省屬公益類科研機構(gòu)、三級甲等綜合性中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院、南京中醫(yī)藥大學(xué)第三臨床醫(yī)學(xué)院、全國重點中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院,集醫(yī)、教、研于一體。2017年被納入全國中醫(yī)藥傳承創(chuàng)新工程省級中醫(yī)藥科研機構(gòu)項目儲備庫,2018年成為第二批國家中醫(yī)臨床研究基地建設(shè)單位,科研實力較雄厚。“十三五”期間,中標(biāo)各級各類科研項目420余項,其中國家級項目近100項,橫向項目到賬經(jīng)費創(chuàng)歷史新高。但與此同時,科研經(jīng)費報銷煩瑣問題較為突出,科研人員負擔(dān)較重,不利于提高科研項目申報的積極性,不利于保障科研成果的質(zhì)量。因此,非常有必要深挖總結(jié)科研經(jīng)費報銷煩瑣的原因,改進科研經(jīng)費報銷管理方式,解決科研經(jīng)費報銷煩瑣問題,從而進一步提升院科研能力水平。

1 科研經(jīng)費財務(wù)報銷問題剖析

1.1 科研經(jīng)費財務(wù)報銷機制不健全

科研經(jīng)費財務(wù)報銷制度不健全是影響科研經(jīng)費報銷的一個重要因素[11-12]。研究院科研經(jīng)費管理過程中,未專門建立健全完善、統(tǒng)一的科研經(jīng)費報銷管理制度,對報銷標(biāo)準(zhǔn)、報銷范圍、報銷時間等內(nèi)容,經(jīng)常以相關(guān)職能部門人員口頭告知或微信、QQ發(fā)布為準(zhǔn),發(fā)布形式不權(quán)威不廣泛。再加之有時政策會出現(xiàn)變化,導(dǎo)致報銷人員不能及時準(zhǔn)確獲取經(jīng)費報銷信息,出現(xiàn)票據(jù)不符合報銷規(guī)定、報銷流程走錯、著急使用經(jīng)費卻不能使用等現(xiàn)象,此時容易激發(fā)報銷人員與職能部門人員之間的矛盾。另外,各級各部門政策的不定期變動也給統(tǒng)一建立健全科研經(jīng)費報銷管理制度帶來難度。

1.2 管理部門職能不健全

研究院科研經(jīng)費的傳統(tǒng)報銷模式較為復(fù)雜,涉及部門較多。A和B部門參與科研經(jīng)費的所有支出管理工作,占比最大。C,D和E部門負責(zé)使用科研經(jīng)費支出院內(nèi)物品方面的報銷工作,某些年期間C部門還負責(zé)科研試劑的統(tǒng)一報銷工作。在科研經(jīng)費管理方面,A部門無單獨下設(shè)科研經(jīng)費管理科,無專人專職負責(zé)科研經(jīng)費管理,相關(guān)人員身兼數(shù)項工作,工作強度大,無法全身心投入科研經(jīng)費管理工作中。B部門在科研經(jīng)費管理方面除了負責(zé)院所有科研項目的立項、項目資金進入與支出審核,還需按要求額外制定科研經(jīng)費管理制度、規(guī)定和具體實施方案,指導(dǎo)項目負責(zé)人編制科研經(jīng)費預(yù)算,同時與A部門共同管理科研經(jīng)費的來款認領(lǐng)、到賬入款、報銷審核等工作,整體上工作職責(zé)有待明確。另外,因雙方共同負責(zé)報銷審核工作,會出現(xiàn)報銷材料重復(fù)審核、人員重復(fù)勞動現(xiàn)象。再次,科研經(jīng)費管理過程中,各職能部門之間有自己的流程和要求,各部門協(xié)同合作程度有待提高。整體來講,科研經(jīng)費報銷工作面臨多重負責(zé)、多重領(lǐng)導(dǎo)、報銷信息相對分散、部門協(xié)作程度待提高、部分工作權(quán)責(zé)不清的問題。

1.3 傳統(tǒng)科研經(jīng)費財務(wù)報銷流程煩瑣

研究院既屬于科研院所,又屬于醫(yī)院,各上級單位的規(guī)定不同,審計要求不同,與其他單一型科研院所、醫(yī)院相比,會出現(xiàn)科研經(jīng)費支出要求多、 領(lǐng)導(dǎo)審批步驟多、所附報銷材料多的情況,有一段時期以科研試劑的報銷最為煩瑣。在科研經(jīng)費報銷中,高等院校和科研院所由于無材料入庫驗收、領(lǐng)用手續(xù),會出現(xiàn)以虛假票據(jù)列支材料費情況[13]。研究院為加強管理,要求科研試劑需有出入庫記錄,C部門負責(zé)統(tǒng)一報銷,監(jiān)管有力,但由此也造成報銷步驟繁多。對科研人員,準(zhǔn)備報銷憑證和領(lǐng)料單,找審核人員和領(lǐng)導(dǎo)手簽(報銷科研試劑必須手簽),煩瑣耗時,且對后期報銷進度不知情。對于C部門,對每種科研試劑進行系統(tǒng)維護、入庫、出庫的工作量很大,且需對全院所有醫(yī)療耗材等進行維護和出入庫操作,每月用于科研試劑報銷的時間少。對于A部門,其他部門提供的匯款單上的金額是某公司某一段時間內(nèi)供給單位所有科室的總試劑金額,無具體明細,若對應(yīng)入庫憑證核對,工作量大。對于供應(yīng)商,要3個月以上甚至半年收到回款,回款周期過長,會對研究院的信譽產(chǎn)生懷疑。

1.4 經(jīng)費管理信息化有待提高

單位信息化管理水平的高低亦是影響科研經(jīng)費管理或科研經(jīng)費報銷的一項重要因素[6,14-15]。早期報銷模式采用傳統(tǒng)的線下模式,報銷人員需要跑多個部門辦手續(xù)簽字,由于部門領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙行程不定,僅簽字環(huán)節(jié)就耽誤很多天。之后,采用OA辦公系統(tǒng)進行報銷,有效實現(xiàn)了網(wǎng)上簽字的功能,但由于信息化管理水平有待提高,仍采用紙質(zhì)科研經(jīng)費本,報銷人員仍需持紙質(zhì)經(jīng)費本和報銷憑證到相關(guān)職能部門進行審核,有時遇到審核人員不在,只能再次前往。

另外,很重要的一點,各相關(guān)職能部門的管理系統(tǒng)相互獨立不對接,尤其A部門與B部門的系統(tǒng)相互獨立,導(dǎo)致報銷流程雖已結(jié)束,但A部門人員需要花費大量時間翻閱報銷材料,將報銷明細手動錄入其系統(tǒng),且很長時期內(nèi)因客觀原因按科研項目名稱而非唯一項目編號查找項目來錄入明細,很容易出現(xiàn)不同科研項目的經(jīng)費被錯扣、漏扣的問題。科研項目結(jié)題時,會出現(xiàn)A部門系統(tǒng)導(dǎo)出的科研經(jīng)費明細與實際支出不一致的問題,項目負責(zé)人需要一一核對項目經(jīng)費明細,查找報銷憑證,相關(guān)部門人員需配合查找核對,較為費時費力。

1.5 科研人員責(zé)任主體意識有待加強

首先,在科研經(jīng)費報銷過程中,很多項目負責(zé)人由于承擔(dān)帶教、科室管理、醫(yī)療、科研等工作,工作繁忙,很少直接參與經(jīng)費報銷[9]。部分項目負責(zé)人會將經(jīng)費報銷工作交由研究生來完成,或誰需要使用經(jīng)費,誰來負責(zé)報銷,報銷人員隊伍不穩(wěn)定。研究生需要學(xué)習(xí)專業(yè)知識,需要跟診,對財務(wù)報銷政策不了解,也難靜心梳理整個報銷流程,需要報銷時才向相關(guān)部門人員請教,相關(guān)人員要一遍遍答疑解惑。其次,部分項目負責(zé)人在經(jīng)費報銷過程中,不注重按照合同預(yù)算來合理開支經(jīng)費,隨意修改經(jīng)費預(yù)算;因缺乏財務(wù)經(jīng)費報銷經(jīng)驗,會出現(xiàn)經(jīng)費支出不科學(xué)、不合理、不合規(guī)的問題[16]。有的項目負責(zé)人會在臨近經(jīng)費使用期限時突擊報銷,但又因相關(guān)報銷憑證不符合要求而退回率較高,從而影響科研經(jīng)費的正常使用。最后,部分科研項目要求的經(jīng)費使用時間不合理、預(yù)算編制與實際報銷脫節(jié)等因素亦影響了科研經(jīng)費報銷效率。

2 已采取的一系列創(chuàng)新措施和成效

2.1 落地“科技改革30條”

2018年,江蘇省委省政府出臺《關(guān)于深化科技體制機制改革推動高質(zhì)量發(fā)展若干政策》(蘇發(fā)〔2018〕18號),提出“科技改革30條”,以釋放江蘇科學(xué)家的活力,讓他們從繁雜的科研外工作中解脫出來,提高科研工作的熱情和動力。江蘇省選取11家試點單位,江蘇省科技廳負責(zé)牽頭。2019年,研究院上下聯(lián)動,加強協(xié)同,發(fā)文《“科技改革30條”實施細則和操作辦法匯編》,包括《縱向科研項目管理辦法》《縱向科研項目經(jīng)費管理辦法》《縱向科研項目間接經(jīng)費管理辦法》《科研財務(wù)助理管理辦法》《科研誠信與信用管理辦法》《橫向科研項目管理辦法》《橫向科研經(jīng)費管理辦法》《關(guān)于進一步推進科研經(jīng)費管理改革的實施辦法(試行)》以及《技術(shù)合同管理規(guī)定(試行)》等,在單位內(nèi)引起廣泛關(guān)注和積極反響,改革在制度上有了質(zhì)的飛越。

2.2 優(yōu)化科研經(jīng)費財務(wù)報銷流程

2.2.1 優(yōu)化科研經(jīng)費財務(wù)報銷審批流程

對除某級別資助項目外的科研項目經(jīng)費報銷審批流程進行優(yōu)化,放寬審批權(quán)限。舊流程中,單筆支出超5 000元即需要院長審批,新流程實行后,不同支出額度對應(yīng)不同審批流程,其中:1萬以下,經(jīng)項目負責(zé)人、科主任、財務(wù)審核、A部門科長審批;1萬元(含)以上5萬元以下,中間環(huán)節(jié)加簽B部門負責(zé)人;5萬元(含)以上10萬元以下,最后經(jīng)分管院長審批;10萬元(含)以上,最后經(jīng)院長審批。網(wǎng)上審批流程簡化后,經(jīng)費審批平均周期由原來的10天縮短為2天,報銷流程最快能實現(xiàn)1天辦結(jié),提高了資金使用效率。

2.2.2 規(guī)范并優(yōu)化技術(shù)服務(wù)、科研差旅費條目的報銷流程

對《技術(shù)合同管理規(guī)定(試行)》做出補充。舊流程中,由研究院購買技術(shù)服務(wù)的,不論合同金額大小,均需申請技術(shù)合同會簽表、技術(shù)合同蓋單位財務(wù)專用章。對于小額技術(shù)服務(wù),該規(guī)定煩冗,對于大額技術(shù)服務(wù),該規(guī)定又約束性不足。補充規(guī)定發(fā)文后,對不同合同金額有不同規(guī)定:1萬以下無須提供合同;1萬元(含)以上5萬元以下,技術(shù)合同會簽流程簽至B部門;5萬元(含)以上10萬元以下,會簽流程簽至院長;10萬元(含)以上時,原則上進行招標(biāo),擇優(yōu)合作。該補充規(guī)定有松有嚴(yán),規(guī)范合理。

發(fā)文《科研差旅費報銷管理辦法(試行)》,對科研差旅費做出規(guī)范。另優(yōu)化科研差旅費報銷流程,對于從橫向科研經(jīng)費中列支的差旅費,其乘坐交通工具費用標(biāo)準(zhǔn)可在其原規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)上相應(yīng)提高一級。對開展野外試驗、野外采集、社會調(diào)查等工作產(chǎn)生的差旅費,根據(jù)實際做出相關(guān)報銷規(guī)定,避免因相關(guān)憑證難以獲得出現(xiàn)不能報銷的現(xiàn)象。

2.3 逐步加強科研信息化管理水平

信息化建設(shè)是單位管理的重要內(nèi)容,通過信息化手段,能夠有效節(jié)約科研人員和管理人員的時間,提高單位的運行效率。近年來,在科研經(jīng)費管理方面,研究院的信息化管理水平在逐步加強,將科研經(jīng)費報銷流程納入OA辦公系統(tǒng),有效實現(xiàn)了網(wǎng)上簽字的功能,初步實現(xiàn)了科研人員報銷少跑路的目標(biāo)。

在OA辦公系統(tǒng)中引入新科研管理系統(tǒng),內(nèi)容更全面,功能更強大。例如項目管理模塊的科研經(jīng)費欄包括經(jīng)費基本信息、經(jīng)費到賬情況、年度經(jīng)費預(yù)算和經(jīng)費支出情況等信息。之后,將科研經(jīng)費財務(wù)報銷流程模塊與新科研管理系統(tǒng)對接,對接后,科研人員通過OA報銷流程,從某科研項目支出的每一筆經(jīng)費支出明細,都顯示于該項目模塊中,能夠更方便科研人員了解該項目的經(jīng)費情況,并及時對照系統(tǒng)中的合同預(yù)算,調(diào)整支出。

為解決科研試劑報銷煩瑣問題,經(jīng)A,B,C,D,F部門等多部門協(xié)作,2020年年底,上線試劑耗材?；饭芾砥脚_。平臺分科室管理、采購助手、后臺管理、用戶管理、供應(yīng)中心、審批系統(tǒng)六大模塊,既是采購平臺,同時也是審批平臺。其中針對普通試劑耗材,科研人員可直接通過平臺采購,在線辦理出入庫手續(xù),實現(xiàn)了規(guī)范科研試劑耗材采購、加強購買過程監(jiān)管、優(yōu)化采購審批和報銷流程的目的。普通科研試劑報銷時間從之前3個月以上到現(xiàn)在最快1周報銷完畢。

2.4 配備科研財務(wù)助理

近年來,在科研經(jīng)費管理工作中,越來越提倡設(shè)置科研財務(wù)助理崗位[17],讓專業(yè)的人做專業(yè)的事。為貫徹落實院“科技改革30條”,2021年2月,研究院招聘一名科研財務(wù)助理,專職負責(zé)科研經(jīng)費使用的全過程管理與服務(wù)。其工作職責(zé)包括貫徹執(zhí)行和宣傳國家財經(jīng)法律法規(guī)、單位各項財務(wù)制度,積極參加各類科研經(jīng)費管理培訓(xùn);協(xié)助項目負責(zé)人編制、審核科研項目經(jīng)費預(yù)算,提高項目預(yù)算的科學(xué)性、合理性;定期對科研項目經(jīng)費管理和使用情況進行分析,并向科研項目負責(zé)人報告經(jīng)費使用情況,推動科研項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行進度;負責(zé)編制科研項目中期、年度財務(wù)報告、財務(wù)決算報告;協(xié)助項目(課題)負責(zé)人完成各級審計、財政、科研部門或受托機構(gòu)組織的檢查、審計等監(jiān)督管理工作等。

2.5 優(yōu)化科研項目預(yù)算編制

近年來,研究院在組織科研項目申報時,注重科研項目的預(yù)算編制,會在申報階段建立專門的微信群,指導(dǎo)申報人員按照項目申報要求填寫預(yù)算明細,并開展答疑解惑活動。在項目中標(biāo)后,會提醒項目負責(zé)人按照合同預(yù)算合理支出經(jīng)費,確保預(yù)算編制與實際報銷不脫節(jié)。

3 對策和建議

3.1 完善并深入推進“科技改革30條”

《“科技改革30條”實施細則和操作辦法》是貫徹落實黨中央、國務(wù)院、江蘇省委省政府等上級文件的精神和要求,結(jié)合研究院實際制定的,改革力度大,針對性強,細則清晰,操作合理,但目前很多細則的實施尚未到位?！笆奈濉币?guī)劃開局之年,應(yīng)繼續(xù)積極學(xué)習(xí)2021年國家出臺的優(yōu)化科研經(jīng)費管理的政策文件和改革措施,及時對《“科技改革30條”實施細則和操作辦法》進行補充和完善,同時更應(yīng)迎難而上,真正讓制度落實到位、執(zhí)行到位,真正增強科研人員改革“獲得感”。例如,應(yīng)積極主動與上級部門溝通交流,表達訴求,并做好相關(guān)保障措施,對院所有科研項目的經(jīng)費報銷均執(zhí)行新財務(wù)報銷流程,進一步擴大項目負責(zé)人經(jīng)費報銷審批權(quán)。

3.2 建立健全科研經(jīng)費財務(wù)報銷制度和職能部門工作機制

一是認真學(xué)習(xí)國家相關(guān)最新政策,在單位統(tǒng)一安排下,各職能部門梳理現(xiàn)有的科研經(jīng)費財務(wù)報銷制度,查漏補缺,并及時清理修改相關(guān)規(guī)定,建立健全更符合實際、更能激發(fā)科研創(chuàng)新創(chuàng)造活力的科研經(jīng)費財務(wù)報銷制度;二是在建立健全上述制度時,應(yīng)充分開展調(diào)研,明確各職能部門的責(zé)任和義務(wù),確保權(quán)責(zé)清晰,管理科學(xué);三是相關(guān)職能部門應(yīng)安排專人專職負責(zé)科研經(jīng)費報銷,提高報銷效率。

3.3 加強科研經(jīng)費管理的信息化建設(shè)

要充分利用信息化手段,切實減輕科研人員負擔(dān)。一是進一步完善科研管理系統(tǒng),全面梳理經(jīng)費支出明細,全面取消紙質(zhì)經(jīng)費本;二是在系統(tǒng)中做好各項目的年度經(jīng)費預(yù)算,經(jīng)費超支停止報銷;三是爭取使各相關(guān)部門的平臺系統(tǒng)進行對接,實現(xiàn)資源信息實時共享,加強科研經(jīng)費流向的鏈?zhǔn)焦芾?實現(xiàn)預(yù)算可實時控制、申購可實時查詢、報銷可實時到賬等功能[16]。系統(tǒng)對接后,還能有效降低人工操作失誤,減輕各相關(guān)職能部門人員的工作量,且實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路,科研人員少跑路的目標(biāo)。

3.4 充分發(fā)揮科研財務(wù)助理的作用

一是充分發(fā)揮該名科研財務(wù)助理的橋梁作用,積極做好與A部門等其他部門的對接聯(lián)系工作,加強溝通,相互學(xué)習(xí),互通有無,為規(guī)范經(jīng)費支出報銷發(fā)揮更大作用,促進各職能部門的協(xié)同合作。二是鼓勵多個科室或多個研究團隊聯(lián)合聘用科研財務(wù)助理,為其科研人員在經(jīng)費報銷、預(yù)算編制等方面提供專業(yè)化服務(wù)。

3.5 加強科研經(jīng)費財務(wù)報銷的培訓(xùn)和宣傳

很多科研人員對科研經(jīng)費報銷政策不了解,或無了解的渠道,這就需要職能部門人員為他們進行培訓(xùn),答疑解惑?？梢圆扇《喾N形式,比如通過舉辦講座、企業(yè)微信推送、OA門戶網(wǎng)站等方式,專題和日常相互結(jié)合等方式,加大對科研經(jīng)費管理及經(jīng)費財務(wù)報銷相關(guān)政策的宣傳。經(jīng)過培訓(xùn)和宣傳,還能提高科研人員規(guī)范、合理使用科研經(jīng)費的意識,促進相互之間的理解和交流。

4 結(jié)語

解決科研經(jīng)費財務(wù)報銷煩瑣行動能大大減輕科研人員事務(wù)性負擔(dān),科研院所和公立醫(yī)院需要深度學(xué)習(xí)領(lǐng)會黨中央、國務(wù)院、省委省政府等出臺的相關(guān)政策和文件,聚焦經(jīng)費報銷中存在的難點、堵點問題,結(jié)合自身科研實際,對癥下藥,精準(zhǔn)發(fā)力,推動改革和政策落地見效,優(yōu)化管理,提升服務(wù),增強院科研人員的“獲得感”,激發(fā)科研創(chuàng)新創(chuàng)造活力,從而推動單位不斷向高質(zhì)量發(fā)展。